Témoignages Clients 
Résumé
Au cours des deux dernières années, l’activité de BMC a connu une croissance exponentielle avec une augmentation de 105 % des embauches. Compte tenu de l’environnement actuel des talents, ils ont rapidement réalisé qu’ils étaient confrontés à une concurrence féroce et qu’il leur était difficile de convertir des candidats qualifiés en nouvelles recrues pour répondre à leurs besoins.
Avec un volume plus élevé à gérer, ils ont rapidement observé :
- Une augmentation de huit jours du délai d’offre.
- Une augmentation de 122 % du taux de refus après l’acceptation de l’offre.
BMC a rapidement compris qu’il était temps de revoir sa copie. Ils ne faisaient pas parvenir les offres aux candidats aussi rapidement que nécessaire ce qui avait pour conséquence de les priver des meilleurs talents à la fin du processus d’embauche – une réalité coûteuse et frustrante pour les recruteurs et, en définitive, pour l’entreprise.
Disposant de toutes ces informations, ils se sont lancés dans une refonte complète de leur processus d’accueil, en s’attaquant aux moments clés de la transition candidat/nouvelle recrue. Leur nouveau processus allait être composé des étapes suivantes : préoffre, accueil et post-arrivée.
Ils ont cherché à offrir une expérience cohérente tout en gardant la personnalisation à l’esprit, et trois principales raisons justement expliquent le succès de leur accueil en trois phases. Poursuivez votre lecture pour profiter des idées de BMC.
À propos de BMC
Fondée en 1980, l’entreprise BMC possède plus de 40 ans d’expérience en leadership d’informatique d’entreprise. Ils ont permis à 86 % des entreprises du Forbes Global 50 d’exécuter et de réinventer leurs processus de transformation numérique.
Comptant plus de 6 000 employés au sein de 40 pays, BMC continue d’offrir des solutions d’automatisation, d’exploitation et de gestion des services à la pointe du secteur, permettant aux organisations de devenir des entreprises autonomes sur le plan numérique.
Il faut bien comprendre que l’accueil ne se limite pas à un processus en une seule étape
Quand l’accueil débute-t-il ? Quand prend-il fin ? Un processus d’accueil mené avec brio propose-t-il un portail où les nouvelles recrues ont la possibilité de signer à l’avance les documents préalables à l’embauche ? Une première semaine de formation intensive est-elle suffisante ? Quels moments détermineront si un candidat se sent à la dérive ou en confiance lorsqu’il intègre une nouvelle entreprise ?
En matière de processus de gestion de talents, les besoins de chaque organisation sont uniques. Concernant BMC, ils ont compris que leur processus d’accueil ne se limitait pas à une simple étape au cours de laquelle les collaborateurs accédaient à une interface pour télécharger des documents. Ainsi, BMC a décidé de créer un processus complet comprenant les éléments suivants :
- Préoffre : étendre une offre aux candidats le plus rapidement possible afin de ne pas être pris de vitesse par d’autres entreprises.
- Lettres d’offre et promesses d’embauche automatisées.
- Processus d’acceptation des offres entièrement en ligne.
- Vidéos d’accueil personnalisées.
- Vérification automatisée des antécédents.
- Accueil : mise en place d’un portail sur mesure et centralisation de toutes les informations pertinentes pour que les nouveaux collaborateurs aient le sentiment de faire partie de l’équipe avant même de prendre leurs fonctions.
- Tâches d’accueil.
- Informations sur le rôle.
- Onglet Avantages.
- À quoi s’attendre pendant la première semaine.
- Accueil avec l’outil de configuration des nouvelles recrues de BMC.
- Post-arrivée : analyse de l’expérience candidat pour identifier d’éventuels axes d’amélioration et optimiser en continu le processus.
- Enquêtes concernant l’expérience globale.
- Recommandations.
« Le monde du recrutement est désormais axé sur les candidats, les entreprises se retrouvant plus que jamais en concurrence pour embaucher les meilleurs talents. BMC ne fait pas exception à la règle. Notre processus d’embauche doit être centré sur le client, ce qui signifie que nous investissons dans une expérience client transcendante. »
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software
Offrez une expérience marquante
Les 90 premiers jours suivant l’embauche s’avèrent cruciaux en matière d’engagement des employés. Il ne semble pas exagéré de dire que les organisations doivent créer une expérience d’accueil percutante afin de parvenir à une rétention à long terme.
« L’expérience d’accueil est un partenariat entre le manager, le recruteur et les RH. Nous voulions nous assurer qu’il y avait de la cohérence dans l’expérience à l’échelle mondiale, mais nous voulions qu’elle reste personnalisée et avec une touche locale pour notre futur recrutement. »
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software
Lors de la préoffre, BMC s’est assuré de créer un lien entre l’entreprise et ses nouvelles recrues de plusieurs manières. Cela comprenait des webinaires avec les dirigeants de l’entreprise, une série d’e-mails personnalisés commençant 45 jours avant la date de prise de fonctions et bien plus encore. Avec ce niveau de personnalisation, les nouveaux arrivants peuvent se plonger d’emblée dans le processus d’accueil, se familiariser avec l’environnement de travail chez BMC, connaître les valeurs de l’entreprise et obtenir toute ressource leur permettant de se préparer pour la prochaine étape de leur carrière.
« Si nous ne créons pas ce lien pendant la période d’attente précédant leur arrivée, il est très probable que d’autres entreprises le fassent »
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software
Pour la phase d’accueil à proprement parler, BMC a tiré parti d’un portail à l’image de la marque avec un contenu sur mesure et dynamique pour chaque recrutement en particulier. Plutôt que d’instaurer une période de calme plat qui est de mise après la signature, l’engagement des nouveaux arrivants est entretenu grâce à des vidéos de bienvenue de la part des dirigeants, à des ressources relatives à leur nouveau rôle, à des liens utiles, à du contenu en rapport avec le lieu et à des informations pertinentes sur l’entreprise.
Créer une expérience mémorable aide les nouvelles recrues à penser qu’ils ont pris la bonne décision en acceptant l’offre du futur employeur. Et cela présente un autre avantage énorme pour les organisations. Lorsque l’on prépare les nouvelles recrues à réussir avant même qu’elles ne commencent et qu’on leur donne la visibilité nécessaire pour qu’elles se sentent fin prêtes et en confiance face à leur nouveau rôle dans l’entreprise, le délai pour devenir opérationnel se réduit.
Bien que l’expérience globale des candidats ait été la principale priorité de BMC, ils étaient également déterminés à améliorer l’expérience de toutes les autres parties prenantes du processus. Réduire les efforts manuels des recruteurs grâce à l’automatisation ne représente qu’un des moyens utilisés pour mettre en application cette « orientation client » transcendante.
« Afin d’offrir la meilleure expérience client possible, nous utilisons l’automatisation et l’IA Avature pour optimiser et garantir l’agilité de l’entreprise. En utilisant de nombreuses solutions et intégrations Avature, nous avons pu réduire au minimum les démarches manuelles.
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software
Mesurer votre réussite
« Il est important d’évaluer constamment vos processus pour vous assurer que vous apportez de la valeur. La principale motivation ? Le monde est en constante évolution. Par exemple, la flexibilité du travail à la maison est une priorité beaucoup plus importante pour vos recrues aujourd’hui par rapport à ce qu’elle pouvait être il y a trois ans. »
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software
Au cours de leur phase post-arrivée, BMC tire parti des enquêtes pour recueillir les feedbacks en temps réel des nouvelles recrues elles-mêmes. En utilisant des rapports personnalisés visant à analyser ces données, ils ont pu identifier les éléments qui fonctionnaient bien, ainsi que les possibilités d’amélioration de leur processus. Un exemple ? Ils ont pu constater que leur taux de refus avait chuté pour représenter 18 % sur 950 embauches.
L’impact positif qu’ils ont pu mesurer montre l’importance de créer une expérience significative, mais aussi de suivre les améliorations de processus qui découlent de ces retours d’expérience. « Exécuter et réinventer » n’est pas seulement la devise de l’entreprise BMC ; c’est leur état d’esprit pour un perfectionnement permanent. Au fur et à mesure que l’équipe améliore en permanence son processus d’accueil, les avantages pour BMC et ses nouvelles recrues ne feront qu’augmenter.
« Pour lier notre expérience client et notre agilité commerciale, nous avons besoin d’informations exploitables pour nous assurer que nous apportons de la valeur. Le générateur de rapports personnalisés Avature y est pour beaucoup ; la capacité d’accéder rapidement aux données, mais avec la possibilité également de créer de nouveaux rapports, nous ont permis d’évoluer avec les besoins de l’entreprise et de fournir des informations non seulement sur nos fonctions d’acquisition de talents, mais aussi sur LinkedIn, notre HCM et les outils personnalisés BMC, par exemple la commande d’équipements informatiques pour les nouveaux arrivants.
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software
