Kundenstorys 
Zusammenfassung
Einer der weltweit größten Einzelhändler im Bereich Möbel und Wohnaccessoires befand sich in einer Phase intensiven Wachstums mit einem prognostizierten Personalzuwachs von 50 Prozent in den nächsten drei Jahren. Nach einem Anstieg des Personalbedarfs um 400 Prozent im Vorjahr, stand das Talentgewinnungsteam einer gewaltigen Herausforderung gegenüber.
Doch als sich Wayfair die bunt zusammengewürfelte Mischung aus selbst entwickelten und externen Technologien ansah, die ihm zur Verfügung stand, wurde schnell klar, dass das Unternehmen der Aufgabe nicht gewachsen war. Die Konfigurations- und Automatisierungsfunktionen waren bereits voll ausgeschöpft, doch der Rekrutierungsbedarf war ungebrochen. Die Recruiting-Teams fühlten sich überlastet und das Kandidatenerlebnis litt darunter. Es war an der Zeit, die Technologie des Unternehmens einer Generalüberholung zu unterziehen.
Nach einem strengen Ausschreibungsverfahren entschied sich Wayfair für Avature und entwickelte gemeinsam einen auf zwölf Monate angelegten Implementierungsplan für ein neues ATS und CRM, mit dem die Workflows optimiert und 70 Prozent der administrativen Aufgaben der Recruiter automatisiert werden sollten. Die Ergebnisse sprechen für sich. Die Zeit bis zur Stellenbesetzung wurde um insgesamt 72 Prozent und die Zahl der offenen Stellen bei Wayfair um 11 Prozent verringert, selbst als der Einstellungsbedarf stieg. Darüber hinaus konnten die Erlebnisse für Kandidaten und Recruiter deutlich verbessert werden.
Mit Blick auf die Zukunft wurde nicht nur der Grundstein für ein einheitlicheres und effizienteres Vorgehen bei der Talentgewinnung gelegt, sondern dank der unendlichen und intuitiven Konfigurierbarkeit von Avature auch die Grenzen des Machbaren deutlich erweitert.
Über Wayfair:
Wayfair wurde 2002 gegründet und hat sich zu einer der weltweit größten Shopping-Plattformen für Möbel und Wohnaccessoires entwickelt. Wayfair hat mehr als 22 Millionen aktive Kunden und arbeitet mit mehr als 20.000 Lieferanten zusammen.
Mit Niederlassungen in ganz Nordamerika und Westeuropa beschäftigt Wayfair mehr als 13.000 Mitarbeiter und erhält jährlich fast eine Million Bewerbungen.
Die Herausforderung: Überarbeitete Recruiter und leistungsschwache Technologie
Vor der Zusammenarbeit mit Avature hatte Wayfair, eine Einzelhandelsplattform für Möbel und Wohnaccessoires, mit den Effizienzproblemen bei der Talentgewinnung zu kämpfen, von denen schnell wachsende Unternehmen häufig betroffen sind. Nachdem die Zahl der Mitarbeiter in den letzten 12 Monaten um 400 Prozent gestiegen war und für die nächsten drei Jahre ein weiterer Anstieg um 50 Prozent prognostiziert wurde, war klar, dass das Durcheinander von selbst- und fremdentwickelten Tools, das dden Tech Stack bildete, den Anforderungen des Unternehmens kaum noch gerecht werden konnte.
Auch wenn die Einstellungen im Unternehmen noch keinen kritischen Punkt erreicht hatten, wurden die Recruiter stark beansprucht, um den Personalbedarf zu decken, da Wayfair bereits alle Effizienzgewinne durch Automatisierung ausgeschöpft hatte. In einem ATS, in dem die überlasteten TA-Teams den Fallstatus manuell aktualisieren mussten, wurden Stellen zu oft geschlossen, ohne dass die abgelehnten Kandidaten eine Absage erhielten. Das Unternehmen verschwand einfach von der Bildfläche.
Wie Hannah Rebecchi, Senior Manager of Talent Acquisition Technology bei Wayfair erklärt: „Es fühlte sich so an, als würden wir lauter Lecks in einem Boot stopfen.“
Die Entscheidung, so weiterzumachen wie bisher oder einen ausufernden Tech Stack in Schranken zu halten, war jedoch nicht so eindeutig, wie es den Anschein hatte.
„Es ist wirklich schwierig, nicht in diese reaktive Haltung zu verfallen und zu sagen ‚wir haben nun einmal die Technologie, die wir haben, wir wissen, wie wir sie nutzen, dann arbeiten wir halt lückenhaft‘. Denn diese enorme Transformation und das damit verbundene Änderungsmanagement kann sehr abschreckend wirken.“
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology bei Wayfair
Die Alternative war jedoch nicht besser. Als Wayfair sich die Zahlen ansah, wurde klar, dass das Unternehmen in den nächsten drei Jahren 100 zusätzliche Recruiter benötigte, damit das TA-Team den wachsenden Bedarf decken konnte – mit einer Strategie und einer Technologielösung, die eigentlich gar keine Lösung war. Es war an der Zeit, den Stier bei den Hörnern zu packen. Es musste eine Transformation her.
Effizienzpotenziale im Trichter finden
Wayfair ging seiner Arbeitsweise auf den Grund, sprach mit Endbenutzern, spürte Problembereiche auf, erstellte ein Bild seines Status quo und ermittelte, wo es hin wollte. Beflügelt von den Möglichkeiten, die dem Unternehmen mittlerweile zur Verfügung standen, wurde schnell klar, dass dies eine Gelegenheit darstellte, mehr als nur die Technologie zu optimieren.
„Was bei Avature wirklich herausstach, waren die integrierten Plattformen, die Anpassungsmöglichkeiten und der Support, den wir vom Implementierungsteam und auch vom Account-Management-Team erhielten.“
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology bei Wayfair
Wayfair prüfte gemeinsam mit Avature, wie die Talentgewinnungs-Journey im oberen, mittleren und unteren Bereich des Trichters verbessert und Recruiter entlastet werden konnten, indem ein Großteil des Prozesses in die Hände der Kandidaten gelegt wurde. Im Rahmen unserer Partnerschaft erstellten wir einen Implementierungsplan über zwölf Monate und begannen damit, repetitive administrative Aufgaben zu automatisieren, die bei den TA-Teams zu Engpässen führten. Dabei richteten wir unsere Arbeit an den jeweiligen Erfordernissen aus.
„Wir haben Recruiter eingestellt, um Top-Talente einzubinden und konnten die Leute für die Arbeit bei Wayfair begeistern. Deshalb war es uns wichtig, Automatisierung zu nutzen, damit sie sich nicht um diese administrativen Aufgaben kümmern müssen und sich auf das konzentrieren können, wofür wir sie eingestellt haben.“
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology bei Wayfair
Am oberen Ende des Trichters, wo Wayfair die Bewerbungen entgegennimmt und auswertet, hat Avature folgendes möglich gemacht:
- die Einführung einer Funktion für mehrere offene Stellen zur Reduzierung unnötiger Wiederholungen
- den Einsatz von K.o.-Fragen zur Automatisierung der Eignungsprüfung von Kandidaten, wobei nicht erfolgreiche Kandidaten benachrichtigt und erfolgreiche Kandidaten zu externen Assessments eingeladen werden
- die Automatisierung der Ergebnisse von externen Assessments und die Weiterleitung der Kandidaten zu den jeweiligen nächsten Schritten, wobei die erforderlichen Mitteilungen automatisch versendet werden
- das Herausfiltern von Kandidaten, die mehr als 14 Tage inaktiv sind
Im mittleren Bereich des Trichters, der die Interview- bis Angebotsphase abdeckt, wurde Avature genutzt, um:
- die Terminkoordination für Interviews zu automatisieren
- Kandidaten automatische Erinnerungen zu senden, die nach einer festgelegten Anzahl von Tagen nicht geantwortet haben
- Pläne mit den Recruiting-Interviews zu konfigurieren, um maximale Effizienz zu gewährleisten
Am unteren Ende des Trichters, d. h. in der Angebots- bis Einstellungsphase, sorgte Avature für:
- mehr Granularität bei der Nachverfolgung der Hintergrundüberprüfungsphasen (eingeladen, initiiert, in Prüfung, abgeschlossen, benachrichtigt), mit einer deutlich besseren Integration externer Anbieter
- mehr Eigenverantwortung der Kandidaten für die weiteren Schritte, wie die Unterzeichnung und das Hinzufügen sämtlicher Unterlagez
- das automatische Verschieben von Silbermedaillengewinnern in Job-Pipelines für zukünftige offene Stellen und automatische Benachrichtigungen an nicht erfolgreiche Kandidaten, sobald die Stellen als geschlossen markiert werden
- die automatische Änderung des Personendatensatzes in einen Mitarbeiterdatensatz, den Versand von Arbeitsgeräten und die Erstellung von Mitarbeiter-IDs, sobald Kandidaten den Schritt „Eingestellt“ erreichen
Am Ende dieser Transformationsphase hatte das Unternehmen mehr als 70 Prozent des Talentgewinnungs-Workflows automatisiert, die Recruiter von lästigem Verwaltungsaufwand befreit und sie in die Lage versetzt, wirklich wertschöpfende Gespräche mit Kandidaten und Hiring Managern zu führen.
Die Ergebnisse
Auch wenn man zunächst mit einem Produktivitätsabfall rechnen muss, wenn TA-Teams eine digitale Transformation in Angriff nehmen, war dies bei Wayfair nicht der Fall. Durch den Übergang zu einem kandidatengesteuerten Prozess fiel es dem Unternehmen nicht schwer, die Ziele seiner ersten Einstellungshochphase zu erreichen.
Durch die Einführung vorab geprüfter K.o.-Fragen und die automatisierte Auswertung externer Assessments fiel ein Drittel der Bewerber weg, die die grundlegenden Voraussetzungen für die Rolle nicht erfüllten. Für das TA-Team von Wayfair bedeutete das 100.000 weniger Screenings. Gleichzeitig wurden durch das automatische Aussortieren von Bewerbern, die 14 Tage nicht aktiv waren, weitere 35 Prozent aus dem Prozess ausgeschlossen.
Zusammen untermauerten diese Verbesserungen die Datenintegrität und halfen dabei, den Zeitaufwand in der Sichtungsphase der Bewerbungen von 17 Tagen auf nur zwei Tage zu reduzieren, was einer Reduzierung um 88 Prozent entspricht.
Ebenso beeindruckende Ergebnisse konnten bei der Terminkoordination der TA-Screening-Interviews verzeichnet werden. Mithilfe automatisierter Erinnerungen von Avature erhielten nicht reagierende Kandidaten einen kleinen Anstoß, was als direktes Ergebnis dazu führte, dass 32 Prozent der Kandidaten ein Interview vereinbarten. Dank dieser Automatisierung und der effizienten Konfiguration der Interview-Pläne konnte die durchschnittliche Zeit für die Terminkoordinierung von Screening-Interviews von 18 auf sechs Tage reduziert werden, wobei sich das Kandidatenerlebnis verbesserte.
„Die Automatisierung hat unser Kandidatenerlebnis optimiert, da wir einen kandidatengesteuerten Prozess ermöglicht haben. Man muss also nicht mehr auf einen Recruiter warten, damit ein Kandidat in die nächste Runde kommt. Der Kandidat gibt selbst vor, wie schnell er den Prozess durchläuft.“
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology bei Wayfair
Seit dem Wechsel zu Avature konnte Wayfair seine allgemeine Zeit bis zur Stellenbesetzung um 72 Prozent und die Anzahl offener Stellen auf 11 Prozent reduzieren, obwohl sich der Einstellungsbedarf wie prognostiziert weiter erhöhte. Hätte sich das Unternehmen mit seiner alten Technologie abgefunden und sich nicht dazu entschieden, die enormen Möglichkeiten einer digitalen Transformation zu nutzen, wären diese bemerkenswerten Errungenschaften undenkbar gewesen.
„Dank Avature können wir unsere Einstellungen skalieren, ohne unsere Einstellungsteams zwangsläufig vergrößern zu müssen.“
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology bei Wayfair
Zukunftsausblick
Jeden Tag entdeckt Wayfair neue Einsatzmöglichkeiten von Avature, um seine Talentgewinnungsprozesse weiter zu verbessern. Dazu zählen eine bessere Verwendung der Google Kalender-Integration und eine optimierte Terminkoordinierung für Bewerbungsgespräche, um Zeitpuffer zu schaffen, die das Erlebnis der Recruiter mit den Geschäftsanforderungen in Einklang bringen.
Mit dem neuen, reibungslos laufenden ATS und Recruitern, die ihre Zeit für das nutzen können, was sie am besten können, ist Wayfair nun bereit, einen proaktiveren Einstellungsansatz zu verfolgen.
„Wir freuen uns sehr, dass die Recruiter mit der CRM-Funktionalität mehr Autonomie erhalten und wir wiederholt eingestellte Mitarbeiter und passive Talente neu einbinden können.“
Hannah Rebecchi
Senior Manager of Talent Acquisition Technology bei Wayfair
Ermutigt durch diesen Erfolg stellt sich Wayfair neuen Herausforderungen, für die das Unternehmen nun bestens gerüstet ist – von der Verbesserung der Transparenz für die Recruiting-Teams über die Ermittlung von Effizienzpotenzialen bei der Besetzung offener Stellen bis hin zur Nutzung von Schulungsmöglichkeiten für Endbenutzer.
Das Unternehmen hat seit seiner Zusammenarbeit mit Avature bereits bedeutende Fortschritte erzielt. Mit einer ambitionierten Roadmap und der reibungslos laufenden Lösung lautet die Frage jetzt nur, wie weit Wayfair gehen möchte.
