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Que vous soyez en pleine phase de recrutement massif des employés saisonniers, confronté à un afflux de candidatures dû à une croissance rapide, ou que vous souhaitez simplement améliorer votre stratégie de recrutement à grande échelle, vous savez que la tâche est loin d’être simple.
Attirer un grand nombre de candidats est une première étape cruciale. Toutefois, le véritable défi consiste à choisir les profils les plus appropriés de manière efficace et dans les délais impartis. Cela devient d’autant plus complexe lorsque les postes à pourvoir sont nombreux.
Bien que la technologie soit souvent perçue comme la solution miracle pour simplifier le processus, la réalité est que bon nombre de ces outils ne répondent pas aux attentes des entreprises. En effet, nombre de nos clients se sont tournés vers Avature après avoir constaté que leurs systèmes de suivi des candidatures ne leur offraient pas les gains d’efficacité escomptés, en particulier concernant l’automatisation intelligente.
Lors d’un récent webinaire, nous avons partagé plusieurs pratiques exemplaires qui ont permis à nos clients d’optimiser leur stratégie de recrutement en volume. Voici les points clés à retenir :
Lors d’un récent webinaire, nous avons décidé d’évoquer un certain nombre de bonnes pratiques que toute organisation peut trouver utiles lorsqu’il s’agit de recrutement en volume. Munissez-vous d’un stylo, d’une feuille de papier et plongeons dans le vif du sujet !
N°1 : ne commencez pas un recrutement en volume à partir de zéro
Quatre mots sont à retenir : base de données interne. S’y plonger peut paraître être une tâche fastidieuse, un peu comme Velma dans Scooby Doo partant à la recherche de ses lunettes dans l’obscurité totale.
Cependant, une plate-forme de talents dotée d’une fonctionnalité de recherche complète peut constituer la clé qui vous permettra de redécouvrir des candidats précédemment envisagés et avec lesquels vous avez été en contact. L’exploitation de cette base de données peut s’avérer particulièrement précieuse lorsqu’il s’agit de recruter en volume et de mener une course contre la montre, dans la mesure où vous ne cherchez pas à partir de zéro, mais vous puisez dans les talents qui connaissent déjà votre organisation et qui ont déjà manifesté leur intérêt pour votre entreprise.
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour exploiter votre base de données, mais voici deux stratégies pour vous aider à démarrer :
- Les médaillés d’argent : Il est fréquent que certaines personnes soient qualifiées pour le poste, mais n’ont pas été retenues, et ces candidats sont susceptibles d’être intéressés par une nouvelle opportunité. Grâce à votre plate-forme de talents, vous pouvez créer en un clin d’œil une liste de tous celles et ceux qui figuraient dans les short lists pour des postes similaires.
- Les talents externes : Si vous avez adopté une approche holistique des talents, il se peut que vous ayez la chance d’avoir une visibilité sur les sous-traitants et les indépendants qui ont fait leurs preuves lors de projets précédents. Les entreprises les plus tournées vers l’avenir confient la responsabilité de ce segment majeur de talents aux RH plutôt qu’aux services d’approvisionnement, ce qui leur permet d’avoir une vision exhaustive des compétences disponibles au sein de leur personnel et d’aligner l’expérience des sous-traitants sur celle des employés. En créant des réseaux de travailleurs indépendants ayant déjà été engagés et en recueillant des feedbacks sur leurs performances, vous serez en mesure de solliciter ce groupe dès lors qu’une nouvelle opportunité se présentera et d’engager les personnes les plus compétentes.
Si votre plate-forme de talents dispose d’outils alimentés par l’IA, la recherche de pépites cachées dans votre base de données sera encore plus facile. Une fois que vous aurez clairement défini les compétences et l’expérience souhaitées, la technologie se chargera du travail fastidieux en vous recommandant des candidats qui pourraient parfaitement correspondre à vos besoins.
Outre le fait de faire gagner un temps précieux à vos recruteurs et d’accélérer le processus d’embauche, les puissants algorithmes peuvent découvrir des candidats qualifiés que les recruteurs auraient pu ignorer lors d’une recherche traditionnelle.
N°2 : rationalisez les processus pour le recrutement en volume
Lorsqu’elles sont confrontées à un nombre conséquent de candidats, les équipes risquent de se retrouver complètement dépassées et l’expérience peut se révéler désastreuse tant pour les candidats que pour les équipes de recrutement. Disposer d’une technologie adéquate peut transformer le recrutement en volume en un rêve structuré et rationalisé, plutôt qu’en un cauchemar désordonné et fastidieux. Voyons quelques exemples concrets :
- Les entretiens vidéo à la demande différés : Les candidats peuvent enregistrer leurs réponses au moment qui leur convient et les équipes de recrutement peuvent les consulter à tout moment. Cette méthode permet d’éliminer toute contrainte de planification, mais aussi d’aider les recruteurs à gérer plus efficacement un grand nombre de candidats et ce, partout dans le monde.
- Questions éliminatoires : Éliminez rapidement les candidats non qualifiés, ce qui accélère la recherche des meilleurs talents et optimise la gestion du temps de votre équipe de recrutement.
- Communications automatisées : Donnez à votre équipe la possibilité d’automatiser et d’envoyer des communications à partir d’une seule et même plate-forme. Les membres de l’équipe pourront ainsi envoyer en masse des invitations aux candidats pour qu’ils enregistrent leur entretien via un lien unique, grâce à des jetons de personnalisation intelligents qui donneront aux candidats l’impression que vous vous adressez directement à eux tout en envoyant des instructions à plusieurs personnes.
- Planificateur automatique : Rationalisez le processus d’entretien en mettant en œuvre un outil qui élimine les désagréments liés aux interminables échanges d’e-mails et qui permet aux recruteurs de surmonter toute problématique de planification. Cela fait gagner un temps précieux et permet aux parties prenantes d’inviter des participants sans surbooking, ce qui améliore par la même occasion à la fois l’expérience candidat et l’expérience recruteur.
N°3 : des expériences personnalisées pour les parties prenantes
La réussite d’un recrutement en volume requiert la collaboration d’autres parties prenantes qui ne participent pas systématiquement au processus de recrutement. C’est le cas par exemple des responsables de recrutement, qui endossent le rôle de recruteur pour une brève période parallèlement à leurs responsabilités habituelles.
En vue d’alléger la charge, la technologie peut être mise à profit afin de leur offrir une expérience sur mesure qui leur simplifie grandement la tâche. Par exemple, dans le retail, le recrutement en volume est une pratique répandue en raison du grand nombre de candidats de niveau débutant et de la demande saisonnière. C’est dans ce contexte que les gérants de magasin doivent pouvoir compter sur une aide supplémentaire. Étant donné qu’ils sont sans cesse en mouvement et qu’ils sont occupés à assumer leurs tâches de gestion habituelles, ils ne disposent que de très peu de temps pour se charger du recrutement.
La mise en place d’un portail de gérant de magasin intuitif et facile à utiliser peut considérablement accélérer le processus d’entretien. Ce portail, véritable solution tout-en-un, leur permet de gérer toutes les tâches en attente et d’effectuer des actions, telles que la disqualification des candidats, en masse et de manière efficace. C’est précisément l’un des avantages que GPS Hospitality, un franchisé de restauration rapide, a constaté après avoir repensé sa stratégie de recrutement à grande échelle avec Avature et introduit ce portail dédié aux responsables de recrutement.
Afin de déterminer si les efforts déployés en matière de recrutement en volume portent leurs fruits, le portail doit également apporter des informations précises sur la progression du recrutement au moyen de rapports visuels compréhensibles en un coup d’œil. Il peut s’agir du délai pour pourvoir un poste (afin de mieux comprendre les délais requis pour pourvoir chaque poste), des embauches par source (pour évaluer l’efficacité de vos stratégies et de vos outils de recrutement) ou des postes saisonniers (pour savoir combien ont été pourvus).
Les événements sur site représentent un autre scénario dans lequel le recrutement en volume peut se solder par un échec si l’expérience des parties prenantes n’est pas satisfaisante. En effet, pour garantir le retour sur investissement de l’événement et atteindre des objectifs de recrutement ambitieux, le personnel sur site doit faire passer des entretiens à un nombre considérable de candidats. Or, sans la technologie adéquate, il devient impossible de suivre les feedbacks et d’identifier les candidats les plus qualifiés.
La mise en œuvre d’un portail d’événements peut révolutionner l’expérience des personnes sur le terrain et générer des résultats positifs en matière de recrutement. Au lieu de se noyer dans un océan de documents administratifs, les données relatives aux candidats sont enregistrées numériquement et par le biais d’appareils mobiles, les feedbacks sont recueillis de manière centralisée en temps réel pour que toute votre équipe puisse y accéder et que des mesures puissent être prises immédiatement, comme inviter un candidat intéressant à passer à l’étape suivante du processus. De cette manière, chacun peut suivre l’évolution du processus, en exploitant au mieux le temps et les ressources disponibles.
N°4 : exploitez les outils d’engagement des candidats
Comme nous le disions précédemment, les entreprises sont en concurrence pour attirer les talents dans des situations où le facteur temps est décisif, telles que le recrutement saisonnier ou l’embauche pour un nouveau site. Lorsqu’elles ont recours au recrutement en volume, elles peuvent atteindre un grand nombre de candidats et dénicher les meilleurs talents en tirant parti de leurs outils puissants, notamment par le biais de campagnes.
Vous serez ainsi capable de tirer pleinement parti de vos campagnes en ayant recours à une plate-forme qui vous permettra de centraliser toutes vos activités marketing de recrutement et d’opérer de manière holistique à travers les différents canaux. Vous bénéficierez ainsi d’une meilleure visibilité de l’ensemble des actions que vous aurez prévues visant à renforcer l’engagement comme les e-mails, SMS, campagnes sur les réseaux sociaux et landing pages, et pourrez suivre les performances de même que l’état d’avancement de vos campagnes.
Les plate-formes les plus performantes fournissent des rapports solides et intuitifs qui capturent la réponse de votre audience cible ainsi que l’efficacité de chaque canal, afin que vous puissiez optimiser en permanence vos efforts.
Il est même possible d’aller encore un peu plus loin et de combiner tout cela avec une automatisation intelligente, en laissant la technologie se charger elle-même du travail fastidieux, un outil particulièrement utile dans le contexte d’un recrutement de masse. Dans ce cas précis, le principal avantage est d’optimiser le temps des parties prenantes en leur en donnant davantage pour engager de nouveaux prospects sans qu’elles aient à gérer en plus l’intégralité de toutes leurs campagnes.
Le cas de Bankers Life n’est qu’un exemple parmi tant d’autres de la manière dont l’automatisation peut faciliter les tâches les plus complexes. Bankers Life, une compagnie d’assurance vie et de santé de premier plan, a fait appel à Avature pour l’aider à recruter des agents d’assurance à travers le pays en élaborant un processus de sourcing et de présélection robuste et entièrement automatisé.
Grâce à notre fonctionnalité WebSources, l’entreprise a pu développer une configuration de recherches sauvegardées avec des filtres spécifiques visant à cibler le talent idéal. Elle a par ailleurs effectué des recherches planifiées portant sur 10 000 candidats, qui se sont déroulées automatiquement, même en dehors des heures de bureau. Grâce à ce processus, tous les nouveaux candidats ont été ajoutés à leur base de données de manière automatisée et ont été associés à une agence spécifique en fonction de leur emplacement géographique.
En outre, l’entreprise s’est intéressée de près au parcours du candidat, raison pour laquelle elle a personnalisé les e-mails envoyés à chaque étape du processus ; certains d’entre eux comportaient même une invitation à programmer soi-même des séances d’information via un portail. Des communications automatisées ont également été envoyées aux candidats éliminés, ce qui a permis de veiller à ce qu’ils ne soient jamais relégués au second plan en restant sans réponse et qu’ils restent engagés lors des communications futures.
Les résultats ? Bankers Life compte à présent 10 millions de candidats dans son instance Avature et tous sont 100 % engagés.
N°5 : mesurez, suivez et examinez vos efforts en matière de recrutement en volume !
Cependant, les efforts ne doivent pas s’arrêter à la mise en œuvre. Une fois vos stratégies de recrutement en volume déployées, il est essentiel de comprendre leur performance. Si vous ne disposez pas de ces informations, vous ne serez pas en mesure de reconnaître les domaines dans lesquels vous rencontrez du succès et ceux dans lesquels vous devez repenser vos efforts. Dès lors, que peut entreprendre votre organisation afin de les mesurer, les suivre et les examiner ? Nous préconisons une approche à trois volets !
- Établir des rapports sur les données relatives aux sources de candidats et aux indicateurs du site carrière. En comprenant le fonctionnement de la partie supérieure de l’entonnoir, vous pouvez déterminer la meilleure façon d’allouer les ressources. Si la majorité des candidats qualifiés proviennent de campagnes Facebook, vous voudrez alors allouer plus de budget à ce canal.
- Établir des rapports sur les processus. Cela permet d’identifier les goulets d’étranglement et les domaines dans lesquels vous devriez rationaliser et éventuellement intégrer davantage d’automatisation.
- Établir des rapports sur l’expérience. Les enquêtes peuvent vous aider à mieux appréhender la manière d’améliorer l’expérience et d’instaurer la confiance pour une collaboration plus fluide, favorisant ainsi un recrutement plus efficace. Vous pouvez demander aux candidats, aux responsables du recrutement et aux autres parties prenantes concernées de fournir leurs feedbacks sur chaque étape de l’expérience.
Pour conclure…
Le paysage actuel des talents est de nature à submerger même le plus expérimenté des recruteurs. Les entreprises sont sans cesse à la recherche d’innovations afin d’être compétitives pour attirer les talents adéquats qui répondent à leurs besoins.
Avec une plate-forme de talents intelligente, la mise en œuvre de ces bonnes pratiques de recrutement en volume peut faire la différence en matière d’expérience pour l’ensemble des parties prenantes. Il ne suffit tout simplement pas de trouver les bonnes personnes ; l’ensemble du processus et de l’expérience doit être aussi fluide que possible pour que votre stratégie de gestion des talents soit couronnée de succès.
