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Puisque le « tout virtuel » est devenu la nouvelle normalité, il était à prévoir que les entreprises devraient, tôt ou tard, se pencher sur leurs programmes d’onboarding pour repenser profondément les premiers pas de l’employé dans l’entreprise. En effet, celles-ci sont conscientes qu’une stratégie d’onboarding réussie peut aider à engager et à retenir les talents dès le premier jour.
Historiquement, le premier jour était synonyme de nervosité pour les nouvelles recrues qui faisaient face à des montagnes de paperasse et tout autant de questions, devaient retenir les prénoms de leurs collègues et se former à l’organisation interne. Les entreprises se sont donc attelées à rendre l’arrivée des nouveaux employés agréable et riche socialement, en leur donnant des conseils et en les associant à des camarades d’onboarding avec qui partager leurs doutes et leurs difficultés.
Aujourd’hui, l’accueil devant se faire à distance, les entreprises ont dû trouver des moyens de rendre l’onboarding virtuel identique à un accueil en personne. C’est-à-dire, optimiser le processus pour le rendre aussi simple que possible pour tous les intéressés, tout en apportant une dimension sociale afin que les nouvelles recrues ne se sentent pas seules au moment d’embarquer pour cette aventure singulière.
Pour ce faire, beaucoup ont recouru à la technologie. Or, dans un marché des technologies RH stratégiques en constante évolution, trouver la bonne solution d’onboarding peut sembler pour le moins compliqué.
N’ayez crainte ! Nous avons analysé un rapport récent de Deloitte et regroupé quelques éléments et fonctionnalités que votre société devrait garder à l’esprit pendant sa quête de la solution parfaite. Voyons cela de plus près.
L’importance de la transversalité dans votre stratégie d’onboarding
Il n’en reste pas moins que l’intégration et l’alignement entre les équipes sont une nécessité absolue lorsque vous considérez le point de départ de votre stratégie d’onboarding et l’expérience des nouvelles recrues dans sa globalité.
De l’équipe informatique chargée de préparer les ordinateurs des nouveaux employés aux différentes parties prenantes et groupes RH impliqués dans le processus de pre-boarding (acquisition de talents, learning et development, etc.), l’entreprise dans son ensemble doit s’assurer que les processus et pratiques en place répondront aux besoins et aux objectifs fixés lors de l’onboarding des nouvelles recrues.
Les approches transversales de l’onboarding visent à favoriser la communication et la collaboration entre les différents domaines et protagonistes afin de rapprocher les employés issus de différents départements ou domaines de compétences.
Il est important d’en tenir compte lorsque vous choisissez une solution d’onboarding. Pourquoi ? Eh bien, comme le disaient si bien les Beatles, « I get by with a little help from my friends » (je m’en sors avec un peu d’aide de mes amis), et cela s’applique ici également.
En mobilisant les différents secteurs et des employés aux compétences variées, les nouvelles recrues obtiennent une vision plus globale de l’entreprise, englobant sa culture et ses fonctions. Cela rend le processus plus collaboratif et plus enrichissant.
Les solutions conçues de manière transversale peuvent renforcer l’impact de la stratégie d’onboarding en intégrant plusieurs fonctionnalités, telles que des entretiens vidéo à la demande et des outils de partage social comme des hubs d’employés ou des portails de formation. En combinant ces fonctionnalités avec des workflows automatisés, vous pouvez structurer et déclencher les différentes étapes du parcours des employés, personnalisant le processus tout en optimisant la collaboration de tous.
Qu’il s’agisse de notifier le responsable du recrutement pour programmer un entretien, de rappeler au département informatique de préparer un ordinateur, ou d’alerter l’équipe de formation pour assigner des plans d’apprentissage aux nouvelles recrues, les workflows vous évitent de multiplier les post-its et les alarmes sur votre téléphone pour prévenir chacun du moment où ils doivent intervenir.
Fonctionnalités et expérience d’onboarding
Nous avons déjà souligné l’importance d’engager les talents tout au long de leur parcours d’onboarding pour encourager leur fidélité à long terme. Rappelons-le : 90 % des nouvelles recrues décident dans leurs six premiers mois si elles resteront dans l’entreprise. Pour les inciter à rester, la personnalisation de vos interactions est cruciale.
Cela signifie qu’il vous faut une solution capable de créer à la fois un plan d’accueil général pour présenter l’entreprise et une expérience sur mesure, centrée sur le poste et les responsabilités de chaque nouvelle recrue. Trouver l’équilibre entre ces deux approches est essentiel : les nouvelles recrues doivent non seulement comprendre le fonctionnement global de l’entreprise, mais aussi savoir ce qui est attendu d’elles dans leur rôle spécifique.
L’intégration de la culture d’entreprise est un aspect fondamental de tout parcours d’accueil d’un nouvel employé. Les solutions d’onboarding peuvent renforcer cette culture en rendant les équipes plus résilientes et capables de s’adapter au changement.
Par exemple, un hub d’engagement des employés permet aux équipes de partager des actualités, de féliciter des collègues ou de valider leurs compétences. Cela enrichit aussi les dimensions sociales et humaines du parcours de l’employé.
Apportez une touche personnelle à votre stratégie d’onboarding
Avec l’avènement du télétravail, les entreprises ont aujourd’hui plus que jamais besoin d’apporter une dimension humaine à chaque interaction pendant le parcours des employés, et ce, dès le premier jour.
Cela peut contribuer à fidéliser les employés, puisque les liens ainsi créés inciteront les nouvelles recrues à rester. Apporter une dimension humaine lorsque l’on utilise une technologie d’onboarding peut paraître complexe, mais c’est possible.}
Celle-ci peut être intégrée tout au long du processus d’intégration grâce à des portails d’accueil personnalisés qui guident chaque nouvel arrivant dans la réalisation de tâches administratives et lui permettent d’entrer en contact avec ses collègues avant leur premier jour. Un programme d’accompagnement consistant à assigner un compagnon d’onboarding aux nouvelles recrues a, par exemple, démontré une hausse de 87 % de leur efficacité. On peut également mettre en place un portail de formation pour accompagner leur développement continu, ou encore, organiser des entretiens individuels en visio pour les accueillir et s’assurer de leur bien-être.
Un onboarding efficace offre les éléments clés pour accélérer le développement des nouveaux employés. La technologie soutient ce processus en intégrant rapidement les recrues à la culture de l’entreprise et en transformant leur parcours d’apprentissage en un processus fluide et continu tout au long de leur carrière.
Solutions d’onboarding : le rapport
L’image ci-dessous présente les principales conclusions du rapport de Deloitte, en tenant compte de tous les points abordés. Comme vous pouvez le voir, Avature Onboard est largement doté des fonctionnalités performantes nécessaires aux entreprises pour mener leurs propres stratégies d’onboarding.
Si vous êtes membre, vous pouvez accéder au rapport complet ici.
Pour conclure
Aujourd’hui, plus que jamais, il est essentiel d’être prêt à accueillir une main-d’œuvre virtuelle. L’onboarding étant l’une des premières étapes, et une étape clé, du parcours de l’employé, les entreprises du monde entier cherchent à tirer parti des technologies qui peuvent leur permettre de transformer l’onboarding dès le premier jour.
Cependant, il n’existe pas de format unique qui convienne à tous. Lorsque vous recherchez une solution d’onboarding qui vous correspond, n’oubliez pas de tenir compte tout autant des besoins de votre entreprise que ceux de vos employés.
Impliquer tous les départements concernés dans le choix de la solution adéquate peut faire toute la différence : cela permet de garantir le succès des nouvelles recrues dans leur parcours d’intégration, et d’éviter un fort taux de roulement dû à une expérience d’onboarding insuffisante.
