ROI im Recruiting: Was wir von Epics Erfolg lernen können

Zusammenfassung

Epic setzt Avature ein, um Innovationen voranzutreiben und Probleme kreativ zu lösen – und inspiriert damit seit mehr als sieben Jahren auch andere Kunden. Durch die Entwicklung einer klaren, ganzheitlichen Strategie im Bereich Talentgewinnung und Talentmanagement und die Nutzung von Berichtsfunktionen, um die Leistungsfähigkeit einzelner Initiativen nachzuverfolgen, stellt das Talentteam den ROI im Recruiting heraus.

„Seit wir Avature implementiert haben, konnten wir die Kandidatenerfahrung verbessern, die Zufriedenheit unserer Recruiter steigern sowie Zeit und Geld sparen.“

Maria Szychlinski
Recruiting and Onboarding Lead bei Epic

Über Epic

Als Softwareunternehmen mit 12.000 Mitarbeitern hat Epic hohe Erwartungen an die Technologie, die das Unternehmen einsetzt, um den Geschäftswert zu steigern, die Erfahrungen zu schaffen, die Kandidaten sich wünschen, und die hochvolumige Funktionalität bereitzustellen, die das Team benötigt.

Die Funktionen von Avature konnten das Bedürfnis des kleinen und zentralisierten Teams nach Effizienz und Autonomie erfüllen. Epic nutzt die Automatisierung und Konfigurierbarkeit von Avature in Verbindung mit einer klar definierten Strategie, um seine ehrgeizigen Recruiting-Ziele zu erreichen und einen unbestreitbar „epischen“ Recruiting-ROI zu erzielen.

„Durch die Automatisierung von Avature können wir sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter effektiv arbeiten, indem sie Entscheidungen über Kandidaten treffen, anstatt nur auf Schaltflächen zu klicken. Für alltägliche, prozessorientierte Aufgaben nutzen wir Workflow-Aktionen in Avature.“

Jeff Sonntag
Avature Team Lead bei Epic

Eine Plattform, unendlich viele Talentstrategien

Jedes Jahr erhält Epic über 150.000 Bewerbungen und besetzt zwischen 3.000 und 4.000 offene Stellen, d. h. nur zwei bis drei Prozent der Bewerber werden eingestellt. Bei der Auseinandersetzung mit ihrem bisherigen ATS-Altsystem wurde ihnen bewusst, dass dieses System nicht die nötige Funktionalität und Flexibilität bot, um Talente einzubinden und einzustellen.

Ohne CRM fehlten zudem die Sourcing-Funktionen, um auf effiziente Weise Talent-Pipelines zu erstellen, Talente zu kontaktieren und einzubinden. Für Epic war es an der Zeit, seine Gesamtstrategie und die zugrunde liegende Technologie zu überdenken.

Epic begann seine Avature-Reise mit einer klaren Vorstellung davon, was es für alle Beteiligten im Talentgewinnungsprozess erreichen wollte. Eines der ersten Ziele bestand darin, isolierte Systeme zu beseitigen und einen ganzheitlichen Talentansatz zu verfolgen.

Seit der Einführung dieses holistischen Ansatzes hat Epic beeindruckende Ergebnisse erzielt, darunter:

• Eingang von mehr als 150.000 Bewerbungen pro Jahr
• Besetzung von 3.000 bis 4.000 offenen Stellen
• Einstellung von zwei bis drei Prozent der Bewerber
• Verringerung der Zeit, in der sich Kandidaten im Bewerbungsprozess befinden, um 31 Prozent

Epic nutzt Avature mittlerweile als einzige konsolidierte Datenquelle, bei der sämtliche Informationen zusammenlaufen, die vorher auf unzählige Tabellen und das ATS-Altsystem verstreut waren. Schauen wir uns die einzelnen Phasen der Strategie etwas genauer an.

Proaktives Sourcing mit CRM

Die Investition in Workflows hat es Epic ermöglicht, den Kontakt zu vielen Kandidaten wiederaufzunehmen und diese Beziehungen im Laufe der Zeit zu pflegen. Durch die Implementierung dieses Prozesses in Avature konnten der Zeitaufwand und die Kosten pro Stellenbesetzung erheblich reduziert werden.

„Eine unserer wichtigsten Lektionen lautet hier: Stellen Sie Ihre eigenen Workflows in den Fokus. Wenn man Zeit und Energie investiert, um einen Schritt zurückzutreten und nicht darüber nachzudenken, wie man seine aktuellen Arbeitsabläufe an Avature anpassen kann, sondern mit einem leeren Blatt anfängt und sich überlegt, wie das Ganze funktionieren soll, wie man es sich vorstellt, dann ist der ROI fast schon vorprogrammiert.“

Jeff Sonntag
Avature Team Lead bei Epic

Eine weitere Initiative, die das Unternehmen umsetzte, war seine Talent-Community. Diese wichtige Talentquelle fehlte im Altsystem von Epic. Interessierte Kandidaten können nun über ein benutzerfreundliches Portal ein Profil erstellen.

Recruiter erhalten mit dieser Strategie einen kontinuierlichen Zulauf an Kandidaten, die sie in Erwägung ziehen und bei neu zu besetzenden Stellen wieder kontaktieren können. Mithilfe von Automatisierung werden Kandidaten auf Grundlage ihrer Antworten auf K.o.-Fragen mit spezifischen Pipelines verknüpft.

Wird eine neue Stelle frei, führt der erste Schritt die Recruiter zunächst zum CRM. Dies spart Zeit bei der Suche und Einbindung von Kandidaten, die das Unternehmen noch nicht kennen, und auch Geld bei Sourcing-Initiativen und Stellenveröffentlichungen. Seit dem Go-Live des CRM hat Epic über 1.600 Mitarbeiter direkt aus Avature eingestellt, was 11 Prozent aller Einstellungen ausmacht.

Ansprechende Einstellungserfahrung mit ATS

Epic suchte nach einem ATS, das seinem kleinen Team dabei helfen konnte, dem hochvolumigen Einstellungsbedarf nachzukommen. Früher gingen abgelehnte Kandidaten, die vielleicht an anderer Stelle im Unternehmen gut gepasst hätten, einfach verloren. Avature ATS ermöglicht es dem Team, frühere Bewerber weiter im Blick zu behalten, was die zukünftige Suche vereinfacht.

Dank der Implementierung von Avature ist es dem Team von Epic gelungen, seine Ziele konsistent zu erreichen, Rollen schnell zu besetzen und jedem Bewerber zu antworten, da ein hochgradig personalisierter Ansatz verfolgt wird.

Erfolge seit dem Go-Live:

• Finale Interviews mit über 28.000 Kandidaten
• Einstellung von fast 15.000 Mitarbeitern aus allen 50 US-Bundesstaaten und 24 Ländern weltweit
• Besetzung von 230 besonderen Rollen für zehn Unternehmenseinheiten, darunter internationale Niederlassungen

Nahtloses Hochschulrecruiting

Mit einem Fokus auf Einstiegspositionen und junge Talente ist das Recruiting an Hochschulen ein weiterer wichtiger Sourcing-Kanal für das Unternehmen, das jedes Jahr an Hunderten von Veranstaltungen teilnimmt. Als Technologieunternehmen mit Sitz in Wisconsin befindet sich Epic mit Unternehmen aus dem Silicon Valley im ständigen Wettbewerb um Talente.

Vor diesem Hintergrund begann sich das Team Gedanken darüber zu machen, wie die Hochschulrecruiting-Maßnahmen erfolgreich verbessert werden könnten. Das Unternehmen wollte eine niedrige Eintrittsbarriere für Studierende schaffen und es diesen ermöglichen, sich direkt auf offene Stellen zu bewerben und ihrer Talent-Community beizutreten.

Aktuell bietet Epic ein 90-Sekunden-Bewerbungserlebnis an. Studierende können ihre Eckdaten über iPads in ein Formular eintragen, das speziell für diesen Anwendungsfall erstellt wurde, oder sich bewerben, indem sie einen QR-Code auf ihrem Telefon scannen, der sie direkt mit dem Event-Ordner in Avature verbindet.

Durch die Digitalisierung und Automatisierung seiner Prozesse hat Epic:

• über 11.000 USD pro Jahr eingespart. Das Team muss keine Lebensläufe mehr mit nach Hause nehmen, einscannen, von einem Anbieter importieren lassen und sie mit bestehenden Bewerbungen abgleichen. Dieses übliche Verfahren nach einer Veranstaltung nahm gewöhnlich zwei Wochen in Anspruch.
• Zeit gespart. Wenn sich ein Kandidat aktuell auf einer Jobmesse für eine Stelle mit einem ausgedruckten Lebenslauf bewirbt, machen die Recruiter vor Ort ein Foto des Lebenslaufs und speichern ihn direkt im Kandidatenprofil in Avature. Qualifizierte Kandidaten werden innerhalb von drei Stunden nach ihrem Besuch des Stands dazu eingeladen, einen Termin für ein Telefoninterview zu vereinbaren.

Digitalisiertes Onboarding

„Nachdem ein zukünftiger Mitarbeiter unser Stellenangebot angenommen hat, leiten wir ihn direkt zum Onboarding-Portal von Avature weiter. Dort findet er sämtliche Informationen, die er über das Angebot, Zusatzleistungen und über den Umzug nach Madison in Wisconsin benötigt. Wir nutzen all das, um durch Personalisierung eine weitere großartige Erfahrung am ersten Arbeitstag bei uns zu schaffen.“

Jeff Sonntag
Avature Team Lead bei Epic

Im Laufe der Jahre hat Epic seinen One-Platform-Ansatz auf den Onboarding-Prozess ausgeweitet. Zu den Vorteilen, die eine vollständige Digitalisierung des Erlebnisses für Neueinstellungen mit sich bringt, zählen unter anderem:

• Einsparungen an Versand- und Materialkosten in Höhe von 15.000 USD pro Jahr durch die Integration von DocuSign und die Bereitstellung einer papierlosen Erfahrung mit elektronischen I-9-Formularen
• Einsparungen von über 100 Stunden pro Jahr bei der Koordination von Umzügen und temporären Unterkünften
• Einsparungen von über 60 Stunden für das Ausdrucken und mehr als 130 Stunden für das Zusammenfügen der Ausdrucke durch den Wegfall der Mitarbeiterhandbücher

In diesem Bericht erfahren Sie mehr darüber, wie Epic seinen Onboarding-Prozess optimiert und den ROI gesteigert hat.

ROI im Recruiting – Best Practices

Epic hat einige abschließende Ratschläge für große Unternehmen, die mit ihrer Recruiting-Strategie konkrete Ergebnisse erzielen und den Wert ihrer Talentreise steigern möchten:

1. Begreifen Sie, wie wichtig es ist, sich Zeit zu nehmen, um innezuhalten und Ihre Strategien neu zu bewerten. Überprüfen Sie Ihre Prozesse kontinuierlich und ermitteln Sie Verbesserungsmöglichkeiten, bevor Sie Änderungen einführen.
2. Stützen Sie sich auf die Plattform, um berichtenswerte Ergebnisse bei jedem Kontaktpunkt mit Kandidaten zu erhalten.
3. Implementieren Sie einen One-Platform-Ansatz. Dadurch können Sie ein Kandidatenerlebnis nach den Vorstellungen Ihres Unternehmens bereitstellen und gleichzeitig Silos beseitigen und Daten zentralisieren.

„Durch die Erstellung dieses Prozesses in Avature konnte der Zeitaufwand insgesamt deutlich verringert und unsere Kosten pro Stellenbesetzung erheblich gesenkt werden.“

Jeff Sonntag
Avature Team Lead bei Epic

Das Bewusstsein für kontinuierliche Verbesserungen in Verbindung mit der Konfigurierbarkeit der Plattform hat es Epic ermöglicht, seine sich ständig weiterentwickelnde Vision zum Leben zu erwecken und seinen Avature-ROI zu maximieren. Was die Zukunft betrifft, so sind keine Grenzen gesetzt.

„Wir beabsichtigen, Avature auch in Zukunft als Rückgrat unseres gesamten Recruiting-Prozesses einzusetzen. Das heißt, wir werden auch weiterhin Innovationen hervorbringen, neue Funktionen implementieren und unser System kontinuierlich verbessern. Dadurch sind unsere Recruiter erfolgreicher und nutzen das System auf bestmögliche Weise. Und unsere Kandidaten machen eine positive und nahtlose Erfahrung, wenn sie sich bei Epic bewerben.“

Maria Szychlinski
Recruiting and Onboarding Lead bei Epic