Témoignages Clients 
Résumé
L’un des plus grands détaillants de produits ménagers au monde traversait une période de croissance intense, avec une augmentation prévisionnelle de 50 % de sa main-d’œuvre au cours des trois années à venir. Suite à une hausse de la demande de recrutement de 400 % l’année précédente, l’équipe chargée de l’acquisition des talents s’est retrouvée face à un projet gigantesque.
Mais lorsque Wayfair a examiné l’ensemble des technologies internes et tierces à sa disposition, ils ont réalisé que ces moyens n’étaient plus à la hauteur de la tâche. Leurs capacités de configuration et d’automatisation ont été exploitées au maximum, mais la demande de recrutement ne montrait aucun signe d’essoufflement. Les équipes de recrutement étaient surchargées et l’expérience candidat en pâtissait. Une refonte technologique s’imposait.
À l’issue d’un processus d’appel d’offres minutieux, Wayfair a choisi Avature et, conjointement, ils ont établi un plan de mise en œuvre de 12 mois pour un nouvel ATS et un nouveau CRM qui devaient permettre d’affiner les workflows et d’automatiser 70 % des tâches administratives qui pesaient jusqu’alors sur les recruteurs. Les résultats sont éloquents : chez Wayfair, le délai global de recrutement a été réduit de 72 % et le nombre total de postes à pourvoir a diminué de 11 %, alors même que la demande d’embauche a progressé. De plus, l’expérience des candidats et des recruteurs s’est trouvée sensiblement améliorée.
En se tournant vers l’avenir, non seulement les fondations d’une approche plus cohérente et plus efficace de l’acquisition de talents ont été fermement établies, mais grâce à la configurabilité infinie et intuitive d’Avature, les limites du possible ont été repoussées.
À propos de Wayfair :
Fondée en 2002, l’entreprise Wayfair est devenue l’une des plus grandes plate-formes d’achat d’articles de maison au monde, au service de plus de 22 millions de clients actifs et collaborant avec plus de 20 000 fournisseurs.
Présente en Amérique du Nord et en Europe occidentale, l’entreprise Wayfair emploie plus de 13 000 personnes et reçoit près d’un million de candidatures par an.
Le Challenge : des recruteurs surchargés et une technologie peu performante
Avant de s’associer à Avature, la plate-forme de vente Wayfair rencontrait des problèmes d’efficacité en matière d’acquisition de talents qui touchent souvent les entreprises qui connaissent une croissance rapide. Suite à une augmentation de 400 % des effectifs au cours des 12 mois précédents ainsi qu’à une autre augmentation prévisionnelle de 50 % pour les trois années à venir, il devenait évident que le méli-mélo d’outils internes et d’outils tiers qui composaient sa pile technologique peinait à répondre aux besoins de l’entreprise.
Bien que le recrutement de l’entreprise n’était pas en situation de crise, Wayfair ayant épuisé tous les gains d’efficacité réalisés grâce à l’automatisation, les recruteurs se retrouvaient ballottés d’un poste à l’autre en vue de répondre à la demande. Avec un ATS qui s’appuyait sur des équipes d’acquisition de talents (AT) surchargées pour mettre à jour manuellement le statut des cas, les offres d’emploi étaient trop souvent fermées avec des candidats non retenus abandonnés sur le pas de la porte, totalement ignorés par l’entreprise.
Comme l’explique Hannah Rebecchi, Senior Manager of Talent Acquisition Technology chez Wayfair, « nous avions l’impression de colmater les trous d’un bateau. »
Toutefois, la décision de continuer comme avant ou de devoir maîtriser une pile technologique gigantesque n’était pas aussi évidente à prendre.
« La difficulté est de ne pas tomber dans ce mode réactif et de se dire « on a la technologie qu’on a, on sait comment l’utiliser, et on va se débrouiller avec ». Parce que passer par cette transformation titanesque et par la gestion du changement qui l’accompagne semble être un processus très intimidant. »
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology chez Wayfair.
L’alternative n’était cependant guère plus attrayante. Après analyse des chiffres, Wayfair a découvert qu’il lui fallait 100 recruteurs supplémentaires au cours des trois prochaines années pour permettre à son équipe d’acquisition de talents de répondre à la demande croissante, tout en se contentant d’une stratégie et d’une solution technique qui ne constituait en réalité absolument pas une solution. Le moment était venu de prendre le taureau par les cornes. Une transformation s’imposait.
Trouver des gains d’efficience tout au long de l’entonnoir
Wayfair a entrepris un exercice de découverte, s’entretenant avec les utilisateurs finaux, identifiant les points épineux et dressant un tableau de la situation actuelle et de l’objectif à atteindre. Enthousiasmés par les possibilités qui s’offraient à eux, il est vite devenu évident qu’il s’agissait d’une occasion d’affiner bien plus que la technologie.
« Ce qui nous a vraiment séduits chez Avature, ce sont les plate-formes intégrées, la personnalisation et le niveau d’assistance que nous avons reçu de la part l’équipe de mise en œuvre et de l’équipe de gestion des comptes. »
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology chez Wayfair.
Avec Avature, Wayfair a cherché à affiner son parcours d’acquisition de talents au niveau de la partie supérieure, au centre et au bas de l’entonnoir et à soulager les recruteurs en permettant au candidat de piloter en grande partie le processus. Notre partenariat étant aligné sur les besoins, un plan de mise en œuvre de 12 mois a été établi et le travail a commencé pour automatiser les tâches administratives répétitives qui créaient des goulots d’étranglement pour les équipes d’acquisition de talents.
« Nous avons embauché des recruteurs pour susciter l’engagement des meilleurs talents et donner envie de travailler chez Wayfair. Nous souhaitions avoir recours à l’automatisation pour leur permettre de s’affranchir de ces tâches administratives et de se concentrer sur ce pour quoi nous les avions embauchés. »
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology chez Wayfair.
Au niveau de la partie supérieure de l’entonnoir, là où Wayfair reçoit et qualifie les candidatures, Avature a permis :
- L’introduction d’une fonctionnalité d’offres multiples afin de réduire les répétitions inutiles de tâches.
- L’utilisation de questions éliminatoires pour automatiser l’admissibilité des candidats, en notifiant les candidats non retenus et en invitant les candidats retenus à participer à des évaluations effectuées par des tiers.
- L’automatisation de la notation des évaluations par des tiers et du passage des candidats aux étapes suivantes, les communications nécessaires étant envoyées automatiquement.
- Le filtrage des candidats inactifs depuis plus de 14 jours.
Au centre de l’entonnoir, depuis l’entretien jusqu’à l’offre, Avature a été mis à profit pour :
- Automatiser la planification de tous les entretiens.
- Envoyer des rappels automatiques en l’absence de réponse de la part des candidats après un certain temps.
- Configurer les listes d’entretiens de recrutement pour une efficacité optimale.Au bas de l’entonnoir, de l’offre à l’embauche,
Avature a permis de :
- Ajouter une plus grande granularité dans le suivi des étapes de la vérification des antécédents (invité, initié, en cours d’examen, terminé, notifié), les fournisseurs tiers étant beaucoup mieux intégrés.
- Responsabiliser le candidat pour qu’il franchisse les étapes, notamment en signant et en transmettant en pièces jointes tous les documents.
- Placer les médaillés d’argent (candidats ayant atteint la short list) de manière automatisée dans des listes de candidats en vue d’offres futures, et des communications automatisées ont été envoyées aux candidats non retenus après la clôture des offres d’emploi.
- Transformer de façon automatique l’enregistrement de personne à celui d’employé, livrer le matériel et créer les identifiants des employés dès l’arrivée des candidats lors de l’étape de l’embauche.
À l’issue de cette étape de la transformation, ils avaient automatisé plus de 70 % du processus d’acquisition des talents, libérant ainsi les recruteurs d’un fardeau administratif écrasant et leur permettant d’avoir des échanges avec les candidats et les responsables du recrutement qui apportent une vraie valeur ajoutée.
Les résultats
Alors que l’on s’attend naturellement à une baisse de productivité lorsque les équipes d’AT s’attaquent à une toute nouvelle transformation numérique, cela ne fut pas le cas chez Wayfair. En adoptant un processus axé sur les candidats, l’entreprise a atteint sans trop de difficultés ses objectifs pour la première saison de recrutement.
L’introduction de questions éliminatoires en présélection et la notation automatisée d’évaluations tierces ont permis d’écarter un tiers des postulants qui ne répondaient pas aux exigences de base des rôles. En termes de volume de travail de l’équipe d’AT chez Wayfair, cela représente un total de 100 000 présélections de moins à effectuer. Par ailleurs, l’élimination automatisée des candidats inactifs après 14 jours a permis d’écarter 35 % d’entre eux de la procédure.
Toutes ces améliorations combinées ont renforcé l’intégrité des données et ont permis de réduire le délai d’examen des candidatures qui est passé de 17 à deux jours seulement, soit une réduction de 88 %.
Des résultats tout aussi impressionnants ont été obtenus lors de la planification des entretiens de présélection d’AT. Les rappels automatisés d’Avature ont été envoyés pour inciter les candidats qui ne réagissaient pas à le faire, ce qui a eu pour résultat direct d’inviter 32 % des candidats à planifier leur entretien. Grâce à cette automatisation et à la configuration efficace des listes d’entretiens, le délai moyen de planification des entretiens de présélection a été réduit pour passer de 18 à 6 jours, avec en prime une meilleure expérience candidat.
« L’automatisation a amélioré l’expérience de nos candidats, car nous avons mis en place un processus davantage axé sur les candidats. Il n’est donc plus nécessaire d’attendre que le recruteur fasse avancer un candidat. C’est le candidat qui détermine la rapidité avec laquelle il avance dans le processus. »
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology chez Wayfair.
Depuis la transition avec Avature, Wayfair a vu le délai global de recrutement réduit de 72 % et le nombre total de postes ouverts diminuer de 11 %, bien que la demande d’embauche continue d’augmenter comme escompté. Si l’entreprise avait décidé de se contenter de la technologie à disposition et n’avait pas choisi de saisir les vastes possibilités offertes par la transformation numérique, cette réussite remarquable aurait été inimaginable.
« Avature a permis d’augmenter le nombre d’embauches sans avoir à continuer à étoffer nos équipes d’embauche. »
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology chez Wayfair.
Un regard vers l’avenir
Wayfair découvre, chaque jour, de nouvelles façons d’utiliser Avature pour affiner ses processus d’acquisition de talents. Il s’agit notamment de mieux utiliser l’intégration de Google Agenda et d’optimiser la planification des entretiens afin de créer des périodes tampons qui mettent la qualité du quotidien des recruteurs au diapason des besoins de l’entreprise.
Grâce au bon fonctionnement du nouveau système ATS et au temps dégagé pour les recruteurs leur permettant de faire ce qu’ils font de mieux, Wayfair est désormais prêt à adopter une approche plus proactive en matière d’embauche.
« Nous sommes très enthousiastes à l’idée que les recruteurs puissent se familiariser davantage avec les fonctionnalités du CRM et qu’ils puissent susciter un réengagement auprès des personnes réembauchées et des talents passifs. »
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology chez Wayfair.
Stimulée par son succès, l’entreprise Wayfair continue à relever de nouveaux défis pour lesquels elle est désormais mieux équipée, qu’il s’agisse d’améliorer la visibilité au sein des équipes de recrutement, d’identifier les gains d’efficience en matière d’offres d’emploi ou de profiter des opportunités de formation pour les utilisateurs finaux.
L’entreprise a déjà réalisé des progrès significatifs depuis le début de sa collaboration avec Avature. Dotée d’une feuille de route ambitieuse et d’un moteur en bon état de marche, il ne reste plus qu’à savoir jusqu’où l’entreprise Wayfair veut aller.
