Kundenstorys 
Zusammenfassung
Es ist kein Geheimnis, dass immer mehr Firmen überholte Prinzipien, die auf Starrheit und Stabilität setzen, über Bord werfen und stattdessen Agilität und Innovation anstreben. In einer unsicheren, sich ständig wandelnden Welt ermöglicht Anpassungsfähigkeit den Unternehmen nicht nur zu überleben, sondern sogar zu wachsen.
Auch Laitram hat die Vorzüge dieser Entwicklung erkannt und ganz auf den Einfallsreichtum seiner Talentgewinnungsteams vertraut. Diese dürfen inzwischen ihre Recruiting-Aktivitäten selbstständig steuern. Darüber hinaus wurden sie mit den entsprechenden Tools ausgestattet, um die teameigenen Prozesse in Echtzeit umzugestalten, um maßgeschneiderte Einstellungsstrategien zu entwickeln und ein nahtlos funktionierendes Onboarding-System einzuführen.
Informationen über Laitram
Laitram mit Hauptsitz in New Orleans im US-amerikanischen Bundesstaat Louisiana beschäftigt über 2.500 Mitarbeiter auf 6 Kontinenten. Dieser relativ große Personalbestand umfasst Angestellte in den unterschiedlichsten Positionen: von Lagerarbeitern über Betriebswirte bis hin zu IT-Spezialisten.
Die einzelnen Tochterunternehmen von Laitram sind in einer Vielzahl von Branchen führend. Sie stellen unter anderem Maschinen für die Pasteurisierung von Nüssen, aber auch komplexe Förderanlagen her. Dieser unbestreitbare Erfolg basiert auf dem unternehmenseigenen Programm zur kontinuierlichen Verbesserung („Continuous Improvement Program“), das die unternehmensweite Innovationskraft nutzt, um permanent zukunftsweisende Produkte zu entwickeln. Diese Philosophie wird durch über 1.300 aktive Patente unterstrichen.
Hintergrund
Im Jahr 2016 begann für Laitram eine beispiellose Wachstumsphase: 250 Personalverantwortliche mussten insgesamt 400 offene Stellen besetzen. Allein in den USA gingen in diesem Zeitraum 10.000 Bewerbungen ein.
Doch trotz der tief verwurzelten Innovationskultur des Unternehmens war der Talentgewinnungsansatz von Laitram eher steinzeitlich als wegweisend: Das Unternehmen hatte bisher auf Papierlebensläufe, ein ATS von Lotus Notes sowie auf ein ineffizientes, schlecht funktionierendes Bewerbungssystem auf PDF-Basis gesetzt. Schnell war klar, dass Laitram seine Strategie überdenken musste – anders war der gewaltige Zustrom an Bewerbungen nicht mehr zu bewältigen.
Ein weiteres Hindernis, das jegliche Maßnahmen zur Verbesserung des Systems erschwerte, war das komplizierte Protokoll, das von verschiedenen Parteien genehmigt werden musste und nur mit Beteiligung der IT-Abteilung geändert werden konnte. Die Folge: Selbst wenn die Recruiter eine Idee zur Verbesserung der Arbeitsabläufe hatten, hatten sie selten die Freiheit oder die nötigen Mittel, um diese Idee umzusetzen.
Diese Faktoren führten dazu, dass sämtliche beteiligte Akteure unzufrieden mit dem Recruiting-Prozess waren.. Die Recruiter waren überlastet, da sie ihr Arbeitspensum nicht effektiv organisieren konnten; die Hiring Manager hatten keinen Überblick über den Recruiting-Prozess, und den Bewerbern wurde ein schlechter Eindruck vom Unternehmen vermittelt, da ihre minderwertige Kandidatenerfahrung nicht der Unternehmensphilosophie von Laitram entsprach.
Lösungen für die Talentgewinnung
Angesichts dieser Herausforderungen war klar, dass Laitram eine Strategie zur Verbesserung des gesamten Einstellungsprozesses entwickeln musste. Dieser sollte einerseits den Pioniergeist des Unternehmens widerspiegeln, andererseits aber auch unkompliziert gehandhabt werden können, selbst von Personen ohne großes technisches Wissen.
Extreme Eigenverantwortung und Mikro-Innovation
Laitram praktiziert eine Kultur der „extremen Eigenverantwortung“ hinsichtlich der flexiblen Plattform von Avature. Dadurch konnten effektivere Recruiting-Prozesse konzipiert, entwickelt und realisiert werden, ohne dass IT-Spezialisten benötigt wurden.
Diese neue Flexibilität ermöglichte es den Recruitern zudem, kleine Änderungen, sogenannte Mikro-Innovationen, in Echtzeit vorzunehmen. Durch die Anpassung von Arbeitsabläufen konnte die Bewerbererfahrung verbessert werden. Ein weiterer entscheidender Vorteil: dringende Fehlerbehebungen oder Kurskorrekturen konnten ohne Verzögerung direkt bei Bedarf implementiert werden.
“Meine Avature-Sandbox ist wie Disneyland. Ich kann alle meine Ideen ausprobieren und das System auf Herz und Nieren testen. Am besten also gleich rein in die Sandbox und loskonfigurieren, dann ein paar Testkandidaten hindurchschicken. Wenn es nicht funktioniert, optimieren Sie einfach so lange weiter, bis es funktioniert."
Megan DeVille - Analystin für Personalinformationssysteme (HRIS) - Laitram
Optimiertes Online-Onboarding
Am 1. März 2019 führte Laitram das Online-Onboarding-Portal von Avature ein, über das neue Mitarbeiter nötige Unterlagen von überall aus ausfüllen können. Außerdem können sie darüber auf relevante Informationen wie Orientierungshilfen für neu eingestellte Mitarbeiter und detaillierte Erläuterungen zu Zusatzleistungen zugreifen. Dieser Ansatz entspricht viel eher der innovationsfördernden Unternehmensphilosophie von Laitram als der alte Prozess, bei dem neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag mit einem Stapel einschüchternder, langweilig gestalteter Formulare begrüßt wurden.
Im Rahmen dieser Integrationsphase befragte Laitram neu eingestellte Beschäftigte zu ihrer Meinung zu dem neuen Onboarding-Prozess. Das Feedback war durchweg positiv; Die häufigste Antwort auf die Frage nach einer Ein-Wort-Bewertung lautete „reibungslos“, dicht gefolgt von „ansprechend“.
Konzeption eines Prozesses zur Integration von Praktikanten
Kurz vor der Einführung des neuen Onboarding-Prozesses sah sich Laitram mit einer unerwarteten Herausforderung konfrontiert. Zwar war ein komplexer Prozess zur Integration neuer Mitarbeiter skizziert worden. Was jedoch fehlte, war ein Plan für Praktikanten. Unter normalen Umständen hätte eine derart kurzfristige Erkenntnis zu einer allgemeinen Panik geführt. Da das Unternehmen inzwischen jedoch über ein agiles und intuitives System verfügte, konnte dieses Problem leicht gelöst werden, ohne den Onboarding-Prozess groß zu beeinträchtigen.
Hierzu wurde zunächst ein einfacher Weg zur Ermittlung des jeweiligen Praktikantentyps entwickelt. Die erste Kategorie betraf normale Praktikanten, die zweite Praktikanten, die als Vollzeitbeschäftigte eingestellt wurden. Mit diesem Einstufungsverfahren konnte anschließend ein Pfad zur Integration von Praktikanten in das Laitram-System konzipiert werden.
Praktikanten, die anschließend als Vollzeitbeschäftigte eingestellt werden, erhalten in der Regel im Januar ein Angebot, bevor sie im Juni mit dem Onboarding beginnen. Aus diesem Grund entwickelte Laitram ein System, um diesen Personenkreis in den betreffenden Monaten entsprechend vorzumerken.
Die Freiheit, maßgeschneiderte Prozesse zu realisieren
Dank der Möglichkeit, Prozesse individuell zu gestalten, gelang es den Recruitern von Laitram, diverse zeitsparende Strategien zu entwickeln.
So können beispielsweise positionsspezifische Fragebögen individuell gestaltet werden. Dies erleichtert die Vorauswahl von Bewerbern; ungeeignete Kandidaten können ohne zeitaufwändige telefonische oder persönliche Interviews ermittelt werden. So entwarf Laitram beispielsweise kürzlich einen maßgeschneiderten Fragenkatalog für ein Projekt, das den Besuch von drei Fachschulen vorsah.
Ausgehend von diesem Fragebogen erstellte Laitram eine Liste von Bewerbern und filterte anschließend die Daten abhängig von den Antworten auf die einzelnen Fragen. Auf diese Weise konnten die Recruiter in kürzester Zeit den Status jeder einzelnen Person ermitteln und entsprechende Folgemaßnahmen umsetzen. Falls sich die Kandidaten nicht zum Besuch der Fachschulen entschließen konnten, erhielten sie eine automatisierte, aber personalisierte E-Mail, in der ihnen für ihre Bewerbung gedankt wurde und sie darüber informiert wurden, dass sie leider nicht berücksichtigt werden konnten.
“Automatisierung muss nicht so unpersönlich sein, wie es die Leute glauben. Bewerber wollen lieber irgendwas von einem hören als gar nichts. Der Online-Bewerbungsprozess ist einsam und frustrierend und man kann leicht das Gefühl bekommen, der eigene Lebenslauf landet im Nirwana. Daher ist jede Art von Kommunikation stets willkommen. Es ist ein Motivationsschub."
Allison Thomas - Recruiterin Talentgewinnung - Laitram
Fazit
Es war ein mutiger Schritt von Laitram, seinen Recruitern die nötigen Instrumente zur Verfügung zu stellen, um Veränderungen umzusetzen. Ebenso mutig war es, auf die Expertise und Weitsicht seiner TA-Teams zu vertrauen und sie selbstständig agieren zu lassen.
Die Laitram-Teams reagierten darauf, indem sie wirklich bahnbrechende Lösungen entwickelten. Durch den Einsatz individuell anpassbarer Fragebögen konnte Laitram ein maßgeschneidertes Vorgehen im Hinblick auf Anforderungsprofile entwickeln, das allen Beteiligten deutlich Zeit spart. Das neue agile System erlaubte es ihnen außerdem, schnell und ohne den Einsatz von IT-Spezialisten einen Onboarding-Prozess für verschiedene Praktikantentypen zu entwickeln, auch wenn dieser Schritt ursprünglich übersehen worden war.
Der Erfolg des von Laitram entwickelten Systems spricht für den Einfallsreichtum ihrer TA-Teams. Ohne die Flexibilität, die eine agile Plattform gewährt, wäre es jedoch nicht möglich gewesen, diese brillanten Ideen in die Realität umzusetzen.
