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Après deux années d’éditions virtuelles, nous nous sommes enfin retrouvés en personne en Asie Pacifique autour de l’#AvatureUpfront APAC 2023. Au cours de l’événement qui a duré toute une journée, les participants ont assisté à des sessions menées par des clients, à un atelier interactif et à la présentation de notre feuille de route.
De nombreuses occasions de se reconnecter se sont également présentées. La communauté Avature a mis à profit les pauses café ainsi que la réception en soirée pour échanger avec des collègues et des membres de l’organisation Avature, dont notre PDG, Dimitri Boylan.
Pour rappel, voici certains points marquants.
Surmonter les défis courants liés au recrutement en entreprise
Bien que chaque organisation soit confrontée à des problématiques qui lui sont propres, bon nombre de ces défis sont les mêmes pour les entreprises. Pour cette raison, nos sessions menées par des clients regorgent toujours d’idées et de réflexions précieuses que les auditeurs peuvent ensuite partager avec leurs propres équipes.
Cette année, trois conférenciers ont expliqué comment leurs organisations tiraient parti de la plate-forme Avature pour surmonter les défis liés au recrutement auxquels de nombreuses entreprises peuvent s’identifier :
a) Gérer la complexité du recrutement
Pour l’organisation mondiale de soins de santé Bupa, trouver le talent adéquat dépendait d’un recrutement décentralisé efficace dans une entreprise diversifiée. Cependant, deux obstacles l’en empêchaient :
- Chaque unité commerciale (business unit ou BU) présentait des exigences différentes et employait des systèmes rigides pour y répondre, ce qui rendait la gestion des pipelines de candidats ainsi que l’accès aux données difficiles et entraînait souvent un recours aux processus manuels afin de compenser l’utilisation complexe de la technologie.
- L’entreprise ne faisait plus confiance aux équipes de recrutement centralisées en raison des difficultés de partage d’informations, du manque de transparence et de la faible flexibilité pour répondre aux besoins de chaque BU.
Pour relever ces défis, l’organisation s’est associée à Avature et a exploité la configurabilité de la plate-forme afin de fournir une solution ATS holistique qui répondait aux besoins de chaque BU. Six équipes de recrutement réparties sur trois BU étaient impliquées dans le projet dont le calendrier était très serré.
Bupa a lancé le MVP (minimum viable product) en septembre 2022 selon un framework de MVP qui priorisait les expériences des équipes de recrutement et des responsables du recrutement et qui impliquait les principales parties prenantes dès le tout début. Bien qu’ils continueront à intégrer les capacités d’Avature au cours des 12 à 18 prochains mois, ils ont implémenté au long de cette première étape :
- Les portails Avature
- Les workflows dédiés
- Les intégrations permettant l’échange de données
- Les tableaux de bord pour le reporting
- Les activités de formation et communications pour informer tout le monde
Depuis le lancement, les équipes de recrutement se montrent satisfaites de la configurabilité de la plate-forme. Quant aux responsables du recrutement (RR), il leur suffit de quelques clics désormais pour gérer leurs activités. Par ailleurs, l’équipe du service du personnel de Bupa tire le meilleur parti de l’automatisation d’Avature, car cette capacité lui permet de traiter les contrats et d’obtenir des informations pour le système RH principal de l’organisation beaucoup plus rapidement.
b) Sécuriser les candidats sur fond de pénurie de talents
Au cours d’une présentation qui a abordé deux thèmes, Fletcher Building, l’organisation mère de plus de 30 marques à travers la Nouvelle-Zélande, l’Australie et le Pacifique Sud, a fait écho au message de Bupa sur l’importance d’établir des priorités en matière de recrutement décentralisé.
Lorsque l’organisation est passée de deux à sept équipes d’acquisition de talents (AT), les systèmes RH ont dû répondre à un nombre accru d’exigences d’amélioration de la plate-forme. En outre, Avature introduit de nouvelles fonctionnalités toutes les deux semaines, ce qui a rendu le rythme encore plus difficile à suivre pour l’équipe.
Pour traiter l’accumulation de retard, les systèmes RH et les équipes d’AT organisent des réunions trimestrielles au cours desquelles ils votent et s’accordent sur les améliorations à apporter en priorité. Ce modèle permet à l’équipe des systèmes RH de travailler de manière cohérente tout en garantissant que les communautés d’AT peuvent utiliser les fonctionnalités dont elles ont besoin sans être retardées.
Selon ManpowerGroup, 77 % des employeurs déclarent avoir des difficultés à pourvoir des postes – un pic en 17 ans. Ainsi, lorsque Fletcher Building a commencé à observer une baisse significative du processus de candidature pendant la pandémie, ils étaient conscients qu’un changement était nécessaire pour maximiser la conversion et sécuriser les talents.
Ils ont réalisé que leur processus de candidature en trois étapes nécessitait des informations disproportionnées de la part des candidats, ce qui entraînait des abandons. La flexibilité d’Avature a permis à Fletcher Building de configurer une option « candidature rapide » ne nécessitant que le nom, les coordonnées ainsi que les champs juridiques. Grâce à cette approche, l’organisation a rationalisé le processus de candidature et amélioré l’expérience candidat dès le départ.
L’étape suivante dans la création d’un processus de recrutement axé sur les candidats pour Fletcher Building consistait à mettre en place un filtrage à l’aveugle dans les portails des responsables du recrutement visant à garantir une expérience de recrutement dénuée de préjugés. Désormais, le nom des candidats est masqué lors de l’examen du RR et ne devient visible qu’une fois que les candidats sont déplacés vers l’étape correspondant à l’entretien. Cependant, le portail affiche des références et des vérifications d’antécédents afin de fonder la prise de décision des RR.
c) Recrutement mondial axé sur le local
Avant de s’associer à Avature, on observait chez Bravura Solutions, fournisseur de solutions logicielles pour les secteurs de la gestion de patrimoine et de l’administration de fonds et leader sur le marché, des processus de recrutement profondément localisés, des pratiques incohérentes entre les régions et une forte dépendance aux données et au suivi manuels. Lorsque les demandes d’effectifs se sont multipliées et que les coûts de main-d’œuvre ont commencé à augmenter, ils ont entrepris de passer d’une fonction de recrutement centrée sur la zone APAC à une fonction mondiale.
L’organisation a tiré parti de la configurabilité et de l’automatisation d’Avature pour créer un processus mondial structuré générant des données fiables et réduisant les interventions manuelles inefficaces tout en respectant les normes de conduite régionales. Simultanément, le déploiement d’Avature leur a fourni une vitesse opérationnelle et une adaptabilité pour améliorer la gestion des candidats et réduire les délais d’embauche.
Consciente de son objectif final qui consistait à tirer parti de la technologie pour soutenir la prestation de services, l’organisation a mené les membres de son équipe vers un dénouement positif grâce à des sessions de formation qui ont renforcé l’adoption par les utilisateurs.
Bravura Solutions enregistre déjà des résultats positifs, avec un exemple de réussite en Inde, où l’adoption de la plate-forme Avature s’est avérée essentielle pour améliorer la fonction d’AT dans la région.
À l’échelle mondiale, l’organisation dispose désormais d’une seule source de référence en matière de recrutement et a accru la responsabilité de tous les membres du programme et de l’équipe d’AT. En outre, Bravura Solutions a amélioré les délais d’embauche, réduit les activités qui faisaient doublon et automatisé le reporting.
La puissance de l’approche à plate-forme unique
Avant le lancement d’Avature, les opérations d’AT du conglomérat multisectoriel Jardine Matheson Holding Limited étaient réparties sur plusieurs systèmes, ce qui entraînait souvent des processus manuels inefficaces et une faible productivité. Suite à une évaluation de bout en bout, l’organisation a décidé de consolider le recrutement, le marketing et l’analyse des données au sein d’une seule plate-forme et de développer des intégrations visant à assurer un transfert de données fluide entre la nouvelle plate-forme et un écosystème multifournisseur déjà existant.
Cette transformation complète de la technologie RH a permis la poursuite de cinq objectifs :
- Aligner les stratégies de gestion des talents avec les priorités commerciales de Jardines
- Positionner l’organisation comme employeur de choix dans un marché des talents concurrentiel
- Créer et piloter un processus de recrutement fluide
- Améliorer le sourcing des candidats, l’évaluation et la sélection des talents
- Mettre en œuvre un système de suivi des candidatures
Pourquoi Avature ?
Après avoir soigneusement examiné les meilleures solutions ATS du marché, Jardines a sélectionné cinq fournisseurs. Ils les ont évalués en fonction de critères clés, notamment les fonctionnalités globales de recrutement, l’expérience candidat et l’expérience client, la convivialité, la perspective des activités du groupe à plus long terme, les capacités d’intégration, l’assistance technique, la technologie et la feuille de route à venir.
Avature a obtenu le score le plus élevé sur l’ensemble des critères et a été sélectionné comme fournisseur ATS en raison de sa clientèle mondiale, ce qui a rassuré Jardines sur le fait que nous pouvions comprendre et répondre à leurs besoins en constante évolution.
Après un parcours de mise en œuvre de sept mois, Jardines a lancé son nouvel ATS et sa « nouvelle expérience de recrutement » en 2021, offrant :
- Une intégration fluide du portail du responsable de recrutement avec le SIRH de l’organisation pour rationaliser la création et la gestion des demandes de poste.
- Une intégration avec le site carrière de Jardines et les principaux sites d’emploi pour permettre le dépôt de candidatures via l’ATS.
- Un portail candidat qui offre aux candidats une expérience de candidature simplifiée.
- Un workflow intégré avec le portail des agences de recrutement afin de surveiller les performances des agences, améliorer la communication et centraliser les informations relatives aux candidats.
- Une communauté de talents et des campagnes d’e-mails trimestrielles afin de continuer à développer les pipelines de talents pour les futurs recrutements.
- Un portail d’événements centralisé pour permettre la promotion, l’admission en ligne, la gestion des participants sur place et les données en temps réel.
Jusqu’à présent, six organisations de groupe ont migré vers Avature, et d’autres arriveront tout au long de l’année 2023. Selon un utilisateur, Avature est « une plate-forme qui améliore la productivité avec un workflow systématique tout en permettant une flexibilité pour répondre à l’évolution des besoins de recrutement. »
Les secrets de la réussite de la mise en œuvre d’Avature
En raison d’un ancien ATS qui n’était plus capable de suivre la croissance de lululemon, une équipe de six personnes a entrepris de mettre en œuvre Avature ATS au sein de 22 régions. Mais comme l’a expliqué le présentateur du géant du retail, Rome ne s’est pas faites en un jour, et leur système Avature non plus.
Heureusement, ils ont su transformer leurs problématiques de mise en œuvre en conseils pratiques qu’ils ont partagés avec l’audience de la conférence :
- La taille compte vraiment. Avec autant de configurabilité offerte par Avature, il est difficile d’anticiper la taille réelle de le mise en œuvre que vous entreprenez. Ainsi, lululemon conseille à ceux qui cherchent à mettre en œuvre ou à réorganiser un système de surestimer à la fois les ressources humaines et les délais, et de tenir compte des circonstances imprévues.
- La connaissance est le pouvoir. Il est fort probable que vos équipes internes ne connaissent pas le nouveau système que vous déployez. Ainsi, lululemon conseille d’embaucher des personnes ayant une expérience avec Avature et une connaissance des bonnes pratiques de l’industrie. Quelqu’un qui a déjà fait cela peut soulager l’équipe d’une partie de la charge de travail, contribuer à la formation et contribuer à anticiper les problèmes.
- Prévoir un plan de maintien. La plate-forme Avature est en constante évolution. Pour suivre les mises à jour et, surtout, en tirer le meilleur parti, vous pouvez accéder aux réunions d’administration système, à l’Avature Resource Center (ARC), au training campus et, bien sûr, aux conférences Avature organisées en région APAC, en Chine, aux États-Unis et en Europe.
- Une plus grande diversité donne de meilleurs résultats. Une équipe diversifiée peut s’avérer cruciale lors de la conception d’une stratégie qui attire de nouveaux candidats diversifiés, en particulier lors du mapping du parcours. lululemon a constaté que quelles que soient les connaissances liées au système, les particularités au sein de son équipe contribuaient à façonner un processus de recrutement qui répondait aux besoins et aux désirs des candidats d’aujourd’hui.
- Faites une pause et planifiez. lululemon recommande de garder le dialogue ouvert lors de la planification, de la collecte du feedback et de la priorisation, en fonction de l’impact. Il est facile de se laisser submerger par le retard accumulé. De plus, les choses évoluent rapidement. Cependant, avoir un plan vous permettra d’agir efficacement et de vous concentrer d’abord sur les améliorations qui ont un impact majeur.
La (feuille de) route d’Avature pour l’avenir
L’équipe locale a animé la très attendue présentation de notre feuille de route. Partant des perfectionnements de notre boîte à outils du système de gestion de contenu (CMS), en passant par les améliorations apportées à notre IA multiplateforme jusqu’aux innovations autour des compétences, l’équipe a parcouru avec les participants les nouvelles fonctionnalités tout en soulignant leur valeur stratégique.
Notre équipe a fait part de quelques actualités passionnantes à venir : Avature 10 débarque sur la plate-forme Avature dans les mois à venir ! Décrite comme « l’une des mises à jour les plus importantes que nous ayons jamais apportées à l’architecture de notre plate-forme », cette nouvelle version est conçue pour augmenter l’autonomie des utilisateurs, favoriser l’agilité et ouvrir d’innombrables possibilités.
Marquant notre retour en présentiel, #AvatureUpfront APAC 2023 fut une expérience incroyable ! Les participants étaient ravis de se réunir et en ont retiré des informations exploitables pour renforcer leurs stratégies de gestion des talents. Nous attendons déjà avec impatience l’édition de l’année prochaine, où nous espérons découvrir comment nos clients tirent le meilleur parti d’Avature 10.
« Réaliser des présentations en live et rencontrer des clients et des Avaturiens était un événement absolument fantastique ! Nous avons découvert des sujets très intéressants, avec une réelle authenticité au-delà des présentations et des conversations. Nos clients ont souligné le réseautage et la valeur significative de chaque échange. »
Adam Walker
Directeur régional des ventes, zone APAC
