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Table des matières
- Repenser la gestion des collaborateurs externes
- Il manque une touche humaine à la gestion des collaborateurs externes
- Les coûts réels de la gestion de la main-d’œuvre occasionnelle
- Les dangers du manque de visibilité
- L’heure du changement : une nouvelle approche de la gestion des collaborateurs externes
- Développer un réseau de talents solide
- Humaniser les communications en matière de sourcing lors du recrutement de travailleurs occasionnels
- Une expérience fluide sur mesure : le témoignage de Deloitte
- Avature est là pour vous aider
Repenser la gestion des collaborateurs externes
Les spécialistes de l’acquisition de talents s’accordent à dire que la gestion des collaborateurs externes (contingent workforce management ou CWM) est plus que jamais d’actualité au cours des dernières années. À la suite de la pandémie de COVID-19, de plus en plus d’entreprises font appel aux services de travailleurs occasionnels pour répondre à des demandes de main-d’œuvre à court terme, pallier les manques d’effectifs ou ajouter des compétences spécialisées pour des projets spécifiques.
Bien que la pandémie soit venue accentuer certains aspects de ce phénomène, la main-d’œuvre externe connaît une croissance constante depuis une décennie et ne cessera de croître. D’après les estimations de McKinsey, 70 % des cadres prévoient dans un avenir proche de recruter des travailleurs occasionnels. En effet, d’ici 2030, 80 % de la main-d’œuvre devrait être constituée d’indépendants.
Pour rester compétitives, les entreprises se de doivent repenser leur approche de la gestion des collaborateurs externes. Selon la Harvard Business Review, en 2023, « les organisations avisées […] adopteront « l’embauche discrète” comme moyen d’acquérir de nouvelles compétences et capacités sans augmenter les effectifs à temps plein. » Les spécialistes RH proposent une stratégie privilégiant l’embauche de travailleurs occasionnels qui apportent des talents spécifiques et très prisés lorsqu’il s’agit de réduire les coûts. Cela permet aux entreprises de renforcer leurs capacités internes et de résoudre les problèmes de pénurie de personnel temporaire afin d’accroître la flexibilité globale de la main-d’œuvre.
Alors que 77 % des PDG considèrent la disponibilité des talents clés comme la plus grande menace pour leur entreprise, le moment est venu pour les entreprises de repenser le recrutement externe et d’anticiper la demande en matière de sourcing de main-d’œuvre externe.
Mettre fin à la gestion cloisonnée des effectifs et donner davantage d’importance aux agences pour les équipes RH pourraient constituer un bon point de départ. On estime que les grandes entreprises consacrent jusqu’à 30 % de leurs achats aux collaborateurs externes. Or, les méthodes de gestion actuelles ne peuvent pas être simplement transposées à plus grande échelle pour répondre aux besoins croissants de ce segment. L’ensemble de l’écosystème des travailleurs devrait être intégré dans une approche unifiée qui optimise le potentiel de chacun, et pas seulement des employés permanents.
C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises adoptent une stratégie de gestion intégrale des talents qui attribue la gestion des collaborateurs externes aux équipes RH plutôt qu’aux services d’approvisionnement. Les équipes d’acquisition et de gestion des talents bénéficient ainsi d’une plus grande visibilité et peuvent mieux gérer les compétences des travailleurs temporaires.
Cet article examine les problématiques liées aux méthodes actuelles de planification des collaborateurs externes et présente les avantages d’une approche alternative et holistique qui facilite la gestion intégrale des talents. Il fournira également une vue d’ensemble des meilleures pratiques axées sur le retour sur investissement en vue d’optimiser le recrutement de collaborateurs externes, ce qui procure les avantages suivants : flexibilité et cohérence accrues, coûts réduits et processus mieux intégrés pour les entreprises. Allons-y, c’est parti.
Il manque une dimension humaine à la gestion des collaborateurs externes
En règle générale, les processus de recrutement des travailleurs occasionnels diffèrent considérablement de ceux utilisés pour embaucher les employés permanents. Ces relations sont généralement considérées comme une seule catégorie de dépenses dans laquelle les achats prennent la direction des opérations, souvent sans l’implication des RH. En conséquence, les professionnels du recrutement ne font généralement pas passer les travailleurs temporaires par les étapes habituelles de diligence raisonnable et d’accueil au cours du processus d’embauche.
Cela peut avoir un impact négatif pour un grand nombre de raisons diverses. Tout d’abord, le fait d’ignorer le processus de sélection habituel peut conduire à l’embauche de personnes qui ne correspondent pas à la culture de l’organisation. Deuxièmement, le fait de traiter ces travailleurs comme des numéros plutôt que comme des employés individuels aura très certainement des conséquences considérables pour les entreprises qui tentent d’attirer les meilleurs candidats parmi leurs viviers de talents.
Les processus actuels de collaborateurs externes sont simplement transactionnels, avec des mesures limitées pour l’engagement des employés externes. Cela ne suffira plus dans un environnement de travail compétitif, où les meilleurs candidats peuvent être sélectifs lorsqu’ils décident pour qui travailler.
Le personnel externe étant très fluctuant, il est essentiel de s’assurer que les travailleurs ne se désengagent pas et qu’ils peuvent être facilement réembauchés pour de futurs projets. En définitive, les talents que les entreprises parviennent à recruter influent sur la réussite de l’entreprise : celles qui embauchent des travailleurs occasionnels très performants auront sans doute un avantage concurrentiel.
Les coûts réels de la gestion de la main-d’œuvre occasionnelle
En règle générale, il n’existe pas de processus centralisé pour l’embauche de travailleurs occasionnels. En raison de la fragmentation et des cloisonnements entre les différentes unités opérationnelles, les méthodes actuelles de gestion des collaborateurs externes s’avèrent souvent inefficaces, incohérentes et onéreuses.
Paradoxalement, les entreprises créent des programmes de main-d’œuvre occasionnelle principalement dans un souci de réduction des coûts. Or, actuellement, il est pratiquement impossible de quantifier les économies réalisées. Les coûts de sourcing des travailleurs occasionnels sont souvent bien plus élevés que ceux associés aux employés en CDI. Ceci est principalement dû aux frais d’agence encourus.
De plus en plus d’entreprises externalisent leurs programmes d’emploi temporaire afin de répondre à la demande croissante de professionnels occasionnels. L’absence d’une gestion centralisée et d’utilisation de listes de fournisseurs privilégiés ne font qu’accentuer ces coûts.
Les dangers du manque de visibilité
Dans les processus actuels, les équipes de direction sont privées de visibilité et de contrôle sur une grande partie de leurs effectifs. Près de 60 % de la main-d’œuvre occasionnelle n’est pas comptabilisée dans la planification financière, les prévisions et la budgétisation. Cela est particulièrement choquant quand on sait que les entreprises dépensent jusqu’à 270 milliards de dollars au niveau mondial pour les travailleurs occasionnels. Sans un aperçu clair du nombre de talents au sein de votre entreprise, comment pouvez-vous commencer à vous occuper du planning du personnel ?
Afin de réaliser des performances exceptionnelles dans le contexte concurrentiel actuel, les entreprises doivent être en mesure de réagir de manière agile aux évolutions du marché. Il s’agit notamment d’adapter le capital humain au sein de l’entreprise pour répondre à l’évolution de la demande. Cependant, il est pratiquement impossible d’optimiser votre main-d’œuvre si vous ne disposez pas d’une visibilité totale sur vos viviers de talents.
Le manque de visibilité entre les unités opérationnelles et les défaillances des processus et du reporting représentent des obstacles importants entravant l’embauche des talents occasionnels nécessaires au maintien de la flexibilité de la main-d’œuvre. Une solution CWM comme Avature peut aider les entreprises à analyser en temps réel des données précieuses sur les coûts et les performances, ce qui permet de recueillir de meilleures informations et de prendre des décisions stratégiques dans les plus brefs délais.
L’heure du changement : une nouvelle approche de la gestion des collaborateurs externes
Compte tenu de tous ces facteurs, force est de constater que le moment est venu d’adopter de nouvelles méthodes en vue de recruter des travailleurs occasionnels. La manière la plus efficace d’opérer ce changement est de confier cette tâche à l’acquisition des talents plutôt qu’au service d’approvisionnement. Les entreprises devraient investir dans une solution stratégique de gestion des collaborateurs externes, conçue spécifiquement pour répondre aux besoins des travailleurs occasionnels, plutôt que de s’en remettre à des systèmes de gestion des fournisseurs qui s’avèrent limités (solutions VMS).
Les organisations qui procèdent de la sorte vont probablement gagner en efficacité, réduire les coûts et gagner en qualité en matière de candidats. En outre, grâce à une meilleure visibilité, elles seront en mesure de répondre de manière efficace et flexible à l’évolution des besoins en matière de capital humain. Voici quelques-unes des meilleures pratiques que nous leur suggérons d’adopter.
Développer un réseau de talents solide
Les organisations devraient rationaliser leurs initiatives en matière de sourcing en embauchant directement des travailleurs occasionnels. Fini le temps des feuilles de calcul du service achats et des procédures papier. Plutôt que de recevoir des candidats occasionnels de la part d’agences ou par le biais d’e-mail, les responsables du recrutement peuvent s’appuyer sur une plate-forme qui leur permet de demander rapidement des ressources pour des projets spécifiques, d’approuver des processus et de choisir des candidats à partir d’une solution centralisée.
En outre, avec une plate-forme qui comprend un système de gestion de contenu en libre-service (Content Management System ou CMS), les organisations peuvent créer de superbes portails (c’est-à-dire des réseaux de talents) à l’image de la marque qui agissent comme des aimants à candidats visant à maintenir l’engagement des viviers de talents et à encourager les meilleurs travailleurs à revenir par la suite proposer leur candidature pour de nouveaux projets ou de nouveaux postes.
Grâce à la possibilité de créer des profils, de postuler directement, et de définir la disponibilité et la rémunération requises au minimum, les entreprises trouveront des candidats dotés d’un degré d’adhésion généralement réservé à la main-d’œuvre traditionnelle.
De même, et peut-être le point le plus crucial, cette autonomisation ne s’étend pas seulement aux travailleurs occasionnels. En effet, une solution SaaS moderne peut permettre à différentes unités opérationnelles (RH et achats) d’utiliser les préférences et les compétences des candidats comme paramètres de correspondance pour l’annonce et la promotion des projets pertinents.
Accenture, l’une des plus grandes organisations de services professionnels au monde, présente dans plus de 120 pays et 40 secteurs d’activité, a réalisé 20 % d’économies par entrepreneur embauché grâce à sa collaboration avec Avature, visant à développer une stratégie de sourcing direct de main-d’œuvre externe.
Cherchant à moderniser leurs workflows de sourcing de collaborateurs externes, tout en respectant l’esprit stratégique, méticuleux et attentif aux détails des meilleurs candidats indépendants d’aujourd’hui, Accenture et Avature ont uni leurs forces pour créer le Contractor Exchange Marketplace (marché d’échange des entrepreneurs) et ont obtenu les résultats suivants :
- Les candidats peuvent désormais filtrer et rechercher les offres de recrutement d’entrepreneur, puis proposer leurs services pour les offres de leur choix, tout en bénéficiant d’une expérience de recrutement complète, durable et ciblée, qui est axée sur l’engagement et le réengagement.
- Plutôt que de se fendre d’un triste « au revoir et merci » lors des fins de mission des candidats de haut niveau, Avature permet à Accenture d’optimiser leurs workflows de gestion des collaborateurs externes en taguant et en réengageant les meilleurs consultants par l’intermédiaire de leur portail de réseaux de talents, même lorsque ces talents ne sont plus physiquement actifs au sein de l’entreprise.
- Avec plus de 100 000 utilisateurs du portail et 500 000 visites depuis le lancement du portail du marketplace en mars 2018, Accenture dispose désormais d’une solution de sourcing externe efficace, conforme au RGPD, conçue pour répondre aux exigences du recrutement de collaborateurs externes, à l’ère numérique.
Humaniser les communications en matière de sourcing lors de l’embauche de travailleurs occasionnels
Il est plus que jamais essentiel que les entreprises se concentrent sur le développement de communications de sourcing efficaces et axées sur la valeur lorsqu’il est question de gestion des travailleurs occasionnels. N’oubliez pas que l’objectif est d’établir une relation avec eux : de les engager, d’entretenir ces relations, et de les faire revenir sur votre réseau de talents/marché pour en savoir un peu plus.
Plusieurs stratégies de gestion des collaborateurs externes sont à la disposition des entreprises pour les aider à transmettre leur proposition de valeur initiale. L’une d’entre elles concerne la valeur, qui doit se manifester sous la forme de communications empathiques, concises et empreintes de compassion, la petite touche en plus par rapport à ce que l’on trouve habituellement dans ce domaine, pour obtenir une communication avec « plus de sentiment » qu’un e-mail ou message d’introduction LinkedIn. Les stratégies de communication doivent être adaptées à cette audience.
Un sourcing de travailleurs occasionnels réussi dépendra de la capacité d’une entreprise à humaniser et à diversifier la substance et la livraison de ses messages destinés aux candidats. À cet égard, une solution robuste de gestion des collaborateurs externes peut grandement y contribuer.
La bonne plate-forme peut, par exemple, permettre à une entreprise d’engager une communication à grande échelle véritablement personnalisée avec les travailleurs occasionnels, en allant au-delà des variables de prénom/nom, pour une personnalisation spécifique au secteur, au projet et à l’expertise.
Les projets se faisant rares et espacés, les campagnes de communication devraient se concentrer sur la possibilité de proposer aux travailleurs occasionnels une sélection de contenu pertinent au sujet de la culture d’entreprise, des expériences partagées par d’autres entrepreneurs, des témoignages de D&I et des possibilités de développement des compétences. Dans le même temps, la diffusion de messages stratégiques sur les réseaux sociaux permet de sensibiliser l’opinion publique et d’étendre la portée de l’organisation.
Les organisations qui préservent la dimension humaine dans leurs initiatives de communication seront bien placées pour développer leurs réseaux de talents avec des candidats de premier plan.
Une expérience sur mesure et fluide : le témoignage de Deloitte
L’entreprise Deloitte Australie a franchi de nombreuses étapes depuis qu’elle a mis en œuvre la technologie CWM d’Avature pour recruter des travailleurs occasionnels, notamment en réduisant les coûts, en accélérant les délais de recrutement, en améliorant la communication avec les candidats grâce à des notifications personnalisées et automatisées, mais aussi en facilitant l’accueil, les départs et le redéploiement des entrepreneurs pour de nouveaux projets.
Leur réseau Open Talent les a aidés à sourcer et à embaucher des entrepreneurs expérimentés sans l’intervention d’agences tierces, ce qui a permis de rationaliser le processus et d’encourager l’agilité et la flexibilité de la main-d’œuvre. Sans aucune promotion proactive, ils ont déjà gagné 5 000 membres en un an et sont en mesure désormais de finaliser un contrat de prestation en à peine 24 heures.
« Il s’agit autant d’engagement que de gestion. Nous avons tenté de nous mettre à la place d’un travailleur indépendant potentiel et de rendre le processus aussi simple et épuré que possible. », déclare Ben Ryrie, Digital Innovation Manager chez Deloitte Australie.
Avature est là pour vous aider
Les entreprises peuvent apporter de la transparence à leurs dépenses et à leur gestion des collaborateurs externes en adoptant une approche de gestion intégrale des talents qui aligne les processus de gestion des collaborateurs externes sur ceux des employés permanents en vue d’obtenir une vision holistique de leurs talents. En confiant la gestion des collaborateurs externes à des équipes d’acquisition de talents dotées des meilleurs logiciels RH, les entreprises se préparent à relever les défis de demain et obtiennent des résultats stupéfiants.
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