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La résistance à l’adoption constitue l’un des principaux obstacles que les entreprises doivent surmonter au moment d’adopter une nouvelle technologie de recrutement ou de gestion des talents. Examinons quelques exemples afin de mieux comprendre les raisons.
Chez les recruteurs, le stress est une réalité quotidienne. Face à la pénurie de talents, les candidats disposent de davantage de pouvoir et la pression est forte afin d’attirer de nouvelles recrues. Leur demander de délaisser les outils dont ils ont l’habitude pour consacrer un peu de leur temps à apprendre à utiliser une nouvelle solution risque de susciter des craintes et d’être perçu comme une entrave à leur capacité à travailler efficacement.
Par ailleurs, il en va de même pour les employés. Par exemple, lors du passage à un nouveau processus de gestion de la performance, si celui-ci n’est pas simple ou intuitif et si les employés ne perçoivent pas la valeur qu’il leur apporte, ils risquent de se décourager et l’adoption de la solution ne sera sans doute pas à la hauteur des attentes.
De même que les nouvelles recrues ont besoin d’être accueillies, les entreprises ont besoin d’une formation interne pour la mise en œuvre de nouvelles technologies. S’ils suivent une bonne formation, les employés seront en mesure d’exploiter pleinement cette nouvelle solution. Dans le cas contraire, ils n’auront jamais l’occasion de constater son potentiel et abandonneront certainement, ce qui entraînera un impact négatif sur le retour sur investissement.
En outre, à l’instar des entreprises qui évaluent chaque détail de toutes les technologies de gestion des talents dans lesquelles elles investissent, il est tout aussi judicieux d’analyser la formation de la même manière. Il est tout aussi important de poser les bonnes questions afin d’évaluer la qualité de la formation, la flexibilité qu’elle peut offrir à votre entreprise et la rigueur avec laquelle les spécialistes élaborent un programme.
Alors, qu’est-ce qui compose un processus de formation interne idéal ?
Gestion du changement et communication
L’une des toutes premières étapes d’une stratégie de mise en œuvre technologique réussie est la gestion du changement. En dialoguant au préalable avec les personnes et les équipes concernées, vous pouvez apaiser leurs inquiétudes et calmer les esprits en leur expliquant les avantages de la nouvelle technologie et la formation qui suivra pour les aider à se familiariser avec celle-ci.
Les équipes étant habituées à travailler d’une certaine manière, il peut être quelque peu délicat de modifier leurs processus. « Rester dans le vrai », comme on dit, sera fortement apprécié par toutes les personnes concernées. Les équipes doivent être informées des éventuels obstacles à surmonter, mais aussi de la valeur que ce nouveau changement apportera et qui en vaudra très vite la chandelle.
Pour ce faire, notre équipe de formation propose notamment des plans de communication. Ces plans comprennent des modèles qui peuvent être utilisés pour informer la communauté des utilisateurs des changements à venir, de la manière dont ils en tireront avantage et de la façon dont ils seront préparés par le biais de la formation.
Ainsi, une communication efficace peut permettre de :
- Faire preuve d’empathie. En reconnaissant les désagréments, en les remerciant de leur patience et en valorisant leur travail, vous pouvez contribuer à atténuer les tensions.
- Informer les autres équipes que des retards sont à prévoir, mais qu’à moyen terme, elles obtiendront plus rapidement les recrues essentielles si ce changement est opéré dès maintenant. Cela permet de relâcher la pression qui pèse sur le recruteur.
- Faire la démonstration de la fonctionnalité innovante qui va radicalement améliorer leur quotidien. Une démonstration en direct peut favoriser un certain enthousiasme.
Les canaux de communication ouverts doivent toujours constituer une partie fondamentale du processus de formation après sa mise en place. Lors de l’élaboration d’un programme de formation destiné à favoriser l’adoption par les utilisateurs, n’oubliez pas la nécessité de disposer d’un modèle de soutien incluant des ressources, des points de contact visant à répondre aux incertitudes, des sessions d’apprentissage postérieures au déploiement, etc.
Désigner des points de contact internes qui peuvent répondre aux interrogations et communiquer avec le fournisseur permet de rationaliser les efforts. Vous pouvez envisager de créer un canal Slack ou un alias de messagerie dédié où ils seront en mesure de répondre aux questions dans les meilleurs délais. FORVIS fait partie des clients ayant bénéficié de cette approche.
Comment y sont-ils parvenus ? Ils ont élaboré une structure d’assistance solide, divisée en trois niveaux :
- Les champions : Les points de contact régionaux et d’équipe. Ils constituent le premier niveau d’assistance auquel les utilisateurs peuvent avoir recours. Ils jouent un rôle pédagogique actif auprès des utilisateurs par le biais de formations internes et de sessions de questions-réponses. Lorsqu’ils ne parviennent pas à trouver une solution, ils font appel aux administrateurs système.
- Les administrateurs : Ils fournissent une assistance administrateur standard, notamment le dépannage des fonctionnalités avancées. Ils fournissent également une assistance aux champions si nécessaire.
- Les administrateurs système : Ils restent en relation avec les points de contact Avature et jouent le rôle de décisionnaires en charge des requêtes de changement de configuration.
Citons comme autre exemple une société de conseil de renommée internationale. Celle-ci a créé un alias permettant aux utilisateurs d’envoyer leurs questions à un groupe dédié d’experts Avature. Cela a permis de centraliser les requêtes en un seul et même endroit, et donc de fournir des réponses selon des critères unifiés.
Pour tout fournisseur, la mise à disposition d’un ou de plusieurs spécialistes formation représente un point de valeur unique. Ces derniers doivent connaître vos défis de façon précise, ainsi que vos objectifs, et doivent également être disponibles pour répondre aux éventuelles questions. Par rapport à un système de tickets où les doutes sont abordés de manière anonyme et générique, les spécialistes formation représentent un atout inestimable pour tout programme de formation interne.
Le sur-mesure et la personnalisation
Chaque client et chaque culture d’entreprise sont uniques. Ainsi, en matière de technologie d’acquisition et de gestion des talents, les meilleures solutions du marché proposent un niveau de configurabilité élevé afin de pouvoir s’adapter aux besoins et exigences uniques de chaque organisation.
Cela doit être le cas pour la formation qui accompagne la technologie, afin qu’elle reproduise véritablement votre cas d’utilisation spécifique de la plate-forme Avature, et les problèmes que vous tentez de résoudre. Voilà pourquoi il est si essentiel de choisir un fournisseur qui offre une formation sur mesure.
Dans le cas d’Avature, nos spécialistes formation deviennent des experts de votre configuration et de vos processus. Ils étudient, analysent et testent le tout afin de pouvoir mettre en place des scénarios de formation pertinents qui reflètent les tâches quotidiennes réelles auxquelles sont confrontés les recruteurs et autres utilisateurs.
Toutefois, cela ne se limite pas à la formation de l’utilisateur final. Une autre composante d’un programme personnalisé concerne la formation du formateur, une approche par laquelle le fournisseur s’efforce de donner aux équipes de formation internes les moyens de devenir des experts du système, avec une grande confiance dans leur connaissance de la technologie. Cette approche personnalisée, qui leur permet de former eux-mêmes les futurs utilisateurs finaux, est rentable et donne aux organisations la flexibilité et l’agilité nécessaires pour parfaire en permanence les connaissances de leurs équipes sur le système.
Il s’agissait d’un objectif primordial pour FORVIS, qui souhaitait une approche lui permettant de constituer une équipe de formation interne performante. Notre équipe a élaboré un programme sur mesure, fondé sur la configuration Avature et les objectifs commerciaux de l’organisation, pour les aider à développer des compétences non techniques, à s’entraîner à dispenser des formations et à utiliser des documents de référence personnalisés, des sessions Teach-back ainsi que des questions-réponses.
L’établissement d’objectifs d’apprentissage peut conférer une orientation claire à votre programme de formation interne, augmentant ainsi la probabilité qu’il réponde efficacement aux utilisateurs et à leurs inquiétudes. De plus, comme chaque groupe d’utilisateurs est différent, il se peut que vous deviez également envisager des méthodes de formation sur mesure afin que chacun tire le meilleur parti de cette étape majeure.
Avec une approche sur mesure de la formation, la réduction du délai pour atteindre le niveau de productivité attendu ne représente que l’un des nombreux précieux avantages. À mesure que les parties prenantes se transforment rapidement en utilisateurs expérimentés, capables de naviguer confortablement sur la plate-forme, les retombées de votre investissement technologique sont particulièrement éloquentes.
« En ayant à disposition une ressource de formation dédiée, nous permettons d’obtenir différents cas de feedback, et pas uniquement au terme du programme de formation. Nous continuons ainsi à communiquer avec le client et à faire preuve de flexibilité afin de nous adapter en permanence. Nous pouvons adapter le rythme du groupe ou modifier l’approche de la formation au besoin, par le biais de sondages destinés à entretenir l’engagement de l’audience, en réorganisant l’ordre du jour, en prévoyant plus de temps pour les questions-réponses, etc. »
Melina Gil
Directrice de la formation chez Avature
La pratique mène à la perfection
Il ne s’agit pas seulement de montrer à une équipe le fonctionnement de telle ou telle chose ; il faut aussi qu’elle soit suffisamment confiante pour pouvoir naviguer seule sur une nouvelle plate-forme une fois la formation terminée. C’est là que les sessions pratiques prennent tout leur sens. L’apprentissage par la pratique encourage l’engagement actif avec le matériel disponible, ce qui contribue à inculquer les connaissances à vos utilisateurs. Par conséquent, veillez à choisir un fournisseur qui accorde une place prépondérante à la pratique.
Pour les organisations internationales, les difficultés de planning sont réelles ! La coordination de sessions pratiques à travers le monde peut devenir un véritable casse-tête. Fort heureusement, les sessions hors ligne disponibles à la demande se révèlent aussi efficaces que les sessions en présentiel ou en face à face. Il est parfois même préférable de donner aux gens du temps et un peu d’espace pour bien comprendre les choses, afin de les préparer au mieux au changement. Sur cette base, les équipes peuvent ensuite élaborer des formations et des ressources qui les aideront à mettre en œuvre des pratiques selon leur convenance.
En ce qui concerne nos solutions, l’équipe de formation travaille à la conception d’exercices personnalisés destinés à la pratique des utilisateurs et adaptés à leurs propres cas d’utilisation. Elle organise également des ateliers pendant les sessions de formation en direct et crée des sondages et des quiz afin de favoriser l’interaction.
Apprentissage continu
Les programmes de formation efficaces intègrent un calendrier spécifique pour familiariser les utilisateurs à la nouvelle technologie, mais ils se poursuivent aussi après cette phase initiale par le biais de différents points de contact.
Créer un réseau interne d’assistance
La création et la mise en œuvre de vos propres points de contact en interne, où chacun se sent à l’aise pour partager ses difficultés en matière de formation, peuvent constituer un complément indispensable au processus. Certains de nos clients, par exemple, organisent des « journées Avature ». Au cours de ces journées, ils travaillent sur les points sensibles, partagent des bonnes pratiques et stimulent l’adoption du processus.
Une structure d’assistance interne est toujours préconisée. Il peut s’agir de désigner des référents qui non seulement connaissent vos processus, mais font également office d’experts internes sur la technologie que vous avez mise en œuvre, comme ce fut le cas pour la stratégie de FORVIS.
Un programme de formation interne fructueux se développe également grâce à la contribution des clients. Recueillir des feedbacks sur la perception qu’ils ont du déroulement du processus et de leur relation avec la plate-forme et le programme de formation lui-même permet d’améliorer le processus dans son ensemble.
Tirer parti des communautés étendues
Se connecter grâce à l’expérience partagée et comprendre comment d’autres entreprises exploitent la même technologie pour différents processus et stratégies peut se révéler être un guide utile et une grande source d’inspiration.
Les principaux fournisseurs de technologies ont à cœur de vous mettre en contact avec leurs communautés d’utilisateurs, qui regorgent de passionnés ayant une expertise approfondie et des idées à partager.
Par le biais de conférences, de rencontres et de webinaires, les utilisateurs peuvent établir un réseau avec d’autres clients et créer leur propre réseau de soutien étendu. La mise à disposition de diverses ressources précieuses, allant des rapports de l’industrie aux avis des clients, peut également contribuer au processus d’apprentissage continu.
Pour conclure…
Suivre un processus d’appel d’offres détaillé afin d’identifier et de choisir la technologie adéquate peut sembler être une tâche longue et fastidieuse. Devant une tâche aussi complexe, vous devez vous assurer que le fournisseur avec lequel vous choisissez de travailler remplit toutes les conditions en termes de fonctionnalité, mais aussi en matière de formation.
Pour les entreprises ou les fournisseurs, la formation ne devrait pas être un simple détail. Si vous investissez dans la technologie pour améliorer le quotidien de votre personnel, il est essentiel que les fournisseurs investissent également dans la formation de vos employés.
De l’élaboration du plan de formation à son déploiement, chaque étape doit être assurée pour garantir une expérience utilisateur optimale et favoriser l’adoption au maximum. En effet, si la technologie n’est pas utilisée, les défis initiaux que vous avez entrepris de relever ne peuvent être surmontés et le retour sur investissement ne sera assurément pas au rendez-vous.
Chez Avature, notre équipe s’efforce d’assurer la prospérité de chaque client, en se concentrant sur chaque besoin spécifique et en élaborant un programme de formation conjointement avec l’organisation. Avec une tel niveau d’implication, chacun peut devenir expert.
