Témoignages Clients 
Résumé
Aux prises avec les besoins de recrutement variés de son immense structure, aggravés à l’ère post-pandémique, Bupa a décidé qu’il était temps de procéder à une refonte ambitieuse de sa technologie de sourcing et de recrutement, tout en conservant la possibilité de poursuivre ses activités courantes. La meilleure solution consistait à élaborer une stratégie visant à atteindre des objectifs à long terme tout en obtenant des résultats rapides.
Pour concrétiser sa vision, l’entreprise Bupa s’est associée à Avature dans le but d’élaborer une approche progressive de la mise en œuvre d’Avature CRM (Gestion de la relation candidat) et ATS (Système de suivi des candidats). Ils se sont concentrés sur les fonctionnalités de base, puis, en douze mois, ont élargi leurs initiatives afin de tirer parti de solutions et de fonctionnalités supplémentaires, notamment des portails d’agence et de recommandation, une intégration de vérification des antécédents et une application mobile à destination des recruteurs et des responsables du recrutement.
L’adoption de cette approche agile pour la mise en œuvre des solutions de recrutement a offert de nombreux avantages, notamment l’amélioration de l’efficacité et de la réactivité globales. Elle a également permis à Bupa de pourvoir rapidement les postes critiques, en maintenant des standards élevés en matière de soins aux patients, même dans le sillage de la crise sanitaire provoquée par le COVID-19.
À propos de Bupa
Bupa, leader dans le domaine des solutions de santé innovantes et exhaustives, est présent depuis 75 ans sur le marché mondial de l’assurance maladie, au service de millions de personnes dans le monde entier. Comptant 23 000 employés et 6,8 millions de clients, l’entreprise a enregistré en 2021 un chiffre d’affaires de 10,7 milliards de dollars. Cette infrastructure robuste soutient l’objectif de Bupa : aider les personnes à vivre plus longtemps, en meilleure santé et plus heureux, tout en rendant le monde meilleur.
Les défis du recrutement dans le secteur de la santé
Bupa a placé ses services de santé au cœur de son activité, un terme qui peut paraître élémentaire, mais qui englobe en réalité un éventail d’offres aussi vaste que complexe. L’organisation s’enorgueillit d’avoir le plus grand réseau dentaire d’Australie. Ils fournissent également des services d’optique et d’audition à diverses entreprises et gèrent plusieurs marchés publics.
Avec autant d’employés répartis dans des rôles diversifiés, qu’il s’agisse du personnel soignant aux cadres d’entreprise, leurs besoins en matière de recrutement sont multiples. En 2021, ils se sont mis en quête d’une nouvelle technologie en mesure de relever ces défis, afin de les transformer en opportunités de prospérer au sein du nouveau paradigme.
La solution : une approche agile et progressive de la mise en œuvre
En collaboration avec Avature, Bupa a défini une feuille de route complète qui prévoyait la mise en œuvre rapide des fonctionnalités de base. Les recruteurs pouvaient ainsi gérer et engager les candidats de manière efficace à court terme, tout en développant des fonctionnalités plus étendues au fil du temps. Cette approche leur a permis de décomposer un projet ambitieux et à le mettre en œuvre plus rapidement grâce à de petites avancées au profit des principales parties prenantes.
« Je pense que l’un des défis de la mise en œuvre d’une méthode agile est lorsque vous êtes en production dans le système alors que vous avez encore des éléments à déployer. Des recruteurs sont en train de l’utiliser, et de nouvelles exigences émergent. Il nous faut donc travailler rapidement avec nos responsables du recrutement et faire preuve de transparence : “Voici tous les éléments dont nous disposons. C’est la capacité qui est la nôtre”, et développer une matrice standard de priorisation. »
Sarah Posselt
Employee Experience Manager, Bupa
Première phase : les fonctionnalités indispensables
Bupa a commencé son adoption d’Avature en septembre 2022. Dès le premier jour, l’intégration transparente d’Avature ATS et CRM avec la technologie existante a constitué la priorité. Bupa souhaitait également se concentrer sur le reporting essentiel, et les tableaux de bord intuitifs de la plate-forme ont donc permis d’obtenir un gain rapide et conséquent qui a favorisé la transparence et l’efficacité pour les groupes de parties prenantes clés tels que les recruteurs et les responsables du recrutement.
Avec six équipes de recrutement comprenant 80 recruteurs, Bupa a investi massivement dans la formation afin d’aider les utilisateurs à se familiariser avec la nouvelle technologie. Une formation complète a été organisée avec l’aide d’Avature, avec des ressources internes visant à garantir que tous les recruteurs soient préparés comme il se doit. Ils ont également organisé des sessions avec les responsables du recrutement pour s’assurer qu’ils étaient informés des nouveaux processus et de la nouvelle technologie qui allaient leur faciliter la tâche.
Deuxième phase : atteindre la vision ultime
Tout au long de l’année 2023, la deuxième phase s’est articulée autour du déploiement des fonctionnalités restantes qu’ils avaient retenues pour continuer à fournir des gains d’efficacité et à réduire la charge administrative pour les équipes d’acquisition de talents. Parmi les initiatives clés figurent les éléments suivants :
- Un portail d’agence qui a automatisé la présentation de candidats proposés par 81 agences, qui était un processus auparavant géré par e-mail. Celui a conduit à une amélioration considérable de l’efficacité, réduit les tâches manuelles et rationalisé la visibilité de l’avancement à tous les niveaux.
- Un portail de planification des entretiens permettant aux candidats de s’organiser eux-mêmes.
- L’intégration de SMS permet aux recruteurs d’échanger des textos avec les candidats, pour une meilleure communication.
- Un portail de recommandations pour formaliser le processus par lequel les employés peuvent effectuer des recommandations de candidats. Avant la mise en œuvre d’Avature, la gestion des transferts internes et des talents externes nécessitait une saisie manuelle intensive des données dans leur système RH principal. Tout cela a été automatisé au cours de la deuxième phase, ce qui a permis aux équipes de consacrer du temps à des tâches plus utiles, notamment à la promotion des campagnes de recommandations, dans des domaines où les besoins sont significatifs, comme les rôles cliniques dans le secteur des soins aux personnes âgées.
- L’intégration des vérifications d’antécédents dans Avature, une initiative qui a permis d’initier et de suivre les vérifications de manière transparente, ce qui a abouti à 6 500 vérifications.
- Une application mobile qui permet aux recruteurs et aux responsables du recrutement, lors de leurs déplacements, de gérer les candidats en fournissant du feedback et des approbations à partir de leur téléphone.
- Une intégration avec LinkedIn Recruiter System Connect en vue de rationaliser le travail dans les deux systèmes et améliorer l’efficacité des recruteurs.
« Nous ne disposions pas de procédure formelle pour permettre aux employés de recommander des candidats. Le portail de recommandations a créé un processus simple pour les relier au workflow, ce qui a donné lieu à 2 000 recommandations et 450 embauches. »
Sarah Posselt
Employee Experience Manager, Bupa
Les résultats
Au-delà des résultats impressionnants décrits ci-dessus, l’approche agile adoptée par Bupa pour la mise en œuvre d’Avature a permis d’instaurer une notion d’amélioration continue et de faciliter l’adaptation rapide aux nouvelles exigences. L’organisation fonctionne désormais selon un cycle de publications de six semaines, en établissant systématiquement des priorités et en déployant de nouvelles fonctionnalités. À l’issue de la mise en œuvre, l’adaptation aux exigences des recruteurs et des responsables implique la tenue de tests pour garantir la flexibilité et la transparence dans la réponse aux besoins.
Parmi les principaux enseignements tirés de cette expérience, nous pouvons citer l’importance de la transparence, de la gestion des parties prenantes et du développement des connaissances internes grâce aux certifications Avature. Bien que les consultants d’Avature aient partagé des informations pertinentes, l’équipe a renforcé ces connaissances grâce à l’expérience pratique qu’elle a acquise en testant de nouvelles idées.
« Le système est flexible et évolutif, et nous avons constaté qu’il répondait à nos besoins en matière d’expérience candidat, de responsable du recrutement et d’embauche. C’est donc génial. »
Georgine Gaynor
EX System & Process Lead, Digital People Solutions
Suite à la mise en œuvre, l’analyse des données a révélé une mobilité interne très faible, bien en deçà des taux attendus, confirmée par le sentiment des employés que leurs compétences étaient sous-exploitées et qu’il existait un manque de visibilité sur leur communauté interne et leur vivier de talents. Les employés se sentaient souvent déconnectés et avaient besoin d’explications afin d’évoluer au sein de l’organisation. Cela a mis en évidence la nécessité d’un réseau interne plus cohérent et plus solidaire destiné à favoriser une meilleure mobilité et une meilleure utilisation des talents dans les opérations mondiales de Bupa.
Pour remédier à ce problème, Bupa prévoit de créer une équipe chargée des carrières, composée de spécialistes de l’acquisition de talents, du développement organisationnel, des politiques et du système. L’équipe s’efforcera d’améliorer les politiques de recrutement interne et les lignes directrices en matière de rémunération, mais aussi de créer un site carrière interne.
En outre, ils ont obtenu le financement d’un projet de marché des talents qui améliorera le repérage des talents à tous les niveaux de l’organisation. Ces initiatives soulignent la volonté de Bupa d’exploiter des solutions innovantes pour atteindre et dépasser les objectifs de recrutement et d’engagement des employés.
Le parcours de Bupa avec Avature démontre comment une approche progressive de la mise en œuvre de la technologie peut transformer les processus de recrutement qui s’alignent sur leur vision stratégique tout en continuant à répondre aux besoins de l’entreprise. En mettant l’accent sur la flexibilité, l’évolutivité et l’expérience utilisateur, Bupa a établi un point de référence en matière d’innovation dans le domaine du recrutement dans le secteur de la santé. Au et à mesure de l’évolution de l’organisation, sa volonté d’améliorer les conditions de vie grâce à des solutions de santé holistiques reste inébranlable, promettant un avenir plus sain et plus heureux à toutes ses parties prenantes.
