Témoignages Clients 
Résumé
« Nous devons être capables d’attirer et de conserver des personnes talentueuses tout en favorisant leur croissance continue et en encourageant le respect, la diversité et le bien-être au travail. » Tel était l’objectif de la Banque centrale européenne (BCE). Et cet objectif résonne au sein des entreprises du monde entier. Mais comment concrétiser cette vision sans pour autant surcharger les équipes dédiées à la gestion des talents ? Voilà le véritable défi.
En réfléchissant aux solutions envisageables, ils étaient conscients que la voie à suivre consistait à investir dans une technologie hautement configurable qui s’adapterait à leurs besoins spécifiques et leur permettrait d’adopter une approche modulable tout en introduisant leurs processus dans l’ère du numérique.
À propos de la Banque centrale européenne
La BCE assure la fonction de banque centrale des pays de l’Union européenne ayant adopté l’euro. En collaboration avec les 27 membres du Système européen de banques centrales (SEBC) et les 19 membres de la zone euro, sa principale responsabilité concerne le maintien de la stabilité des prix, l’élaboration de la politique monétaire et la contribution à la sécurité et à la solidité du système bancaire européen.
Le siège de la BCE se trouve à Francfort, en Allemagne, où sont employées 4 500 personnes issues de plus de 28 nationalités différentes et parlant 24 langues officielles. En vue de poursuivre l’engagement et l’expansion de sa main-d’œuvre diversifiée, il lui fallait un système capable de prendre en charge ses modèles de recrutement et de gestion des talents.
Les défis
Avant Avature, la BCE se heurtait à plusieurs obstacles, essentiellement lors de deux moments clés de son parcours d’acquisition de talents.
Défis liés à l’acquisition de talents
Au sein de la BCE, le processus de recrutement fait intervenir un comité de sélection qui présélectionne les candidats éligibles et fournit à l’équipe en charge de l’embauche des scores détaillés ainsi que des critères de classement en fonction de la compatibilité d’un candidat. Avant la mise en œuvre d’Avature, le processus étape par étape impliquait les points suivants :
Tout ceci était réalisé au moyen de feuilles de calcul, dans lesquelles les membres du comité ajoutaient manuellement les scores et leurs commentaires, ce qui engendrait une série d’obstacles, notamment :
- Des informations cloisonnées et des efforts redondants. La solution en place n’était pas assez souple pour s’adapter à leur processus, et il fallait donc intervenir en dehors du système. Par conséquent, une personne devait saisir manuellement les données dans le système.
- L’impossibilité de procéder à des notations simultanées. Le processus était chronophage, car il n’y avait qu’un seul fichier sur lequel travailler.
- Un manque d’impartialité. Les membres du panel se trouvant à un niveau hiérarchique inférieur pouvaient consulter les feedbacks de leurs pairs, ce qui influençait le processus de prise de décision.
- Des problèmes de synchronisation. En travaillant sur le même fichier, certains dysfonctionnements occasionnels pouvaient empêcher l’enregistrement des scores, ce qui contraignait les membres du panel à devoir les vérifier et les corriger.
Les défis de la gestion des talents
Consciente de l’importance de fidéliser son personnel et d’attirer de nouveaux talents, la BCE avait instauré un programme de mentorat pour ses employés. Cependant, ce programme était tributaire de nombreuses interventions manuelles de la part des membres de l’équipe RH chargés de sa gestion.
Dépourvus de technologie, ces derniers étaient tenus de dresser des listes de mentors et de mentorés, de procéder au processus de matching, d’envoyer des messages, de recueillir les feedbacks et d’établir des rapports sur la performance, et ce, de manière entièrement manuelle. Très vite, la charge de travail est devenue trop conséquente et la BCE s’est vue contrainte de mettre un terme au programme.
La solution
Les défis que rencontrait la BCE entravaient les capacités de l’organisation à attirer et à retenir les personnes talentueuses ainsi qu’à soutenir leur croissance continue. La BCE avait conscience de la nécessité de trouver une solution évolutive permettant de soulager les parties prenantes des contraintes actuelles et d’avoir un impact positif aussi bien pour les candidats que pour les employés.
Au moment de se tourner vers la technologie pour trouver de l’aide, la priorité était de trouver un fournisseur qui s’adapterait à leurs processus, et non l’inverse. Ils ont ainsi pu fournir à chaque partie prenante la meilleure expérience possible, tout en respectant l’identité de leur organisation.
« La plupart des fournisseurs opérant sur le marché nous demandaient de nous adapter à leurs systèmes, de faire preuve de plus de souplesse et de simplifier nos processus. Or, nous souhaitions au contraire un système adapté à nos processus au sein de la BCE. »
Peter-Alexander Weprich
Senior HR Analyst à la Banque centrale européenne
Au terme d’un rigoureux processus d’appel d’offres, Avature a remporté la palme, essentiellement du fait de la configurabilité de la plate-forme qui allait permettre à la BCE de concrétiser sa vision. En partenariat avec l’équipe d’Avature, la BCE s’est lancée dans la mise en œuvre de nombreuses solutions destinées à résoudre les problèmes rencontrés jusqu’alors.
Un processus de sélection transparent et sans faille
En mettant en œuvre Avature ATS (système de suivi des candidats), la BCE est parvenue à numériser son processus de sélection, éliminant au passage les problèmes de synchronisation et les silos de données. Toutes les opérations se déroulent désormais au sein de la plate-forme Avature, ce qui permet d’éviter les doubles emplois et de réduire la marge d’erreur.
L’équipe de la BCE a décidé de mettre en œuvre un portail de recrutement réservé aux membres du panel, à partir duquel ils peuvent facilement filtrer les candidats qui n’ont pas encore été évalués. Dès qu’une personne est sélectionnée dans cette liste, l’interface intuitive leur présente à la fois le CV de la personne et le formulaire de notation sur la même page, facilitant ainsi le processus d’évaluation dans la mesure où ils ne doivent plus jongler d’un programme à l’autre et d’une fenêtre à l’autre.
Lors de l’amélioration de son processus de sélection, la BCE souhaitait avant tout atténuer les préjugés. Grâce au portail Avature Hiring Manager (Responsable du recrutement), les membres du panel ne peuvent pas prendre connaissance des autres scores avant la réunion de calibration, ce qui contribue à atténuer l’influence et les préjugés chez les membres du panel.
Le recours aux fonctions d’automatisation intelligente d’Avature a également permis de réduire les tâches manuelles. Le système calcule à présent automatiquement les moyennes des scores, permettant à l’équipe de gagner du temps et de réduire tout risque éventuel d’erreur. Mais la calibration des scores peut aussi être effectuée, ce qui permet au panel d’ajuster les notes lorsqu’il le juge nécessaire. Les membres du panel peuvent ainsi avoir le dernier mot et garder la mainmise sur le processus.
En tirant parti des workflows d’Avature, l’équipe de la BCE n’a plus à déplacer manuellement les candidats à travers l’ensemble du processus d’embauche. En effet, la plate-forme les fait passer automatiquement à l’étape adéquate du workflow en fonction de leur score. Puis, des communications automatisées sont déclenchées afin de les informer s’ils ont été convoqués à un entretien, mis en attente ou rejetés. Les candidats qui ne poursuivent pas le processus reçoivent également un feedback personnalisé de la part du panel, contribuant ainsi à améliorer l’expérience candidat sans pour autant alourdir la charge de travail des recruteurs.
Le nouveau programme de mentorat amélioré
Une fois la technologie adéquate mise en place, la reprise du programme de mentorat n’a posé aucun problème à la BCE. Grâce à Avature, ils peuvent dorénavant proposer ce service à l’ensemble du personnel.
« Le portail de mentorat constitue un autre élément fondamental que nous avons mis en place. Au sein de la BCE, nous considérons le mentorat comme un complément à la formation. Il peut par exemple servir à soutenir le développement professionnel. Nous estimons que le mentorat peut être un moyen de favoriser la diversité et l’inclusion et qu’il permet de partager des perspectives et des expériences diverses entre collègues. Les mentorés peuvent se servir de cet outil afin de mieux comprendre l’organisation, de nouer des relations entre les différents secteurs d’activité et de travailler sur le développement des compétences qui peuvent leur être utiles et, en définitive, améliorer leurs performances. »
Sandra Savary
HR Systems Team Lead à la Banque centrale européenne
La pandémie a conduit à la mise en œuvre de politiques de travail à domicile à la BCE et, en conséquence, les RH y ont perçu une opportunité d’étendre les initiatives de mentorat afin de mieux accompagner la main-d’œuvre. Par exemple, un programme de dextérité numérique visant à aider les employés à se perfectionner dans l’utilisation des nouvelles technologies et un mentorat d’accueil destiné à reproduire l’assistance sur site pour les nouvelles recrues. Depuis, la BCE a introduit d’autres programmes, notamment le mentorat par les pairs et le mentorat inversé.
L’ensemble du processus de mentorat s’effectue actuellement au sein d’un portail intuitif. Les mentors et les mentorés sont invités à remplir un profil exhaustif en fonction de leur expérience, des attentes qu’ils nourrissent à l’égard du programme et des perspectives qu’ils peuvent offrir (par exemple, des connaissances culturelles, une expérience à long terme au sein de la BCE, une appartenance à la communauté LGBTQI+, un équilibre entre vie professionnelle et vie privée en tant que parent, et bien plus encore).
Le système met en correspondance les mentors et les mentorés de manière intelligente à l’aide d’une IA transparente, ce qui permet d’obtenir des correspondances dans un délai plus court et de remplacer le processus manuel qui occasionnait auparavant une charge de travail considérable pour les ressources humaines. Cela garantit l’évolutivité du programme au fur et à mesure que l’intérêt pour celui-ci augmente et que l’organisation se développe.
Les mentorés peuvent consulter leurs correspondances et même solliciter une rencontre afin de déterminer si leur mentor potentiel leur convient, en ajoutant un message personnel pour étayer leur demande. Si les deux parties prenantes acceptent la démarche, elles recevront un e-mail automatique les invitant à planifier la rencontre et, à partir du portail, elles pourront prendre la décision finale quant à leur adhésion ou non au programme de mentorat.
Le portail leur permet de prendre connaissance de l’ensemble des éléments relatifs à leur mentorat, tels que les dates de début et de fin, les domaines et les perspectives de mentorat proposés, ainsi que les domaines et les perspectives recherchés par la personne mentorée.
Le recueil de feedbacks est également intégrée au processus par le biais du journal. Les mentors peuvent ainsi fournir des renseignements concernant le statut du programme – en cours, en pause ou terminé – et sont invités également à faire part de leur feedback une fois l’expérience achevée.
Après une année de mise en œuvre, 147 mentors et 375 mentorés se sont déjà inscrits au programme, ce qui a débouché sur 87 mentorats continus et 63 mentorats ouverts.
Un regard vers l’avenir
En se dotant d’une technologie adéquate, la BCE a été en mesure de renforcer ses initiatives visant à attirer et à fidéliser les talents et de favoriser la croissance continue de sa main-d’œuvre. Pour y parvenir, il était indispensable de privilégier l’expérience utilisateur, de rendre les processus plus évolutifs, d’améliorer l’adoption, de rationaliser l’embauche et de perfectionner les stratégies de développement.
Toutefois, pour la BCE, il ne s’agit là que d’un début. Les rapports en temps réel d’Avature confèrent à l’équipe un niveau de visibilité qui lui faisait défaut auparavant, lui permettant d’affiner ses programmes en cours de route grâce à des informations riches et fondées sur des données. Le parcours d’optimisation suit donc son cours. La BCE travaille à l’heure actuelle avec Avature sur de nouvelles initiatives destinées à améliorer encore davantage le parcours des talents.
« Quelle est la prochaine étape dans l’agenda d’Avature ? Nous avons lancé le marché des talents, qui est une solution interne permettant de dénicher des talents, d’identifier des personnes dotées de compétences qui ne sont généralement pas mentionnées dans un CV. Nous mettons des talents à disposition de la BCE. Nous prévoyons également la mise en place d’un CRM et d’un système d’accueil à une étape ultérieure. »
Peter-Alexander Weprich
Senior HR Analyst à la Banque centrale européenne
