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L’accueil des nouvelles recrues est bien plus qu’une simple formalité : il s’agit d’une opportunité stratégique de mettre les employés sur la voie du succès et de susciter leur engagement. Toutefois, de nombreuses organisations peinent encore à y parvenir. Cet article explore les bonnes pratiques à ne surtout pas négliger et démontre comment une solution d’accueil des nouvelles recrues peut vous aider à créer des expériences qui motiveront non seulement les nouveaux employés, mais qui boosteront également vos résultats opérationnels.
Qu’est-ce que l’accueil des nouvelles recrues ?
L’accueil des nouvelles recrues est généralement décrit comme le processus par lequel les nouveaux employés acquièrent les connaissances, les compétences et les comportements nécessaires pour devenir des membres de l’entreprise et des initiés efficaces. Pour faire simple, ce processus définit la première impression des nouvelles recrues au sujet de l’entreprise, avant même leur premier jour de travail.
L’importance du processus d’accueil
Réussir le processus d’accueil est indispensable, car celui-ci aura un impact aussi bien sur la motivation que sur le retour sur investissement (ROI) et la rétention des employés. D’ailleurs, les nouvelles recrues satisfaites de leur accueil au bout de 90 jours ont deux fois plus de chances de rester dans l’entreprise un an et demi plus tard.
Pourtant, en dépit de son importance, le Rapport sur la culture mondiale 2023 a révélé que seulement 43 % des employés interrogés ont bénéficié d’une expérience d’accueil ayant duré plus d’une journée. Face à si peu de temps et d’attention accordés à l’accueil, c’est sans surprise que seulement 52 % des nouvelles recrues sont satisfaites de leur expérience d’accueil. Le même pourcentage se sent non formé après l’accueil.
La check-list des bonnes pratiques d’accueil
Au regard de ces statistiques inquiétantes, il est évident que de nombreuses organisations ne parviennent pas à mettre leurs nouvelles recrues sur la voie du succès. Afin de contribuer à combler ce fossé, penchons-nous sur les meilleures pratiques susceptibles de transformer le processus d’accueil de simple formalité à un outil puissant d’engagement, de développement et de rétention à long terme. En adoptant une approche réfléchie et structurée, les entreprises peuvent transformer le processus d’accueil en un avantage stratégique en s’assurant que chaque nouvelle recrue se sent préparée, valorisée et motivée dès le premier jour.
Initiation sociale des nouveaux employés à la culture d’entreprise
Les processus d’accueil devraient tous compter parmi leurs objectifs le fait que les nouveaux employés s’approprient leurs rôles rapidement, efficacement et avec un degré d’engagement positif le plus haut possible. Or, bien souvent, l’accueil des nouvelles recrues commence généralement par la monotonie d’une salle de réunion, une pile de documents et des heures de signature et de lecture.
Trop peu d’entreprises mettent à profit la période entre le moment où un candidat accepte une offre d’emploi et son premier jour de travail. Cette période est l’occasion idéale, pour les entreprises, de supprimer les tâches administratives tout en présentant les politiques organisationnelles et les avantages aux nouvelles recrues dans le confort de leur domicile.
Bien qu’elle soit loin d’être la partie la plus intéressante de l’accueil des nouveaux employés, la familiarisation avec les politiques et les avantages est essentielle pour comprendre la culture d’entreprise et le comportement acceptable. Associé à une puissante solution d’accueil des employés, le préaccueil donne le ton pour une expérience positive, pédagogique et enrichissante pour les nouvelles recrues.
Définir les rôles et les responsabilités
La clarté des rôles permet de déterminer dans quelle mesure les nouveaux employés comprennent les tâches et les responsabilités associées à leur poste. Disposer de rôles clairs est non seulement essentiel, d’un point de vue psychologique, pour assurer l’adhésion des nouvelles recrues, mais il s’agit aussi d’un prérequis à la productivité. Là encore, vous pouvez profiter de la période entre la signature du contrat et le premier jour de travail des nouvelles recrues pour le faire.
Dans la mesure où la clarté des rôles a plus d’impact lorsqu’elle est perçue à travers le prisme des attentes en termes de performances, les entreprises devraient envisager de clarifier les rôles en y associant un framework servant à établir des objectifs. C’est ici que la méthodologie des objectifs et résultats clés (les OKR), sujet abordé précédemment à propos de la gestion de la performance, se révèle essentielle pour contribuer à aligner les nouvelles recrues.
Les entreprises qui éprouvent des difficultés à transmettre toutes les informations qui ont trait au poste ne tiennent pas compte de l’un des indicateurs les plus fiables de la satisfaction et de l’engagement des nouvelles recrues. Les OKR, en tant qu’exercice bidirectionnel d’établissement d’objectifs, apportent de la clarté et encouragent les nouveaux employés à développer des objectifs de poste qui vont de pair avec la vision stratégique globale de l’entreprise.
Intégrer une formation spécifique au poste
Beaucoup d’acteurs RH considèrent la formation spécifique au poste ainsi que l’accueil des nouveaux employés comme deux éléments distincts de la formule de productivité, la première comme un investissement à long terme dans le développement, le second comme un exercice d’accueil axé sur la politique et la culture d’entreprise. Il n’est donc pas rare que les entreprises traitent ces deux frameworks comme des composantes distinctes de l’expérience des talents.
Pourtant, la réussite du processus d’accueil dépend de la capacité des RH et de la direction à faire coexister les deux de manière harmonieuse et complémentaire.
La formation spécifique au poste constitue sans doute une démarche de développement des compétences à long terme. Toutefois, le caractère primordial de la clarté des rôles nécessite que la formation ciblée commence dès les premières étapes de l’accueil des nouveaux employés. Assurer la transparence dès le début est primordial.
Tout comme la présentation des politiques et des avantages aux nouvelles recrues, les entreprises doivent commencer à fournir du matériel de formation personnalisé aux employés au cours de la période de préaccueil. Même les nouvelles recrues les plus expérimentées auront besoin d’une présentation des tâches et processus qui définiront leur rôle, la vidéo interactive et le contenu en e-learning constituent donc des ressources essentielles dans la quête de la productivité, notamment lorsqu’il s’agit d’un processus d’accueil à distance.
Familiariser les employés avec la culture d’entreprise
L’accueil constitue également la période la plus propice pour présenter la culture d’entreprise à vos nouvelles recrues. Un hub d’engagement des employés personnalisé tel qu’Avature DNA (Réseau social d’entreprise) joue un rôle essentiel à la création du réseau et aidera à présenter aux nouveaux employés les valeurs clés ainsi que les méthodes de travail de votre organisation. Découvrez comment Epic a eu recours à Avature DNA et des solutions d’accueil pour transformer son expérience d’accueil des nouvelles recrues et économiser plus de 50 000 $ uniquement en timbres, en permettant aux nouvelles recrues de signer des documents par voie électronique sur leur portail d’accueil.
Nous avons fini par mettre en œuvre la solution Avature DNA pour permettre à nos employés de disposer d’un outil de réseautage professionnel centralisé disponible dans le portail d’accueil d’Avature pour les aider à faire connaissance avec leurs futurs collègues avant de les rencontrer en personne. »
Jeff Sonntag
Recruiter & Recruiting Systems Administrator chez Epic
Les portails d’accueil, notamment dans le cadre du travail à distance, peuvent donc permettre aux entreprises de mettre à l’aise les nouvelles recrues, en les présentant à leurs responsables et aux membres de l’équipe avant le premier jour.
BMC a tiré parti d’un portail à l’image de la marque avec un contenu sur mesure et dynamique pour les nouveaux employés. Plutôt que le silence radio auquel sont souvent confrontés les nouveaux employés après la signature, l’engagement des nouvelles recrues est assuré grâce à des vidéos de bienvenue de la part des dirigeants, à des ressources relatives à leur nouveau rôle, à des liens utiles, à du contenu en rapport avec le lieu et à des informations pertinentes sur l’entreprise.
Le portail d’accueil d’Avature ne se contente pas de donner lieu à une expérience d’accueil positive, mais permet également aux nouveaux employés de se sentir préparés et à l’aise dans leur nouveau rôle et au sein de l’entreprise, pour ainsi gagner rapidement en productivité.
Si nous ne créons pas ce lien pendant la période d’attente précédant leur arrivée, il est fort probable que d’autres entreprises le fassent. »
Jen Corio
Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software
Les entreprises qui conjuguent leurs efforts pour encourager l’établissement de réseaux permettront aux nouvelles recrues de développer le tissu social nécessaire, non seulement pour comprendre la culture d’entreprise, mais aussi pour y contribuer rapidement.
En conclusion…
La plupart des nouvelles recrues décident de rester ou de partir au cours de leurs six premiers mois de travail, alors une bonne ou une mauvaise expérience d’accueil peut faire ou défaire une organisation.
En tant que fournisseur de solutions d’accueil SaaS de premier ordre pour certaines des entreprises les plus dynamiques au monde, nous avons bien conscience que l’expérience candidat ne prend pas fin lors de la signature du contrat. Pour en savoir plus sur les mesures prises par nos clients pour assurer le succès du processus d’accueil, n’hésitez pas à nous contacter dès à présent.
