Kundenstorys 
Zusammenfassung
USI Insurance Services beschloss, dass es Zeit für einen Wechsel war: von einer auf Kalkulationstabellen basierenden Leistungsmanagementstrategie zu einem von Avature implementierten digitalen System. Ihr Plan? Die Automatisierung eines zeitaufwändigen und manuellen Prozesses, um Transparenz, Mitarbeiterbindung und Datenerfassung zu ermöglichen.
Indem sie den Prozess schrittweise einführten, konnten sie bei der Implementierung der verschiedenen Elemente der neuen Leistungsmanagementlösung Feedback einholen, Anregungen aufnehmen und Verbesserungen vornehmen, ohne dabei zukünftige Optimierungen und Verbesserungen aus den Augen zu verlieren. Gleichzeitig setzten sie auf Anpassungsfähigkeit und Flexibilität.
Über USI Insurance Services
USI hat seinen Hauptsitz in Valhalla, New York, und ist eines der größten Beratungs- und Versicherungsmaklerunternehmen der USA mit mehr als 200 Niederlassungen und 8.000 Mitarbeitern in den Vereinigten Staaten.
USI bietet Kleinunternehmen, Klienten und mittelständischen Unternehmen Lösungen in den Bereichen Sozialleistungen, persönliche Risiken und Altersvorsorge. Das Unternehmen verfügt über mehr als 150 Jahre Erfahrung und vereint branchenführende nationale Kompetenzen mit einem Engagement für lokale Serviceteams.
Die Phasen
Unter Berücksichtigung der verschiedenen Prozessbeteiligten und der von ihnen eingebrachten Fähigkeiten wurde ein stufenweiser Implementierungsansatz für das neue Konzept des Leistungsmanagements entwickelt. Diese unterschiedlichen Phasen ermöglichten eine bessere Anpassungsfähigkeit durch jeden Endbenutzer sowie einen Feedback-freundlichen Prozess.
Phase 1
In der ersten Phase drehte sich alles um die Automatisierung des bisherigen manuellen Prozesses. Während dieser dreimonatigen Phase lag der Schwerpunkt auf der ersten Implementierung eines Leistungsmanagementsystems, mit dem das Unternehmen von einem Tabellenkalkulationssystem zu einem flexibleren und transparenteren digitalisierten Prozess übergehen würde.
USI wollte der Personalabteilung und den Führungskräften verwertbare Daten zur Verfügung stellen. Ein weiteres Ziel bestand darin, die Unterstützung der Mitarbeiter und Führungskräfte für das neue Konzept zu gewinnen. Das neue System war zwar eine deutliche Verbesserung gegenüber den Kalkulationstabellen, aber die Mitarbeiter hatten viele Vorschläge, wie man es noch besser machen konnte.
„Viele Mitarbeiter erzählten uns, dass sie den Prozess verwirrend fanden; sie wussten nicht, wo sie klicken mussten, und sie waren sich unsicher, was den gesamten Zeitplan und Prozess angeht.“
Francesca Di Mattia, Corporate Senior HRIS Analyst, USI.
Damit das neue Leistungsmanagementsystem funktionieren konnte, holte Di Mattia am Ende von Phase 1 Feedback von verschiedenen Akteuren ein. Auf der Suche nach einem soliden Fundament für das System zeigte sich, dass sich die Stakeholder eine Vereinfachung des Prozesses sowie Verbesserungen bei der Suche nach Informationen und beim Branding des Portals wünschten.
„Die Mitarbeiter – unsere direkten Kunden – haben sich sehr dafür eingesetzt, das System zu verbessern, und wir haben ihre Vorschläge aufgenommen und in das System integriert.“
Francesca Di Mattia, Corporate Senior HRIS Analyst, USI.
Phase 2
Unter Berücksichtigung des umfangreichen Feedbacks, das am Ende von Phase 1 eingegangen war, ermöglichte diese Phase eine bessere Steuerung des Leistungsmanagementsystems. Die Akteure konnten sich gleichzeitig stärker auf Zielsetzungen, Bewertungen und die Erstellung von Feedback konzentrieren. Das HRIS-Team erstellte außerdem Leitfäden und Schulungsmaterialien und führte in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung Live-Demos und Webinare durch, die ein besseres Verständnis des Systems und der bestehenden Prozesse gewährleisteten.
„Durch unsere Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung konnten wir Live-Schulungen und Demos durchführen, um die Teams zu unterstützen. Dies hilft den Mitarbeitern, ihren jeweiligen Part gut zu erledigen.“
Francesca Di Mattia, Corporate Senior HRIS Analyst, USI.
Phase 3
Die Pandemie konnte USI nicht aufhalten! Tatsächlich erwies sich der agile Zielsetzungsansatz des Unternehmens als äußerst hilfreich, da sich die Prioritäten und der Fokus in dieser schwierigen Zeit veränderten.
Eine der wichtigsten Verbesserungen, die in Phase 3 eingeführt wurden, war die Möglichkeit, bestehende Ziele in das nächste Jahr zu kopieren. Dies sparte Mitarbeitern und Managern viel Zeit, wenn Ziele und Prioritäten häufig bearbeitet werden mussten.
Phase 4
In dieser Phase liegt das Hauptaugenmerk auf Zielgesprächen. Dank der Avature-Plattform und des entwickelten Leistungsmanagementsystems ist USI in der Lage, auf eine kontinuierlichere Form des Zielgesprächs hinzuarbeiten, auch wenn die konkrete Ausgestaltung noch nicht abgeschlossen ist.
Einheitslösungen gehören der Vergangenheit an. In dieser Phase, die USI derzeit beaufsichtigt und umsetzt, geht es vor allem darum, flexibel zu sein, um Manager und Mitarbeiter zu unterstützen. Entscheidend ist dabei, dass USI in der Lage ist, sich auf ihre Bedürfnisse einzustellen.
„Wir planen, das System zu nutzen, um den Zielgesprächprozess zu fördern und zu unterstützen. Manager sind meist zu sehr mit ihrer eigenen Arbeit beschäftigt und gehen davon aus, dass es ihren Teammitgliedern gut geht. Dabei vergessen sie, regelmäßig nachzufassen.“
Helen Keating, HRIS Director, USI
Fazit
Es ist nicht einfach, ein neues Konzept für das Leistungsmanagement von Grund auf neu zu implementieren. Mit der Unterstützung von Avature ist es USI gelungen, eine Partnerschaft aufzubauen, die es dem Unternehmen ermöglicht, seine Vision zu verwirklichen, und zwar, indem schrittweise Implementierungen vorgenommen wurden und das Feedback der Beteiligten als Möglichkeit genutzt wird, das Konzept zu verbessern.
Auf dem Weg dorthin stehen für USI Flexibilität, Agilität und Konfiguration weiterhin im Vordergrund. Die Verwirklichung der Vision des Unternehmens für die Zukunft seines Leistungsmanagements ist nur noch eine Phase entfernt.
Diese Erfolgsgeschichte wurde ursprünglich im Bericht 2021 von Josh Bersin veröffentlicht: „Leistungsmanagement nach der Pandemie“ Laden Sie Ihr Exemplar hier herunter.