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Le monde des affaires a pour devise, « Soyez celui qui dérange, pas celui que l’on dérange. » Par conséquent, la méthode Agile est mondialement utilisée. Dans une récente enquête Deloitte incluant des dirigeants d’entreprise et des responsables des RH de 140 pays, 94 % des répondants ont noté « l’agilité et la collaboration » comme étant un élément essentiel au succès de leur entreprise. Les entreprises sont avides d’accélérer l’innovation, et la méthode Agile est apparue comme la stratégie dominante. Pour les équipes de recrutement, Agile permet d’améliorer l’expérience du candidat et aide à fermer des postes difficiles à pourvoir plus rapidement, comme l’équipe d’acquisition des talents d’Avature l’a déjà réalisé.
Que signifie Agile?
Lorsque le Manifeste Agile pour le développement de logiciel a été publié en 2001, l’accent a été mis sur « les personnes et les interactions, le travail des produits, la collaboration avec les clients et répondre au changement. » En 2018, Agile est devenu un exemple de compétitivité pour les entreprises, toutefois ses permutations sont apparemment infinies. Agile peut invoquer la mentalité d’une personne ou des modèles à l’échelle de l’entreprise pour des organisations Agiles. La gestion de projet peut être Agile, comme lorsque Avature travaillait avec M. Sebastian Hubert de chez Siemens afin d’utiliser leur ATS implantation comme possibilité pour son équipe de se former à une approche Agile de gestion de projet. Certaines visions d’Agile militent pour que les employés aient plus de responsabilité, en supprimant les niveaux hiérarchiques d’approbation, ou en inversant le paradigme de gestion afin que les dirigeants fassent ce qu’attend leur équipe, telle que l’approche de Ray Arell vis-à-vis d’Intel. Arell critique la notion selon laquelle la rareté mène à l’innovation, et préconise que si l’équipe fait son travail, le métier de la direction est de servir l’équipe. D’autres versions d’Agile peuvent mettre l’accent sur la vitesse, la visibilité ou la productivité, mais tous sont d’accord sur l’adaptabilité.
Agile est plus applicable dans des environnements où la planification et les règlements ne fonctionnent plus. Plutôt que de se focaliser sur une production particulière, l’approche est centrée sur un résultat clair. Pour faire des progrès au milieu de tant d’incertitude, les projets Agile avancent par paliers, en créant un produit minimum viable testé par l’utilisateur final, souvent dans une durée limitée, un sprint centré sur la tâche. Les commentaires sont revus et sont incorporés par l’équipe Agile avant de créer la prochaine version du composant de ce produit. Ce processus se répète jusqu’à ce que le résultat désiré soit obtenu. Les commentaires influencent les prises de décision, pas les règlementations ou la planification.
La méthode Agile au sein des RH
Les ressources humaines ont été en première ligne de l’expansion rapide d’Agile. Des manifestes Agile pour les RH ont été publiés. Largement discutée et critiquée, la revue Harvard Business Review a publié un article en avril cette année, HR Goes Agile, une conversation nourrie relative aux succès et aux échecs d’adaptation de la méthode Agile. L’approche Agile nécessite des compétences particulières chez les employés, telles que la collaboration et l’adaptabilité. Les RH ont également été touchées, les entreprises se restructurant en équipes. Les besoins en formation et en développement se sont modifiés et les responsables doivent avoir des compétences d’encadrement plus solides. Les stratégies de rémunération doivent décourager la compétition entre les équipes et refléter le fait que la prise de décision et les conséquences sont le résultat du travail en équipe.
Gestion de la performance Agile
Les RH sont peut-être le domaine le plus touché, en effet, elles ont ressenti un besoin important de transformer leur gestion de la performance afin d’être plus flexibles et de répondre aux indicateurs de performance changeants d’une main-d’œuvre contemporaine. En réalité, lorsqu’une personne travaille sur des initiatives cruciales pour l’entreprise dans des équipes non-cloisonnées dirigées par différents dirigeants, sur des périodes variées, la notion de commentaires sur la performance, une fois par an, de la part d’un employeur n’a guère de sens. Il est également nécessaire d’évaluer la performance en tant qu’équipe et non pas en tant que particulier, ainsi qu’incorporer une rétroaction multidirectionnelle à 360°.
Une gestion de la performance plus adaptable représente aussi un avantage pour les employés qui ne travaillent pas dans des équipes Agile. Différents départements, tels que l’approvisionnement en produits et la R&D, fonctionnent sur différents calendriers et ont des besoins variés en termes d’évaluation de la performance, donc une approche uniforme ajoute peu de valeur. Les rétroactions ou les incitations continues ou plus proches des cycles du projet se sont avérées plus efficaces pour changer les comportements. Il n’est donc pas surprenant que la même étude de Deloitte citée précédemment révélait que 79 % des cadres supérieurs notaient que le remaniement de la gestion de la performance constituait une priorité élevée.
Le recrutement Agile
Une approche Agile peut être appliquée au recrutement pour répondre plus rapidement et avec une plus grande créativité, et le savoir d’Agile est nécessaire pour les recruteurs afin de trouver les meilleurs candidats pour former une équipe Agile. Cependant, un décalage profond entre les équipes de recrutement et les personnes qui utilisent une méthodologie Agile au travail a été découverte par une étude récente de Scrum Alliance. Le manque de compréhension des recruteurs et des professionnels des RH concernant Agile a été problématique selon 90 % des employés pratiquant la méthode Agile. Près des deux tiers des participants disent qu’ils sont mécontents, voire très mécontents de leur expérience d’utilisation d’un recruteur pour trouver un emploi selon la méthode Agile. Et alors que 29 % des recruteurs affirment que leur connaissance de la méthode Agile est bonne ou excellente, seuls 3 % des participants ont évalué que la connaissance des recruteurs était bonne, et aucun de ceux qui ont répondu ne l’ont estimée excellente.
Étude de cas relatif au recrutement avec la méthode Agile
L’équipe de recrutement d’Avature a appliqué les principes Agile à des projets des RH impliquant une gestion du changement et améliorant les opérations quotidiennes. Dans le respect des principes du manifeste Agile, Denise Dresler, Directrice de l’acquisition des talents, a cherché à accueillir favorablement les changements et à les exploiter tout en remodelant le processus de recrutement, à fournir une prestation continue dans des délais courts et à travailler avec les parties intéressées tout au long du projet. Avec l’aide de Matias di Tada, Vice-président de l’ingénierie de produit et d’autres responsables du recrutement, l’équipe a utilisé une approche Agile pour maintenir la qualité du recrutement tout en transmettant plus tôt ses offres aux meilleurs candidats dans le marché hautement compétitif des développeurs de logiciel.
Le besoin professionnel
Le besoin d’innovation est apparu après qu’un candidat ait été rapidement accepté suite à plusieurs entretiens et que, lors de l’entretien final, on découvre qu’il n’avait aucune disposition pour travailler dans des cycles de lancement rapides, une caractéristique fondamentale du modèle de développement Agile d’Avature. Alors que ce cas de figure était particulièrement frappant, il a souligné un problème plus important : le temps nécessaire pour filtrer les candidats inappropriés était trop long, les délais menaient à des taux d’abandon plus élevés et rallongeaient le temps nécessaire pour pourvoir un poste. Ce décalage entre les besoins du responsable du recrutement et le processus d’entretien a révélé qu’une nouvelle approche était nécessaire.
Créer une solution
Denise Dresler avait déjà travaillé dans le conseil chez Avature, où elle avait développé les connaissances de base d’un recrutement Agile en collaborant avec des clients lors d’une étape de mise en œuvre pour répondre à leurs besoins, en particulier le développement de nouvelles fonctionnalités pour les aider à recruter des talents techniques de très haut niveau. Matias di Tada devait s’assurer qu’Avature recrutait le bon type de talent pour poursuivre sa croissance et participait déjà activement aux décisions lorsque l’occasion de restructurer le processus de recrutement s’est présenté.
Prototypage rapide
Après avoir analysé ce qui fonctionnait et ce qui ne fonctionnait pas, Denise Dresler et Matias di Tada ont créé un produit minimum viable pour sélectionner à quels candidats envoyer des offres d’emploi. Ils voulaient utiliser une technologie et ils ont choisi Codility, une solution d’évaluation technique, en remplacement d’un entretien technique couteux en temps. Ils ont essayé ce changement sur un seul candidat, sans modification du processus ou déploiement général. L’intention était d’expérimenter et de maîtriser la modification en développant la solution.
Collaboration au cours des ateliers
Denise Dresler et Matias di Tada ont recueilli les commentaires de toutes les parties qui avaient testé le processus. Au cours de l’itération suivante, ils ont dirigé un atelier avec tous les responsables du recrutement pour définir «à quoi ressemblait l’excellence» en termes de compétences personnelles et techniques. Entre temps, les participants à l’atelier ont eu pour tâche d’analyser plusieurs méthodes d’évaluation proposées. Afin de finaliser les modifications, les participants ont défini la stratégie de la nouvelle évaluation au cours d’un second atelier. Les besoins en recrutement ont été groupés en domaines apparentés et chaque domaine a été étudié dans les ateliers en utilisant un modèle de changement graduel dans un délai assez bref.
Obtenir le résultat désiré
Le produit final est un processus de recrutement où les étapes se produisent simultanément et les rôles sont groupés en domaines. Les candidats complètent une évaluation Codility pour débutant ou confirmé, selon leur domaine, et cette étape est intégrée directement au workflow du logiciel de recrutement d’Avature. Ce processus diffère considérablement du système de recrutement original, qui était séquentiel et déplaçait les candidats vers une position précise. Dans un webinaire commun avec Codility, Denise Dresler et Matias di Tada ont partagé plus d’informations sur leur façon de gérer le changement, ils ont développé leur prototype et conçu des améliorations à petite échelle et à faible coût.
Les résultats du passage à la méthode Agile
En implantant des principes de collaboration selon la méthode Agile, des boucles de rétroaction et un prototypage rapide majeur pour des améliorations continues dans des délais très courts, l’équipe RH d’Avature a apporté des améliorations significatives à leur processus de recrutement. La durée du processus pour les candidats a nettement diminué, ce qui a donné lieu à un recrutement plus compétitif et 140 heures d’entretien ont été économisées. L’innovation a été rendue possible grâce au CRM et au système de suivi des candidats d’Avature en exploitant les bonnes données, en adaptant les processus à des besoins particuliers, et en créant un environnement d’apprentissage solide par le test.
Adopter des pratiques Agile a permis d’augmenter la communication entre les intervenants ainsi que la visibilité du processus pour toutes les parties. Le format de l’atelier a encouragé des conversations intéressantes autour des problèmes tels que la partialité et l’impartialité. En utilisant une approche centrée sur le client comme le recommande la méthode Agile, l’acquisition des talents en est venue à mieux comprendre l’incidence sur les responsables du recrutement et ce dont ils avaient besoin pour s’adapter, ce qui, en retour a augmenté leur intérêt. Pour Denise Dresler, lorsqu’il s’agit de recrutement, « la magie de l’agilité est qu’elle est innovante et orientée vers le client.»
