Témoignages Clients 
Résumé
Avec 120 000 candidats et 800 responsables du recrutement, la charge de travail de l’équipe d’AT d’OpenText est conséquente. Confronté à une croissance exponentielle à la suite de 10 acquisitions au cours des 5 dernières années ainsi qu’à un besoin de plus de transparence de leur fonction d’AT, OpenText a pris contact avec Avature, il y a 3 ans, pour une solution capable de changer l’expérience du responsable du recrutement. En transformant leur collaboration en tant qu’intervenant, d’un processus de recrutement administrativement lourd en un partenariat stratégique entre l’AT et l’ATS Avature, OpenText a été capable de réduire de 7 jours le délai pour pourvoir un poste.
À propos d’OpenText
OpenText est une entreprise canadienne de logiciels qui traditionnellement se concentre sur la gestion des informations des entreprises, mais fournit aussi aux clients internationaux des solutions innovantes liées à l’expérience client et à la gestion des processus d’affaires et du contenu, aux réseaux commerciaux, à la divulgation des informations et aux outils d’analyse. OpenText emploie plus de 12 000 personnes dans 140 pays et s’est développé rapidement au cours des cinq dernières années, ce qui crée des défis spécifiques en matière d’acquisition des talents. Recevant 120 000 candidatures par an, la charge de travail de l’équipe d’acquisition des talents (AT), composée de 45 personnes, est conséquente:
“Nous sommes une entreprise spécifique en stratégie de croissance et bien que nous voyions une croissance organique, une grande partie se fait à travers l'acquisition d’autres sociétés. Depuis que j'ai commencé chez OpenText, il y a 5 ans, j'ai vu la société racheter 10 entreprises et doubler de taille"
Andrea Morrison, Directrice de l'acquisition des talents
Les challenges avant Avature
Il y a 5 ans, le modèle de recrutement d’OpenText était très différent, ses activités d’acquisition des talents étaient majoritairement externalisées vers une entreprise de RPO. Cependant, après plusieurs acquisitions, OpenText a dû faire face à des demandes croissantes pour sa fonction AT et a décidé de rapatrier entièrement cette fonction vers l’entreprise en 2013. Pour devenir un partenaire commercial stratégique, l’équipe interne d’AT nouvellement formée a réalisé rapidement que son ancien ATS entravait sa transformation, et qu’elle faisait face à d’importants défis:
Relations décousues et attentes différentes entre les responsables du recrutement et l’AT
Auparavant, les responsables du recrutement travaillaient directement avec l’entreprise de RPO en donnant des ordres, plutôt que d’établir un partenariat avec une équipe d’AT afin de trouver et de mobiliser les meilleurs talents. De plus, l’accès à l’ancien ATS leur était impossible, ce qui rendait cette collaboration avec les recruteurs décourageante, dans la mesure où ils ne pouvaient utiliser que les e-mails pour partager les documents, les CV et les feedbacks des candidats.
Des lourdeurs administratives, sans aucune visibilité sur le processus de recrutement
Bloqué sur un poste et avec un seul modèle, l’ancien ATS était très contraignant, avec des processus linéaires et un manque de visibilité sur la situation des candidats dans le cycle de recrutement.
Suivre les candidats entre les nouvelles entreprises récemment acquises et leur garantir une grande expérience
Le manque de visibilité et d’aptitude à collaborer efficacement a fait subir aux candidats de longs délais, et compte tenu de leur nombre important au sein des différentes entreprises rachetées, il était difficile de suivre les processus.
“Notre expérience candidat en général a souffert de délais d'exécution longs et d'un site de carrières obsolète. Il était difficile de communiquer et d'obtenir un feedback sur les candidats et de suivre ceux que nous partagions."
Andrea Morrison, Directrice de l'acquisition des talents
Solutions
Donner une nouvelle image à l’équipe de l’AT en tant que partenaire commerciale stratégique
Afin de donner une nouvelle image à l’équipe, de la repositionner au sein de l’entreprise et, ensuite de transformer l’expérience du responsable du recrutement et des intervenants internes, la technologie est devenue un point central et une excellente première étape:
“Nous savions que nous devions réinventer notre modèle et donner une nouvelle image à l'équipe d'AT. La meilleure chose à faire était d'implanter un nouvel ATS qui se chargerait des processus innovants. Pour bien travailler avec les responsables du recrutement, nous savions que la pédagogie et les relations devaient se former depuis le sommet"
Andrea Morrison, Directrice de l'acquisition des talents
Favoriser la collaboration entre les intervenants internes
Sachant que les responsable du recrutement représentent un composant essentiel du succès du recrutement, OpenText était déterminé à fournir une solution agile qui activerait et encouragerait la collaboration entre tous les intervenants tout au long du processus de recrutement : candidats, recruteurs, responsables du recrutement et DRH.
En association avec Avature ATS, OpenText a choisi d’implanter un portail particulier, destiné aux responsables du recrutement pour leur fournir accès et visibilité sur les candidats : leur situation dans le processus, un feedback après chaque étape, des indicateurs, etc. Cette plate-forme de recrutement holistique est désormais incontournable pour les responsables du recrutement. Une IU intuitive sans besoin de formation et une première approche sur mobile permet aux responsables du recrutement d’OpenText de pouvoir rester connectés facilement. Ainsi, ils peuvent assurer leurs obligations de recrutement depuis leur smartphone lorsqu’ils sont en déplacement.
“C'est un outil que nous avons développé avec Avature, en nous concentrant sur ce dont avaient besoin les responsables du recrutement. En matière de processus"
Andrea Morrison, Directrice de l'acquisition des talents
Le portail des responsables du recrutement d’OpenText est un outil hautement configurable qui leur permet de:
- Disposer d’un aperçu complet des entretiens en cours de leurs candidats,
- Soumettre et approuver les demandes d’emploi avec des modèles préremplis,
- Demander et programmer des entretiens, ainsi qu’ajouter des commentaires, et les disponibilités en utilisant une intégration d’agenda facile à utiliser,
- Programmer des e-mails de rappel automatiques pour le candidat et le responsable, par ex. 24h avant l’entretien,
- Déléguer lorsque les responsables ne sont pas disponibles pour l’entretien,
- Fournir un feedback sur les candidats directement aux recruteurs par le portail,
- Déplacer les candidats dans le processus, depuis l’examen du profil pour l’offre jusqu’à sa journée d’accueil au sein de l’entreprise
La stratégie
Faire des responsables du recrutement un partenaire de recrutement stratégique
OpenText savait qu’une stratégie était nécessaire pour s’assurer de la mobilisation de ses responsables du recrutement et l’entreprise était consciente que l’un de ses principaux objectifs était la pédagogie.
“Un des domaines sur lesquels nous nous sommes concentrés était la pédagogie. Ayant comme objectif de les familiariser avec la notion de l’AT, nous avons organisé, très régulièrement, des séances déjeuners-conférences (« Lunch and Learns»), destinées aux responsables du recrutement. Nous avons aussi développé des modules de formation auxquels il était possible d'accéder pendant l'accueil, permettant de leur faire connaitre la façon dont nous pouvions les aider à recruter. Nous nous sommes également assurés que les responsables du recrutement des sociétés rachetées étaient formés à nos processus pour créer une transition en douceur."
Andrea Morrison, Directrice de l'acquisition des talents
En outre, les recruteurs ont commencé à se joindre à l’équipe des responsables du recrutement pour avoir une idée réelle des rôles, du candidat idéal, et des éventuelles futures demandes. Pour améliorer leurs relations de travail, ils ont fréquemment invité les responsables du recrutement à participer aux événements de recrutement, afin de rencontrer les candidats. Cette approche collaborative a permis d’établir des bases solides garantissant une réelle visibilité des besoins des responsables du recrutement, des urgences et des profils recherchés. Et ces derniers ont saisi l’importance de leur rôle dans le processus ainsi qu’au sein de l’expérience des candidats.
“Nous établissons un partenariat avec les responsables du recrutement à chaque étape du processus, pas seulement lors de l'entretien. Pour cela, nous leur demandons de participer aux événements de recrutement et nous leur envoyons des indicateurs d'analyse pour leur faire connaitre les résultats. Nous leur demandons aussi de mettre en avant certains contenus sur leurs profils pour remplir les viviers plus rapidement."
Andrea Morrison, Directrice de l'acquisition des talents
Résultats
À ce jour, OpenText s’est amélioré de manière significative dans de nombreux domaines d’administration et de gestion de l’acquisition des talents.
“Nous avons implanté un portail pour les responsables du recrutement il y a 3 ans environ, et nous avons obtenu de résultats remarquables. Nous avons réduit les tâches administratives et le délai nécessaire pour pourvoir un poste au niveau mondial de 7 jours, en supprimant le goulot d'étranglement des procédures administratives et en améliorant les communications avec les responsables du recrutement. Puisqu’il leur est très facile de nous envoyer leurs commentaires via n’importe quel appareil, ils le font beaucoup plus rapidement. Nous avons également mis une enquête à disposition et nous continuons d’observer de bons résultats sur les questions relatives à la vitesse et à l'efficacité, depuis que nous avons introduit le portail des responsables du recrutement."
Andrea Morrison, Directrice de l'acquisition des talents
Le fait qu’OpenText soit passé d’un modèle de coordinateur à un centre d’excellence se consacrant désormais aux initiatives stratégiques de l’AT, lui a permis de mieux accompagner et servir l’activité. « En moyenne, nous avons continuellement entre 400 et 600 demandes ouvertes, nous recrutons environ 2000 personnes par an et nous travaillons avec plus de 800 responsables du recrutement. Nous sommes fiers d’être de véritables conseillers et experts en la matière, dans toutes les étapes du processus de recrutement.”
L’avenir
Les prochaines étapes pour un parcours vers une AT stratégique avec Avature, consistent à investir beaucoup de temps dans le développement des rapports personnalisés sur les personnes et domaines divers de l’entreprise. Avec une « vraie transparence, » comme philosophie, le système de création des rapports personnalisés d’Avature offrira à OpenText l’opportunité réelle de fournir à tous les intervenants les données qu’ils demandent.
“Nous avons été capables d'améliorer nos performances et d'utiliser des données pour cibler le type de candidats que nous recrutions le plus souvent. Nous avons également développé une stratégie de marque envers les talents, basée sur le nombre de demandes. C’est un exemple de la façon dont nous utilisons les données pour repousser les limites, remplir nos viviers et répondre plus rapidement aux demandes."
Andrea Morrison, Directrice de l'acquisition des talents