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Zusammenfassung
Cisco hatte mit fragmentierten Systemen und einer inkonsistenten Nutzererfahrung zu kämpfen und entschied sich deshalb dafür, sieben unterschiedliche Recruiting-Systeme auf einer einzigen Plattform für die Talentgewinnung zu bündeln. Inzwischen verwaltet Cisco den gesamten Talentgewinnungsprozess innerhalb eines einzigen Systems. Das Avature-System umfasst folgende Aspekte: die Ausschreibung von Stellen, Veranstaltungen, Bewerbung, Evaluierung, Angebotserstellung, Onboarding, die Verwaltung von Universitätsprogrammen und die damit zusammenhängende Weitergabe zwischen den Teams.
Höhere Produktivität, eine bessere Nutzererfahrung und datengestützte Ergebnisse – dies sind nur einige der zahlreichen Vorteile des Ein-Plattform-Ansatzes beim Recruiting, von dem Cisco nun dank Avature profitiert.
Informationen zu Cisco
Als weltweit tätiger Technologiekonzern entwickelt Cisco Internetlösungen, die Netzwerke möglich machen. Das Fortune-500-Unternehmen ist außerdem auf die Bereiche Sicherheit, Zusammenarbeit, Cloud-Lösungen und Rechenzentren spezialisiert. Aus einem Pool von 800.000 Bewerbern stellt Cisco jährlich 10.000 neue Mitarbeiter ein.
Die Herausforderungen vor Avature
Auf verschiedene Systeme verteilte Informationen
Vor der Zusammenarbeit mit Avature nutzte Cisco ein Applicant-Tracking-Altsystem, das über keinerlei Tools für die Zusammenarbeit, die Suchanfragenverwaltung, Recruitment-Marketing oder Eventmanagement verfügte. Zudem konnte es nicht für mobile Endgeräte optimiert werden. Doch Cisco war darauf angewiesen, neue Wege der Bewerberansprache zu finden. Das Unternehmen setzte daher auf zusätzliche Lösungen und ergänzte das Technologie-Ökosystem um nicht integrierte Tools. Dies ging soweit, dass die Recruiting-Teams zuletzt mit sieben verschiedenen Systemen arbeiteten – von denen etliche keinerlei Möglichkeiten zur Integration boten.
Umständliche Bewerbungsverfahren
Auch für die Bewerber war dieser Flickenteppich an Lösungen zeit- und energieaufwändig. Der Bewerbungsprozess war lang und umfasste mehrere Seiten; Kandidaten mussten dabei verschiedene Benutzernamen und Passwörter festlegen. Dadurch, dass die Bewerber von einem Tool zum nächsten sprangen, verlor Cisco wertvolle Kennzahlen, etwa zu Bewerberquellen oder Empfehlungsinformationen, was es schwierig machte, den Erfolg einzelner Kampagnen zu messen.
Manuelle Dateneingabe
Recruiter mussten im Rahmen dieses Prozesses Informationen in verschiedene Systeme eingeben und manuell aktualisieren. Manche Systeme verfügten über mehr Informationen, andere über weniger, was für Verwirrung sorgte. Zudem veralteten die Daten sehr schnell. Die Folge: Missverständnisse, Doppelarbeit, Zeitverschwendung und ein höheres Fehlerrisiko.
Lösungen
Cisco war bereit für einen Wechsel und entschied sich dafür, das ATS-Altsystem und die übrigen unzusammenhängenden Systeme durch eine einzige zentrale Plattform von Avature zu ersetzen. Die auf diese Weise gebündelte und vereinheitlichte Technologie ermöglicht die Verwaltung des gesamten Talentgewinnungsprozesses, von der Erstansprache bis zum ersten Arbeitstag. Aus Nutzerperspektive existiert nun eine einzige Benutzeroberfläche, eine konsistente Nutzererfahrung, ein universelles Log-in sowie ein einziger Speicherort für Kandidateninformationen.
“Wenn alles digital funktioniert und dabei innerhalb eines einzigen Systems eine hohe Datenintegrität und Workflow-Automatisierung gewährleistet ist, laufen Ihre Prozesse wesentlich reibungsloser und auf höherem Niveau ab."
Sally Hu, Business-Architektin Talentgewinnung bei Cisco
Ergebnisse
Höhere Produktivität
Die Recruiter und Koordinatoren von Cisco sind nun in der Lage, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der manuellen Dateneingabe, der Nachbearbeitung oder administrativen Tätigkeiten zu verlieren.
Verbessertes Nutzererlebnis für Hiring Manager
Hiring Manager können ihre Hauptaufgaben im Recruiting-Prozess über eine eigene Seite erledigen, auf der sie in Bezug auf offene Stellen und Kandidaten tätig werden sowie bequem auf Status und Berichte zurückgreifen können.
CRM
Die Nutzung des Avature-Systems als zentrale Plattform ermöglicht es Recruitern, die gesamte Bewerberhistorie an einem zentralen Ort zu überblicken, vom Sourcing über Veranstaltungen bis hin zum Onboarding. Dank dieser Transparenz, die ihnen mit nur wenigen Mausklicks zur Verfügung steht, können Recruiter fundiertere Entscheidungen treffen, was sowohl das Recruiter- als auch das Kandidatenerlebnis verbessert. Sie können die CRM-Funktionen zudem für die Eventkoordination und für Sourcing-Suchaufträge nutzen.
Angebotsmanagement und Onboarding
Die Angebotserstellung funktioniert in Avature auf elegante Weise. Für den Recruiter gestaltet sie sich unkompliziert; dennoch ist sie komplett gesteuert und unterstützt unsere komplexen Optionen/Anforderungen. Bevor das Angebot erstellt wird, kann der Recruiter mit den entsprechenden Akteuren kooperieren und die benötigten Genehmigungen einholen – und das alles über die Avature-Plattform. Alle neu eingestellten Mitarbeiter weltweit können bei der Annahme des Angebots auf die E-Signatur-Funktionen zurückgreifen. Dies hat das Kandidatenerlebnis deutlich verbessert und die durchschnittliche Zeit bis zur Angebotsannahme um zwei Tage verkürzt.
Nach der Annahme des Angebots erstellt Avature automatisch die passenden Onboarding-Aufgaben und -Dokumente, abhängig vom jeweiligen Standort, dem Geschäftsbereich und der Art der Neueinstellung. Ist der Onboarding-Prozess beendet, benachrichtigt Avature die zuständigen Akteure und exportiert die erforderlichen Unterlagen direkt in unseren internen Speicher.
Fazit: Der Ein-Plattform-Ansatz nützt sämtlichen Schlüsselakteuren, von der Unternehmensleitung bis hin zu den Bewerbern an ihrem Smartphone.
“Die Unternehmenskultur von Cisco findet ihren Ausdruck in unserem „People Deal“: „Connect Everything, Innovate Everywhere, and Benefit Everyone“ – auf deutsch etwa „alles vernetzen, in jedem Bereich innovativ sein, und das zum Nutzen aller“. Auch zu Avature hätte dieser Slogan gut gepasst, denn genau das ist es, was Avature tut. Zum People Deal von Cisco gehört auch eine Arbeitsumgebung, in der wir unsere Mitarbeiter durch Tools unterstützen, die eine positive Nutzererfahrung bieten, Kooperation ermöglichen und eine hohe Produktivität fördern. Die Recruiting-Plattform von Avature hilft uns bei jedem einzelnen Aspekt."
Sally Hu, Business-Architektin Talentgewinnung bei Cisco