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Alors que les vaccins sont de plus en plus disponibles partout dans le monde et que l’incertitude commence à se dissiper, les entreprises commencent à demander à leurs employés de revenir au bureau. Des plans et stratégies font l’objet de débats parmi les conseils d’administration et les directions pour trouver le modèle le plus adapté pour tous.
Dans le cadre de plusieurs réunions avec Evanta CHRO USA, notre CEO, Dimitri Boylan a demandé à plusieurs responsables RH quels étaient les nouveaux modèles d’emploi envisagés par leur entreprise et quels étaient les éléments à garder à l’esprit lors de l’élaboration de ces stratégies.
Parmi eux figurent Billie Hartless, CHRO chez Mitel, Emma Mon, Head of Global Talent chez JLL, Darla Figoli, EVP et CHRO chez Xcel Energy, Lisa Cloutier, VP of Human Resources chez Lindt & Sprungli USA et Alison Caplan, Senior Vice President and Global Head of People Operations and Talent Acquisition chez CBRE.
Forts de ces informations, nous avons décidé de rassembler les meilleurs conseils et informations sur la situation actuelle, les perspectives d’avenir et ce à quoi il faut songer lorsque vous choisissez un modèle de travail viable pour chaque entreprise. Alors, allons-y !
Mettre en œuvre un nouveau modèle de travail
Ce n’est un secret pour personne que la pandémie a généré des changements à de nombreux niveaux dans nos vies, que ce soit dans nos interactions sociales, notre santé mentale, notre façon de penser ou dans nos habitudes professionnelles. Du bureau à la maison et de retour au bureau, les responsables commencent à réaliser qu’il faut tout repenser s’il veulent éviter un turnover des effectifs.
Les capacités de l’entreprise à s’adapter se reflètent dans leur façon d’aborder la nouvelle normalité. Prenons par exemple l’approche de Billie. En tant que CHRO de Mitel, elle a souligné à quel point il était important pour eux d’établir un canal de communication direct avec leurs employés afin de décider des prochaines étapes. Les retours reçus étaient univoques (et peut-être même attendus) : les employés voulaient conserver la flexibilité que leur offre cette nouvelle méthode de travail.
Emma a accepté d’ouvrir les lignes de communication. « Un employé sur deux, après la fin de la pandémie, cherchera un nouvel emploi en externe. » La conservation et l’engagement des employés sont deux éléments essentiels pour éviter le roulement du personnel. C’est pourquoi ils ont décidé de discuter ouvertement du changement, tout en aidant la direction et les responsables à comprendre que la flexibilité est fondamentale : « Il n’y a pas de format unique qui convienne à tous les modèles. »
Au cours de ce dialogue ouvert, Emma a appris que 80 % des employés souhaitaient se rendre au bureau au minimum entre une et deux fois de manière hebdomadaire. Ces conclusions qui concernent l’ensemble de l’entreprise incluaient également une tendance vers un modèle hybride dans la région Europe, Moyen-Orient et Asie, avec un retour plus assidu au bureau pour l’Asie-Pacifique tandis qu’en Amérique, cela est divisé par trois.
Darla est également intervenue. Dans son cas, l’entreprise a décidé de passer à un modèle hybride, avec au départ des sentiments mitigés. Apprendre sur le tas est difficile pour la plupart des entreprises lorsqu’elles développent et mettent en place ces modèles, sachant que tout ne fonctionnera pas forcément pour tous.
Ces différentes manières de mettre en place un modèle de travail hybride s’accompagnent de la nécessité d’en comprendre également les risques. Tous les pays ne sont pas prêts à adopter ce type de modèle en raison des mesures et protocoles sanitaires en place (par exemple, la situation actuelle de la Covid en Inde ne permettrait pas un retour au bureau).
De manière générale, la flexibilité et la possibilité pour les employés de gérer leur emploi du temps rendent le modèle de travail hybride attrayant, mais c’est aussi un modèle qui peut vite déraper s’il n’est pas encadré de vraies politiques et directives.
Mettre en place des politiques concernant votre modèle de travail
Qu’en est-il de la supervision des employés ? Et du pointage ? Qui devrait revenir au bureau ?
Si votre entreprise envisage d’adopter un modèle hybride, des questions vont forcément se poser. Comme nous l’avons déjà mentionné, ces modèles nécessitent un cadre défini par chaque entreprise en fonction de ses propres spécificités et besoins.
Si vous n’avez encore pas de politiques strictes en place, Emma et Darla ont proposé d’établir une feuille de route. Cela peut contribuer à déterminer la forme que la flexibilité peut prendre dans le nouveau modèle de travail de votre entreprise, mais cela permet aussi aux employés de se sentir habilités à avoir une discussion avec leurs supérieurs pour définir ces directives.
Il convient de définir des paramètres clairs pour éviter les risques et faire en sorte que tout le monde se sente bien, sans quoi vos employés ne comprendront pas pourquoi certains doivent revenir au bureau et d’autres non. Chacun doit se sentir inclus dans cette nouvelle étape d’évolution de votre entreprise.
Gérer l’impact de votre modèle de travail sur le DEI
Des inégalités peuvent découler de la décision de qui reste à la maison et qui doit venir au bureau. Pour que le système fonctionne, Billie souligne qu’il est important de définir les contours de l’emploi en tant qu’entreprise, pour construire un environnement équitable.
Certains participants ont décrit des mesures qu’ils avaient prises pour éviter l’exclusion au sens propre. Par exemple, lors d’une réunion, l’ensemble de l’équipe devrait être incluse, que ce soit sur place ou à distance. Jongler avec les deux pourrait donner l’impression aux employés d’être exclus s’ils participent à distance parce qu’ils pourraient rater des interactions en personnes ou rencontrer des difficultés qui sapent la communication entre toutes les parties impliquées, renforçant ainsi le sentiment d’isolement.
Lisa a quant à elle indiqué que la justice sociale était un véritable moteur de changement pour notre manière de travailler. En raison de la montée récente et continue des mouvements sociaux, les entreprises doivent plus que jamais écouter les personnes de couleurs et issues d’autres minorités sous-représentées afin qu’elles ne soient pas oubliées dans les politiques de DEI et leur intégration dans les nouveaux modèles de travail.
S’agissant du modèle de travail en tant que tel, tout comme pour le rôle que joue le DEI en son sein, il est important d’avoir des retours des personnes concernées. Ceci pourrait prendre la forme de sondages, d’enquêtes ou même de discussions avec les employés pour aborder ces sujets cruciaux.
Productivité de la recherche en lien avec votre modèle de travail
Au cours d’une discussion, Dimitri a indiqué que notre manière de penser le travail autrefois n’était plus viable en termes de productivité des employés : « les études montrent que si vous mettez quelqu’un dans un bureau, leur productivité diminue. Il y a quelque chose dans ce bureau qui affecte leurs résultats. »
Mais les entreprises traditionnelles hésitent encore à céder davantage de contrôle et de flexibilité aux employés. Leur principale préoccupation lorsqu’il s’agit d’établir un modèle de travail hybride est la suivante : Ce modèle donne-t-il des résultats positifs ou négatifs ? Les chiffres semblent être au cœur des inquiétudes.
Selon Billie, la réponse sera visible lorsque l’on disposera de données financières quantifiables. Cependant, puisque les chiffres semblent être la principale raison pour laquelle les entreprises et leur direction tournent en rond afin de trouver un modèle de travail qui leur convienne, des recherches ont été menées et les résultats sont tombés : le niveau de bonheur des employés a augmenté de 4 % entre janvier et mars. Par conséquent, ceci contribuera à stimuler la productivité.
Consciente de cela, Billie prédit que « plus les personnes se sentent habilitées à effectuer leur travail de la manière qu’elles pensent être la meilleure, plus l’implication sera conséquente ».
Emma a également rappelé à tout le monde que cette pandémie avait montré aux dirigeants que les entreprises et organisations pouvaient être productives sans pour autant que les employés soient présents physiquement au bureau. D’autres participants ont toutefois souligné que la productivité pouvait pâtir du manque d’échange et de collaboration qui découle du sentiment d’isolement et du travail à distance. Sans un équilibre et une manière de prendre le pouls des employés, votre productivité pourrait être en souffrance.
Continuez à dialoguer, quel que soit le modèle de travail
Le dialogue avec les employés ne s’arrête jamais. Que ce soit au bureau, à distance ou lors de la mise en place d’un modèle de travail hybride, les employés doivent rester la priorité. La pandémie a exacerbé un problème majeur ; l’isolement. Sans les échanges sociaux improvisés au bureau, sans le déjeuner avec l’équipe ou les réunions hebdomadaires, tout le monde s’est senti un peu seul.
Afin d’améliorer la santé mentale des employés en ces temps difficiles et remonter le moral des troupes, les entreprises ont lancé plusieurs initiatives. Alison Caplan, Senior Vice President and Global Head of People Operations and Talent Acquisition chez CBRE, a partagé certaines des mesures entreprises pour améliorer l’engagement des employés :
« Nous avons essayé de créer des possibilités d’engagement. Cela peut prendre la forme d’un défi mensuel sur lequel les gens travaillent ensemble, cela peut tourner autour du bien-être ou de la santé ou de quelque chose qui soit inclusif et auquel tout un chacun peut participer, mais aussi essayer de considérer les employés dans les appels et de les féliciter. Je continue de penser que lorsqu’il y a des difficultés interpersonnelles dans une équipe, se réunir, dîner ensemble, participer à une activité de team-building est une solution » – Alison Caplan, Senior Vice President and Global Head of People Operations and Talent Acquisition chez CBRE
Voici un autre domaine dans lequel une communication renforcée est essentielle. Parmi les participants, plusieurs personnes ont indiqué qu’ils avaient mis en place des outils comme Avature DNA (réseau social d’entreprise), Yammer, Microsoft Teams pour continuer à être en contact avec les employés, pour que les conversations se poursuivent et que les réussites soient célébrées. Dans cette optique, ils ont également souligné à quel point il était essentiel pour les équipes de pouvoir contacter leurs supérieurs et d’établir des objectifs clairs pour contribuer à améliorer les performances.