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Le Four Seasons Hotel de Washington, D. C. était animé d’un brouhaha et d’une effervescence palpables au moment où les quelque 250 participants à l’#AvatureUpfront 2023 se sont rassemblés afin de partager leurs réflexions, leurs challenges et leurs réussites au cours de leur parcours avec Avature. Ils étaient également aux premières loges pour découvrir les nouveautés à venir concernant notre plate-forme.
Un panel varié de responsables RH, d’analystes commerciaux et de professionnels techniques ont pu prendre part à des discussions enrichissantes, échanger leurs expériences et profiter au maximum d’un programme bien rempli qui comprenait une douzaine de présentations de clients, une multitude d’ateliers animés par Avature et de nombreuses sessions consacrées à la présentation des toutes dernières fonctionnalités de la plate-forme Avature.
Découvrons les moments clés qui ont marqué l’#AvatureUpfront 2023.
Adopter l’esprit d’entreprise dans le domaine RH
La conférence #AvatureUpfront 2023 a débuté par le discours inaugural du PDG Dimitri Boylan, lequel a invité les participants à se laisser porter par les entrepreneurs qui sommeillent en eux et à jouer le rôle de catalyseurs du changement afin de concrétiser leur vision des talents au sein de leur organisation.
À l’image de la nature, Avature est née d’une intention. Elle évolue en permanence et forme un écosystème interconnecté dont la force dépasse la somme de ses composantes. Dimitri Boylan a exhorté les clients à se pencher sur les besoins uniques de leur entreprise, tant actuels que futurs, à acquérir une connaissance approfondie des outils technologiques et à examiner avec soin les possibilités offertes par ces systèmes en vue de mettre en place une solution technologique RH stratégique, durable et en symbiose.
Le pouvoir de la planification stratégique
Les mises en œuvre couronnées de succès reposent avant tout sur une planification rigoureuse. Bain et LinkedIn ont pris la parole sur scène lors de l’#AvatureUpfront 2023 pour exposer les stratégies déployées au moment de faire face à la migration de données, à la fusion d’instances et à des délais stricts.
Erica Rutherford, Director of Technology chez Bain, est remontée sur scène cette année pour présenter les résultats de l’initiative « One Team, One System » du cabinet de consulting en management, une initiative lancée en 2020 suite à la décision prise de rationaliser leur stratégie de recrutement avec Avature en fusionnant leurs deux instances.
L’initiative de consolidation de Bain a été déployée selon quatre étapes et a débouché sur l’extension des capacités de gestion des relations : plus de douze équipes d’assistance technique dans une seule instance, aucune interruption pendant la mise en œuvre et une mise en service dans les délais impartis. Les raisons qui expliquent ce succès : une documentation rigoureuse dès les premiers instants, la validation des hypothèses avec les principales parties prenantes et une communication permanente tout au long du processus.
Pour les équipes d’acquisition de talents, disposer de données circulant avec fluidité à travers tous les processus en temps réel a radicalement changé la donne et leur a permis de parvenir à de meilleures décisions fondées sur des données. Aujourd’hui, l’entreprise s’appuie sur les fonctionnalités d’IA d’Avature en vue de sourcer plus efficacement les talents et de mettre en œuvre des initiatives de diversité et d’inclusion performantes.
La présentation de LinkedIn portant sur son parcours Avature a été un autre exemple probant de prise de décision stratégique et de planification méticuleuse. LinkedIn est la référence pour les entreprises à la recherche des meilleurs talents, mais pour garantir que leurs pipelines renferment les bonnes personnes, ils se sont tournés vers Avature. Leur mise en œuvre ultrarapide du CRM est le fruit de considérations fondamentales ayant ouvert la voie à leur succès.
Cristina Leonard, Senior Enterprise Technical Systems Engineer chez LinkedIn, a évoqué l’approche en trois phases qui leur a permis de déployer Avature CRM (gestion de la relation candidats) en un temps limité tout en soulignant l’importance pour quiconque s’engage dans un processus de mise en œuvre de se poser les questions qui s’imposent.
Ce processus exige de savoir quels problèmes doivent être résolus et quelles sont les nécessités de l’entreprise, sans oublier d’être en mesure de recueillir les exigences. Selon elle, cette préparation ne se limite pas aux équipes d’acquisition de talents, mais concerne tout le monde, des services juridiques, à la gouvernance et à la finance, en passant par l’ingénierie et la sécurité.
Pour conclure son intervention, elle a insisté sur le fait que chaque mise en œuvre constitue une occasion de rêver grand, de prendre le contrôle de la situation et de prévoir une marge de manœuvre pour de futures extensions.
« Lorsque vous utilisez un produit SaaS comme Avature, vous disposez d’une infinité de possibilités. Les orientations que vous pouvez prendre sont innombrables. Ne perdez pas de vue l’utilisateur final et les objectifs du projet, et vous éviterez alors de vous retrouver dans une impasse. »
Cristina Leonard
Senior Enterprise Technical Systems Engineer chez LinkedIn
Les arguments en faveur d’une automatisation puissante
Lors de l’#AvatureUpfront 2023, c’est l’automatisation qui a été l’un des thèmes brûlants, car bon nombre de clients cherchent à susciter une plus grande efficacité tout en libérant leurs équipes pour leur permettre de se concentrer sur des tâches de nature plus stratégique. La conférence a mis en lumière la façon dont les grandes entreprises tirent parti de cette fonctionnalité dans le but de révolutionner leurs stratégies en matière de talents et de favoriser le succès de l’entreprise.
En 2020, Xerox, le pionnier de la bureautique, a mis en œuvre les solutions Avature ATS (système de suivi des candidats), CRM (gestion de la relation candidats), Onboarding (processus d’accueil), Events (événements) et Hiring Manager (responsable du recrutement). Toutefois, l’entreprise n’avait toujours pas trouvé de solution à un point épineux relatif à l’évaluation des emplois et à la bibliothèque globale des emplois, qui reposaient sur un système RH obsolète.
Une hausse soudaine de 30 % du coût de cette ancienne technologie a amené Xerox à reconsidérer son mode de gestion de ce processus. La création manuelle d’enregistrements d’emploi, les données limitées introduites dans leur ATS, le manque de visibilité pour les responsables du recrutement et la lourde charge des tâches administratives pour les équipes RH sont tout autant d’éléments qui entraînaient une perte de temps les empêchant de se concentrer sur le sourcing et l’attraction de talents.
L’entreprise y a vu un potentiel de consolidation de sa pile technologique et était consciente de la capacité d’Avature à s’adapter à ses processus spécifiques. Grâce à l’automatisation de ces processus extrêmement manuels avec Avature, Xerox a réduit de manière significative la charge administrative, générant par la même un retour sur investissement considérable. À partir de 2024, Xerox enregistrera une réduction de 83 % de ses coûts et une réduction de 80 % du nombre total d’heures d’évaluation des emplois pour les PARH.
Rendre évolutif
La rédaction manuelle des lettres d’offre était en passe de se transformer en un véritable calvaire pour une entreprise de l’envergure de New Relic. La procédure nécessitait une révision, ce qui impliquait la systématisation de près de 90 parcours couvrant 17 pays. Enfin, c’était jusqu’à ce qu’ils automatisent le processus de rédaction des lettres d’offre dans Avature, ce que l’équipe d’acquisition de talents décrit comme étant l’une des fonctionnalités les plus remarquables de la plate-forme.
Erica McGill, Sr. Manager of TA Systems and Operations, nous a expliqué que l’organisation avait besoin de « tout automatiser », que ce soit le type d’offre, l’acheminement des approbations, la génération de lettres et les notifications, ou encore les signatures électroniques et les vérifications des CV.
En normalisant et en simplifiant les processus, les équipes d’acquisition de talents ont été à même de définir des critères permettant d’identifier chaque type d’offre. Elles ont décidé d’adopter une approche minimaliste pour permettre à l’entreprise de mettre en place son propre modèle de données, de faire évoluer le processus et de planifier l’avenir. Avec une moyenne de 300 offres prolongées par trimestre, l’équipe People consacrait jusqu’à 60 minutes par lettre, soit 300 heures. Suite à la mise en œuvre d’Avature, le même nombre de lettres nécessite 12 heures par trimestre, ce qui constitue un gain de temps et une réduction des coûts considérables par employé.
Le facteur compétences
À nouveau présente sur la scène de l’#AvatureUpfront de cette année, l’Université de Phoenix nous a confié ses difficultés à trouver des candidats qualifiés pour occuper les postes qu’elle a à pourvoir. Pour reprendre leurs termes, la tâche équivalait à « trouver une aiguille dans une botte de foin », et seuls deux membres de leur personnel y étaient affectés. Qui plus est, le paysage de l’emploi est en constante évolution. Les recruteurs doivent désormais accomplir un travail exponentiel pour sourcer et évaluer rapidement les candidats, faute de quoi la concurrence risque de les devancer.
Annie Varghese, Director of HR Information Systems & Analytics, et Joshua Seagle, Sr. HRIS SaaS Analyst, se sont quant à eux livrés à une présentation qui a mis en lumière l’importance de l’automatisation pilotée par l’IA dans la perspective de prendre de l’avance dans les processus de recrutement. La mise en œuvre de notre plate-forme a pour objectif de réduire les préjugés lors de recrutements à volume élevé grâce à une approche avant-gardiste reposant sur le matching (mise en correspondance) des compétences et les recommandations de candidats.
Rationaliser les initiatives de recrutement à volume élevé
Pratiquement aucun autre scénario de recrutement ne repose autant sur l’automatisation que le recrutement à volume élevé. Et lors de l’#AvatureUpfront, deux organisations ont partagé leurs réflexions à ce sujet.
lululemon, la multinationale canadienne spécialisée dans les vêtements de sport, a dû surmonter un défi sans précédent en matière de recrutement pour ses plus de 670 magasins répartis à travers 24 pays. L’équipe d’acquisition des talents s’est penchée sur son besoin de pourvoir de nombreux postes et s’est demandée comment le processus pourrait devenir plus convivial et plus engageant pour les managers disposant d’une capacité minimale pour s’acquitter de cette tâche.
Brandon Patillo, Senior Systems Analyst of Tech Talent Enablement, et Madeline McParland, Senior Functional Analyst of People & Culture Digital Solutions, ont fait découvrir au public la stratégie qui a permis à l’entreprise de décentraliser le recrutement de bout en bout dans les magasins tout en permettant à 5 000 directeurs de magasin de naviguer au sein du système.
En partenariat avec Avature, l’entreprise a mis en œuvre des portails personnalisés qui ont permis d’automatiser les tâches administratives grâce à une interface utilisateur (UI) conviviale conçue pour les managers qui n’effectuent pas de recrutement à temps plein.
Par ailleurs, ils ont perfectionné les compétences des analystes grâce aux certifications Avature, ce qui leur a permis de devenir autonomes. De manière générale, les efforts d’optimisation entrepris ont réduit le délai d’embauche passant de plusieurs semaines et mois à quelques jours, ce qui s’est soldé par une augmentation de 25 % du nombre d’embauches pendant les périodes de pointe.
Transformer le rôle des recruteurs
Lauréat du prix de la meilleure présentation décerné dans le cadre de l’#AvatureUpfront, Wayfair, entreprise d’e-commerce qui pèse un milliard de dollars, a révélé un autre exemple probant de recrutement à volume élevé. Avec près d’un million de candidatures reçues chaque année, les recruteurs de Wayfair réalisent près de 30 000 entretiens et embauchent plus de 15 000 candidats.
Leur ancien système constituait un frein dans leur démarche. En 2021, l’équipe avait déjà observé une augmentation de 400 % de la demande d’embauche pour les rôles à volume élevé, avec des projections indiquant une augmentation de 50 % des effectifs au cours des trois prochaines années au moins. Après avoir épuisé toutes les possibilités de renforcement de l’efficacité de ses recruteurs, l’entreprise Wayfair s’est trouvée confrontée à la solution insoutenable d’embaucher 95 recruteurs supplémentaires sur les trois prochaines années afin de garder le rythme. L’entreprise s’est donc tournée vers Avature afin de trouver une solution qui l’aiderait à s’adapter à l’effectif en place.
Hannah Rebecchi, Senior Manager of Talent Acquisition Technology, a exposé au public le déroulement de la mise en œuvre sur 12 mois à compter de début 2022, ainsi que les principaux résultats. L’automatisation des recrutements à volume élevé d’Avature a permis non seulement de rationaliser le processus de recrutement, mais aussi de modifier radicalement le rôle des recruteurs.
- En automatisant 70 % des tâches administratives, les recruteurs ont ainsi pu consacrer davantage de temps à des tâches stratégiques telles que le sourcing et l’engagement de talents de haut niveau.
- L’automatisation a également facilité la sélection des candidats, en permettant aux recruteurs de cibler leurs efforts sur les talents qualifiés tout en réduisant de 88 % le nombre de jours consacrés à l’examen des candidatures, qui est ainsi passé de 17 jours à deux jours seulement.
- En dernier lieu, l’automatisation a favorisé l’adoption d’une approche axée sur les candidats. Cette dernière consiste à permettre aux candidats de faire progresser le processus plutôt que d’avoir à attendre les recruteurs, par exemple en planifiant eux-mêmes les entretiens. Le temps de traitement des candidatures a ainsi été réduit de 72 %.
Un état d’esprit d’amélioration permanente
En raison des défis engendrés par la mise en œuvre d’un Avature CRM obsolète en 2019, JLL a entrepris une démarche de remise en œuvre transformatrice. Le système initial était incapable de prendre en charge l’évolution du modèle opérationnel d’acquisition des talents, ce qui amenait les utilisateurs à recourir à des méthodes individuelles, à appliquer des critères de marquage (tagging) complexes et à produire des rapports manuels chronophages.
Charles Lilly, Product Management Lead of Global HR Technology, et Amanda Pleasant, Director of Global Talent Sourcing, ont détaillé la manière dont JLL a organisé des ateliers et des sessions collaboratives afin d’impliquer activement les utilisateurs dans le processus de refonte, en veillant à ce que leurs idées et leurs besoins soient intégrés dans le nouveau framework Avature.
De plus, JLL a abordé les défis de l’adoption de front grâce à une stratégie de gestion du changement complète. L’entreprise est parvenue à mener à bien le processus de remise en œuvre en tenant compte des préoccupations des utilisateurs, en dispensant une formation adaptée et en offrant une assistance continue. Cela s’est traduit par une augmentation significative de l’utilisation, laquelle est passée de moins de 500 activités en moyenne à près de 14 000 activités en période de pointe d’une année sur l’autre.
Cette forte augmentation témoigne de l’efficacité de leur approche et de la capacité d’adaptation d’Avature, qui a su transformer les défis en opportunités de croissance et d’efficacité.
À l’instar de JLL, KellyOCG a réalisé qu’un élément clé de sa mise en œuvre d’Avature pouvait être mis à jour : son portail pour les responsables du recrutement. En mettant l’accent sur l’expérience utilisateur, ils l’ont rendu à la fois plus intuitif, plus automatisé et moins dépendant de la contribution des recruteurs. En parallèle, l’entreprise a intégré une nouvelle hiérarchie d’approbation pour les différents types d’embauche, notamment les sous-traitants et les ETP.
Fidèle à son esprit d’innovation, elle a également identifié plusieurs autres opportunités d’évolution de son écosystème Avature au-delà du portail du responsable du recrutement. Dans cette optique, ils ont mis en œuvre la solution Performance Management d’Avature en vue de remplacer un ancien système rigide qui nuisait à l’adoption de la solution. Grâce à Avature Performance Management, (gestion de la performance), ils sont parvenus à créer une expérience conviviale propice à des échanges fructueux entre les responsables et les membres de l’équipe : un élément fondamental pour encourager la rétention sur le marché concurrentiel actuel.
Enfin, dans le cadre d’une initiative lucrative qui procure un avantage concurrentiel sur le marché du sourcing direct, l’entreprise de dotation en personnel a présenté sa nouvelle solution de portail personnalisé alimentée par Avature. Ce portail axé sur les talents, dont Kelly peut personnaliser le contenu pour refléter l’identité de marque de ses propres clients, est une solution sur mesure qui permet aux candidats d’explorer les possibilités offertes par leur portefeuille de clients tout en interagissant avec les recruteurs en un seul et même endroit, ce qui simplifie la communication et la rend plus percutante.
La technologie numérique fait office de catalyseur pour la transformation et les performances supérieures de Kelly sur le marché du travail dynamique qui prévaut aujourd’hui. Avature, grâce à ses fonctionnalités avancées d’automatisation, d’IA et d’analytique et à sa flexibilité caractéristique, est au cœur de la pile technologique évolutive de Kelly en matière de talents.
Hope Bradford, Senior Director of Digital Transformation chez Kelly Services, déclare : « La consolidation de toutes les tâches RH fondamentales en une seule plate-forme a permis de garantir des interactions cohérentes pour les candidats et les employés, tout en procurant aux managers une vue unifiée pour une prise de décision éclairée. Cette unité a permis d’améliorer l’engagement, la communication et la réussite organisationnelle dans son ensemble. »
Réimaginer la mobilité interne
Fort d’un engagement de longue date en faveur d’une culture de la mobilité, McCann Worldgroup a constaté que la réalité n’était pas à la hauteur de sa déclaration d’intention, dans la mesure où il leur fallait une plate-forme mondiale pour soutenir leur politique de mobilité interne et promouvoir la sensibilisation. Grâce à Avature, la société internationale de services marketing a été en mesure de mettre en œuvre une stratégie de mobilité fondée sur des processus efficaces axés sur les workflows, des portails aux couleurs de la marque et des communications personnalisées garantissant une expérience améliorée pour les employés.
Les compétences ont constitué une composante fondamentale de cette transformation. Grâce au partenariat avec Avature, les employés de McCann Worldgroup ont la possibilité d’indiquer leurs centres d’intérêt, leurs passions et leurs compétences, mais aussi de préciser leur intérêt à l’égard des perspectives de mobilité dans leurs profils de talents complets. À présent, l’entreprise prévoit d’exploiter le réseau de mobilité interne pour mettre en adéquation au moyen de l’IA les besoins liés aux nouvelles opportunités commerciales et les missions à court terme avec les employés intéressés et ainsi les accompagner dans leur parcours à venir.
Le pouvoir de la communauté
Les participants à la conférence ne cessent de souligner les avantages de se retrouver au sein de la communauté collaborative et engagée d’Avature à l’occasion de l’#AvatureUpfront. Toutefois, au-delà des opportunités de réseautage, la conférence de cette année a permis de dispenser un cours magistral sur la manière de tirer le meilleur parti de la communauté Avature.
Megan DeVille, Senior HRIS Analyst chez Laitram, a réalisé une démonstration exceptionnelle (et proposé également quelques mèmes du Seigneur des Anneaux !) sur la manière de tirer parti de la communauté d’utilisateurs d’Avature : celle-ci permet par exemple de réfléchir à des solutions à un problème, de formuler des recommandations ou d’effectuer des vérifications complémentaires sur des changements de système, de rechercher d’autres clients d’Avature se trouvant dans une situation similaire et de bénéficier d’un échange de connaissances ponctuel, voire de rechercher des partenaires créatifs sur le court ou le long terme.
Elle a même invité sur scène deux de ses collègues, Jeff Sonntag d’Epic et Kristin Golec de National Veterinary Associate, pour évoquer la manière dont ils ont pu collaborer et s’influencer mutuellement au cours de leurs mises en œuvre respectives.
La présentation s’est conclue par une invitation à établir des liens entre les entreprises lors de la rencontre annuelle des administrateurs système organisée dans le cadre de l’#AvatureUpfront.
En route vers l’avenir
Avature avait en outre une multitude de nouveaux développements passionnants à annoncer aux participants. La première journée s’est clôturée par notre feuille de route tant attendue, et nous avons également partagé une information toute récente : notre intégration avec LinkedIn qui va permettre aux équipes de recrutement d’embaucher plus rapidement des candidats qualifiés grâce à une meilleure collaboration et à l’optimisation de leurs efforts en matière d’attraction des talents.
Dimitri Boylan a pour sa part présenté HR Case Management (gestion des cas RH), notre toute dernière solution conçue en collaboration avec des professionnels RH de premier plan et destinée à soutenir les équipes dans la résolution des problèmes de main-d’œuvre par le biais de l’engagement et de la coopération. À terme, cela aura pour effet d’améliorer la santé de l’organisation. Après avoir découvert pour la première fois l’année dernière Avature Learning, les participants ont pu voir la solution à l’œuvre lors de la conférence de cette année.
Dans le cadre de la Power User Academy et des Tech Tracks, nos experts ont présenté les dernières nouveautés d’Avature, notamment les remarquables fonctionnalités d’IA de la plate-forme, une interface utilisateur plus dynamique et les fonctionnalités et mises à jour qui renforceront la configurabilité, l’autonomie et l’agilité, ce qui permettra aux utilisateurs de concrétiser leurs idées novatrices sous forme numérique.
Chaque année, la conférence #AvatureUpfront offre aux membres de notre communauté un forum de discussion stimulant où ils peuvent échanger leurs points de vue, encourager la collaboration et stimuler leur créativité. Les participants sont repartis de Washington avec l’inspiration, les connaissances et les outils indispensables à la transformation de leurs stratégies RH. Une nouvelle norme d’excellence dans le monde en constante évolution des ressources humaines a ainsi été établie.
Au plaisir de vous revoir l’année prochaine !
