Témoignages Clients 
Résumé
Depuis plus de sept ans, Epic inspire d’autres clients en utilisant Avature pour résoudre les problèmes de manière innovante et créative. L’équipe chargée des talents fait valoir le ROI (retour sur investissement) du recrutement en élaborant une stratégie claire et holistique pour l’acquisition et la gestion des talents, tout en exploitant les capacités de reporting en vue d’assurer le suivi des performances de chaque initiative.
« Depuis la mise en œuvre d’Avature, nous avons été en mesure d’améliorer l’expérience candidat, d’améliorer le bien-être de nos recruteurs et d’économiser du temps et de l’argent. »
Maria Szychlinski
Recruiting and Onboarding Lead chez Epic
À propos d’Epic
En tant qu’entreprise de logiciels comptant 12 000 salariés, Epic nourrit des attentes ambitieuses à l’égard de la technologie qu’elle utilise pour apporter une plus-value commerciale et offrir aux candidats l’expérience qu’ils recherchent ainsi que les fonctionnalités à volume élevé indispensables à son équipe de recrutement.
L’entreprise étant dotée d’une équipe réduite et centralisée, les capacités d’Avature ont permis de répondre à son besoin d’efficacité et d’autonomie. Epic s’appuie sur l’automatisation et la configurabilité d’Avature, conjuguées à une stratégie de recrutement soigneusement définie, afin d’atteindre des objectifs d’embauche ambitieux et de faire état de son ROI de recrutement indéniablement épique.
« Grâce à l’automatisation d’Avature, nous avons pu garantir que notre personnel effectue un travail efficace, en prenant de réelles décisions à propos des candidats plutôt que de se contenter de cliquer sur des boutons. Nous tirons parti des actions de workflow dans Avature pour gérer les tâches quotidiennes orientées vers les processus. »
Jeff Sonntag
Avature Team Lead chez Epic
Une plate-forme unique, des stratégies de talent illimitées
Chaque année, Epic reçoit plus de 150 000 candidatures et pourvoit entre 3 000 et 4 000 postes, ce qui se traduit par l’embauche de 2 à 3 % seulement des postulants. Lors de l’évaluation de leurs systèmes antérieurs, ils ont réalisé que leur ancien ATS n’offrait pas à l’entreprise la fonctionnalité et la flexibilité indispensables à l’engagement et à l’embauche.
Par ailleurs, l’absence de CRM les privait des capacités de sourcing nécessaires pour créer, contacter et engager efficacement des pipelines de talents. Le moment était venu pour Epic de reconsidérer sa stratégie globale ainsi que la technologie utilisée pour la mettre en œuvre.
Epic a entamé son parcours avec Avature en ayant une vision claire de ce qu’ils voulaient réaliser pour toutes les parties prenantes impliquées dans le processus d’acquisition de talents. L’un des objectifs initiaux consistait à éliminer les systèmes cloisonnés et à adopter une approche holistique pour l’ensemble de la suite des talents.
Suite au déploiement de cette approche holistique, Epic a obtenu des résultats impressionnants :
- Plus de 150 000 candidatures reçues chaque année.
- Entre 3 000 et 4 000 postes ont été pourvus.
- Embauche de 2 à 3 % des postulants.
- Une réduction de 31 % du temps de traitement des candidatures.
Avature représente désormais la source unique de vérité chez Epic, centralisant des informations qui étaient auparavant dispersées à travers une multitude de feuilles de calcul et son ancien ATS. Passons en revue chaque étape de leur stratégie.
Sourcing proactif à l’aide du CRM
L’investissement dans les workflows a permis à Epic de réengager de nombreux candidats tout en entretenant ces relations au fil du temps. L’élaboration de ce processus au sein d’Avature a permis de réduire considérablement les délais et le coût par recrutement.
« Se concentrer sur l’investissement dans les workflows, voilà ce que nous avons principalement retenu. Le temps et l’énergie consacrés à prendre du recul et à s’interroger, non pas sur la manière d’intégrer vos workflows actuels dans Avature, mais plutôt à commencer par une feuille blanche et se demander « quel fonctionnement nous souhaitons », débouchent presque systématiquement sur un retour sur investissement. »
Jeff Sonntag
Avature Team Lead chez Epic
La Communauté de talents fait également partie des initiatives mises en œuvre. Il s’agit d’une source vitale en matière de talents qui faisait défaut à leur ancien système. Les candidats intéressés peuvent créer un profil via un portail convivial.
Cette stratégie permet aux recruteurs d’avoir en permanence un flux de candidats à examiner et de pouvoir renouer avec eux lors d’ouverture de nouveaux rôles. En tirant parti de l’automatisation, ils associent les candidats à des pipelines spécifiques en fonction des réponses fournies à des questions éliminatoires.
Désormais, lors de l’ouverture d’un nouveau rôle, les recruteurs consultent d’abord le CRM. Cela permet un gain de temps au niveau des recherches et de l’engagement des candidats qui ne connaissent pas l’organisation, mais aussi un gain financier, compte tenu des sommes dépensées pour les initiatives de sourcing et les publications d’offres d’emploi. Depuis la mise en service du CRM, Epic a embauché plus de 1 600 employés sourcés directement via Avature, ce qui représente 11 % de l’ensemble de ses embauches.
Une expérience d’embauche engageante grâce à l’ATS
Epic était à la recherche d’un ATS susceptible d’aider sa petite équipe à répondre à ses besoins d’embauche à volume élevé. Auparavant, les candidats rejetés, mais qui auraient pu convenir à d’autres services de l’organisation étaient perdus. Or, Avature ATS (système de suivi des candidats) permet à l’équipe de garder une trace des anciens postulants, ce qui facilite les recherches futures.
La mise en œuvre d’Avature a permis à l’équipe d’Epic d’atteindre de manière constante ses objectifs, de pourvoir les postes rapidement et de répondre à chaque candidat qui postule, grâce à l’approche à forte interaction qu’elle envisageait.
Dès le lancement, ils ont été en mesure de :
- faire passer des entretiens finaux à plus de 28 000 candidats.
- embaucher près de 15 000 personnes originaires des 50 États américains à l’échelle nationale, et de 24 pays à l’échelle internationale.
- pourvoir 230 rôles uniques pour 10 entités commerciales, y compris les agences internationales.
Recrutement en continu de candidats en fin d’études
Le recrutement de candidats en fin d’études sur les campus, qui se concentre sur les emplois de débutants et les talents de demain représente un autre canal de sourcing central pour Epic, car les étudiants assistent à des centaines d’événements chaque année. En tant qu’entreprise technologique dont le siège se trouve dans le Wisconsin, elle est constamment en concurrence avec les entreprises de la Silicon Valley pour attirer des talents.
C’est dans cette optique que l’équipe a commencé à se pencher sur la manière dont les efforts de recrutement sur le campus pourraient bénéficier d’une refonte. L’entreprise souhaitait que les étudiants aient un accès facile à ses services, ce qui leur permettrait de postuler directement lors de toute nouvelle offre d’emploi ou de rejoindre sa communauté de talents.
Epic propose actuellement une expérience de candidature de 90 secondes. Les étudiants peuvent se servir d’iPads pour partager des informations de base via un formulaire spécialement conçu pour ce cas d’utilisation, ou postuler en scannant un code QR sur leur téléphone, ce qui les relie alors directement au dossier de l’événement dans Avature.
En numérisant et en automatisant ses processus, Epic a pu gagner :
- De l’argent, avec une économie de plus de 11 000 $ par an. L’équipe n’a plus besoin d’emporter des CV à la maison, de les scanner, de demander à un fournisseur de les importer et de les faire correspondre aux candidatures existantes. Ce processus post-événement durait auparavant deux semaines.
- Du temps. Actuellement, lorsqu’un candidat postule lors d’un salon de l’emploi avec un CV papier, les recruteurs sur place peuvent prendre une photo du CV et l’enregistrer directement dans le profil du candidat dans Avature. Les candidats qualifiés sont invités à prendre rendez-vous pour un entretien téléphonique dans les trois heures suivant leur visite au stand.
Accueil numérisé
« Une fois qu’un futur employé a accepté une offre chez nous, nous le dirigeons vers le portail d’accueil d’Avature. Il contient toutes les informations dont le futur employé pourrait avoir besoin concernant l’offre, les avantages et au sujet de son installation dans la région de Madison, dans le Wisconsin. Nous nous servons de tout cela pour préparer un autre moment fort, lors de leur premier jour de travail chez nous, grâce à une expérience personnalisée. »
Jeff Sonntag
Avature Team Lead chez Epic
Au fil des ans, Epic a étendu son approche de la plate-forme unique au processus d’accueil. La numérisation complète de l’expérience des nouvelles recrues présente certains avantages :
- 15 000 $ économisés par an en frais d’affranchissement et de matériel grâce à l’intégration de DocuSign et à la suppression des documents papier avec le formulaire I-9 électronique (formulaire administratif américain).
- Plus d’une centaine d’heures économisées par an pour la coordination des déménagements et des hébergements temporaires.
- Plus de 60 heures d’impression et plus de 130 heures d’assemblage économisées grâce à la suppression des livrets employés.
Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont Epic a amélioré son processus d’accueil et obtenu un ROI à travers ce témoignage.
Meilleures pratiques en matière de ROI du recrutement
Epic a quelques derniers conseils à prodiguer aux grandes organisations soucieuses de tirer des résultats tangibles de leur stratégie de recrutement et à promouvoir la valeur de leur parcours de talents :
- Comprenez l’intérêt de prendre le temps de faire une pause et de réévaluer vos stratégies. Auditez en permanence vos processus et identifiez les possibilités d’amélioration avant de mettre en œuvre tout changement.
- Appuyez-vous la plate-forme pour obtenir des résultats communicables à chaque point de contact avec les candidats.
- Mettez en œuvre une approche à plate-forme unique. Cela vous permettra d’offrir aux candidats l’expérience escomptée par votre organisation, tout en éliminant les silos et en centralisant les données.
« Dans l’ensemble, l’élaboration de ce processus dans Avature a permis de réduire considérablement les délais et le coût par recrutement. »
Jeff Sonntag
Avature Team Lead chez Epic
Une volonté d’amélioration continue associée à la configurabilité de la plate-forme a permis à Epic de donner vie à sa vision évolutive et d’optimiser le ROI d’Avature. Quant à ce que le futur nous réserve, il n’existe aucune limite.
« À l’avenir, nous prévoyons toujours de nous servir d’Avature comme l’épine dorsale de l’ensemble de notre processus de recrutement, ce qui implique la poursuite de l’innovation, de la mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités et de l’amélioration constante du système Ainsi, nos recruteurs seront plus performants et exploiteront le système de façon optimale, et nos candidats bénéficieront une expérience positive et transparente lorsqu’ils postuleront chez Epic. »
Maria Szychlinski
Recruiting and Onboarding Lead chez Epic
