Témoignages Clients 
Résumé
Ce n’est un secret pour personne que de plus en plus d’entreprises se détournent des principes obsolètes en faveur de la rigidité et la stabilité pour ainsi promouvoir l’agilité et l’innovation. Dans un monde incertain et en constante évolution, ces caractéristiques favorisant l’adaptabilité permettent non seulement aux entreprises de survivre, mais aussi de prospérer.
Conscient des avantages de cette tendance, Laitram s’est fié à l’ingéniosité de ses équipes d’acquisition de talents et leur a non seulement donné la liberté de prendre en charge leurs propres activités de recrutement, mais également, après les avoir dotés des outils nécessaires, la liberté de restructurer les processus en temps réel, créer des stratégies de recrutement sur mesure, et concevoir un système d’intégration simplifié.
À propos de Laitram
Avec son siège social établi à La Nouvelle-Orléans, en Louisiane, Laitram compte plus de 2 500 employés, répartis sur 6 continents. Cet effectif conséquent est constitué d’un réseau diversifié de postes allant des commis d’entrepôt aux responsables commerciaux, en passant par des experts en informatique.
Les entreprises Laitram sont des chefs de file dans divers secteurs, de fabricants de machines de pasteurisation de noix jusqu’aux systèmes de transport complexes. Ce succès incontestable repose sur le programme d’amélioration continue de Laitram, une philosophie d’innovation à l’échelle de l’entreprise, visant à développer en permanence des produits avant-gardistes. Cette vision est mise en exergue à travers plus de 1 300 brevets actifs.
Le contexte
En 2016, Laitram est entré dans une période d’essor sans précédent, au cours de laquelle 250 responsables du recrutement étaient chargés de pourvoir 400 postes vacants. Au cours de cette période, 10 000 candidatures ont été reçues uniquement aux États-Unis.
Malgré sa culture d’innovation ancrée, l’approche de Laitram en matière d’acquisition de talents datait davantage de la préhistoire, bien loin de toute idée avant-gardiste. Avec cet afflux croissant de candidatures, il était évident que Laitram devait repenser sa stratégie reposant sur les CV papier, un ATS LotusNotes et un système de candidature sous PDF inefficace, qui, le plus souvent, ne fonctionnait pas.
Pour ne rien arranger, les mesures à prendre visant à améliorer son système ont dû faire face à un protocole compliqué nécessitant l’approbation de multiples parties et la participation du service informatique. Autrement dit, même lorsque les recruteurs trouvaient des idées qui leur permettaient de gérer leurs activités de manière plus efficace, il leur était impossible de les mettre en pratique faute d’outils nécessaires et de liberté d’action.
Ces facteurs réunis ont provoqué l’insatisfaction de toutes les parties prenantes concernant le processus. Les recruteurs se sont retrouvés débordés et ne disposaient d’aucun moyen efficace pour gérer leur charge de travail. Les responsables du recrutement n’avaient aucune visibilité sur le processus de recrutement, et les candidats avaient une mauvaise image de l’entreprise suite aux expériences de recrutement médiocres qui ne correspondaient pas à la vision d’ensemble de Laitram.
Les solutions d’acquisition des talents
Face à ces défis, il était évident que Laitram devait élaborer une stratégie pour d’une part améliorer le processus de recrutement, mais aussi pour rester fidèle à son esprit novateur, tout en permettant aux utilisateurs dont les compétences technologiques étaient limitées d’être capables de suivre.
Extreme Ownership (Responsabilité absolue) et micro-innovation
Laitram exerce une « extreme ownership » sur la plate-forme souple et fluide d’Avature. Cela a permis à Laitram de concevoir, élaborer et mettre en œuvre des processus de recrutement plus efficaces, sans avoir recours à des experts en informatique.
Cette flexibilité retrouvée a également donné aux recruteurs le pouvoir de micro-innover, ce qui impliquait d’apporter des modifications mineures en temps réel. Outre le fait de permettre aux recruteurs de modifier leurs processus, améliorant ainsi l’expérience candidat, il était essentiel de mettre en œuvre des rectifications urgentes ou des mesures correctives en cas de nécessité et sans délai.
“Ça se passe comme à Disneyland avec mon sandbox Avature. J’ai la possibilité de mettre toutes mes idées à l’essai et de véritablement tester le système. Si vous le pouvez, allez dans votre Sandbox et commencez votre configuration. Essayez avec des candidats tests. Si cela ne fonctionne pas, continuez à peaufiner jusqu’à ce que vous y parveniez."
Megan DeVille - Analyste SIRH - Laitram
La solution en ligne Onboarding simplifiée
Le 1er mars 2019, Laitram a lancé le portail de processus d’accueil en ligne Avature, qui permettait aux nouveaux employés de remplir des formulaires depuis n’importe quel lieu, d’accéder à des informations pertinentes telles qu’un guide d’orientation du nouvel employé, ainsi qu’une vision détaillée de leurs avantages. Il s’agissait d’une première étape, initiée par l’esprit novateur de Laitram, visant à changer le processus précédent. En effet, auparavant, les nouvelles recrues étaient accueillies avec toute une pile de documents intimidants et dénués d’intérêt, lors de leur première journée d’embauche.
Dans le cadre de cette période d’intégration, Laitram a procédé à un sondage auprès des nouveaux employés pour obtenir des évaluations portant sur le nouveau processus d’accueil. Les réactions étaient invariablement positives. Lorsqu’il leur était demandé de résumer en un mot le processus, le terme « facile » a été la réponse la plus fréquente, et « accueillant » arrivant en deuxième position.
Conception d’un processus d’intégration des stagiaires
Le nouveau processus d’accueil mis en place, Laitram a été confronté à un problème inattendu. Après avoir cartographié le processus complexe d’intégration des nouveaux employés, ils se sont rendu compte qu’aucun plan n’avait été élaboré pour les stagiaires. Dans des circonstances normales, une telle tâche de dernière minute aurait dû provoquer une panique générale. Cependant, dorénavant dotés d’un système agile et intuitif, ils ont été en capacité de mettre en œuvre cette mesure corrective urgente, sans interruption majeure du processus d’accueil.
Cette première étape impliquait de développer une méthode simple pour identifier le type de stagiaire spécifique, selon l’une des deux catégories suivantes : les stagiaires et les stagiaires embauchés en tant qu’employés à temps plein. Avec cette procédure de classification en place, la route pour intégrer les stagiaires au système Laitram était toute tracée.
Les stagiaires embauchés en tant qu’employés à temps plein reçoivent généralement une offre en janvier pour commencer leur processus d’accueil en juin. Pour cette raison, Laitram a mis au point un système d’affectation et d’hébergement à destination de ces personnes au cours de ces six mois.
Une liberté de créer des processus sur mesure
La possibilité de personnaliser leurs propres processus a permis aux recruteurs de Laitram d’élaborer des stratégies permettant un gain de temps considérable.
Avec des questionnaires spécifiques à chaque emploi, Laitram est en mesure de sélectionner des candidats et d’identifier ceux qui ne conviennent pas, sans avoir à faire passer de longs entretiens téléphoniques ou en face à face. Laitram a, par exemple, conçu des questions sur mesure pour un projet récent exigeant que les candidats intègrent trois écoles techniques.
À partir de ce questionnaire, Laitram a créé une liste de candidats puis filtré les données selon les réponses apportées. Cela a permis aux recruteurs de connaître rapidement le statut de chaque personne et de mettre en œuvre des actions spécifiques en fonction des réponses. Lorsque les candidats n’étaient pas en mesure de fréquenter les écoles techniques, ils recevaient un e-mail automatisé, mais personnalisé, les remerciant de leur candidature et les informant que leur demande ne pouvait être prise en considération.
“L’automatisation n’a pas besoin d’être aussi impersonnelle que les gens l’imaginent. Les candidats préfèrent entendre quelque chose… n’importe quoi… de votre part, plutôt que rien du tout. Le processus de candidature en ligne pour les chercheurs d’emploi est une tâche réalisée en solitaire et frustrante, leur laissant parfois le sentiment d’avoir jeté leur CV dans le vide. La communication est toujours appréciée. Ça rebooste le moral. "
Allison Thomas - Recruteuse en acquisition de talents - Laitram
Conclusion
Laitram a eu l’audace de ne pas fournir uniquement à ses recruteurs les outils nécessaires pour mettre en œuvre les changements, mais aussi d’accorder sa confiance aux compétences et à la vision de ses équipes d’acquisition de talents, en leur donnant une grande autonomie.
Les équipes de Laitram ont répondu en proposant des solutions véritablement révolutionnaires. En utilisant des questionnaires personnalisables, Laitram a été en mesure d’adapter son approche face aux exigences de l’emploi, de manière à faire gagner énormément de temps à l’ensemble des intervenants. Le nouveau système agile leur a également permis de développer un processus d’accueil destiné à différents types de stagiaires, rapidement, et sans faire appel à des experts en informatique, et ce, en dépit du manque de prise en compte de ce besoin initialement.
Le succès du système développé par Laitram en dit long sur l’ingéniosité de ses équipes d’acquisition de talents, mais rien de tout cela n’aurait été possible sans la liberté d’une plate-forme agile permettant de concrétiser ces brillantes idées.
