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Après deux années de conférences au format numérique, nous avons enfin pu nous retrouver en personne et la ferveur de cette rencontre était manifeste. Les responsables RH ont partagé des témoignages inspirants quant à la manière dont leurs organisations relèvent avec Avature les défis actuels en matière de talents, et les participants ont pu assister à des sessions captivantes avec nos experts présents sur place. Le formidable engouement lors des pauses café, des déjeuners et des soirées a fait ressortir ce que cette conférence a de mieux à offrir : la communauté animée d’Avature qui partage des idées et des expériences enrichissantes.
Pour celles et ceux qui n’ont pas pu y assister, voici les points les plus marquants.
La véritable puissance des données
Retour sur investissement (ROI)
Adepte depuis de nombreuses années d’Avature, l’équipe d’Epic, le principal éditeur de logiciels de dossiers médicaux aux États-Unis, a ouvert la conférence par un formidable cours magistral sur le retour sur investissement (ROI). Par l’intermédiaire d’une vignette de super héros accrocheuse et remplie de chiffres impressionnants, Epic a exposé sa transition qui l’a fait passer d’une situation où elle avait du mal à atteindre ses objectifs d’embauche à celle d’une pépinière de talents qui génère une valeur commerciale significative. Depuis qu’elle a recours à Avature, sa petite équipe a mené 28 230 entretiens finaux et embauché 14 741 candidats en provenance de 24 pays.
Au cours de sa présentation, l’équipe a partagé des conseils pratiques pour aider les autres participants à optimiser le ROI. En voici quelques-uns :
- Repensez vos processus et tirez le meilleur parti des workflows : en remplaçant un processus de sourcing essentiellement manuel et fondé sur le support papier par une méthode de travail beaucoup plus efficace au sein d’Avature, le processus de sourcing est passé de trois mois à trois jours. Grâce à une automatisation performante des workflows, Epic a obtenu des réductions quantifiables de près de 50 % des coûts directs de son processus d’embauche.
- Investissez dans un CRM : depuis la mise en œuvre d’Avature, 11 % des embauches réalisées par Epic sont le fruit d’un sourcing direct. L’accès à une communauté de talents engagés simplifie la vie des recruteurs tout en réduisant les coûts de sourcing et de publication des offres d’emploi.
- Proposez une expérience d’accueil qui change la donne : intégré à Docusign, le portail d’accueil d’Epic a fait disparaître les tâches fastidieuses telles qu’envoyer les contrats de travail, les passer en revue et les compléter, ce qui a permis d’économiser 15 000 $ par an rien qu’en frais de port et de matériel. De plus, Epic a également tiré parti du portail pour susciter auprès des nouvelles recrues un certain enthousiasme pour leur rôle avant leur date de prise de poste, en partageant des documents pertinents et en encourageant la mise en réseau des équipes.
- Veillez à ce que toute l’équipe ait accès aux rapports : grâce à l’accès aux données en temps réel, les membres de l’équipe ont pu identifier les tendances, approfondir des pistes et adapter rapidement les stratégies en vue d’améliorer la performance.
« L’un des aspects les plus remarquables d’Avature est la facilité avec laquelle tout est mesurable. Ainsi, lorsque vous commencez à vous attaquer à vos principaux points épineux, effectuez un snapshot de la situation afin d’avoir un point de comparaison une fois la mise en service terminée. »
Maria Szychlinski
Responsable recrutement et accueil chez Epic
Amélioration des données de DEI
Une analyse préliminaire pour un important fonds d’investissement de la ville de New York a montré que le taux de remplissage des données démographiques de ses candidats était de 85 %. Cependant, en creusant davantage, ils ont constaté que les candidats non directs, tels que les recommandations, avaient un taux beaucoup plus faible de seulement 15 %. Étant donné qu’un plus grand nombre de ces candidats atteignaient les étapes ultérieures, il leur fallait remédier à ce problème.
Comme pour beaucoup d’organisations, la saisie des données relatives au recrutement de la diversité dans l’entreprise se limitait au suivi de la source d’un candidat, comme la conférence ou l’événement sur la diversité dont il provenait, et aux rapports gouvernementaux pour l’EEOC, qui ne couvrent souvent que l’origine/ethnicité et le sexe.
Le fait d’avoir un regard neuf et critique sur leurs initiatives de DEI les a amenés à analyser et à capturer des données enrichies sur les caractéristiques démographiques des candidats et à exploiter ces informations en vue d’améliorer les processus. En collaboration avec Avature, ils ont mis en œuvre un ensemble de meilleures pratiques :
- Aller au-delà des obligations légales : envisagez la possibilité d’introduire de nouvelles catégories plus inclusives ou d’ajouter de nouveaux champs afin de recueillir des données plus pertinentes. Cette organisation a élargi les options de manière à ce que les candidats multiculturels puissent mieux s’identifier, tout en incluant les champs relatifs à l’orientation sexuelle et à l’identité transgenre.
- Soyez sensible à l’ordre dans lequel les options apparaissent : comme l’explique leur conférencier, « faire figurer les options les plus fréquentes en tête de liste peut rebuter les candidats sous-représentés. En cas de doute, mettez vos options par ordre alphabétique. »
- Donnez la priorité à l’autonomie des données du candidat : bien que vous puissiez imposer une réponse, vous ne devriez pas imposer la divulgation. Le fait de mettre à la disposition des candidats un mécanisme d’autodéfinition si les options fournies ne leur conviennent pas peut contribuer à améliorer leur expérience. Pour finir, les candidats doivent pouvoir à tout moment mettre à jour et supprimer les données fournies.
En ajoutant une plus grande granularité et en tirant parti de la flexibilité du modèle de données et des rapports d’Avature, ils ont augmenté leur taux de remplissage des données sur la diversité pour les candidats non directs à hauteur de 75 % tout en enrichissant les données à leur disposition pour l’ensemble des candidats.
Choisissez un véritable partenaire
Lorsque vous recherchez une solution technologique susceptible de vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux, vous ne recherchez pas seulement un fournisseur, mais un partenaire qui vous aidera à mettre en œuvre votre stratégie. Se développant et évoluant en tandem, les clients ont partagé des témoignages de réussite autour de leur partenariat avec Avature.
Citons notamment Bain & Company, dont le parcours avec la plate-forme a débuté en 2016. La décision d’ajouter une troisième instance à leur portfolio ou de s’engager dans une voie alternative a constitué un tournant décisif dans leur parcours avec Avature, et ils se sont donc adressés à nous pour bénéficier de conseils. À ce jour, un travail collaboratif est en cours afin de mettre en œuvre la recommandation d’Avature d’une instance unique qui répondra aux besoins de recrutement distincts de chaque groupe de parties prenantes. Selon Bain, cela atteste de la flexibilité de la plate-forme et ils apprécient vivement de pouvoir compter sur les conseils stratégiques avisés d’Avature.
Dans le cas de Kelly Services, l’entreprise de dotation en personnel classée au Fortune 500 et cliente d’Avature depuis 15 ans, le partenariat prospère leur a permis d’élaborer une suite de solutions novatrices pour répondre aux besoins de leurs propres clients. Ils gèrent actuellement 15 instances pour fournir des services de pointe dans le recrutement de personnel occasionnel.
En complément de leur partenariat avec Avature et d’une relation solide avec l’équipe d’assistance, Laitram, un leader mondial des systèmes de courroies de transport basé en Louisiane, a souligné que les avantages de la constitution d’un réseau avec d’autres clients Avature et de la participation à des conférences étaient sa recette secrète pour exploiter la plate-forme avec succès.
« En tant qu’administratrice unique d’Avature, je devais absolument trouver un moyen de poursuivre ma formation afin de pouvoir formuler les meilleures recommandations et prendre les décisions les plus pertinentes pour l’instance de mon entreprise. Il me fallait également créer un réseau d’autres utilisateurs Avature pour former une équipe spécialisée avec laquelle je pourrais échanger des idées, obtenir de l’aide pour le dépannage et échanger les meilleures pratiques. Il était impératif, pour mon succès et celui de mon entreprise avec Avature, que je me rapproche d’administrateurs partageant les mêmes idées et que je commence à constituer une communauté qui facilite l’échange d’informations et m’entoure de personnes auprès desquelles tirer des enseignements. »
Megan Deville
Analyste SIRH senior chez Laitram
Au cours de sa session, Bankers Life a repris cette idée de la valeur de la communauté, qui portait sur la façon dont Avatue a permis à l’organisation de créer un pôle dynamique pour ses utilisateurs Avature à la suite du Covid. Avant la pandémie, ils dépendaient fortement des grands événements en présentiel, des sessions de formation et de la communication en face à face pour tirer le meilleur parti de la plate-forme et atteindre leurs objectifs d’embauche. Lorsque tout cela a été suspendu, ils devaient disposer d’un espace en ligne pour reproduire cette connexion, d’autant plus que les contractants externes ne peuvent pas accéder aux plate-formes communautaires d’entreprise telles que Yammer.
Avec Avature DNA, ils ont été capables de créer cette communauté, qui est devenue un pôle dynamique où les utilisateurs peuvent communiquer et échanger des conseils en matière de recrutement grâce à des interactions en temps réel, à la publication de questions et à la suggestion des meilleures pratiques.
La valeur d’une solution CRM
Le CRM demeure la solution la plus vendue d’Avature et constitue un véritable facteur déterminant pour les organisations de recrutement qui souhaitent passer du recrutement actif au recrutement passif de candidats, mais la plupart des entreprises n’ont pas encore intégré un CRM à part entière à leur pile technologique de gestion des talents. À l’instar d’Epic, M&T Bank ne disposait pas d’un CRM avant la mise en œuvre d’Avature. En quatre ans seulement, l’entreprise a économisé 5 millions de dollars en éventuels frais d’agence, constitué une base de données de plus de 83 000 prospects, envoyé plus de 50 000 e-mails et obtenu un taux d’ouverture de 64 %.
Cependant, pour assurer un retour sur investissement optimal et des résultats probants en matière de sourcing, il est nécessaire de déployer une stratégie efficace et de se concentrer sur l’adoption par les utilisateurs. De nombreuses raisons expliquent pourquoi certains CRM ne parviennent pas à s’imposer, comme la peur du changement, le manque de formation aux techniques du CRM ou l’intégration limitée avec l’ATS. Uber a pris la parole pour expliquer ces enjeux et partager les meilleures pratiques instaurées pour garantir la réussite de la mise en œuvre du CRM Avature :
- Redynamisez le soutien de la direction.
- Identifiez les champions du CRM dans chaque région et pour chaque type de recrutement.
- Mobilisez une communauté d’utilisateurs dynamique en tirant parti des exemples de réussite, en partageant les meilleures pratiques et en passant en revue les cas d’utilisation.
- Établissez des directives de collaboration qui définissent de manière univoque la propriété des candidats, les processus visant à partager des prospects sérieux, les conventions de dénomination et les protocoles de nettoyage des données.
- Tirez le meilleur parti des métriques et fournissez une visibilité sur les indicateurs clés de performance. Les données peuvent permettre de renforcer l’AT au sein de votre organisation en démontrant la valeur commerciale des activités de recrutement.
- Veillez à dispenser une formation aux nouveaux membres de l’équipe et mettez en place une formation de remise à niveau annuelle.
Pour Northrop Grumman, avant Avature CRM (Candidate Relation Management), l’embauche à haut volume axée sur les candidats semblait être un oxymore. Toutefois, la technologie leur a donné les outils indispensables pour créer de riches viviers de talents, segmenter les audiences et offrir des campagnes personnalisées à forte interaction pour leurs événements de recrutement à volume élevé.
Le cas de l’automatisation intelligente
La nécessité d’automatiser les processus est généralement le facteur déterminant pour les clients qui cherchent à acquérir Avature. Il n’est donc pas surprenant que plusieurs interventions à la conférence aient porté sur des expériences captivantes d’automatisation intelligente.
GPS Hospitality, dont le siège est situé à Atlanta, est en passe de devenir une entreprise de restauration pesant un milliard de dollars. Une embauche fructueuse est fondamentale dans le cadre de cette stratégie. Concrètement, ils doivent recruter au cours de l’année à venir 2 600 chefs d’équipe, 700 assistants-managers et 600 directeurs généraux.
Pour atteindre ces chiffres colossaux, l’équipe s’est appuyée sur l’automatisation Avature. Elle a tiré le meilleur parti des workflows pour rendre la candidature aussi transparente que possible, y compris la fonctionnalité « text-to-hire » (un SMS pour embaucher), l’auto-planification des entretiens avec les candidats et les lettres d’offre automatisées par SMS.
L’Université de Phoenix a partagé une aventure similaire, en soulignant son utilisation de questions spécifiques au rôle et de questions éliminatoires pour écarter de façon automatique les candidatures non appropriées, aidant l’équipe chargée de l’acquisition de talents à donner la priorité aux candidats qualifiés dans les situations à volume élevé. Les notifications automatisées par e-mail maintiennent les candidats, les approbateurs et les responsables du recrutement informés tout en faisant progresser le processus. En outre, ils ont établi un processus de génération de lettres d’offre en trois étapes, ce qui permet aux recruteurs de gagner du temps et de transmettre une offre compétitive au candidat le plus rapidement possible.
Au cours de cet automne seulement, Somerset CPAs and Advisors, l’un des plus petits clients d’Avature, a démontré un puissant impact dans ce qui représente sans doute le domaine le plus difficile en matière de recrutement : la comptabilité. En prouvant qu’une petite entreprise peut rivaliser avec les « Big Four » (les 4 plus grands cabinets comptables) au niveau du recrutement de candidats en fin d’études, l’organisation a participé cet automne à 30 événements de recrutement dans dix universités, s’adressant à environ 300 étudiants. Avant Avature, ils disposaient d’un processus sur support papier peu efficace et difficile à gérer pour les parties prenantes internes. En mettant en œuvre notre plate-forme, ils ont pu concevoir un processus davantage automatisé, en dématérialisant le recrutement d’étudiants et en centralisant la collecte de données ainsi que les feedbacks. La société a ainsi économisé du temps, de l’argent et du papier et peut désormais identifier et interagir avec les talents potentiels de manière beaucoup plus dynamique.
En route vers l’avenir
Avec l’arrivée de nouvelles fonctionnalités sur la plate-forme toutes les deux semaines, la très attendue Power User Academy a présenté aux participants un large éventail de meilleures pratiques pour tirer parti des nouvelles fonctionnalités et renforcer leur stratégie. Les sessions du volet technique, plus étoffées que jamais, ont offert un aperçu de certaines de nos récentes mises à jour techniques, de l’architecture du système et des fondamentaux de la sécurité. Soit dit en passant, les participants ont notamment évoqué l’approche unique et efficace d’Avature en matière de sémantique, laquelle élimine le risque de partialité.
En accord avec notre esprit d’innovation, la principale annonce de l’édition de cette année a été le lancement d’Avature 10. Les participants ont manifesté une grande effervescence lors de la session, en applaudissant l’équipe qui a présenté les nouvelles améliorations qui seront bientôt apportées à la plate-forme. Surveillez cet espace pour connaître les dates exactes de sortie de ces fonctionnalités sur la plate-forme.
La conférence #AvatureUpfront US était formidable ! Mais le plus important, c’est que l’événement regorgeait d’idées concrètes. Les participants sont repartis avec une longue liste de nouvelles idées et stratégies à mettre en œuvre au sein de leur propre organisation. Nous avons hâte de participer à la conférence de l’année prochaine, lorsque les clients reviendront pour nous expliquer comment ils ont utilisé les nouvelles fonctionnalités d’Avature 10 afin de perfectionner leurs activités. En espérant vous y voir également.
