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La sélection de l’ATS le mieux adapté à votre entreprise n’est pas une décision à prendre à la légère. Si vous ne disposez pas des fonctionnalités du système de suivi des candidats qui répondent à vos besoins en matière de recrutement, vous aurez à bricoler des solutions au fur et à mesure, voire à remplacer complètement les fournisseurs au terme d’une longue période de frustrations. Par chance, des consultants tels que Jim Schnyder, président de Recruiting Advisors, disposent d’une mine de savoirs et d’expériences pouvant guider les organisations vers la bonne plate-forme pour répondre au mieux à leurs besoins en matière d’acquisition de talents.
Membre du conseil d’administration de l’ATAP et ancien directeur régional des ventes d’ATS, Jim accompagne désormais les entreprises dans la sélection, la configuration et l’optimisation de leurs systèmes de suivi des candidats. Avant le consulting, il a travaillé pendant 17 ans dans le domaine de l’acquisition de talents chez PepsiCo, où il a notamment occupé les postes de responsable du sourcing et de responsable mondial des processus et outils. Au cours de cette période, il a occupé le poste d’architecte et de chef de projet pour le système de transfert interne de PepsiCo, le programme de recommandation des employés et la mise en œuvre du système Avature, une plate-forme employée par un grand nombre de clients de Recruiter Advisors.
Jim a récemment participé à un webinaire organisé par l’ATAP intitulé « La sélection moderne d’ATS – Apprenez à bien vous y prendre », au cours duquel il a partagé son point de vue sur les éléments à surveiller si vous envisagez d’acquérir une nouvelle solution. Poursuivez votre lecture pour apprendre à évaluer les caractéristiques et les fonctionnalités que votre fournisseur actuel vous propose et vous éviter de procéder à un changement radical. Si vous décidez ensuite de vous doter d’un nouvel ATS, vous découvrirez en outre comment rédiger un appel d’offres performant qui vous mènera à la plate-forme adéquate et garantira une mise en œuvre réussie.
Examinez attentivement les fonctionnalités de votre système de suivi des candidats
Selon Aptitude Research, une entreprise sur quatre cherche à remplacer son ATS. Pour autant, Jim ne serait pas si enclin à se lancer dans un processus de refonte de l’acquisition de talents.
« Avez-vous besoin de procéder à un changement radical de système ? Disposez-vous des capacités internes pour y parvenir ? Selon la taille de votre mise en œuvre, il pourrait s’agir d’un processus d’évaluation et de sélection de six mois, puis de 12 à 18 mois pour mettre en œuvre un nouvel ATS, il convient donc de réfléchir au véritable problème, à ce qui pousse à apporter ces changements souhaités. »
Jim Schnyder
Président, Recruiting Advisors
Pour éviter d’avoir à jongler entre la mise en œuvre d’un nouvel ATS et une lourde charge de demandes, Jim suggère trois plans d’action que votre fournisseur pourrait mettre en place afin d’exploiter au mieux ce qui fonctionne déjà pour vous :
- Optimisez les fonctionnalités de votre ATS actuel. Discutez des nouvelles publications, des nouvelles fonctionnalités et des nouvelles versions avec votre représentant ATS. Dans certains cas, la dernière version et les modules complémentaires que votre fournisseur peut vous proposer permettront de résoudre facilement le problème. En dehors de ces améliorations, vous pouvez également faire appel à un consultant pour optimiser le système en place afin d’éliminer les étapes inutiles et d’améliorer l’expérience utilisateur.
- Élargissez les capacités de votre ATS. Envisagez des intégrations qui pourraient faire passer votre système de suivi des candidats existant au niveau supérieur. Par ailleurs, ne sous-estimez surtout pas les capacités d’un portail dédié aux responsables de recrutement. Cette version allégée de l’ATS peut accomplir des merveilles pour cette partie prenante clé du processus d’embauche, en lui permettant d’accéder facilement aux éléments utiles afin de prendre des mesures nécessaires.
- Explorez les capacités du CRM (gestion de la relation candidats). Demandez-vous à votre ATS de gérer le marketing de recrutement ou le sourcing ? Désirez-vous créer des communautés de talents ? Il se peut que vous ayez besoin d’un CRM flexible pour vous assister dans toutes ces tâches et bien d’autres encore. En pareil cas, un système de gestion des relations avec les candidats peut travailler de concert avec votre ATS et accomplir les tâches les plus complexes.
Si vous avez examiné toutes les possibilités et avez décidé de changer de système, voici ce que Jim vous suggère de faire à chaque étape du processus.
Renseignez-vous sur l’offre du marché et évaluez les fournisseurs
Le moment est venu de retrousser vos manches et d’effectuer vos recherches. Jim est un inconditionnel d’Aptitude Research ainsi que d’autres analystes du secteur pour obtenir des données robustes et des comparaisons de fonctionnalités des systèmes de suivi des candidats. Il recommande vivement de se concentrer sur vos prévisions de croissance au moment de choisir un nouveau fournisseur. En effet, celui-ci doit pouvoir s’adapter à vos divers besoins en matière d’embauche au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise, sans avoir à chercher à nouveau une plate-forme une fois que vous aurez franchi ce nouveau cap.
« Étudiez bien la question. Servez-vous-en comme d’un tremplin et d’un point de départ. On est parfois étonné par certains choix en termes de potentiel et de performance, et puis vous avez aussi des spécialistes qui accomplissent certaines tâches et disposent de modules d’extension, mais qui ne constituent pas forcément l’ATS complet que vous recherchez. Effectuez vos recherches. »
Jim Schnyder
Président, Recruiting Advisors
Le plus judicieux est de commencer par consulter le Guide d’achat d’ATS pour vous faire une idée des caractéristiques et fonctionnalités que votre nouveau fournisseur devrait offrir en fonction de la taille et des besoins de votre organisation. Qui plus est, Jim recommande vivement de participer à des démonstrations, d’assister à la HR Tech et à d’autres conférences du secteur, de se constituer un réseau et de rejoindre des groupes en ligne.
La seule réserve dont il fait état à cet égard tient au fait que, lorsque vous recherchez des informations sur les réseaux sociaux, vous devez vous assurer que les commentaires que vous lisez ne proviennent pas de représentants commerciaux qui font la promotion de leur produit.
Jim a décelé une tendance, à savoir que les organisations cherchent à adopter une approche à plate-forme unique. Lorsqu’elles cherchent à acquérir une nouvelle solution, elles prennent de plus en plus en considération les fournisseurs offrant des solutions de CRM, d’ATS, d’accueil et même de gestion de talents, comme la mobilité interne.
Tout en offrant transparence et visibilité, cette approche permet de prendre des décisions fondées sur les données et d’obtenir de meilleurs résultats opérationnels. Cette approche peut aussi améliorer l’expérience des utilisateurs du système qui ne doivent se familiariser qu’avec une seule plate-forme, ainsi que des candidats qui n’ont plus à saisir les mêmes informations dans plusieurs systèmes à différents moments de leur parcours.
« La nouvelle tendance est celle de l’accueil. Vous mettez en place un portail pour permettre aux utilisateurs d’effectuer toutes leurs formalités administratives, leur accueil, et ainsi arriver le premier jour avec toutes les formalités administratives effectuées. La mobilité interne est comparable au marché de l’emploi interne, il s’agit d’un ATS permettant de donner des opportunités à vos employés. Lorsque l’épidémie de COVID est arrivée et que tout le monde a essayé de redéployer les effectifs, ceux qui ne disposaient pas de mobilité interne se retrouvaient dans une impasse. »
Jim Schnyder
Président, Recruiting Advisors
Appel d’offres d’ATS : ce que vous devez savoir en vue de la rédaction d’un appel d’offres exceptionnel
Le moment est désormais venu d’obtenir des renseignements directement auprès du marché. Selon Jim, un processus d’appel d’offres équivaut à une enquête sur chaque fournisseur et ses produits. Les entreprises procèdent de la sorte en permanence et les fournisseurs disposent généralement d’équipes chargées de ces opérations : les inviter à répondre à vos questions ne devrait pas poser de problème.
Concernant la rédaction de votre appel d’offres, vos équipes informatiques ou RH disposent sans doute déjà d’un modèle standard, de sorte que vous n’aurez pas à partir de zéro. Veillez à bien poser toutes les questions : vérifiez vos exigences ainsi que les caractéristiques et fonctionnalités de leur système de suivi des candidats.
Ne négligez pas non plus le fait qu’il s’agit d’une formidable occasion de vous renseigner sur le fournisseur lui-même. Jim souligne que ce moment est propice à l’obtention d’informations sur le ratio vendeurs-ingénieurs. Cet indicateur vous permettra de savoir s’il s’agit d’une organisation axée sur la vente (avec un produit déterminé qu’elle cherche à vendre) ou d’une organisation axée sur l’ingénierie et la technologie (qui investit dans la technologie plutôt que dans l’équipe de vente).
Sa disposition à vous assister lors de la mise en œuvre représente un autre aspect qui permet à un fournisseur de se démarquer. Selon la taille de votre entreprise et de votre projet, vous aurez un chef de projet, une équipe de mise en œuvre et une équipe de configuration qui vous assisteront soit à temps partiel, soit à temps plein. Le fournisseur doit également disposer d’un plan de projet qui couvre les étapes semaine par semaine, la mise en œuvre proprement dite et la formation de votre équipe à l’utilisation de la nouvelle plate-forme. Bien évidemment, ils vous guideront dans les intégrations et impliqueront votre équipe informatique.
Une fois toutes vos questions spécifiques rassemblées, créez un document. Faites simple : une feuille de calcul à remplir par le fournisseur fera l’affaire. Parfois, ces organisations apportent des réponses standard qu’elles sont disposées à partager avec vous. Même si consulter ces FAQ peut vous sembler un excellent moyen de gagner du temps et d’obtenir les informations souhaitées, n’hésitez pas à poser toutes les questions que votre organisation et votre stratégie de gestion des talents à long terme vous imposent.
Assurez-vous de fixer une date limite à tous les fournisseurs pour le renvoi de l’appel d’offres, de désigner un responsable dédié en interne et d’ouvrir un canal de communication bien défini afin qu’il soit possible de suivre facilement l’évolution des demandes. Il est également essentiel de donner aux fournisseurs la possibilité de participer à une session de questions-réponses de manière à ce que les questions et les réponses fournies soient transparentes et que personne ne soit indûment avantagé. Enfin, demandez aux fournisseurs de faire une démonstration dans des délais spécifiques et demandez à toutes les personnes impliquées dans le processus d’utiliser des feuilles de notation.
L’épreuve finale : évaluation des finalistes
Le moment de vérité. Voici le moment où vous devez demander à vos meilleurs fournisseurs de procéder à une démonstration approfondie à partir de scénarios.
Les conseils de Jim pour une évaluation finale fructueuse :
- Limitez le nombre de diapositives que les fournisseurs peuvent inclure dans leur présentation et énoncez des scénarios clairs dans lesquels ils pourront présenter des processus de bout en bout. Quelques exemples de parcours utiles à passer en revue : une persona en cybersécurité, une personne qui a été recommandée et une personne qui a été recrutée par la communauté de talents. Ces situations normalisées et variées permettent d’uniformiser les critères et d’avoir un aperçu de l’expérience candidat.
- Deux questions pourront se révéler fondamentales : « Que voyons-nous ? S’agit-il d’une version bêta ou en production ? » Ce que vous cherchez, c’est la version en production. Assurez-vous qu’ils vous montrent une version disponible, et non une version qui est encore en cours de développement et qui n’a pas de date de publication précise.
- Assurez-vous que votre équipe note chaque fournisseur aussitôt la démonstration terminée afin de ne négliger aucun détail important. Si elle assiste à une démonstration, l’équipe doit procéder à une évaluation.
Sign-off and Implementation
Validation et mise en œuvre
Jim a partagé avec nous quelques réflexions finales d’après ses années d’expérience en tant que représentant commercial. Avant toute chose, assurez-vous de savoir qui a le dernier mot. Vous avez peut-être un fournisseur favori, mais le leadership peut être supplanté par l’équipe informatique, l’équipe financière ou même influencé par d’autres fournisseurs pour un certain nombre de raisons. Par exemple, votre fournisseur actuel peut vous proposer d’ajouter un CRM compatible avec le système ATS dont vous disposez actuellement pour une fraction du prix (ou même gratuitement).
Même si cette offre semble judicieuse au niveau des intégrations et des finances, ce CRM n’offre peut-être pas toute la gamme de fonctionnalités requises par votre organisation. Assurez-vous donc de pouvoir expliquer pourquoi vous avez besoin de l’option qui, comme vous le savez, sera plus avantageuse à terme.
Dans tous les cas, ne vous empressez pas d’informer l’ensemble de vos fournisseurs de votre décision : il arrive que des problèmes d’ordre juridique ou de cybersécurité bloquent l’opération. Ne faites pas vos adieux à votre médaillé d’argent (le fournisseur placé en 2ème position) trop tôt, car vous pourriez finir par avoir besoin de lui. Restez proche de votre premier choix et plus proche encore de votre second choix.
Une fois la phase de mise en œuvre lancée, veillez à apposer votre image de marque sur votre projet afin que les dirigeants sachent de quoi il s’agit et qu’ils y affectent du personnel. N’oubliez pas les services informatiques et d’exploitation, puisque le succès du projet dépend de leur participation et de leur maîtrise de celui-ci.
Faîtes également appel à des experts en la matière et à de nouveaux utilisateurs qui peuvent insuffler des idées nouvelles que ne possèdent généralement pas les personnes en place depuis plus longtemps. La route de la mise en œuvre est pavée de bonnes intentions et des détours peuvent avoir lieu, mais si vous établissez une cartographie de vos processus actuels et futurs, vous ne perdrez jamais de vue votre objectif.
Dernier point, mais non des moindres, votre fournisseur doit agir comme un partenaire et travailler à vos côtés pour assurer la réussite de la mise en œuvre. N’oubliez pas que des consultants tels que Jim sont en mesure de vous conseiller, de vous aider à tirer le meilleur parti des fonctionnalités de votre système de suivi des candidats et de vous permettre d’atteindre les objectifs de votre organisation.