Témoignages Clients 
Résumé
Vous venez donc d’acquérir une toute nouvelle solution. Elle est rapide, intelligente, flexible, facile d’utilisation ; et pourtant, vos résultats ne sont pas à la hauteur de vos attentes, puisque vous ne constatez que des améliorations mineures.
Pour Jen Corio, Senior Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software, la clé pour éviter cet écueil courant réside dans le fait de s’éclaircir les idées et de repartir d’une feuille vierge.
« Lorsque vous adoptez une technologie de quelque nature que ce soit, la tentation est grande de simplement copier/coller vos processus existants dans votre tout nouveau système. C’est un bon début, l’entreprise continuera de fonctionner au jour le jour, mais cela ne permettra pas à votre acquisition de talents d’atteindre le niveau supérieur. »
L’incroyable histoire de BMC est une leçon sur la manière d’éviter la stagnation et de tirer le meilleur parti de chaque situation. Fidèle à sa devise « gérer tout en réinventant » (run and reinvent), BMC a choisi de tirer parti du gel des embauches engendré par la COVID-19, afin de repenser sa stratégie et réinventer ses processus.
À propos de BMC
De l’informatique fondamentale au cloud en passant par l’informatique en périphérie, BMC fournit les logiciels et les services qui permettent à plus de 10 000 clients dans le monde, dont 84 % des 100 plus grandes entreprises du Forbes Global, de réussir leur évolution continue vers le modèle d’entreprises autonomes sur le plan numérique.
Fondée pour aider les entreprises à optimiser leurs investissements dans la technologie mainframe, BMC gère désormais l’infrastructure, les réseaux et les services dans des environnements distribués à travers le centre de données ainsi que dans le multicloud grâce à une croissance organique, des acquisitions stratégiques et un travail acharné en R&D.
Gérer tout en réinventant
La première étape consistait à déterminer les éléments qui leur semblaient importants, leurs objectifs et leurs priorités, et comment ils avaient évolué au cours des derniers mois. Ils ont très vite identifié ce qu’ils souhaitaient obtenir : agilité, intelligence, intuition, finesse et vitesse.
La deuxième étape visait à connaitre les nouvelles solutions qui leur permettraient d’y parvenir. Une nouvelle solution de pointe devrait élargir votre notion de ce qui est possible.
La troisième étape consistait à identifier la solution qui avait le plus amélioré leur capacité à atteindre leurs objectifs d’embauche. Pour reprendre les paroles de Jen : « nous avions besoin d’une plate-forme qui habilite le processus de recrutement dans son intégralité, et pas seulement de lui redonner une peau neuve. Nous devions sortir le grand jeu. »
Avature était leur plate-forme par excellence et l’étape suivante consistait à tirer parti de la performance de nos solutions ATS (suivi des candidats), CRM (gestion de la relation candidats) et Onbarding (processus d’accueil) pour réaliser ce qu’ils appellent leur vision des quatre A : attirer, apprécier, acquérir et analyser. L’automatisation est au centre même de tout ce qu’ils visent.
« Avec Avature, lorsque vous examinez toutes les fonctionnalités disponibles sur une seule plate-forme, vous commencez à assimiler l’art du possible. »
Jen Corio
Senior Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC
Construire une entreprise autonome sur le plan numérique
Prenez l’exemple de la conformité. BMC est une entreprise d’envergure internationale et en tant que telle, elle doit s’assurer de sa conformité aux lois et réglementations de plusieurs pays. De plus, les contrats fédéraux sont souvent soumis à des exigences très strictes.
Avant d’adopter Avature, les recruteurs devaient sélectionner eux-mêmes la chaîne d’approbation, ce qui introduisait énormément d’incertitude et de prise de risque. Un simple clic maladroit pouvait entraîner de nombreux casse-têtes, au grand dam des équipes d’audit.
Avec Avature, les chaînes d’approbation ont été entièrement automatisées, éliminant alors purement et simplement les risques d’incidents au cours du processus. Selon le rôle, le pays et les régiments du travail, le système sélectionne automatiquement la chaîne d’approbation adéquate. Par ailleurs, les formulaires sont actuellement remplis automatiquement et les notifications automatisées. Ce qui était autrefois le pire moment de la journée d’un recruteur, d’un responsable du recrutement ou d’un cadre, constitue désormais un processus aisé.
In India, they had to deal with many local, admin-heavy tasks that involved a lot of back and forth of emails, excel sheets to collect interview feedback and manually uploading candidate documents for background checking.
Grâce à la flexibilité caractéristique d’Avature, BMC a été en mesure de créer des workflows qui varient en fonction de l’emplacement géographique de l’emploi. Lorsqu’une offre est proposée à un candidat, le système déclenche automatiquement des e-mails de notification aux recruteurs, et le statut du candidat s’affiche sur leurs tableaux de bord. Dans le même temps, les candidats en Inde reçoivent un e-mail visant à les féliciter et à leur fournir un lien qui sollicite leur consentement concernant les vérifications des antécédents et des informations personnelles en fonction de la législation locale, et à partir duquel ils peuvent également télécharger la documentation nécessaire pour passer à l’étape suivante.
En lieu et place d’un flux constant d’e-mails, les responsables du recrutement et les recruteurs partagent désormais une plate-forme commune qui centralise toutes les informations, avec une interface adaptée à leurs cas d’usage respectifs. Les responsables du recrutement peuvent consulter les CV des candidats, examiner les candidatures et laisser leurs feedbacks en quelques clics. Les recruteurs peuvent consulter le statut des candidats, des demandes, des offres et des KPI.
En parallèle, les tâches autrefois chronophages, telles que la vérification des antécédents, sont entièrement automatisées par Avature. Seules les informations requises par les fournisseurs de vérification des antécédents sont partagées pendant la durée nécessaire, et leur résultat déclenche automatiquement des actions au sein du système. La chasse au trésor pour trouver l’e-mail adapté, et les étapes de mise à jour manuelles sont enfin terminées.
L’automatisation en tant que Moteur d’une expérience hors pair pour les parties prenantes
Au total, BMC a réduit de 14 heures hebdomadaires le temps passé par les parties prenantes au recrutement à effectuer manuellement des tâches opérationnelles et répétitives. Cela a permis aux équipes de BMC d’être plus productives et d’améliorer considérablement l’expérience qu’elles peuvent offrir aussi bien aux candidats qu’aux responsables.
Les candidats n’ont pas seulement bénéficié d’une plus grande disponibilité des recruteurs, ils ont aussi directement bénéficié de l’automatisation d’Avature. Le sourcing, la mise en correspondance et la présélection ont en outre été entièrement automatisés, en association avec des workflows qui informent les candidats de toute modification du statut de leur candidature, ce qui garantit une expérience fluide ainsi qu’une communication rapide et fiable sans coûter un temps précieux aux recruteurs.
Grâce à nos fonctionnalités d’IA, le système trouve automatiquement des candidats, les suggère ou les met en correspondance avec un poste vacant et les invite à postuler et à répondre à un questionnaire de présélection. Ils peuvent également planifier eux-mêmes leurs propres entretiens, tandis qu’Avature veille à ce que les emplois du temps de chacun soient en phase.
Le processus d’accueil international simplifié
L’accueil est une étape critique souvent négligée par beaucoup d’entreprises. Pourtant, c’est au cours des premiers mois passés dans l’entreprise que de nombreux employés prennent la décision de rester ou partir. Le processus d’accueil soulève également de nombreuses problématiques d’ordre administratif, car les exigences légales divergent d’un pays à l’autre.
En tirant parti des fonctionnalités d’accueil et d’automatisation d’Avature, BMC a pu élaborer des processus qui s’adaptent automatiquement à la région du globe. En Inde par exemple, les nouvelles recrues doivent fournir et signer des documents supplémentaires. Avature s’occupe de tout cela en arrière-plan, car une étape supplémentaire est déclenchée uniquement si le poste se situe en Inde, ce qui n’affecte pas le processus d’accueil des employés dans d’autres régions du monde.
Les nouvelles recrues en Inde reçoivent ensuite un e-mail contenant des informations indiquant les éléments à fournir et un accès à un portail simple d’utilisation où elles peuvent fournir cette documentation, mais aussi lire et signer les autorisations. Cela résout non seulement le problème des exigences nationales disparates, mais se traduit également par une expérience d’accueil hors pair.
Assurez-vous que vos indicateurs reflètent leur expérience
Grâce à l’ensemble des processus automatisés et centralisés, BMC est par ailleurs en mesure de présenter des indicateurs et des KPI en temps réel, le tout intégré au sein de la même plate-forme utilisée au quotidien par les recruteurs pour les activités courantes. Ainsi, cela leur permet d’effectuer le suivi de leurs priorités et d’aligner leurs activités sur les objectifs de l’entreprise dans son ensemble.
Mais Jen tenait à s’assurer que les chiffres correspondaient à l’expérience humaine des candidats, des responsables du recrutement et des recruteurs : « comment mesurer si nos candidats et responsables du recrutement approuvent notre évaluation ? »
La réponse était une fois de plus l’automatisation. BMC a conçu ses workflows pour inclure des formulaires et des rapports personnalisés qui automatisent entièrement les enquêtes auprès des candidats, des responsables du recrutement ainsi que les sondages sur le processus d’accueil. Le but étant de s’assurer qu’ils peuvent comparer, s’améliorer et élaborer des stratégies en sachant à quoi ressemble réellement leur processus pour toutes les personnes impliquées.
La conjugaison de tous ces éléments permet à BMC d’effectuer le suivi de leurs performances au fil du temps, de repérer les points épineux et d’évaluer leur processus. Jen est convaincue qu’« avec une seule plate-forme unifiée, vous disposez d’un avantage stratégique, vous pouvez analyser en un clic, recouper intelligemment les données et laisser Avature s’occuper du travail préparatoire. »
En d’autres termes, même si 2020 a été leur plus grosse année en matière d’automatisation, Jen réfléchit déjà aux moyens de se surpasser en 2021.
« Une fois que vous avez automatisé ou optimisé un processus, évaluez son impact. La technologie évolue au quotidien et votre système doit tirer des enseignements de la façon dont votre équipe travaille et s’adapter facilement aux moteurs de votre entreprise. »
Jen Corio
Senior Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software
Résumé
Les enseignements que nous pouvons tous tirer de l’incroyable histoire d’innovation rapide de BMC peuvent être très brièvement résumés :
- Étape 1. Faites une pause et réfléchissez : la plupart d’entre nous ont connu à un moment donné un confinement, et la pandémie dure depuis si longtemps que nous avons développé une compétence qui s’apparente à la méditation. Le moment est venu de la mettre à profit avec notre technologie RH.
- Étape 2. Partez d’une feuille vierge : BMC est repartie de la case départ et n’a pas eu peur de repenser ses processus pour atteindre son objectif de transformer les RH en une entreprise autonome sur le plan numérique avec une vision des quatre A : attirer, apprécier, analyser et acquérir.
- Étape 3. Alignez les valeurs fondamentales de votre organisation avec votre vision : BMC s’est concentrée sur l’intégration de ses caractéristiques déterminantes afin de concrétiser sa vision : l’agilité, l’intelligence, l’intuition, la finesse et la vitesse.
- Étape 4 – Dirigez grâce à l’automatisation : BMC a tiré parti de l’automatisation d’Avature pour rationaliser l’ensemble de son processus de recrutement, depuis le sourcing jusqu’à l’accueil. Cela a finalement permis de développer l’agilité, l’intelligence, l’intuition, la finesse et la vitesse afin de concrétiser peu à peu leur vision.
Nous estimons que la probabilité de réussite est directement proportionnelle à l’engagement d’une entreprise envers l’expérimentation. Pourtant, une véritable innovation n’est possible que lorsque vous choisissez les partenaires adéquats, des fournisseurs qui proposent des solutions capables de maintenir l’entreprise en activité pendant que votre laboratoire de talents opère. Malgré les défis incroyables engendrés par la pandémie, des équipes RH du monde entier ne cessent de nous impressionner et de nous inspirer, mais aussi et surtout la capacité de nos clients à s’adapter si rapidement à un événement aussi colossal. Nous sommes fiers de constituer des vecteurs d’innovation.