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Alors que des mesures préventives continuent d’être prises au niveau mondial afin de lutter contre la propagation du COVID-19, de nombreuses organisations au sein des entreprises se sont retrouvées dans une position inhabituelle lorsque le télétravail a été mis en place pour la toute première fois intégralement.
Bien que le télétravail ne soit en aucun cas un concept nouveau en 2020, la vitesse à laquelle la crise du Coronavirus a exigé une distanciation sociale a pris les entreprises et les gouvernements au dépourvu. En tant que société de logiciels de gestion du capital humain dotée d’une longue expérience et ayant une vaste culture du télétravail, Avature a la chance de fonctionner à l’échelle mondiale à 100 % de ses capacités. Nous disposons d’un large savoir-faire quant à l’utilisation d’outils ainsi que d’une vaste connaissance de la culture du télétravail, l’association de ces deux éléments étant essentielle à la réussite des équipes dans un contexte de travail à distance. C’est la raison pour laquelle, nous avons jugé prudent de mettre en place et de partager certaines stratégies pour maintenir la productivité, alors que les employés se mettent à travailler exclusivement à domicile.
Il faut bien comprendre que pendant ce confinement, la plupart des travailleurs vont devoir conjuguer avec un certain nombre de préoccupations sanitaires très concrètes et le travail à la maison. Ainsi, offrir aux employés des opportunités d’engagement positif est la clé pour survivre et prospérer dans ce contexte d’incertitude. Afin que les opérations continuent de fonctionner aussi efficacement que possible dans ce type de circonstances, essayez d’optimiser votre modèle de télétravail en mettant en œuvre les meilleures pratiques d’engagement suivantes.
Perfectionnez votre processus d’accueil virtuel
Au regard des bouleversements professionnels et sociétaux que nous subissons depuis ces dernières semaines, il est raisonnable de s’attendre à ce que certaines grandes entreprises axées sur les services à grande échelle (par exemple, Uber) se mettent à geler les embauches de façon temporaire.
Toutefois, certaines entreprises ne peuvent non seulement se permettre d’interrompre leurs plans de recrutement, mais pour plusieurs branches d’activité, comme le e-commerce, le recrutement est à l’heure actuelle crucial. Avec cette augmentation soudaine et imprévue de la main-d’œuvre « à domicile », il sera nécessaire pour de nombreuses entreprises de repenser provisoirement leur approche de processus d’accueil. Le processus d’accueil traditionnel se manifeste généralement sous la forme d’une série de réunions en face à face, rassemblant le service RH, les membres de l’équipe, ainsi que les gestionnaires. Or, dans un tel contexte, l’accueil d’équipes virtuelles dispersées aux quatre coins de la ville passera inévitablement par un exercice de gestion des talents fortement tributaire de la technologie.
En conséquence, en ce qui concerne l’ordre de priorité des entreprises, il convient en premier lieu de mettre l’accent sur la technologie pour que l’accueil passe d’une expérience purement administrative à une expérience sociale.
Les nouveaux employés sont susceptibles d’avoir affaire à toute l’ambiguïté du travail à domicile. Ainsi, il est nécessaire de s’organiser au sein des entreprises pour chercher à normaliser ce nouvel environnement de travail, en programmant des vidéoconférences régulières entre les nouveaux employés et les membres de l’équipe. Le leadership doit accorder de l’importance au fait d’allouer du temps aux « pauses café » virtuelles, afin de permettre aux nouveaux employés de rencontrer leurs collègues, de les saluer, et d’interagir avec eux. C’est cet accent porté sur l’humanisation des relations virtuelles avec « caméra allumée » qui, une fois combiné avec la bonne plate-forme et les bons outils, placera les entreprises en position idéale pour optimiser le renforcement d’équipe, tout en maintenant les processus administratifs structurés et bien organisés qui sont nécessaires à l’intégration des nouveaux employés.
Conservez l’engagement social des employés
Encore une fois, pour la plupart des gestionnaires et de leurs subordonnés directs, travailler presque exclusivement à domicile s’avère être un concept totalement nouveau et peut soulever quelques inquiétudes. Les employés qui se retrouvent soudainement dans cette situation qui leur est inconnue, en raison du contexte sanitaire particulier au niveau mondial, sont susceptibles de poser instamment les questions suivantes :
Comment mon entreprise évaluera-t-elle la productivité ? Comment vais-je pouvoir communiquer avec les membres de mon équipe ? Qu’en est-il de l’établissement des relations ? Ou des relations d’équipe ? Ou encore des feedbacks ? Et si j’ai besoin d’aide ou d’assistance technique ?
Bien que les conséquences économiques du COVID-19 semblent être sans précédent à bien des égards, nous avons la chance de vivre dans un monde où les limitations du temps de travail et de l’espace du lieu de travail évoluent depuis plusieurs années. En effet, de nombreuses grandes entreprises fonctionnent depuis un certain temps avec des horaires de travail flexibles et des effectifs partiellement dispersés. En tant que tel, le marché des solutions HCM (Human Capital Management – gestion du capital humain) en 2020 dispose d’un certain nombre d’outils pour aider les entreprises à collaborer, communiquer, et à établir efficacement des relations significatives, dans des environnements entièrement virtuels. C’est ici, au croisement de la technologie, de la productivité et des relations interpersonnelles, que nous trouvons une solution unique, capable de surmonter les écueils résultant d’une distanciation sociale/professionnelle imprévue :
Le hub des employés
En tant que plate-forme dédiée à la technique et à la communication en temps réel et également dotée d’une grande expérience, nous estimons que les hubs ou sites d’employés – en ce qui nous concerne, l’ADN d’Avature – combinent les meilleurs éléments de la gestion des talents et des portails internes, visant à créer un guichet unique, qui s’avère crucial pour l’engagement dynamique de l’équipe virtuelle et la gestion RH des employés. En tant qu’entreprise, nous utilisons l’ADN d’Avature non seulement pour garder nos équipes connectées, engagées et informées, mais aussi comme un hub central pour les interactions sociales de toute nature. Les employés peuvent publier des commentaires, ajouter des photos, et suivre des sujets tendance à l’échelle de l’entreprise. Ils ont la possibilité de planifier des projets, fournir des feedbacks à leurs pairs, télécharger des documents importants, et même de partager leurs listes de lecture Spotify préférées pour aider leurs collègues à traverser cette période de confinement.
En bref, les employés ont la possibilité de tout partager numériquement.
Un hub d’employés sert de mécanisme pour donner vie à la culture d’entreprise. Il s’agit d’une ressource d’engagement centralisée qui place les employés virtuels au même niveau que les autres, et elle prendra une importance croissante à mesure que les entreprises chercheront à lutter contre l’isolement, à améliorer l’expérience du télétravail, et à maintenir un degré de normalité en ces temps difficiles.
Mettez l’accent sur les principes de la gestion continue de la performance
Une autre bonne pratique visant à encourager l’engagement lorsque les employés débutent le télétravail consiste à mettre l’accent sur la mise en œuvre des principes de gestion continue de la performance.
Pourquoi « continue » ?
Disons qu’il est important de garder à l’esprit la pléthore de défis que la plupart des employés subordonnés directs sont susceptibles de relever. En effet, ils vont devoir affronter cette transition consistant à quitter leur confort qu’offre la routine du trajet domicile/travail, pour aller en territoire inconnu, soit le télétravail intégral. Ces défis comprennent :
- La rareté des informations
- Un manque de temps en tête à tête avec la direction/supérieurs directs
- L’isolement social et la solitude
- L’ambiguïté dans les objectifs
- Une préoccupation générale concernant l’évolution de carrière/développement des compétences
Les modèles traditionnels de gestion de la performance se concentrent presque exclusivement sur la rémunération et le classement des employés. Ils ont été développés à une époque où les équipes à distance et le télétravail n’étaient rien de plus que des prévisions audacieuses pour un avenir lointain.
La gestion continue des performances est, néanmoins, un modèle qui a évolué spécifiquement pour relever les défis de l’ère numérique du télétravail. Elle est fondée sur le principe selon lequel les évaluations doivent avoir lieu de manière continue. Plutôt que de ne regarder que ce qui a été fait, le modèle continu s’oriente vers une évaluation plus complète, engageante et tournée vers l’avenir. Tous ces éléments sont essentiels à la réussite, en ces temps inhabituels où les employés sont susceptibles de ne pas être sûrs de leurs objectifs et de leur but.
Les entreprises doivent s’efforcer de développer à la fois la culture d’entreprise et les outils nécessaires, pour fournir à leurs employés l’engagement dont ils ont besoin pour progresser et évoluer au sein d’un environnement éloigné. Le modèle continu est particulièrement approprié pour fournir un engagement significatif, remplaçant les évaluations annuelles d’autrefois par des discussions continues, de façon transparente, et en constante évolution. Ces « points de contact » d’engagement se manifestent généralement par des briefings bihebdomadaires pour faire le point, des conversations trimestrielles sur les performances, et des feedbacks participatifs/fournis par les pairs. Tous ces éléments augmentent de façon exponentielle l’engagement (en particulier les points bihebdomadaires), et tous peuvent être mis en œuvre avec succès au sein d’un environnement virtuel avec une solution de gestion des performances moderne.
Cherchez à embaucher en interne
Un dernier élément à prendre en considération lors de la transition en douceur vers le télétravail : les avantages du recrutement en interne.
La mobilité interne, c’est-à-dire la pratique consistant à déplacer des talents au sein d’une entreprise pour développer de nouvelles compétences et répondre à des besoins en matière de poste, est susceptible de prendre une importance accrue dans les mois à venir, alors que les sociétés cherchent à évaluer et réévaluer la disponibilité de talents qualifiés. Avec la possibilité d’améliorer les taux de rétention, d’augmenter l’engagement des employés (jusqu’à 30 pour cent pour certains comptes) et de préparer les entreprises à répondre à leurs besoins en évolution rapide, la « mobilité » est une stratégie particulièrement appropriée pour aider les organisations à répondre à la crise du COVID-19.
Selon Avature, il a toujours été essentiel pour les entreprises cherchant à prospérer à l’ère numérique d’allier les talents et la stratégie en un seul canal transparent et proactif.
En général, la plupart des services RH modernes s’engagent régulièrement dans des initiatives de recrutement proactives, mais ces initiatives sont destinées aux candidats externes. Pour vaincre le climat d’incertitude actuel et très concret du marché du travail, les entreprises devront migrer vers les mêmes activités et stratégies qui sont habituellement déployées pour trouver des candidats externes (par ex., créer des profils de candidat, filtrer les viviers de talent, prendre contact via des messages ciblés, et offrir une expérience candidat personnalisée).
La tâche s’avère difficile, mais tout à fait réalisable, notamment lorsqu’elle est associée à une solution de sourcing performante.
Avature est là pour vous aider
Le chemin menant à la transition vers le télétravail intégral semble certes impressionnant, mais nos experts sont disponibles pour servir de ressources avec un champ de connaissances approfondies. Soyez à l’affût d’autres articles de conseils et assurez-vous de nous suivre sur les réseaux sociaux pour rester à jour sur la façon dont nous travaillons avec les clients, afin de faire face à ce climat d’incertitude sans précédent.
