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Une célèbre agence de voyage en ligne de renommée mondiale cherchait à tirer parti des opportunités stratégiques offertes par le contexte post-pandémique afin de renforcer sa présence internationale, tout en consolidant l’intensité de ses opérations nationales.
L’agence cherchait à s’implanter rapidement dans plus de 25 pays répartis sur six continents. Il est alors rapidement devenu primordial d’élaborer une stratégie mondiale cohérente en matière de talents, à même de naviguer dans les complexités des divers marchés culturels et régionaux. L’agence savait qu’il lui fallait un partenaire disposant à la fois de la technologie et de l’expertise nécessaires pour soutenir une transformation de cette ampleur dans un délai limité. C’est à ce moment-là qu’elle s’est tournée vers Avature.
À peine quatre mois plus tard, toutes les données relatives à l’acquisition de talents, les axes de travail (workstreams) et les intégrations tierces ont été consolidés au sein de l’ATS hautement configurable d’Avature. Cela a permis d’aboutir à un processus de recrutement plus fluide, à la fois cohérent au niveau mondial et adaptable au niveau local, efficace dans sa conception mais suffisamment personnalisable pour s’adapter à l’évolution des besoins de l’agence.
Définir les défis d’une stratégie évolutive en matière de talents
Les obstacles auxquels l’agence s’est trouvée confrontée sont bien connus des entreprises qui cherchent à accroître ses effectifs afin d’être à la hauteur de ses ambitions mondiales. Ces principaux obstacles sont les suivants :
- Problématiques liées au déploiement d’une technologie numérique capable de répondre de manière adéquate aux demandes de recrutement régionales tout en favorisant une stratégie de recrutement mondiale intégrée.
- Incapacité à suivre de manière efficace l’avancement des candidats tout au long du processus de recrutement, de la présélection à l’accueil.
- Piètre coordination entre les équipes RH mondiales au niveau de la synchronisation des informations et la gestion efficace de leur travail.
- Difficultés à répondre aux questions de conformité en matière de confidentialité des données à l’étranger et à trouver une solution personnalisée qui réponde aux besoins de recrutement locaux.
- Absence d’intégration avec les sites d’emploi et plate-formes à l’étranger, ce qui rend impossible le stockage centralisé des CV des postulants.
- Absence d’un système multilingue intégré destiné à soutenir les équipes RH locales et le processus de candidature, ce qui entraîne des délais de présélection prolongés.
- L’efficacité du suivi et du reporting du recrutement au niveau mondial a pâti de l’absence de données intégrées et de moyens permettant de les interpréter efficacement.
Il devenait évident que les pratiques de recrutement fragmentées utilisées jusqu’à présent ne répondaient plus à l’évolution des besoins de l’organisation. Par ailleurs, il était désormais impératif de trouver une solution technologique permettant aux équipes RH de gérer plus efficacement le sourcing, l’engagement, le recrutement et l’accueil des talents. C’est à ce moment-là que l’entreprise a pris contact avec Avature.
Comment Avature a contribué à la mise en place d’une approche globale intégrée
Avature a d’abord commencé à faciliter les échanges entre les principales parties prenantes, en mettant l’accent sur les exigences uniques au niveau régional et les problématiques de recrutement rencontrés à travers l’entreprise, et en alignant tout le monde sur la vision globale du projet.
En travaillant en étroite collaboration et en s’inspirant des meilleurs cas d’utilisation d’Avature, ils ont défini la configuration et la stratégie de mise en œuvre d’un ATS hautement personnalisable et adapté aux besoins, qui allait permettre de consolider l’ensemble du processus de recrutement, ainsi que toutes les données relatives aux candidats, au sein d’une seule et même plate-forme.
En respectant un échéancier ambitieux, Avature et l’agence ont adopté une approche agile de la transformation. L’architecture d’intégration évolutive d’Avature a été exploitée en vue de connecter et de prendre en charge un écosystème tiers complet, c’est-à-dire les sites d’emploi, les évaluations en ligne, la planification des entretiens et les offres électroniques, les vérifications des antécédents, l’accueil et les processus RH de base.
Avature a également pu accompagner l’agence dans la mise en place d’une cohérence de marque sur tous les points de contact du recrutement, tout en tirant parti de la reconnaissance mondiale de la marque pour promouvoir la PVE de l’agence.
Le nouvel ATS a été mis en service en l’espace de quatre mois seulement, et les portails des parties prenantes étaient accessibles dans cinq langues principales. Tout au long de la période de mise en œuvre et celle qui a suivi, l’architecture flexible d’Avature a permis d’effectuer les changements requis par le client tout en garantissant que la solution puisse évoluer parallèlement à la stratégie de recrutement du client.
Les premiers effets d’une transformation numérique en cours
Avature ATS (système de suivi des candidats) a amélioré l’efficacité et l’efficience des initiatives de recrutement du client et a ouvert la voie à un écosystème tiers synergique qui vient agrémenter ses opérations mondiales. Cette approche a permis de répondre aux besoins de recrutement régionaux sans compromettre les objectifs globaux de l’agence en matière de talents.
Les résultats de cette transformation sont impressionnants :
- Une réduction significative du temps de présélection des candidats grâce aux puissantes fonctionnalités de présélection des profils offertes par Avature.
- Plus de 360 nouvelles offres d’emploi ont été créées et plus de 12 540 CV ont été recueillis au cours des cinq premiers mois suivant la mise en service du système ATS.
- Plus de 11 000 e-mails à l’image de la marque ont été envoyés en vue d’obtenir l’engagement de candidats internationaux.
- Une source unique de vérité, associée aux capacités de reporting d’Avature, a permis à la direction de suivre et d’analyser efficacement les activités de recrutement dans différents pays et secteurs d’activité, d’améliorer la visibilité et d’étayer la prise de décision stratégique.
Perspectives d’avenir
La tâche ne s’arrête pas là. Forte du succès de la mise en œuvre de son ATS, l’agence a décidé de passer à la phase suivante de son ambitieux projet d’optimisation. À un niveau plus avancé du cycle de vie des talents, il s’agira d’améliorer l’automatisation du processus d’accueil à l’étranger de l’agence et de ses activités de collecte d’informations, en réduisant la gestion des données de référence et en allégeant le fardeau administratif de ses équipes en charge des talents.
