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Le processus d’onboarding intervient à un moment particulièrement sensible du parcours professionnel des nouveaux employés. L’énergie et l’enthousiasme ressentis au moment de commencer un nouvel emploi sont des ressources précieuses à préserver et à développer aussi durablement au sein d’une entreprise. Cette phase initiale est un moment propice pour faire une bonne impression, mettre le collaborateur sur la voie de la réussite et dissiper toute appréhension ou doute qu’il pourrait avoir.
Malheureusement, le processus d’onboarding est souvent limité à des formalités administratives ou à des exigences de conformité principalement axées sur les besoins de l’entreprise. Bien que ces aspects soient nécessaires, une approche trop formelle peut décevoir de nombreux nouveaux collaborateurs et éteindre l’enthousiasme qu’ils avaient à l’idée de rejoindre l’équipe. Avant leur premier jour, ils ont été accueillis avec attention et enthousiasme, mais dès leur arrivée, tout semble se résumer à des formalités administratives : c’est une chute émotionnelle brutale. Le nouveau collaborateur perd ainsi l’opportunité de découvrir la culture de l’entreprise, d’en apprendre davantage sur son poste et de rencontrer ses collègues. Les doutes commencent alors à s’installer : « Ai-je fait le bon choix ? » ou « Je ne suis plus si certain de cette entreprise. »
Ce qui se joue dans les premières heures et les premiers jours d’un nouvel emploi a un impact durable sur la manière dont les nouvelles recrues perçoivent l’entreprise et sur comment elles en parlent autour d’elles.
RH opérationnelles et RH stratégiques
Lorsqu’on examine le rôle et l’impact potentiel de l’onboarding, ainsi que sa place au sein des responsabilités des RH, on peut voir qu’il se situe à l’intersection des RH opérationnelles et des RH stratégiques. Il peut imiter un processus opérationnel compte tenu des exigences liées à la conformité et à la gestion des documents. Cependant, si l’on prend en compte la sensibilité de cette étape et son influence potentielle sur la satisfaction, l’engagement et la fidélisation des nouveaux collaborateurs, il s’agit en réalité d’un processus stratégique. Les chiffres ci-dessous illustrent à quel point l’onboarding est essentiel :
- 90 % des nouvelles recrues décident si elles vont rester dans l’entreprise au cours de leurs six premiers mois en poste (Bersin Deloitte).
- 33 % commencent activement à chercher un nouvel emploi lors des six premiers mois. Le pourcentage est encore plus élevé pour la génération Y (The Impact Instruction Group).
- 32 % sont moins susceptibles de quitter l’entreprise si elles participent à un processus d’onboarding centré sur l’employé plutôt que sur l’entreprise (Wall Street Journal).
- 66 % des nouveaux employés sont susceptibles de rester pendant une période supérieure à trois ans grâce un programme d’onboarding bien structuré (ministère du Travail des États-Unis).
Perdre un nouvel employé lors des six premiers mois après l’embauche coûte incroyablement cher. L’impact financier immédiat de la perte d’un employé de niveau intermédiaire peut représenter jusqu’à 150 % de son salaire annuel. Sans compter qu’il faut généralement six mois pour récupérer les coûts liés au recrutement et à la formation de ce nouvel employé (Michael Watkins 2013). C’est un véritable coup dur financier. De plus, pour les marques qui ont des relations directes avec les consommateurs, il peut y avoir des implications financières relatives à de futurs achats réalisés par l’employé perdu (y compris sa famille et ses amis). L’impact sur la marque est d’autant plus négatif que de nombreuses personnes se tournent vers les réseaux sociaux tels que Glassdoor pour partager leurs mauvaises expériences.
Sans un processus d’onboarding automatisé et bien structuré, il est impossible de gérer et même d’améliorer l’expérience d’intégration. Les organisations peuvent potentiellement perdre beaucoup de collaborateurs à cause de subtilités dont elles ignorent l’existence (un ordinateur manquant le premier jour, une réunion de bienvenue annulée par le responsable du recrutement, une invitation pour un afterwork oubliée). Si les entreprises ne suivent pas l’onboarding ou n’ont pas de système pour évaluer le degré d’engagement et d’enthousiasme du nouvel employé, elles ne sauront jamais ce qui s’est passé ou pourquoi celui-ci a décidé de partir. Il s’agit en fait d’un concept assez simple : rendre la gestion de l’onboarding plus simple en concevant un processus structuré et en plaçant l’employé au centre du processus. Il est très facile de tomber dans des processus centrés sur l’entreprise plutôt que d’avoir des approches centrées sur l’humain.
L’onboarding avec Avature
Chez Avature, nous pensons que l’onboarding doit changer : d’une charge administrative, il doit devenir une expérience sociale. Bien que les procédures administratives et les formalités représentent un élément essentiel, elles ne doivent pas dominer cette phase. Avec les bons processus et la bonne plateforme, vous pouvez relayer les tâches administratives au second plan et mettre en avant des expériences sociales centrées sur l’employé, axées sur les relations et l’engagement.
Un processus d’onboarding structuré autour des interactions sociales vous permet d’introduire les nouveaux collaborateurs aux bonnes personnes et à leurs équipes dès le départ. Les entreprises peuvent aller encore plus loin en connectant leurs portails d’onboarding à des sites sociaux internes tels qu’Avature DNA. Cela permet aux nouveaux arrivants de découvrir les noms, visages et responsabilités de leurs futurs collègues avant même leur premier jour. Une telle initiative favorise les connexions et les met à l’aise dès leur arrivée au bureau.
Avec la bonne plateforme et les bons outils, une entreprise peut structurer son processus d’onboarding pour engager efficacement tous les acteurs concernés (responsables du recrutement, recruteurs, collègues, mentors et professionnels des RH) en leur permettant de gérer leur part du processus sans avoir à se rappeler constamment ce qu’ils doivent faire. Par exemple, Avature Onboard peut programmer des rappels aux responsables pour rédiger des e-mails de bienvenue, bloquer des créneaux dans leurs agendas pour des réunions d’introduction, envoyer des invitations à déjeuner ou même leur rappeler d’apporter un cadeau de bienvenue. Il est également possible de pré-remplir le calendrier des nouveaux collaborateurs avec des sessions de formation, des moments de rencontre et d’accueil, ou encore de leur proposer un programme de formation auquel ils peuvent s’inscrire selon leurs disponibilités. Vous pouvez aussi anticiper des sessions de feedback, des mises à jour ou ajouter des événements à venir, garantissant ainsi une parfaite synchronisation entre les responsables et les nouveaux employés.
Ces petites actions à fort impact sont particulièrement efficaces pour instaurer un état d’esprit positif dès le départ. En tant qu’entreprise, vous n’avez qu’une seule occasion de faire bonne impression, il faut cinq fois plus d’efforts pour corriger une mauvaise première impression. C’est également le moment idéal pour encourager les recommandations, car les recruteurs conservent encore un lien personnel avec le candidat. Une expérience d’onboarding réussie peut prolonger cette dynamique positive et ouvrir la voie à de nombreuses opportunités pour attirer de futurs talents.
C’est une bonne gestion du risque de s’assurer que le processus d’onboarding est synonyme de bonne expérience pour un nouvel employé. »
Dimitri Boylan, PDG d’Avature
En outre, le département des RH doit avoir une visibilité totale et doit être capable de gérer, de comprendre, de suivre et de se concentrer sur ce qui est important au cours de l’onboarding. Il devrait être apte à voir ce qui fonctionne, d’affiner les processus et de partager les meilleures pratiques avec les autres services, ce qui est impératif du point de vue de la prestation de service. Le service a aussi besoin de flexibilité pour personnaliser ses processus, particulièrement dans les entreprises internationales avec plusieurs bureaux. Il est impossible d’onboarder les nouveaux collaborateurs de la même façon dans chaque pays ou région du monde ou même entre les secteurs d’activité. Il suffit de comparer la période d’onboarding aux États-Unis, qui dure trois mois, à celle de l’Allemagne, où habituellement, elle dure six mois. Votre stratégie d’engagement doit changer de manière instantanée. Mais le peut-elle ?
Onboarding social et temps nécessaire à la productivité
Il y a également la question du délai avant d’atteindre une productivité optimale : combien de temps faut-il à un nouvel employé pour devenir productif dans votre entreprise ? Tout gain de temps, même de 15 ou 30 jours, peut avoir un impact considérable. Réduire ce délai est non seulement crucial pour des raisons de revenu, mais cela influence aussi fortement l’expérience des employés. Lorsqu’ils peinent à trouver leurs repères et à s’intégrer, plus ce processus s’éternise, plus il devient frustrant pour eux. Les enjeux sont trop importants pour laisser cette étape au hasard.
Une expérience d’onboarding bien conçue peut aborder cette problématique de manière plus fluide et naturelle. En fournissant une structure qui encourage et facilite la création de relations dès le début, les nouveaux employés se sentiront plus en confiance avec leurs collègues. Établir rapidement des liens avec leurs coéquipiers rend leur intégration plus facile : ils savent à qui s’adresser pour demander de l’aide et apprennent plus rapidement, car ils sont mieux connectés. Ces canaux de communication informels, mais essentiels, leur donnent accès à des « connaissances souterraines » : des informations non documentées, mais cruciales pour comprendre le fonctionnement de l’entreprise et exceller dans leurs missions.
Choisir la bonne plateforme
Les ressources humaines stratégiques ont besoin d’un aperçu en temps réel et de paramètres de reporting précis, une tâche colossale lorsqu’on s’appuie sur une multitude d’outils plutôt que sur une plateforme unique. Une plateforme centralisée élimine les goulots d’étranglement liés à l’intégration et, plus important encore, elle permet aux professionnels des RH de mieux visualiser l’ensemble des activités et de comprendre l’impact collectif de leurs actions.
Imaginez un livreur qui doit transporter un colis d’un bout à l’autre de l’Australie, mais qui est contraint de changer de véhicule tous les 400 kilomètres. Cela semblerait absurde. Heureusement pour le livreur, la plupart des véhicules fonctionnent de manière similaire, le démarreur est toujours à droite du volant, ce qui rend la transition fluide. Malheureusement, ce n’est pas le cas avec les logiciels. Trop de systèmes impliquent trop de choses à apprendre, à gérer et à mettre à jour, et il devient très facile d’isoler des informations essentielles dans des silos. Ces informations deviennent alors difficiles à regrouper et à suivre dans leur cycle de vie.
La bonne plateforme place les RH aux commandes de l’ensemble du parcours collaborateur. Elle leur permet de couvrir tous les domaines de l’activité, tout en tenant compte des spécificités culturelles régionales, des langues et des exigences réglementaires. Nos clients utilisent généralement la plateforme comme un cadre pour piloter les changements et déployer des processus dans plus de 90 pays. Cela peut sembler intimidant, mais avec la technologie adéquate et un bon partenaire, tout devient plus simple.
