Témoignages Clients 
Résumé
La société CBS, une entreprise de médias de masse comprenant de nombreuses marques, a créé un département consacré à l’acquisition de talents en 2014 afin de centraliser, gérer et rationaliser son recrutement. Ce nouveau département a découvert rapidement que CBS devait être doté d’un système de suivi des candidats (ATS) plus flexible afin de personnaliser les processus de recrutement pour chaque audience cible de la marque et pour chaque zone géographique. La société avait également besoin d’un ATS pour aider à répondre aux exigences complexes de conformité, en fournissant aussi une expérience haut de gamme pour les recruteurs, les responsables du recrutement et les candidats. Gardant ces défis à l’esprit, CBS s’est tourné vers l’ATS d’Avature.
“Nous avons réalisé que l’ATS d’Avature n’en était pas vraiment un. C'est une solution d'entreprise certes, la plate-forme d’un système de suivi des candidats, mais il existe de nombreuses raisons supplémentaires et diverses d’utiliser un tel système au sein de l’entreprise qui ne sont pas nécessairement liées au recrutement."
Richard Monastersky, Vice-président senior de l'acquisition de talents chez CBS.
Présentation du recrutement
CBS est composé de 12 divisions et de 25 marques dans tous les domaines des médias et du divertissement, notamment le câble, l’édition, la radio, la TV locale, les films et des médias socialement responsables et interactifs.
Avec 25 marques de télévision et de radio et plus de 20 000 employés, CBS est l’une des plus grandes entreprises de média aux États-Unis. Malgré sa taille et son envergure, CBS n’avait pas d’équipe dédiée à l’acquisition de talents avant 2014 et ils ne s’appuyaient pas non plus sur des agences de recrutement pour rechercher des candidats et engager plus de 3 600 nouveaux employés par an.
Challenges
Avant de mettre en œuvre Avature, le département RH de CBS gérait et exécutait toutes les activités de recrutement en utilisant un ancien ATS. En raison de la rigidité du système, les recruteurs effectuaient souvent des recherches confidentielles en dehors de l’ATS de l’entreprise, pour tout ce qui concernait les postes à haute responsabilité.
En tant que diffuseur national et fournisseur important du gouvernement, CBS doit se conformer à trois instances juridiques lorsqu’ils recherchent des candidats et recrutent de nouveaux employés:
- Loi Sarbanes-Oxley
Cette loi exige que les anciens auditeurs de CBS respectent un délai d’un an avant de pouvoir accepter une offre de travail provenant d’un ancien client. - Federal Communications Commission (FCC)
En tant que diffuseur, CBS doit informer de chaque poste vacant à tout organisme désirant obtenir cette information. - Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP)
En tant qu’entrepreneur fédéral, CBS doit se soumettre aux exigences de l’OFCCP. Cela implique, notamment, de donner un motif légitime chaque fois qu’une candidature n’est pas retenue.
Lorsque le nouveau département de l’AT a lancé ses activités en 2014, le premier défi de l’équipe a été de revoir et de redéfinir les processus d’AT pour chaque marque. Compte tenu de la diversité des différentes marques, il était devenu évident que chacune d’entre elles nécessitait son propre processus de recrutement correspondant à son audience cible et à sa zone géographique.
L’équipe d’AT voulait également fournir un outil convivial aux responsables du recrutement pour la gestion de leur processus de recrutement. Cet outil devait être flexible pour traiter différents processus, dans la mesure où certains responsables du recrutement supervisaient intégralement le processus, du début à la fin.
Solutions
Compte tenu de tous ces défis, CBS s’est tourné vers Avature afin de perfectionner le processus suivant.
Gérer des recherches confidentielles pour des postes à haute responsabilité
Grâce aux capacités d’attribution de propriété des enregistrements et de partage d’Avature, CBS est en mesure, désormais, d’adresser des demandes de manière confidentielle. Toutes les activités associées à ses recherches peuvent être tenues à l’écart du public, en plus d’être suivies, pour des raisons de conformité.
Se conformer aux autorités légales
1. Loi Sarbanes-Oxley : Rationaliser le processus d’audit interne
Afin de s’assurer du respect de la période de restriction d’un an, CBS utilise un processus de candidature rationalisé demandant aux candidats d’indiquer s’ils ont été employés par un cabinet comptable qui effectue les audits de CBS. Les candidats qui répondent par l’affirmative sont signalés dans le système et sont facilement reconnaissables par les recruteurs. Lorsqu’un de ces candidats progresse dans le processus de recrutement, le système envoie automatiquement une demande pour qu’il soit examiné par le département de contrôle interne (ICD), qui peut rejeter ou approuver sa candidature depuis le portail personnalisé. En outre, le système empêche les recruteurs d’adresser une offre aux candidats qui n’ont pas été approuvés par l’ICD.
2. FCC : Fournir une liste automatisée d’ouvertures de poste à toutes les parties intéressées
Pour toute ouverture de poste, les workflows d’emploi de CBS dans Avature sont configurés pour qu’un e-mail de diffusion, ciblé selon le lieu de l’emploi, soit automatiquement envoyé aux organismes qui ont demandé à être avisés. Ce processus automatisé fait non seulement gagner du temps aux employés qui auparavant effectuaient ce travail manuellement, mais il a également permis à CBS de surveiller ses campagnes d’information et de démontrer facilement le processus aux auditeurs.
“Nous avons libéré 150 personnes qui passaient des heures à envoyer des e-mails à chaque organisme,"
Richard Monastersky, Vice-président sénior de l'acquisition des talents chez CBS.
3. OFCCP: Faciliter la documentation de tout candidat non sélectionné
Lorsqu’un recruteur accède à l’enregistrement d’un candidat, les processus de recrutement de CBS sont configurés par Avature afin que le postulant soit marqué comme ayant été « Vu ». Il est également demandé aux recruteurs soit de faire progresser le candidat dans le processus, soit de saisir un code signifiant le rejet. Les candidats qui ne sont pas revus, ainsi que ceux qui ne possèdent pas les qualifications de base requises pour l’emploi, sont automatiquement rejetés par le système. Comme ultime mesure de conformité, le système empêche les recruteurs de fermer un emploi si les candidats non retenus n’ont pas été rejetés correctement.
Responsabiliser les responsables du recrutement tout au long du processus de recrutement
Avature active un portail personnalisé pour les responsables du recrutement afin qu’ils demandent de nouvelles ouvertures de poste, examinent les candidats présentés par les recruteurs tout au long du processus (étape de sélection par téléphone, entretien personnel et offre), et suppriment les candidats non retenus pour des raisons de conformité avec l’OFCCP. Les responsables du recrutement qui agissent également en tant que recruteurs ont aussi la possibilité d’examiner les nouveaux candidats depuis le portail, notamment les informations de candidature complètes, leur CV et les réponses de l’ICD relatives à la conformité et au respect de la loi Sarbanes-Oxley.
Résultats
L’ancien système ne permettait pas de suivre correctement les indicateurs mais, depuis que CBS a conclu un partenariat avec Avature, plusieurs aspects du processus de recrutement se sont améliorés.
- CBS est conforme à la loi Sarbanes-Oxley, à la FCC et à l’OFCCP. Depuis la mise en œuvre d’Avature, CBS n’a pas échoué à un seul audit.
- Après seulement 41 jours d’utilisation d’Avature, CBS a commencé à suivre et à maintenir ses indicateurs clés de performance (KPI). Auparavant, le service de recrutement ne disposait pas de suffisamment de temps pour développer et maintenir ses ICP.
- Grâce à la capacité récente d’identifier, de suivre et de conserver les informations des candidats, CBS a pu réaliser des analyses complètes par unité opérationnelle, par responsable du recrutement et par recruteur. Ainsi, CBS a été en mesure d’approfondir toutes les activités : les candidats reçus suite à une recommandation, les candidats ayant passé un entretien, etc.
Désormais, CBS répond aux exigences et aux besoins particuliers en recrutement pour chacune de ses 25 marques, de manière plus satisfaisante.
“Les équipes d'Avature font partie des personnes les plus intéressées, engagées, et loyales, qui cherchent à améliorer et à développer l'entreprise, fournissant les fonctionnalités adéquates à leurs clients. Le service client Avature est absolument sans égal; je n'ai jamais eu affaire à un groupe de service client comme celui d'Avature."
Richard Monastersky, Vice-président senior de l'acquisition des talents chez CBS.
L’avenir
Actuellement, CBS met en œuvre la solution Onboarding d’Avature (Accueil) qui permettra à la société de supprimer les formalités administratives pendant le processus d’accueil et de mobiliser les nouveaux employés avant même leur premier jour de travail. Avec un portail d’accueil informatif, CBS pourra fournir de nombreuses informations aux nouveaux employés en amont, par exemple, le moyen de se rendre sur leur lieu de travail, les codes vestimentaires de la société, et de se familiariser avec les membres de leur équipe. Prochainement, CBS va mettre en œuvre et concevoir une nouvelle solution Employee Referrals (recommandation de candidats par les employés).