7 conseils pour améliorer les relations entre le responsable du recrutement et le recruteur

Lorsqu’il s’agit de recrutement, la relation avec un candidat passe avant toutes les autres. Mais sans relation positive entre les responsables du recrutement et les recruteurs, le candidat risque de tomber aux oubliettes ou de vivre une expérience désagréable.  Cela peut avoir pour conséquence le retrait de sa candidature, le refus de votre offre ou le refus d’acheter vos produits ou vos services à l’avenir.

Voici 7 idées pour améliorer la relation entre ces deux niveaux hiérarchiques au sein de l’équipe de recrutement et conserver l’harmonie tout au long du processus de recrutement.

Démarrez votre collaboration du bon pied par un appel téléphonique ou une conversation en personne où le responsable du recrutement (HM) et les recruteurs peuvent se retrouver sur la même longueur d’onde. Pendant la réunion, le HM et le recruteur peuvent répertorier les qualifications du candidat, préciser les responsabilités de l’équipe et, revoir les anciens candidats sélectionnés pour des postes similaires. Avec la fonction Find Similar (Trouver des similaires) de Avature ATS les recruteurs ont la possibilité de faire des recherches dans votre base de données, en utilisant les caractéristiques de 10 candidats déjà sélectionnés.

Après avoir sélectionné vos critères de recherche, fixez ensemble le programme des entretiens (étapes d’entretien, domaines particuliers sur lesquels se concentrer et suivi), et déterminez la stratégie de sourcing : où doit-on orienter la recherche ? Au sein de quelles entreprises se trouve le type de candidats que nous recherchons ? Quels sites d’emploi ciblent spécifiquement ces fonctions?

Les relations vont dans les deux sens et nécessitent une grande collaboration et de nombreuses responsabilités. Assurez-vous de conclure votre première réunion en fixant des délais et des accords de niveau de service (Service Level Agreements), c.-à-d. les tâches qui doivent être exécutées par le recruteur et le HM pour faire avancer le processus. Cela peut sembler un peu formel et exagéré, mais ça permet aux deux parties de se responsabiliser et de s’assurer que le processus se déroule sans problème.

Avec des workflows intuitifs et les conditions flexibles de la technologie avancée d’aujourd’hui, vous pouvez automatiser un grand nombre de tâches et de rappels. Ainsi, inutile de se remémorer toutes les actions à mener. Cela offre également l’avantage de satisfaire les exigences en matière de recrutement. Il peut s’agir, par exemple, de limiter le déplacement d’un candidat dans le processus de recrutement jusqu’à ce que le recruteur ou le responsable du recrutement ait terminé une tâche, comme fournir le motif du rejet.

Comme dans toute relation, l’entente entre les recruteurs et les HM dépend de la communication. Donnez-vous pour mission de devenir un communicant proactif, même si vous prenez le risque de trop communiquer. Cela ne doit pas vous prendre tout votre temps. Il peut s’agir d’un e-mail court ou d’une note rapide lors des étapes principales, par ex. inviter à un entretien initial après X heures de demande, d’envoyer un e-mail avec un résumé de la présélection des candidats proposés, ou de faire un appel de suivi après les entretiens, ou encore des mises à jour sur le statut de l’offre au candidat.

Dans Avature, la communication est facilitée. Chaque activité avec un candidat est enregistrée dans le journal de leur profil. En outre, les recruteurs disposent de leur propre tableau de bord avec une vue d’ensemble, où ils peuvent facilement voir le statut de leurs communications entre les candidats et les recruteurs, ce qui leur fournit une visibilité constante de leurs activités de recrutement.

Un bon recruteur peut occasionnellement faire sortir d’un chapeau le parfait candidat, mais en réalité, ils ne sont pas magiciens. Les HM devraient privilégier les compétences et les qualifications, et ne devraient pas fixer des critères irréalistes concernant les éventuels candidats.  Essayez de prendre le temps, au début de chaque recherche, de réfléchir à 3 compétences/qualités indispensables que le candidat doit posséder, et 3 à 5 compétences/qualités souhaitables. Si vous ne savez pas par où commencer, observez l’équipe actuelle du responsable de recrutement et prenez en compte les compétences de base dont étaient dotés les anciens candidats qui ne présentaient pas un profil parfait.

5. Instaurez la confiance

Le vieil adage en matière de relation s’applique ici : rien ne compte plus que la confiance.  En tant que recruteur, soyez honnête avec votre HM en ce qui concerne vos limites. Par exemple, si vous n’avez pas la connaissance technique nécessaire pour faire passer un entretien à un programmateur en chef, informez, dès le début, votre HM afin qu’il puisse être présent pendant l’entretien pour obtenir les informations nécessaires, ou pour que soit fourni une formation technique afin que vous ou un autre membre de l’équipe puisse mener l’entretien correctement. Si vous recrutez pour des postes difficiles à pourvoir et que vous avez besoin d’un temps de mobilisation plus important que d’habitude, se montrer ouvert et honnête, dès le commencement, vous permettra de construire une relation plus forte et plus fructueuse.

L’honnêteté est cruciale tout au long du processus, notamment lorsqu’il s’agit de fournir un feedback. Les HM devraient garder en tête que des commentaires honnêtes sur les candidats donneront aux recruteurs les informations dont ils ont besoin pour des résultats fructueux à l’avenir.

6. Restez cohérent

Votre processus de recrutement devrait fonctionner comme une machine bien rodée. Commencez chaque recherche en déterminant des questions éliminatoires qui aideront à identifier plus facilement les meilleurs potentiels. Puis, pendant les phases d’évaluation, exigez que les formulaires d’évaluation soient complétés avant qu’un candidat puisse être transmis au HM, afin de vous assurer que ce dernier dispose de toutes les informations nécessaires pour faire avancer le candidat.

Assurez-vous que vos recruteurs et vos responsables du recrutement adhèrent aux mêmes processus d’entretien standardisés, depuis l’analyse comparative des candidats avec les mêmes critères, jusqu’à l’envoi du message approprié aux candidats avec le bon timing. La Smart Automation (automatisation intelligente) peut aider à la réalisation de ces dernières tâches en envoyant des messages personnalisés aux candidats, à certaines étapes : par ex., un e-mail de préparation avant l’entretien ou un entretien de suivi pour les meilleurs candidats.

Afin de perfectionner votre processus, utilisez l’automatisation pour envoyer des formulaires de feedback après l’entretien, afin que les candidats aident à améliorer la performance des recruteurs et des HM, ce qui permettra d’identifier les axes de progression.

7. Aidez ceux que vous appréciez

Chaque relation nécessite un minimum d’effort, mais les bons outils peuvent faire toute la différence. Exploitez la technologie pour supprimer le travail fastidieux du processus et aidez les recruteurs et les HM à communiquer et à collaborer facilement. Supprimez le stress du processus de recrutement grâce à l’utilisation de workflows intuitifs. Par exemple, une fois que les candidats ont été initialement évalués, un responsable du recrutement peut être automatiquement informé des meilleurs candidats, ou lorsqu’un HM termine un entretien, il peut recevoir un message rapide afin de renvoyer des commentaires.