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L’onboarding des nouvelles recrues est bien plus qu’une simple formalité. C’est une opportunité stratégique de poser les bases pour la réussite et l’engagement à long terme des employés. Or, de nombreuses organisations ont encore du mal à faire les choses bien. Cet article explore les bonnes pratiques essentielles, ainsi que la manière dont une solution d’onboarding peut non seulement vous aider à créer des expériences qui motivent les nouveaux employés, mais aussi à produire des résultats pour votre entreprise.
Qu’est-ce que l’onboarding des nouvelles recrues ?
L’onboarding, ou l’accueil des nouvelles recrues, est habituellement défini comme le processus au cours duquel les nouveaux employés acquièrent les connaissances, les compétences et les comportements qui leur seront nécessaires pour devenir de véritables membres de l’organisation. En d’autres termes, ce processus définit la première impression qu’une personne aura de l’organisation, avant même son premier jour de travail.
L’importance de l’onboarding
Mettre en place un bon onboarding est crucial, car il affecte tous les aspects de votre entreprise, de la motivation à la rétention des employés et jusqu’à votre ROI. En fait, les nouvelles recrues satisfaites par leur onboarding à l’issue de 90 jours ont deux fois plus de chances de rester dans l’entreprise un an et demi plus tard.
Cependant, malgré son importance, le Global Culture Report de 2023 a révélé que seuls 43 % des employés interrogés ont eu un onboarding qui a duré plus d’une journée. Avec si peu de temps et d’attention consacrés à l’onboarding, il n’est pas surprenant que seuls 52 % des nouveaux employés s’estiment satisfaits de leur expérience d’onboarding et que le même pourcentage d’entre eux aient le sentiment de ne pas avoir été formés par la suite.
Check-list des bonnes pratiques de l’onboarding
À la lumière de ces statistiques inquiétantes, il est clair que de nombreuses organisations ne parviennent pas à préparer leurs nouveaux employés à la réussite. Pour aider à combler ce fossé, examinons les bonnes pratiques qui peuvent faire passer l’onboarding d’une simple formalité à un puissant outil d’engagement, de développement et de fidélisation à long terme. En adoptant une approche réfléchie et structurée, les entreprises peuvent faire de l’onboarding un avantage stratégique, en veillant à ce que chaque nouvel employé se sente préparé, valorisé et motivé dès le premier jour.
Présenter les politiques et les avantages avant le premier jour
L’un des objectifs de l’onboarding des nouveaux employés devrait être de les installer dans leurs fonctions rapidement, efficacement et avec un degré d’engagement positif aussi élevé que possible. Pourtant, le plus souvent, l’onboarding d’un nouveau collaborateur commence par la monotonie d’une salle de conférence, une pile de documents et des heures de signature et de lecture.
Trop peu d’entreprises mettent à profit la période entre le moment où un candidat accepte une offre d’emploi et son premier jour de travail. Cette période est l’occasion idéale, pour les entreprises, de supprimer les tâches administratives tout en présentant les politiques et les avantages de l’organisation aux nouvelles recrues depuis le confort de leur domicile.
Bien qu’elle soit loin d’être la partie la plus intéressante de l’onboarding des nouveaux collaborateurs, la familiarisation avec les politiques et les avantages est essentielle pour comprendre la culture d’entreprise et les comportements acceptables. Associé à une puissante solution d’onboarding des employés, le pré-boarding donne le ton pour une expérience positive, pédagogique et enrichissante pour les nouvelles recrues.
Définir les rôles et les responsabilités
La clarté des rôles permet de déterminer dans quelle mesure les nouveaux employés comprennent les tâches et les responsabilités associées à leur poste. Disposer de rôles clairs est non seulement essentiel, d’un point de vue psychologique, pour assurer l’adhésion des nouveaux collaborateurs, mais il s’agit aussi d’un prérequis à la productivité. Là encore, vous pouvez profiter de la période de pré-boarding, entre la signature du contrat et le premier jour de travail des nouvelles recrues, pour vous en occuper.
Dans la mesure où la clarté des rôles a plus d’impact lorsqu’elle est perçue à travers le prisme des attentes en termes de performances, les entreprises devraient envisager de clarifier les rôles en y associant un framework servant à établir des objectifs. C’est ici que la méthodologie des objectifs et résultats clés (les OKR), sujet abordé précédemment à propos de la gestion de la performance, se révèle essentielle pour contribuer à aligner les nouvelles recrues.
Les entreprises qui éprouvent des difficultés à transmettre toutes les informations qui ont trait au poste ne tiennent pas compte de l’un des indicateurs les plus fiables de la satisfaction et de l’engagement des nouvelles recrues. En tant qu’exercice bidirectionnel d’établissement d’objectifs, les OKR apportent de la clarté et encouragent les nouveaux employés à développer des objectifs de poste qui vont de pair avec la vision stratégique globale de l’entreprise.
Intégrer une formation spécifique au poste
Beaucoup d’acteurs RH considèrent la formation spécifique au poste et l’onboarding des nouveaux collaborateurs comme deux éléments distincts de la formule de productivité. La première comme un investissement à long terme dans le développement, le second comme un exercice d’intégration axé sur la politique et la culture d’entreprise. Il n’est donc pas rare que les entreprises traitent ces deux frameworks comme des composantes distinctes de l’expérience des talents.
Pourtant, la réussite de l’onboarding dépend de la capacité des RH et de la direction à faire coexister les deux de manière harmonieuse et complémentaire.
La formation spécifique au poste constitue sans doute une démarche de développement des compétences à long terme. Toutefois, le caractère primordial de la clarté des rôles nécessite que la formation ciblée commence dès les premières étapes de l’onboarding des nouveaux employés. Assurer la transparence dès le début est primordial.
Tout comme la présentation des politiques et des avantages aux nouvelles recrues, les entreprises doivent commencer à fournir du matériel de formation personnalisé aux employés lors de la période de pré-boarding. Même les nouveaux collaborateurs les plus expérimentés auront besoin d’une présentation des tâches et processus qui définiront leur rôle, la vidéo interactive et le contenu d’e-learning constituent donc des ressources essentielles dans la quête de la productivité, notamment lorsqu’il s’agit d’un processus d’onboarding à distance.
Familiariser les employés avec la culture d’entreprise
L’onboarding constitue également la période la plus propice pour présenter la culture d’entreprise à vos nouvelles recrues. Un hub d’engagement des employés personnalisé tel qu’Avature DNA (Réseau social d’entreprise) joue un rôle essentiel à la création du réseau et aidera à présenter aux nouveaux employés les valeurs clés ainsi que les méthodes de travail de votre organisation. Découvrez comment Epic a recouru à Avature DNA et des solutions d’onboarding pour transformer son expérience d’onboarding des nouvelles recrues et économiser plus de 50 000 $ rien qu’en timbres, en permettant aux nouveaux employés de signer des documents par voie électronique sur leur portail d’onboarding.
Nous avons fini par mettre en œuvre la solution Avature DNA pour permettre à nos employés de disposer d’un outil de réseautage professionnel centralisé disponible dans le portail d’onboarding d’Avature pour les aider à faire connaissance avec leurs futurs collègues avant de les rencontrer en personne. »
Jeff Sonntag
Recruiter & Recruiting Systems Administrator chez Epic
Les portails d’onboarding, notamment dans le cadre du travail à distance, peuvent donc permettre aux entreprises de mettre à l’aise les nouvelles recrues, en les présentant à leurs responsables et aux membres de l’équipe avant le premier jour.
BMC a tiré parti d’un portail à l’image de sa marque avec un contenu dynamique, sur mesure pour les nouveaux collaborateurs. Plutôt que le silence radio auquel sont souvent confrontés les nouveaux employés après la signature, l’engagement des nouvelles recrues est assuré grâce à des vidéos de bienvenue de la part des dirigeants, à des ressources relatives à leur nouveau rôle, à des liens utiles, à du contenu en rapport avec leur lieu de travail et à des informations pertinentes sur l’entreprise.
Le portail d’onboarding d’Avature ne se contente pas de créer une expérience d’onboarding positive. Il permet également aux nouveaux employés de se sentir préparés et à l’aise dans leur nouveau rôle et au sein de l’entreprise, pour ainsi gagner rapidement en productivité.
Si nous ne créons pas ce lien pendant la période d’attente précédant leur arrivée, il est fort probable que d’autres entreprises le fassent. »
Jen Corio
Global Recruitment Operations & Delivery Manager chez BMC Software
Les entreprises qui conjuguent leurs efforts pour encourager l’établissement de réseaux permettront aux nouvelles recrues de développer le tissu social nécessaire, non seulement pour comprendre la culture d’entreprise, mais aussi pour y contribuer rapidement.
En conclusion…
La plupart des nouvelles recrues décident de rester ou de partir au cours de leurs six premiers mois de travail. Ainsi, une bonne ou une mauvaise expérience d’onboarding peut faire ou défaire une organisation.
En tant que fournisseur de solutions d’onboarding SaaS de premier ordre pour certaines des entreprises les plus dynamiques au monde, nous avons bien conscience que l’expérience candidat ne prend pas fin lors de la signature du contrat. Pour en savoir plus sur les mesures prises par nos clients pour assurer le succès du processus d’onboarding, n’hésitez pas à nous contacter dès à présent.
