Témoignages Clients 
Résumé
En 2018, Jenna Dobbins, DRH monde chez Pontoon Solutions, s’est réunie avec son équipe pour repenser leur processus de gestion de la performance.
« Alors que nous nous lancions dans un brainstorming sur ce à quoi ressemblerait notre futur système de gestion de la performance, nous savions que la toute première étape allait consister à remplacer notre processus manuel fortement bringuebalant par plus d’automatisation et de technologie. »
Jessica Clifton
Directrice mondiale People Operations chez Pontoon.
Ayant un besoin urgent de faire évoluer son processus vers un autre qui générerait de l’engagement et placerait la transparence et la confiance comme moteurs clés, Pontoon s’est tourné vers Avature afin de concrétiser cette idée. Leur nouveau système amélioré de gestion de la performance a permis d’apporter du feedback régulier et de l’adaptabilité, transformant leur approche papier en une plate-forme technologique accessible et agile, parée pour l’avenir.
À propos de Pontoon
Pontoon est l’un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions en personnel, collaborant avec les meilleures organisations du monde entier afin de répondre aux besoins en matière de talents.
Chaque année, ils aident à placer 98 000 embauches en CDI et 400 000 travailleurs indépendants ou temporaires. Ils accompagnent leurs clients dans la conception et l’élaboration de stratégies de talents sur mesure, bien spécifiques à leurs besoins, qu’il s’agisse de rechercher des employés à temps plein, des travailleurs occasionnels ou d’améliorations de compétences pour leur main-d’œuvre existante.
En tant qu’entreprise mondiale qui emploie 2 000 personnes et exerce ses activités dans 110 pays, elle est toujours à la recherche de meilleurs moyens d’engager sa propre main-d’œuvre.
Les défis
Lors de l’évaluation du modèle actuel de gestion de la performance, l’équipe de Pontoon a mis en évidence les principaux éléments à modifier afin d’améliorer l’agilité et d’inspirer leur personnel. Ces éléments comprennent :
- Le modèle servant à établir les objectifs qui était devenu obsolète. Il ne prenait pas en charge les mises à jour ou les modifications des objectifs individuels à mesure que les priorités changeaient tout au long de l’année.
- Les échanges autour du feedback et du développement étaient peu fréquents, et les moyens visant à recueillir le feedback, à l’analyser et à l’utiliser pour améliorer la performance étaient limités.
- L’ensemble du processus était très axé sur la conformité et était perçu par les responsables comme un exercice qui consistait à « cocher des cases », plutôt que comme un processus visant à stimuler la performance et le développement des collègues.
En pensant à un système de gestion de la performance idéal, Josh Bersin fait remarquer dans son dernier rapport que « les meilleurs modèles de gestion de la performance sont ceux qui peuvent soutenir l’approche de gestion et l’empreinte culturelle de l’organisation ». Il s’agissait également d’une priorité absolue dans la nouvelle approche de Pontoon.
Fort d’une collaboration de cinq ans avec Avature ayant permis de mettre à profit nos solutions tout au long du cycle de vie de ses employés, Pontoon s’est une fois de plus tourné vers la plate-forme pour l’aider dans sa nouvelle ambition : un système de gestion de la performance aligné sur l’entreprise qui donne la priorité à la confiance et à la transparence.
Les principaux objectifs
Selon Gallup, seuls 14 % des employés sont entièrement d’accord avec l’affirmation selon laquelle les évaluations de performance qu’ils reçoivent leur donnent envie de mieux faire. Dans cette perspective, Pontoon a souhaité opérer un changement et a cherché à donner plus de valeur à sa stratégie de gestion de la performance, en détaillant ses objectifs de la façon suivante :
- Donner aux gestionnaires du personnel les moyens de contrôler le processus. Cela impliquait de repenser le rôle des RH en tant que catalyseur du processus et de confier la responsabilité à leurs gestionnaires.
- Créer une approche agile et axée sur les objectifs afin de donner aux employés l’autonomie nécessaire pour gérer leurs propres objectifs.
- Incorporer des évaluations fréquentes et orientées vers l’avenir.
- Capturer le feedback en temps réel provenant de sources multiples.
- La capacité de mesurer l’impact de la gestion de la performance au sein de leur entreprise.
« Nous avons mis en œuvre une approche beaucoup plus continue de la performance et du développement qui motive les employés non seulement à atteindre leurs objectifs, mais également à développer une meilleure relation avec leur gestionnaire du personnel. »
Jessica Clifton
Directrice mondiale People Operations chez Pontoon.
Le déploiement
Pour garantir le bon fonctionnement de ce nouveau système, Pontoon a compris que son adoption et le niveau de satisfaction dépendraient de la manière dont les changements seraient communiqués et déployés au sein de l’organisation. Cela a conduit à la mise en place de la nouvelle solution par phases :
Phase 1
La première phase du déploiement visait à limiter au maximum les perturbations des opérations quotidiennes. Certains éléments pouvaient être correctement adoptés par les employés et les gestionnaires du personnel avant d’ajouter des composants supplémentaires, et l’objectif de cette première étape consistait à distiller de la valeur en petites doses.
Phase 2
La deuxième phase comprenait l’instauration :
- D’évaluations informelles permettant aux employés et aux cadres d’avoir un suivi dans le système des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires, et d’inclure des notes à passer en revue.
- La capacité de recevoir du feedback provenant de pairs et de cadres ainsi que de faire des demandes de feedback, ce qui permet de constituer un processus continu.
- Les « Pontooners » ont également pu adresser des compliments à tout employé de Ponton en lien avec les valeurs de l’entreprise.
Phase 3
Cette phase finale de la stratégie de Pontoon permet de se préparer aux innovations futures, en gardant à l’esprit que les objectifs des employés et de l’entreprise évolueront probablement au cours des mois et des années à venir.
L’entreprise Pontoon en a fait elle-même l’expérience et conjointement, nous avons repoussé ensemble les limites de la technologie, trouvant de nouvelles façons de combler les lacunes et d’évoluer côte à côte.
Les résultats
Avec leur nouveau système en place via Avature, la stratégie de gestion de la performance remaniée de Pontoon a donné des résultats formidables :
- Ils ont été en mesure de fournir de l’autonomie aux employés pour établir les objectifs, de renforcer la confiance et de booster l’engagement vers un processus bien plus intuitif et dynamique.
- Les employés sont reconnus pour le travail qu’ils accomplissent, ce qui suscite dès lors de l’engagement.
- Le feedback est efficace et arrive au moment opportun. Il est axé sur la croissance et le développement des membres de l’équipe. Ces observations les aident à s’améliorer et les employés peuvent obtenir de la reconnaissance pour leurs réalisations en temps réel, tout au long de l’année. Ces éloges et ce feedback apportent également de la confiance et de la transparence, car ils ne sont pas transmis de manière anonyme.
- L’outil est intuitif et facile à suivre, favorisant l’adoption et l’engagement de toutes les parties concernées.
« Tous les objectifs et projets sont désormais enregistrés en temps réel dans l’outil. Ainsi, à mesure que les objectifs et les priorités évoluent tout au long de l’année, nos équipes peuvent se connecter au système et effectuer ces mises à jour en temps réel. »
Jenna Dobbins
Vice-présidente RH chez Pontoon
Pour conclure…
Avec le concours d’Avature, son partenaire de longue date, Pontoon a pu concrétiser son ambitieux projet. L’amélioration de leur système de gestion de la performance sert d’exemple pour savoir jusqu’où vous pouvez aller lorsque les bons outils sont mis en place. Des outils qui s’adaptent à vos défis et évoluent avec vos besoins.
Les évaluations, le feedback et les compliments étant tous documentés dans le système, cette nouvelle approche de la gestion de la performance a ouvert un nouveau chapitre dans le parcours de la gestion des talents de Pontoon. En découvrant comment les objectifs et les priorités de l’entreprise peuvent être alignés, Pontoon a placé la confiance et la transparence au centre de chaque étape du processus.
« Comme on dit chez Pontoon, ça n’a jamais été aussi agréable de s’occuper de la gestion de la performance. »
Jenna Dobbins
Vice-présidente RH chez Pontoon
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’histoire de Pontoon, vous pouvez visionner leur webinaire ici.
