Témoignages Clients 
Résumé
Afin de prendre de l’avance sur ses concurrents et de rencontrer des talents hors pair, Novo Nordisk a conçu une approche de sourcing dynamique, consistant à structurer des équipes spécifiques pour cibler différents segments du marché du travail au sein de l’UE. Bien que chaque équipe ait prospéré en raison de l’adoption d’un processus de recrutement unique, l’absence de vision centralisée a conduit à des cloisonnements par domaine. Cela a inévitablement créé des problèmes de reporting, de communication inter services, et de conformité aux règlements relatifs à la confidentialité comme le RGPD.
Dans le cadre d’un effort ambitieux visant à harmoniser sa stratégie, Novo Nordisk a pris un certain nombre de mesures concrètes pour unifier plusieurs équipes, au sein d’un système de relation candidat unique. Cela incluait l’optimisation d’un système de gestion de la relation candidats Avature (CRM) déjà existant ainsi que son extension, afin d’intégrer d’autres équipes dans le paysage du recrutement de Novo Nordisk. Le projet a pris une envergure mondiale lorsqu’ils ont saisi l’occasion d’étendre la plate-forme mise à jour de sourcing européen aux équipes américaines qu’ils ont intégrées afin de créer une vision de recrutement à l’échelle de l’entreprise.
À propos de Novo Nordisk
Novo Nordisk, dont le siège social se situe au Danemark, est une multinationale majeure dans le secteur pharmaceutique qui emploie plus de 43 000 personnes dans 79 pays. Après avoir passé 90 ans au premier plan dans la lutte contre le diabète, leur engagement à fournir des traitements de haute qualité a contribué à changer le quotidien de personnes issues du monde entier.
Le Challenge : une stratégie d’acquisition de talents décousue
Pour renforcer sa position de leader du secteur, Novo Nordisk s’est engagé de manière proactive avec des candidats talentueux. L’équipe de recrutement de cadres, chargée de l’embauche de directeurs et de postes de plus haut niveau, a été la première à comprendre qu’il fallait cesser de penser qu’il suffisait de poster une annonce et d’attendre en espérant de recevoir des réponses (« Post and pray »). Ils ont exploité un certain nombre de fonctionnalités du CRM Avature, telles que les e-mails personnalisés et aux couleurs de la marque, afin de faire prospérer leurs relations avec les candidats potentiels.
Alors que les avantages de cette approche bien plus performante devenaient évidents, Novo Nordisk a rapidement commencé à envisager l’intérêt de la mise en place d’une stratégie de sourcing pour les diverses équipes situées en Europe. À ce stade, ils ont fait appel à l’expertise de Talent Collective, le pôle-conseil avant-gardiste d’Alexander Mann Solutions, afin de concrétiser cette vision holistique.
Au cours de leur analyse, ils ont constaté que chaque équipe avait mis en œuvre ses propres stratégies de sourcing afin de cibler les différentes sources du marché du travail européen. Ce modèle avait parfaitement fonctionné sur une base individuelle, mais avait également créé une structure déconnectée qui posait de nombreux problèmes:
- Expérience candidat : la structure déconnectée rendait difficile la synchronisation des multiples points de contact constituant l’expérience du candidat.
- Communication et collaboration : sans la présence d’une plate-forme unifiée, il était impossible de partager des candidats hors pair entre les équipes.
- Reporting et Pipeline : il était difficile d’établir des rapports précis des candidats et de déterminer facilement leur statut dans le processus de recrutement.
- Conformité aux normes GDPR : Novo Nordisk a constaté qu’il était presque impossible de respecter les règles de confidentialité sans mécanisme harmonisé.
La solution : Une plate-forme candidats centralisée
Dans le but d’unifier cette structure fragmentée, Talent Collective a présenté un plan visant à harmoniser les diverses stratégies adoptées par chaque équipe et a créé un modèle de sourcing centralisé européen. Cela signifie qu’il fallait élargir le CRM Avature utilisé par l’équipe de recrutement de cadres et absorber d’autres équipes de recrutement sur la plate-forme.
En plus de relever certains défis auxquels faisait face son équipe de recrutement mondiale, la nouvelle approche devait être flexible et évolutive pour pouvoir suivre le rythme et la nature des demandes en constante évolution de Novo Nordisk. Il était également crucial que cette flexibilité repose sur des principes solides, de sorte que la croissance se produise de manière gérable.
La nouvelle plate-forme de sourcing devait s’orienter vers l’établissement de relations avec des talents de haut niveau. Cela permettait à Novo Nordisk de disposer à tout moment de candidats de premier plan.
Embarquer les équipes avec le CRM centralisé CRM
Premièrement, il était essentiel de faire en sorte que toutes les parties prenantes adhèrent au projet d’une solution de sourcing synchronisé. Pour obtenir l’adhésion des équipes, Talent Collective a analysé la façon de faire de chacune d’entre elles et a identifié les nombreux avantages liés à l’adoption d’une plate-forme Avature centralisée :
Le recrutement de cadres
Afin de lancer le projet, ils ont évalué l’équipe de recrutement des cadres, qui disposait d’une expérience inspirante en matière d’embauche de talents de haut niveau et qui, par ailleurs, avait permis des économies de coût de plusieurs millions d’euros. Le CRM Avature s’est retrouvé au cœur de leur réussite. Même si cela répondait parfaitement à leurs besoins, il restait encore des possibilités de mieux exploiter la plate-forme et d’obtenir des résultats encore meilleurs.
À titre d’exemple, il n’existait aucune structure formelle permettant d’affecter les candidats en fonction de leurs compétences. En lieu et place, ils utilisaient un système de tags bricolé. Cela a créé un modèle de données désorganisé et dilué et signifiait qu’il n’existait aucun mécanisme stratégique permettant d’identifier des individus talentueux au besoin. En outre, comme ils opéraient sur leur propre plate-forme, ils n’avaient aucun moyen de partager les candidats avec d’autres équipes, comme avec celle du recrutement de cadres.
L’équipe de recrutement de cadres était enthousiaste à l’idée des avantages qu’une plate-forme optimisée et homogénéisée apporterait. L’approche du RGPD a accéléré le mouvement, puisque la mise en œuvre devait avoir lieu le plus tôt possible.
Le recrutement de candidats expérimentés
Contrairement à l’équipe de recrutement de cadres, l’équipe chargée de l’embauche de candidats expérimentés ne disposait pas d’uneplate-forme CRM établie. Elle utilisait plutôt des e-mails et des drives partagés pour stocker et distribuer les informations relatives aux candidats.
Cette méthode improvisée a provoqué un certain nombre de problèmes. Une sorte de trou noir de talents s’est créée, ce qui a rendu l’identification des candidats fastidieuse et inefficace, voire impossible. Loin de se conformer au RGPD qui était sur le point d’être mis en œuvre, l’absence d’un système cohérent traduisait leur incompétence en matière de partage de données de candidats avec d’autres équipes.
Ces équipes étaient enthousiastes à l’idée d’adopter Avature après avoir constaté les avantages que la plate-forme avait apportés à l’équipe de recrutement de cadres.
Les talents de demain
Les équipes chargée des talents de demain utilisaient un autre CRM pour l’embauche des diplômés. Bien que ce système ait bien fonctionné pour répondre à leurs besoins, un certain nombre de lacunes ont été identifiées, lacunes que la plate-forme Avature était en mesure de combler. Cela incluait une meilleure automatisation et plus de flexibilité dans les workflows.
Tout en reconnaissant la valeur ajoutée du système de candidats unifié Avature, les équipes chargées d’identifier les talents de demain ont fait part de certaines inquiétudes avant d’accepter un changement radical. Dans la mesure où le système allait être largement utilisé par les stagiaires, il était essentiel qu’il soit ergonomique et intuitif. En outre, la plate-forme nécessiterait des fonctionnalités entièrement mobiles pour permettre aux recruteurs en déplacement de travailler. Avature a pu répondre à tous ces critères et, en adoptant le CRM, les équipes chargée des talents de demain ont transféré des quantités énormes de données candidats depuis le système précédent vers la nouvelle plate-forme Avature.
“La plate-forme Avature est tellement personnalisable qu’elle nous donne la possibilité d’intensifier en permanence l’agilité de notre configuration. "
Hans Ubbe Ebbsen - Directeur de l’Employer Brand Activation et de l’Accueil - Novo Nordisk
Construire un système de candidats mondial
Tout en créant un système de sourcing centralisé en Europe, ils ont compris que les équipes américaines utilisaient déjà une plate-forme Avature plus mature et structurée. Cela offrait la possibilité de synchroniser toutes les équipes mondiales sur une même plate-forme, grâce à l’évolutivité d’Avature qui permettrait cette croissance.
Lors de la mise à niveau du système américain existant, il était important de saisir les exigences diverses des équipes en matière de réglementation du RGPD et la nécessité d’adapter la plate-forme aux nuances des marchés locaux. Les équipes situées en Europe avaient besoin d’une technologie facilitant la mise en conformité et la visibilité des projets, tandis que les professionnels de l’acquisition de talents aux États-Unis ne devaient pas se retrouver avec des contraintes dues à ces exigences. Afin de répondre aux différents besoins, ils ont conçu un système permettant de créer des périmètres de sécurité personnalisables, en fonction des besoins spécifiques de la situation géographique.
“Le sandbox Avature était inestimable compte tenu de la complexité de la gestion de la taille de la migration des données et des exigences du RGPD. C’était impératif pour obtenir un correctif la première fois. "
Ian Cadman - Responsable de l’implémentation CRM - Talent Collective
Résultats : Une plate-forme AT unifiée et conforme
Les avantages de la mise en place de plusieurs équipes mondiales sur une plate-forme candidats centralisée sont nombreux :
- Une meilleure collaboration : la capacité nouvellement acquise de distribuer des informations, instantanément et avec précision sur plusieurs sites, signifie que les prospects exceptionnels peuvent facilement être partagés entre les équipes et ne pas être laissés pour compte.
- Un gain de temps et d’argent : le nouveau modèle simplifié a permis de réduire les coûts et les délais de recrutement.
- Un reporting détaillé et pipeline : il était désormais beaucoup plus simple d’exploiter des rapports détaillés sur les candidats et de connaître facilement leur statut dans le processus de recrutement.
- Une amélioration de l’expérience candidat : la synchronisation de la plate-forme signifiait que l’expérience candidat s’avérait beaucoup plus rapide et fluide.
- En conformité avec les normes du RGPD : un système permettant la création de périmètres sur mesure et par pays était essentiel pour garantir la conformité aux réglementations en matière de confidentialité.
