Articles 
« On n’a jamais une seconde chance de faire une première impression. »
Dans le monde de la gestion du capital humain, les premières impressions sont d’autant plus importantes que les nouvelles recrues décident si elles vont rester durant leur premier mois dans l’entreprise. Une bonne expérience d’onboarding peut générer de la rétention et un engagement de long terme. Or, 88 % des employés pensent encore que leur entreprise n’offre pas un bon accueil à leurs nouveaux employés.
L’émergence des modes de travail hybrides et du télétravail n’a fait qu’exacerber ce problème. En effet, les nouvelles recrues ne se sentent pas soutenues, alors même qu’elles embarquent vers une nouvelle étape de leur carrière, seules chez elles. Dans ce contexte, repenser les stratégies d’onboarding virtuel est vite devenu une priorité pour les équipes RH autour du monde.
Alors que l’onboarding virtuel est presque certain de dépendre grandement du pouvoir des solutions de SaaS, une dépendance technologique ne veut pas dire qu’il faut renoncer à y apporter une touche humaine. Dans cet article, nous étudierons les différentes stratégies que les organisations peuvent implémenter pour aider à humaniser leurs expériences d’onboarding virtuel et les nouvelles recrues à réussir.
Commençons tout de suite.
Pourquoi l’élément social est essentiel pour un onboarding virtuel efficace
L’onboarding ne doit pas être centré sur l’entreprise, mais sur les nouveaux collaborateurs. De fait, leur offrir un réseau d’accompagnement pour leur montrer les ficelles du métier, leur donner des conseils techniques ou par rapport à leur carrière, est au cœur du succès d’un programme d’onboarding.
L’onboarding, ou l’accueil traditionnel, est généralement associé à la paperasse administrative et à la formation aux politiques de l’entreprise, bien plus qu’à la construction de relations sociales et professionnelles. Cependant, comme l’arrivée à un nouveau poste implique souvent beaucoup de réunions avec les RH, les membres de l’équipe et les managers, le modèle traditionnel amène une certaine dose de réseautage collatéral.
Or, dans un environnement professionnel où rejoindre une nouvelle équipe virtuellement est devenu chose commune, beaucoup de nouvelles recrues font face à un niveau supplémentaire de complexité quant au fait de se socialiser lors de leur onboarding.
Ainsi, la priorité pour les entreprises qui cherchent à accueillir des employés à distance devrait être de structurer l’expérience afin de promouvoir un sens de communauté. La solitude au travail est non seulement un problème bien réel pour les nouvelles recrues, mais, selon la Harvard Business Review, c’est l’un des principaux facteurs de turnover.
Les entreprises peuvent chercher à améliorer la rétention des nouveaux employés en créant un emploi du temps d’onboarding qui encourage et permet de nouer des liens, même de façon purement digitale. Pour prendre des nouvelles virtuellement ou pour des pauses-café en visio, une attitude de « caméra allumée » peut aider à surmonter l’isolement qui est souvent ressenti par les employés lors de leur onboarding virtuel.
Personnalisez l’expérience d’onboarding virtuel avant le premier jour
L’un des objectifs les plus importants de tout programme d’onboarding virtuel est d’aider les nouvelles recrues à se sentir à l’aise dans leurs rôles le plus rapidement et le plus efficacement possible.
L’une des manières d’accélérer ce processus d’intégration est d’engager les nouveaux collaborateurs lors d’une phase connue sous le nom de « pré-boarding » ou « pré-intégration ». Cette notion se réfère à une période cruciale entre le moment où le candidat accepte l’offre d’emploi et son premier jour.
La plupart des organisations ont tendance à classifier le pré-boarding comme la réalisation de certaines tâches administratives avant le début officiel de l’emploi. Mais, en réalité, c’est une opportunité unique et fréquemment négligée pour les entreprises d’apporter de la valeur ajoutée personnalisée à la période avant le premier jour d’un nouvel employé.
Un grand nombre de nouvelles recrues seront certainement en train de naviguer la transition entre la sécurité relative de leur employeur actuel et l’incertitude d’un nouveau poste dans une nouvelle organisation. Avec tout le changement social, professionnel et personnel qu’implique une telle transition, un manque de communication de la part de votre entreprise pourrait exacerber leur hésitation.
Cependant, au-delà de la basique personnalisation d’objet d’emails, c’est une opportunité d’engager avec les nouveaux collaborateurs d’une façon qui met en avant la singularité de leurs compétences, de leurs connaissances et de leur talent.
Avec la bonne plateforme et le bon outil d’onboarding, les entreprises peuvent offrir des communications de pré-intégration personnalisées, pertinentes et ciblées aux nouvelles recrues. Les communications peuvent être filtrées par de nombreux paramètres comme le rôle, le niveau de responsabilité ou encore la position géographique et peuvent inclure, par exemple :
- Des messages de bienvenue de la part des membres de leur équipe.
- Une visite virtuelle des bureaux pour qu’ils se familiarisent avec leur environnement à l’avance.
- Des recommandations de restaurants aux alentours.
- Une formation spécifique à leur poste qui permettra de réussir plus facilement.
- Leur emploi du temps pour leur première semaine afin de susciter de l’enthousiasme.
Optimisez l’onboarding de vos employés à distance grâce à des mentors virtuels
Plus de 70% des entreprises du Fortune 500 proposent divers programmes de mentorat à leurs employés, visant à améliorer les performances, augmenter la rétention et à optimiser le rendement global de l’organisation.
Un programme formel de mentorat est l’une des dernières stratégies offrant une attention individualisée que les entreprises pourraient inclure dans leur processus d’onboarding virtuel. Bien qu’il soit traditionnellement associé au développement du leadership des employés existants, le mentorat dans la gestion de talents est renommé depuis longtemps pour sa capacité à avoir un impact positif sur l’engagement des employés, leur rétention et leur inclusion.
Alors que les organisations cherchent à optimiser leurs processus d’onboarding virtuel, le mentorat doit évoluer de la phase d’intégration à la phase de pré-intégration. Cela veut dire qu’il doit passer d’une option passive en libre-service, que la plupart des entreprises utilisent aujourd’hui lorsque les employés ont terminé leurs premières semaines, à un programme formel à mettre en place lors du pré-boaring et de l’onboarding.
Les mentors virtuels aident à guider les nouvelles recrues lors des phases d’onboarding à distance, ce qui allège le fardeau des autres acteurs des ressources humaines tout en stimulant l’engagement.
D’une perspective d’intelligence sociale, l’accueil chaleureux d’un mentor virtuel contribuera grandement à assurer aux nouveaux collaborateurs que, bien qu’ils soient dispersés géographiquement, ils ne sont pas seuls.
Au-delà d’offrir une structure et des ressources abondantes aux nouvelles recrues, les entreprises pourraient donc envisager d’assigner des mentors et mentorés en groupes. Bien que cela dépende du nombre de nouveaux employés dans chaque session d’onboarding, cela offrira un réseau initial qui aidera les employés à construire un capital social et à nouer des liens avec leurs collègues dans différents services.
En conclusion
L’apparition de défis commerciaux imprévus s’accompagne d’innombrables opportunités d’innovations et de réussites. Le passage à un travail à distance et à des équipes éparpillées n’est pas différent. Les organisations prêtes à repenser leurs pratiques d’onboarding virtuel, de la personnalisation au mentorat, se positionneront pour réussir.
