Témoignages Clients 
Résumé
Fort de sa vaste expérience en matière de recrutement sur le campus pour des postes à temps plein et des postes de stagiaires, CBIZ Somerset dispose d’une stratégie de recrutement soigneusement élaborée pour les établissements d’enseignement supérieur. En 2022, l’entreprise est partie à la rencontre de 400 étudiants lors de plus de 50 événements de recrutement.
Mais les choses n’ont pas toujours été aisées. Il y a encore quelques années, l’équipe devait faire face à de nombreuses lacunes, notamment en raison d’un processus fortement manuel et d’un manque de visibilité. Après l’établissement d’un appel d’offres minutieux, l’entreprise s’est associée à Avature afin de numériser le recrutement de candidats en fin d’études, de centraliser les données recueillies et les feedbacks, et d’engager les talents universitaires de façon bien plus personnalisée.
À propos de CBIZ Somerset
Cinquième cabinet comptable d’Indianapolis, CBIZ Somerset offre des services de conseil, d’audit et d’assurance, de fiscalité, de planification financière et de technologie. Anciennement connu sous le nom de Somerset CPAs and Advisors, le cabinet a été racheté par CBIZ en février 2023. CBIZ est une organisation cotée en bourse au service de plus de 82 000 clients aux États-Unis.
Le défi
L’absence d’un moyen efficace d’enregistrer et de suivre les personnes que l’entreprise avait rencontrées et avec lesquelles elle s’était entretenue représentait l’une des principales problématiques avant la mise en œuvre d’Avature, problème aggravé par le volume important de recrutement de candidats en fin d’études. Les équipes avaient recours à des feuilles de calcul, des CV sur papier et des feuilles d’évaluation d’entretien, qu’il fallait scanner puis placer dans des dossiers sur ordinateur. Ce processus manuel était extrêmement chronophage et source d’erreurs.
Pire encore, il était loin d’offrir une visibilité pertinente à l’équipe, qui devait chercher au sein d’innombrables dossiers et e-mails l’information dont elle avait besoin. Cela les a souvent empêchés d’envoyer des communications personnalisées au moment opportun, et il arrivait même que les recruteurs doivent demander des données aux étudiants que ces derniers avaient déjà partagées.
Toutefois, les inconvénients ne se limitaient pas aux tâches et aux interactions sur les campus. Le secteur de la comptabilité est très compétitif et CBIZ Somerset recrute jusqu’à deux ans à l’avance. Ainsi, l’équipe devait être en mesure de stocker les informations relatives aux étudiants pour le recrutement futur et de les faire réapparaître rapidement pour initier ou reprendre l’engagement. Mais l’absence d’une base de données centralisée a rendu cette tâche extrêmement ardue.
Outre les problèmes de visibilité, il n’existait pas de processus bien définis et cohérents. De cette façon, chaque fois qu’une personne quittait l’équipe, elle emportait son procédé avec elle.
Afin d’atteindre et se connecter avec les meilleurs étudiants tout en améliorant l’efficacité de l’équipe, CBIZ Somerset est partie en quête d’une solution technologique. Après avoir comparé trois fournisseurs et évalué la possibilité de développer un système en interne, Avature s’est imposé comme la meilleure option en raison de ses capacités globales, de ses fonctionnalités de reporting, de sa convivialité et de son coût.
Évaluer et améliorer les domaines critiques de votre stratégie
Avant de mettre en œuvre Avature, les membres de l’équipe de recrutement de candidats en fin d’études de CBIZ Somerset ont examiné attentivement la manière dont ils effectuaient leurs tâches. Ils ont également analysé les expériences des différentes parties prenantes, des recruteurs aux ambassadeurs des campus en passant par les candidats.
D’après les axes d’amélioration identifiés, ils ont adapté le système Avature pour les aider à atteindre leurs objectifs et répondre à leurs exigences.
« La présence d’une personne d’Avature chargée de la mise en œuvre s’est avérée essentielle pour nous guider tout au long du processus et en assurer la réussite. Elle a su nous éclairer sur le fonctionnement du système ainsi que sur la manière dont il pouvait nous assister. »
– Karli Azar, National Campus Recruiter chez CBIZ Somerset
Définition du processus de bout en bout
Dans la mesure où les membres de l’équipe de recrutement ne disposaient pas de processus concrets, ils sont parvenus après discussions à convenir d’un langage commun pour aller de l’avant. Les processus nouvellement définis ont été concrétisés par Avature à l’aide des éléments suivants :
- Attribution de rôles spécifiques aux différents membres de l’équipe en fonction de leur utilisation du système
- Configuration des workflows dédiés à ces rôles
- Création de check-lists comportant les tâches à accomplir avant et après un événement
Évolutivité et visibilité
L’époque des « feuilles de papier qui volent partout » étant devenue de l’histoire ancienne, CBIZ Somerset s’appuie désormais sur Avature pour enregistrer numériquement les données relatives aux candidats. Cela a permis à l’équipe de gérer de manière fluide d’immenses quantités d’informations sur les étudiants tout en s’assurant d’offrir à chaque membre de l’équipe de la visibilité sur les mêmes données en temps réel.
Sur place notamment, les recruteurs et les ambassadeurs des campus se servent de l’application mobile de gestion d’événements d’Avature pour collecter les informations des étudiants au fur et à mesure des échanges. Les membres de l’équipe peuvent ensuite continuer à suivre et évaluer les candidats au sein de l’application.
CBIZ Somerset utilise également l’application pour les entretiens sur les campus et au sein de l’entreprise, mais a adapté la partie évaluation en fonction du processus d’entretien. Cela leur permet de recueillir tous les feedbacks directement dans Avature, ce qui les rend visibles et accessibles à tous, notamment aux membres de l’équipe qui ne sont pas présents sur place.
« Ce que nous avons le plus apprécié, c’est l’utilisation de l’iPad par nous-mêmes et le fait qu’il fasse partie de l’échange. Lorsque nous nous adressons aux étudiants, nous ne souhaitons pas donner l’impression que nous nous contentons de parcourir une liste. Nous ne voulons pas que la technologie nous fasse oublier que le recrutement est avant tout une affaire de relations. »
– Karli Azar, National Campus Recruiter chez CBIZ Somerset
Communication
La concurrence pour attirer l’attention des étudiants lors des salons de l’emploi est énorme, c’est pourquoi les organisations doivent battre le fer pendant qu’il est encore chaud afin de marquer les esprits durablement. Pour ce faire, CBIZ Somerset exploite l’automatisation et les modèles d’e-mail d’Avature pour envoyer un e-mail de remerciement à l’ensemble des étudiants qu’ils rencontrent dans les 24 heures suivant l’événement.
Cependant, dans la mesure où les e-mails automatisés peuvent parfois sembler impersonnels, l’équipe a pris le temps de personnaliser les modèles en y incorporant des messages adaptés aux circonstances. Par exemple, pour inviter les étudiants à un autre événement connexe ou à un entretien de suivi, voire pour leur faire savoir qu’ils ne progresseront pas dans le processus.
Événements informels
Qu’il s’agisse du Mardi Tacos, du jeu télévisé Jeopardy ou encore des « lunch and learns » (des séances de formation spéciales à l’heure du diner), CBIZ Somerset est en permanence à la recherche de moyens créatifs visant à établir des relations plus étroites avec les étudiants et à leur présenter la culture d’entreprise.
Plutôt que d’avoir recours à des feuilles d’inscription manuscrites, l’équipe construit des pages d’arrivée dédiées avec le système de gestion de contenu (CMS) d’Avature. Ces pages d’arrivée leur permettent d’être plus stratégiques dans les données qu’ils recueillent auprès des étudiants. Par exemple, ils vérifient désormais si les candidats sont intéressés par des stages ou des emplois à temps plein.
Grâce à ces données, les membres de l’équipe de CBIZ Somerset peuvent enrichir le profil de chaque étudiant, ce qui facilite l’engagement avec eux de manière significative pour l’avenir.
Adapter votre approche pour engager la génération Z
Dans la mesure où la génération Z représente une part de plus en plus importante de la main-d’œuvre de CBIZ Somerset, l’entreprise a adapté son approche de l’engagement pour trouver un véritable écho auprès de cette génération sur les campus. Prenant en considération les caractéristiques clés de la génération Z, telles que le fait qu’elle représente la première génération née à l’ère du numérique, qu’elle valorise la sécurité, qu’elle a besoin que l’on s’occupe d’elle et qu’elle se soucie de l’impact social, l’entreprise a mis en œuvre les tactiques suivantes :
- Clarifier le plan de carrière afin que les candidats soient conscients des opportunités professionnelles au sein de l’entreprise.
- Développer une approche de communication « mobile-first » (l’attention est accordée en premier aux appareils mobiles) favorisée par Avature. Comme pour les modèles d’e-mail, ils disposent de modèles SMS qu’ils envoient peu de temps après avoir rencontré les étudiants ou comme rappel avant un événement ou un entretien afin d’optimiser l’engagement.
- Garder l’authenticité et la personnalisation. Lorsqu’ils créent des modèles d’e-mail ou de message, ils font en sorte que le professionnalisme prenne le dessus sur l’automatisation.
- Être actif sur les réseaux sociaux en partageant des témoignages d’employés, en particulier ceux provenant des nouvelles recrues ou des membres de la génération Z en poste dans l’entreprise. CBIZ Somerset publie également des vidéos avec un contenu pertinent afin de promouvoir les événements à venir, y compris des bêtisiers !
- Réévaluer l’impact social de l’entreprise et faire connaître son engagement envers la communauté sur le site web ou les réseaux sociaux.
S’adapter aux changements de circonstances
Grâce à Avature, CBIZ Somerset a pu s’adapter pendant la pandémie, lorsque la plupart des événements de recrutement en présentiel sont passés au virtuel.
Avant un événement virtuel, l’entreprise recevait des CV des universités, que l’équipe chargée du recrutement de candidats en fin d’études analysait de manière fluide dans Avature afin d’enrichir leurs viviers de candidats. En utilisant les capacités de segmentation de la plate-forme, ils pouvaient identifier les candidats les plus qualifiés pour leur envoyer de façon proactive des annonces et des invitations en vue d’optimiser leurs chances de susciter l’engagement de ces candidats.
« Nous vivons dans un environnement qui évolue rapidement dans le domaine du recrutement. La lutte pour les talents s’intensifie, il est donc important de continuer à adapter et à améliorer notre stratégie. »
– Karli Azar, National Campus Recruiter chez CBIZ Somerset
Rester à l’affût des possibilités d’amélioration
Ce qui a commencé par le projet « construisons une base de données pour les années à venir » s’est transformé en une stratégie de recrutement de candidats en fin d’études, pilotée par Avature et qui se développe avec CBIZ Somerset. Aujourd’hui, l’entreprise souhaite continuer à tirer parti des capacités d’Avature pour atteindre trois objectifs :
Recueillir des données analytiques
Mise au défi par la direction, l’équipe a développé son modèle de données personnalisé et créé des champs supplémentaires dans Avature pour recueillir plus de renseignements sur les « embauches réussies ». L’objectif consiste à analyser ces informations et à prédire les prochains « candidats phares ».
Bien que ce projet nécessite la collecte d’informations pendant encore quelques années, l’équipe de CBIZ Somerset chargée du recrutement de candidats en fin d’études a d’ores et déjà analysé les données dans l’objectif d’améliorer l’efficacité du programme. En incorporant une note dans les évaluations des personnes chargées des entretiens, par exemple, l’équipe peut identifier des tendances dans la qualité des recrutements. Forte de ces résultats, l’entreprise peut mixer les binômes chargés des entretiens afin d’encourager l’apprentissage ou de renforcer la formation si nécessaire.
Améliorer la communication avec les candidats
Un autre objectif de l’équipe vise à optimiser sa stratégie de communication. Dernièrement, il leur a été difficile de recevoir des informations par e-mail en temps voulu de la part des étudiants. En revanche, ils ont constaté que les candidats répondent plus rapidement lorsqu’ils sont contactés par SMS.
Comme l’équipe tire déjà parti des fonctionnalités d’envois de SMS d’Avature, elle cherche maintenant à migrer d’autres points de contact, tels que les demandes d’informations complémentaires, vers les SMS également. Cela leur permettrait de tirer parti du temps considérable que les étudiants passent sur leur téléphone.
Travailler en partenariat avec l’équipe de recrutement de candidats avec expérience
Chez CBIZ Somerset, le recrutement de candidats en fin d’études et le recrutement de candidats avec expérience sont gérés par deux équipes distinctes. Néanmoins, l’entreprise souhaite se servir d’Avature comme base de données commune. Cette approche permettra de révéler une nouvelle source intéressante de candidats pour l’équipe chargée du recrutement de candidats avec expérience, qui pourra évaluer si les candidats ayant écarté CBIZ Somerset par le passé sont aujourd’hui intéressés par un changement de carrière.
Pour conclure…
De la refonte de ses opérations de recrutement à l’organisation d’événements virtuels, CBIZ Somerset a mis en place une stratégie de recrutement de candidats en fin d’études bien équilibrée. Les tactiques de l’entreprise visant à se rapprocher des nouvelles générations ainsi que son utilisation ambitieuse de l’analyse prédictive pour améliorer les stratégies de futures embauches soulignent son intérêt pour l’amélioration continue.
En associant une vision d’innovation permanente à une plate-forme configurable telle qu’Avature, CBIZ Somerset reste agile pour continuer à rassurer les talents étudiants essentiels à l’entreprise pour atteindre ses objectifs commerciaux.
