Kundenstorys 
Zusammenfassung
Epicor hat ein Verfahren für die Bereitstellung von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Talentgewinnung entwickelt, das es dem Unternehmen ermöglicht, über den Hype hinauszugehen, echte Effizienzsteigerungen voranzutreiben und zahlreiche Prozesse zu optimieren. Dieses KI-Konzept im Recruiting stützt sich auf vier Grundprinzipien:
- Langsam ist reibungslos und reibungslos ist schnell: Dieses Konzept aus dem Motorsport unterstreicht, wie wichtig es ist, mit KI kleine Erfolge zu erzielen, dem Unternehmen einen ROI aufzuzeigen, die Akzeptanz der Mitarbeiter zu fördern und schnell zur nächsten Optimierungschance überzugehen.
- Orientierung an den Anforderungen der Akteure: Wenn die KI keine Prozesse unterstützt, die die Aktivitäten der Akteure optimieren und deren Erfahrungen verbessern, ist der Einsatz der KI nicht sinnvoll.
- Transparenz und Inklusion: Um inklusive Einstellungsverfahren zu unterstützen, benötigen Recruiter transparente Einblicke in die Logik hinter dem KI-Algorithmus. Darüber hinaus müssen sie flexibel genug sein, um Anpassungen vornehmen zu können und sicherzustellen, dass die berücksichtigten Kriterien auf objektiven Qualifikationen beruhen.
- Menschliche Kontrolle: Die KI ist eine Unterstützung. Die letztendlichen Entscheidungen sollten vom Menschen, d. h. von den Recruitern, getroffen werden. Unter keinen Umständen darf die KI ihnen die Entscheidungen komplett abnehmen.
Avature KI bildet das solide Fundament, auf dem Epicor dieses zukunftsorientierte und doch kontrollierte Konzept zum Leben erweckt. Aktuell nutzt das Unternehmen unseren KI-Abgleich hauptsächlich während des Sourcing-Prozesses, indem qualifizierte Leads mit Stellenausschreibungen verknüpft werden. Auch wenn Epicor bereits beeindruckende Ergebnisse erzielen konnte, ist die KI-Reise des Unternehmens noch lange nicht zu Ende.
Wenn ich meinen Job gut mache, ist meine Entwicklung niemals wirklich abgeschlossen. Ich werde nur immer besser.“
Maxwell Lombardi
Associate Manager of Global HR Operations bei Epicor
Über Epicor
Epicor ist in 150 Ländern tätig und entwickelt ERP-Software für kleine und mittlere Unternehmen, die hauptsächlich in der Fertigungs-, Einzelhandels-, Vertriebs- und Automotive-Branche agieren. Mit 50 Jahren Branchenerfahrung hat Epicor die Grenzen der Innovation immer wieder verschoben, um seine Kunden bei tiefgreifenden Veränderungen zu unterstützen, wie z. B. beim Übergang von On-Premise-Infrastrukturen in die Cloud.
Die mehr als 4.500 Mitarbeiter sind die treibende Kraft hinter dem anhaltenden Erfolg des Unternehmens. Die visionäre Denkweise, die Epicor zum Marktführer gemacht hat, prägt auch die bahnbrechende KI-gestützte Recruiting-Strategie des Unternehmens, mit der schwer zu findende, hochqualifizierte technische Talente effizienter und effektiver rekrutiert werden können.
Die Weichen für KI-gestütztes Sourcing stellen
Die Vorteile der Kalibrierungsphase
Bei der Kalibrierung werden die Hiring Manager gebeten, Avature-gestützte Formulare auszufüllen. Diese enthalten offene Fragen, die die Manager dazu anregen, kritischer über die jeweiligen Anforderungen nachzudenken, die die nächste Neueinstellung erfüllen sollte. Durch ein besseres Verständnis dessen, was die Hiring Manager eigentlich suchen, können die Recruiter die Stellenausschreibungen optimieren und ihre Talentsuche verbessern.
Wie bei jeder grundlegenden Veränderung spielt das Änderungsmanagement auch bei der Integration von KI in das Recruiting eine wichtige Rolle. Anstatt mit der KI-Implementierung auf einen Schlag loszulegen, weiß Epicor, wie wichtig ein schrittweises Vorgehen ist, um Vertrauen aufzubauen.
Vor diesem Hintergrund stärken zusätzliche Schritte (wie die Kalibrierungsphase) die Beziehung zwischen dem Recruiting und dem Unternehmen, zeigen Erfolge auf und ebnen den weiteren Weg für die Akzeptanz von KI.
Optimierte Stellenausschreibungen
Die Optimierung von Stellenausschreibungen ist ein entscheidender Schritt, bevor die KI im Sourcing zum Einsatz kommt: je detaillierter die Stellenausschreibung ist, desto präziser wird der KI-gestützte Abgleich zwischen Stellenausschreibung und Kandidaten funktionieren.
Sobald eine Stelle angelegt wurde, nutzt Epicor den intelligenten Parser und die robuste Ontologie von Avature, um das Skills-Feld der Jobdatensätze automatisch auszufüllen. Diese Funktion ist für Recruiter wirklich bahnbrechend, da sie ihre Suche nie wieder bei Null beginnen müssen. Besonders hilfreich ist diese Funktion auch für alle, die neu im Unternehmen oder in der Branche sind.
Um alles unter Kontrolle zu halten, können die Recruiter die Skills bearbeiten und sicherstellen, dass sie mit den Kalibrierungsergebnissen übereinstimmen. Die Stellenausschreibung wird anschließend weiter optimiert, indem von den Recruitern verschiedene Filter festgelegt werden, um zu gewährleisten, dass die KI nur Kandidaten vorschlägt, die alle Anforderungen erfüllen.
Konfiguration der Abgleichkriterien
Die Förderung von Inklusion wird bei der KI-Recruiting-Philosophie von Epicor großgeschrieben. So nutzt das Unternehmen die Flexibilität von Avature, um die Gewichtungen von Stellenbezeichnungen und Skills individuell festzulegen, die von der KI berücksichtigt werden. Diese beiden Kriterien sind objektiv und tragen dazu bei, Voreingenommenheit zu minimieren.
Der Fokus auf Skills diversifiziert nicht nur die Pipelines von Epicor, sondern verschafft dem Unternehmen zudem einen wichtigen Vorteil bei der Sicherung von Top-Talenten. Indem die Skills mithilfe von KI ermittelt werden, macht Epicor qualifizierte Kandidaten ausfindig, die dem Unternehmen möglicherweise entgangen wären, hätten traditionellere Kriterien wie Hochschulabschlüsse im Vordergrund gestanden.
Unsere KI berücksichtigt nur Skills und Jobbezeichnungen. Demografische Informationen werden von uns nicht beachtet. Ich habe keine Ahnung, ob ein Kandidat männlich oder weiblich ist. Ich kenne nur die Skills und Jobbezeichnungen und das vergleiche ich dann.“
Maxwell Lombardi
Associate Manager of Global HR Operations bei Epicor
Die Möglichkeit, die Funktionsweise des Abgleichs zu beeinflussen, ist für Epicor ein weiterer Vorteil. Durch die Koppelung von Kontrolle und Daten unterstützt das Unternehmen einen iterativen Ansatz, wobei mit unterschiedlichen Gewichtungen für Skills und Stellenbezeichnungen experimentiert wird, um die Leistung zu messen und mit der Zeit effektiver zu werden.
KI für sich arbeiten lassen
Nachdem die Gewichtungen der einzelnen Kriterien angepasst wurden, die von der KI berücksichtigt werden, sind die Recruiter von Epicor in der Lage, intelligente Kandidatenempfehlungen zu erhalten und zu beurteilen, ob diese Kandidaten mit der Stellenausschreibung verknüpft werden sollten.
Avature KI schlägt Kandidaten vor, die sich bereits in der Datenbank befinden und die eingewilligt haben, dass ihre Kontaktdaten von Epicor gespeichert werden und dass Epicor sie kontaktieren darf. Angefangen von den aktuellen Mitarbeitern über Empfehlungen und Silbermedaillengewinner bis hin zu Praktikanten und Leads von Veranstaltungen und Karrieremessen verfügt das Unternehmen über mehrere Talentquellen für seine Suche und ist bestrebt, all diese Quellen optimal zu nutzen.
Der KI-Ansatz von Epicor zeichnet sich durch Intentionalität aus, weshalb die Quellen, die das KI-Tool beim Scannen der Datenbank durchsucht, mit Hilfe von Filtern in eine Reihenfolge gebracht werden. Oberste Priorität haben zunächst interne Talente, damit den Karrierebestrebungen der eigenen Mitarbeiter Rechnung getragen wird. Anschließend werden Mitarbeiterempfehlungen berücksichtigt, wodurch erneut den Mitarbeitern Anerkennung gezollt wird. Es folgen schließlich zweitplatzierte Bewerber, Praktikanten und externe Leads.
Das HR-Team kann dabei sogar über die jeweilige Quelle hinausgehen und weitere Elemente definieren, die beim Abgleich berücksichtigt werden sollen, um die Vorschläge noch zu verfeinern. Oftmals sind dies Antworten, die von den Kandidaten bei der Einreichung ihrer Bewerbungen oder Lebensläufe in Formularen oder Fragebögen bereitgestellt wurden. Da die Avature KI grundlegend konfigurierbar ist, können diese Antworten beim Abgleich eines Kandidaten mit einer Stellenausschreibung berücksichtigt werden.
KI, die den Menschen beim Recruiting stärkt
Bei Epicor trifft die KI keine Entscheidungen. Das machen die Recruiter. Auch wenn die Suche nach qualifizierten Kandidaten dank KI erheblich vereinfacht wird, vertraut Epicor auf die Expertenrolle der Recruiter, die speziell ausgebildet wurden, um das Unternehmen zu vertreten und alle Interaktionen mit den Kandidaten zu leiten. Deshalb liegt es auch in ihrer Verantwortung, die vorgeschlagenen Kandidaten zu prüfen, zu entscheiden, ob diese geeignet sind, Interviews zu vereinbaren und Feedback zu geben.
Ab hier setzen wir weniger KI ein, doch nutzen wir weiterhin alles, was uns die KI bis dahin bereitgestellt hat. (…) Lassen Sie die KI keine Entscheidungen treffen. Nutzen Sie KI, um Ihren Entscheidungsprozess zu vereinfachen. Die KI setzt die aussichtsreichsten Kandidaten ganz oben auf die Liste. Ihre Recruiter beschäftigen sich also direkt mit den Kandidaten mit dem größten Potenzial und werden den passenden Mitarbeiter wahrscheinlich schneller finden.“
Maxwell Lombardi
Associate Manager of Global HR Operations bei Epicor
Letztlich geht es beim Einsatz von KI im Recruiting darum, die Effizienz zu steigern, d. h. Aktivitäten mit geringem Mehrwert zu optimieren, damit sich Recruiter auf das konzentrieren können, was sie am besten können (und am liebsten tun): mit dem Unternehmen interagieren, mit Kandidaten in Kontakt treten, die Arbeitgebermarke des Unternehmens stärken und die Talente sichern, die das Unternehmen für sein Wachstum benötigt.
ROI von KI im Recruiting vorweisen
Interessanterweise geht die Implementierung dieses vollwertigen, KI-gestützten Sourcing-Ansatzes über den alleinigen Einsatz von KI hinaus. Epicor hat verstanden, wie wichtig es ist, ein ganzheitliches KI-Framework mit weiteren Avature-Funktionen aufzubauen. So kommen Tags, Workflow-Schritte und Listen ebenfalls ins Spiel, damit das Unternehmen seine Bemühungen nachverfolgen, darüber Bericht erstatten und einen ROI vorweisen kann.
Jedes Mal, wenn eine durch KI gesourcte Person mit einer Stellenausschreibung verknüpft wird, erfolgt dies über einen speziellen Workflow-Schritt. Epicor kann hierdurch mehr über die Reise der Kandidaten erfahren und ermitteln:
- Wurden die Kandidaten zu Interviews eingeladen?
- Wie viele Kandidaten, die durch die KI gesourct wurden, belegten den zweiten Platz?
- Wurden sie schließlich eingestellt?
- Welches Feedback gaben die Recruiter und Hiring Manager?
Schauen wir uns nun die Ergebnisse an. Epicor hat seine KI-gestützten Einstellungsmaßnahmen im letzten Geschäftsjahr nachverfolgt und ist dabei auf spannende Ergebnisse gestoßen. Von den 68 Kandidaten, die durch KI-Empfehlungen mit Stellen verknüpft wurden, wurden 48 von den Hiring-Teams interviewt und sechs eingestellt.
Ausgehend von dieser Liste und unseren eigenen Berichten kann ich sagen, dass Epicor einen von elf Kandidaten eingestellt hat, den die KI vorgeschlagen hat. Das sind wirklich großartige Zahlen, die wir ganz einfach mit unseren bestehenden Tools nachverfolgen können.“
Maxwell Lombardi
Associate Manager of Global HR Operations bei Epicor
Ausblick
Da die KI bei Epicor weiter an Dynamik gewinnt, verfolgt das Unternehmen bereits ambitionierte Pläne, KI in anderen Bereichen des Recruitings und Talentmanagements einzusetzen. Das Ziel? Die schrittweise Umsetzung einer KI-gestützten End-to-End-Talentstrategie, bei der Avature das Herzstück bildet.
Das Unternehmen freut sich bereits darauf, die Abgleichfunktionen einzelner Personen von Avature zu nutzen, um Vorteile in Regionen zu erzielen, in denen sich die Recruiting-Prozesse langwierig gestalten und ein höheres Risiko besteht, qualifizierte Kandidaten kurz vor Schluss zu verlieren. Zudem freut sich das Unternehmen darauf, mithilfe von KI maßgeschneiderte Lern- und Entwicklungspfade für Mitarbeiter zu entwickeln.
Die vier Grundprinzipien von Epicors Philosophie bei der Bereitstellung von KI im Recruiting ziehen sich quer durch alle bestehenden Initiativen und werden zweifellos auch die zukünftigen Initiativen bestimmen.
Die KI-Story von Epicor bietet Unternehmen, die den Hype um KI hinter sich lassen und diese Technologie nutzen möchten, um einen konkreten Mehrwert im Talent-Lebenszyklus zu schaffen, viele wichtige Einblicke – vom Nachweis des ROI durch kleine Erfolge über die Verbesserung der Erfahrungen der Akteure bis hin zur Gewährleistung fairer Prozesse und der Übertragung von Entscheidungsbefugnissen in die Hände der Recruiter.
KI kann sehr beängstigend sein. Wenn man mit kleinen Erfolgen beginnt, mit kleinen, überschaubaren Schritten, die helfen, eine Dynamik zu entwickeln, hat man einen ROI, den man vorweisen kann, um seine Sache zu vertreten und seinen Standpunkt erfolgreich durchzusetzen. Das schafft auch intern Vertrauen. Mit konkreten Ergebnissen in der Hand kann man dann objektive Feststellungen und Erläuterungen vorlegen, was sehr wirkungsvoll ist.“
Maxwell Lombardi
Associate Manager of Global HR Operations bei Epicor
