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Les recruteurs passent plus de 20 % de leur temps à planifier des entretiens qui peuvent même mobiliser jusqu’à 50 % du temps pour certains. Courir après une personne pour obtenir un rendez-vous, ou inversement, n’est une expérience agréable pour personne. Pendant que les recruteurs et les responsables du recrutement ont toutes les peines à se coordonner, les candidats rongent leur frein en attendant que la situation se débloque.
Avec l’ampleur de ces solutions ponctuelles consacrées uniquement à la planification des entretiens, comment cette question a-t-elle peut rester non résolue pour la plupart des entreprises ? La réponse est pourtant simple : face à un volume élevé de candidats, le défi va au-delà de la solution classique « voici mes disponibilités, dites-moi celles qui vous conviennent ».
L’automatisation de la planification, comme toute automatisation, est limitée par les données accessibles. L’accès aux calendriers de toutes les parties prenantes ne suffit tout simplement pas. Une solution complète de planification des entretiens doit être pleinement intégrée dans vos workflows de recrutement.
Pourquoi vous faut-il plus qu’un plug-in d’une tierce partie ?
En d’autres termes, les simples add-ons fournissent une aide limitée, car ils ne sont pas conçus pour s’adapter aux particularités de votre stratégie de recrutement. Les dates sont leurs seules données, et ils ne connaissent pas les autres dizaines d’éléments qui composent l’acquisition de talents d’aujourd’hui, avec du vocabulaire tels que : qualifications, entonnoirs, campus, responsabilités des intervenants, feedbacks d’entretien, ou offres.
Chaque fois que vous devez planifier un entretien, vous êtes confronté à un moment décisif. Si vous êtes trop lent ou que cela nécessite d’innombrables échanges, les candidats perdront non seulement patience et commenceront à envisager d’autres options, mais ils concluront par ailleurs que le manque de coordination affiché lors de la planification de leurs entretiens est représentatif de l’expérience de travail au sein de votre entreprise. C’est la raison pour laquelle nous avons décidé d’intégrer la planification des entretiens directement dans la plate-forme Avature.
La planification des entretiens intégrée à votre logiciel de recrutement
Nous mettons en place les mêmes outils que ceux utilisés par nos clients pour élaborer l’ensemble de leur stratégie de recrutement, ceux-là mêmes qui les aident à automatiser des parties entières du processus de recrutement, au service de l’amélioration de l’expérience de planification de toutes les parties prenantes.
Une bonne planification, ce n’est pas si simple. Par le passé, notre fonctionnalité de planification n’était pas à la hauteur de nos exigences, car il lui manquait cette flexibilité et cette agilité qui caractérisent Avature. Les feedbacks de nos clients au cours de ces dernières années nous ont permis de mettre au point notre approche.
Quelles sont les prochaines étapes de la planification ?
Nous mettons tout en œuvre pour créer une solution de planification de nouvelle génération. Notre future application ne tiendra pas seulement compte de la disponibilité en trouvant automatiquement des créneaux ouverts, mais elle sera également capable de déclencher des méthodes de planification alternative, en fonction du type d’entretien, des exigences, et des parties prenantes impliquées.
Prenons le cas d’intervenants seniors qui ne disposent que de très peu de temps : un créneau où aucune activité n’est affichée sur leur calendrier ne signifie absolument pas que ce créneau est libre et qu’il peut être utilisé pour s’entretenir avec un candidat. Ainsi, au lieu d’offrir les créneaux disponibles aux candidats, nous déclencherons un processus qui demandera aux parties prenantes elles-mêmes de sélectionner le moment où elles sont disposées à participer.
Si, pour une raison quelconque, vous avez besoin d’effectuer à nouveau une planification, Avature sera suffisamment intelligent pour redémarrer le processus. Le système est capable de gérer le processus du début à la fin de façon autonome, que ce soit pour trouver une nouvelle concordance dans l’agenda ou pour interroger à nouveau les parties prenantes sur leurs disponibilités. Si quelqu’un venait à ne plus pouvoir se participer, il peut alors rappeler aux recruteurs de remplacer l’une des parties prenantes. Il va sans dire que la planification ne se limite pas uniquement aux entretiens. Notre feuille de route est ambitieuse et de nouvelles fonctionnalités seront déployées par étape. Par exemple, nous avons récemment effectué le lancement d’un ensemble de fonctionnalités permettant de créer des agendas complets, pour tout candidat participant à vos événements.
La planification des entretiens est une fonctionnalité qui peut véritablement changer la donne lorsqu’elle est pleinement intégrée dans votre ATS (ou bien dans le recrutement de CRM ou d’une solution de recrutement de candidats en fin d’études). Tous les outils, e-mails aux couleurs de l’entreprise, intégrations SMS, workflows automatisés, peuvent vous aider à créer une expérience candidat difficile à égaler.
Le gain de temps pour vos recruteurs peut se chiffrer en dizaines d’heures par semaine, des heures actuellement consacrées à essayer de joindre les responsables du recrutement et les candidats. Les soulager de la planification manuelle des entretiens se traduit par davantage de temps consacré à des activités à forte valeur ajoutée : faire la connaissance de vos candidats et trouver les meilleurs talents dont vous avez besoin pour conserver une longueur d’avance.
