Kundenstorys 
Zusammenfassung
Angesichts einer sehr großen Unternehmensstruktur mit unterschiedlichen Recruiting-Anforderungen, die sich in der Zeit nach der Pandemie noch verschärften, beschloss Bupa, dass es an der Zeit war, seine Sourcing- und Hiring-Technologie auf ambitionierte Weise neu aufzustellen, während das Geschäft gleichzeitig wie gewohnt weitergeführt wurde. Die beste Vorgehensweise bestand darin, eine Strategie zu erarbeiten, mit der sowohl langfristige Ziele erreicht als auch schnelle Erfolge verbucht werden konnten.
Zur Verwirklichung dieser Vision arbeiteten Bupa und Avature gemeinsam an einem mehrstufigen Konzept zur Implementierung von Avature CRM und ATS. Der Fokus lag zunächst auf den Hauptfunktionen und wurde dann nach über zwölf Monaten auf weitere Lösungen und Funktionen ausgeweitet, darunter ein Portal für Personaldienstleister und ein Empfehlungsportal, eine Hintergrundcheck-Integration und eine mobile App für Recruiter und Hiring Manager.
Dieser agile Ansatz bei der Implementierung von Recruiting-Lösungen bot zahlreiche Vorteile, was die allgemeine Effizienz und Reaktionsfähigkeit deutlich verbesserte. Zudem wurde sichergestellt, dass Bupa kritische Positionen schnell besetzen und hohe Standards in der Patientenpflege aufrechterhalten konnte – auch nach der COVID-19-Gesundheitskrise.
Über Bupa
Bupa, ein führendes Unternehmen im Bereich innovativer und umfassender Gesundheitslösungen, ist seit 75 Jahren auf dem weltweiten Markt für Krankenversicherungen tätig und betreut Millionen Menschen weltweit. Mit 23.000 Beschäftigten und 6,8 Millionen Kunden verzeichnete das Unternehmen 2021 Umsatzerlöse in Höhe von 10,7 Milliarden US-Dollar. Diese robuste Infrastruktur unterstützt die Mission von Bupa: Menschen zu helfen, länger, gesünder und glücklicher zu leben und eine bessere Welt zu schaffen.
Die Herausforderungen des Recruitings im Gesundheitswesen
Die Grundpfeiler von Bupa sind die Gesundheitsdienstleistungen, ein Begriff, der einfach klingt, in Wirklichkeit aber ein breites und komplexes Angebot umfasst. Bupa verfügt über das größte zahnärztliche Netzwerk in Australien und bietet zudem für verschiedene Unternehmen Optiker- und Hörakustik-Leistungen an. Daneben hat Bupa mehrere Verträge mit staatlichen Stellen abgeschlossen.
Mit so vielen Mitarbeitern in den unterschiedlichsten Rollen – von Pflegekräften bis hin zu Führungskräften – sind die Recruiting-Anforderungen des Unternehmens sehr vielschichtig. 2021 suchte Bupa nach einer neuen Technologie, die in der Lage war, sich dem Unternehmen anzupassen. Ziel war es, die oben dargelegten Herausforderungen in Chancen zu verwandeln, um das neue Paradigma erfolgreich zu meistern.
Die Lösung: Ein agiler und mehrstufiger Implementierungsansatz
Gemeinsam mit Avature definierte Bupa eine umfassende Roadmap, die eine zügige Implementierung der Hauptfunktionen vorsah. Dadurch wurde es Recruitern kurzfristig ermöglicht, Kandidaten auf effektive Weise zu verwalten und einzubinden, während mit der Zeit umfassendere Funktionen dazukamen. Mithilfe dieses Vorgehens wurde das ambitionierte Projekt aufgegliedert und es konnten schneller kleine Erfolge verbucht werden, die wichtigen Akteuren zugute kamen.
„Ich glaube, eine der Herausforderungen agiler Implementierungen besteht darin, dass man sich live im System befindet, während noch nicht alle Elemente implementiert sind. Es gibt Recruiter, die das System bereits verwenden, während neue Anforderungen entstehen. Deshalb waren eine schnelle Zusammenarbeit mit unseren Recruiting-Managern und Transparenz gefragt. Ganz nach der Devise: ‚Diese Elemente haben wir. Diese Kapazität haben wir.‘ Und dann gilt es, eine Standard-Priorisierungsmatrix auszuarbeiten.“
Sarah Posselt
Employee Experience Manager, Bupa
Phase 1: Die wichtigsten Funktionen
Im September 2022 ging Bupa mit Avature live. Vom ersten Tag an wurde die Gewährleistung einer nahtlosen Integration von Avature ATS und CRM mit dem bestehenden Tech Stack zur Priorität erklärt. Außerdem wollte Bupa einen Schwerpunkt auf wichtige Berichte legen. Die intuitiven Dashboards der Plattform waren somit ein zentraler schneller Erfolg, der die Transparenz und Effizienz für zentrale Stakeholder-Gruppen wie Recruiter und Hiring Manager verbesserte.
Mit sechs Recruiting-Teams bestehend aus 80 Recruitern wurde intensiv in Schulungen investiert, um die Benutzer mit der neuen Technologie vertraut zu machen. Die umfassenden Schulungen wurden mit Unterstützung von Avature und internen Ressourcen durchgeführt, um zu gewährleisten, dass alle Recruiter angemessen vorbereitet waren. Zudem wurden Workshops mit Hiring Managern organisiert, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen Prozessen und Technologien vertraut sind, die ihre Arbeit letztendlich erleichtern werden.
Phase 2: Verwirklichung der Vision
Im gesamten Jahr 2023 ging es in der zweiten Phase vorrangig darum, die restlichen vorgesehenen Funktionen zu implementieren, um weitere Effizienzverbesserungen zu erreichen und den administrativen Aufwand für die Talentgewinnungsteams zu reduzieren. Zu den zentralen Initiativen zählten:
- ein Portal für Personaldienstleister, das die Einreichung von Kandidaten von 81 Personalvermittlern automatisierte, was zuvor per E-Mail erfolgt war, wodurch die Effizienz deutlich verbessert, manuelle Aufgaben reduziert und die allgemeine Sichtbarkeit von Fortschritten optimiert wurde
- ein Portal zur Terminkoordination für Bewerbungsgespräche, das es Kandidaten ermöglicht, selbst einen Termin auszuwählen
- eine SMS-Integration, die es Recruiter ermöglicht, mit Kandidaten Textnachrichten auszutauschen, wodurch die Kommunikation verbessert wurde
- ein Empfehlungsportal, um den Prozess zu formalisieren, über den Mitarbeiter Kandidaten empfehlen können. Vor der Implementierung von Avature mussten erhebliche Datenmengen manuell in das Haupt-HR-System eingepflegt werden, um interne Versetzungen und freie Talente zu verwalten. In Phase 2 wurde all dies automatisiert, wodurch die Teams mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben, wie die Förderung von Empfehlungskampagnen, besonders in Bereichen mit hohem Bedarf wie klinischen Rollen in der Altenpflege.
- die Integration von Hintergrundchecks in Avature – eine Initiative, die eine nahtlose Initiierung und Nachverfolgung ermöglicht – und 6.500 abgeschlossene Überprüfungen zur Folge hatte
- eine mobile App, die es Recruitern und Hiring Managern ermöglicht, Kandidaten von unterwegs aus zu verwalten und Feedback und Genehmigungen von ihren Telefonen aus zu geben bzw. zu erteilen
- eine Integration mit LinkedIn Recruiter System Connect, um die Arbeit über beide Systeme hinweg zu optimieren und die Effizienz der Recruiter zu verbessern
„Wir hatten vorher keinen formalen Prozess, über den Mitarbeiter Kandidaten empfehlen konnten. Mit dem Empfehlungsportal richteten wir ein einfaches Verfahren ein, um Kandidaten mit dem Workflow zu verbinden, was zu 2.000 Empfehlungen und 450 neuen Mitarbeitern führte.“
Sarah Posselt
Employee Experience Manager, Bupa
Die Ergebnisse
Neben den beeindruckenden Ergebnissen, die oben beschrieben wurden, führte Bupas agiler Ansatz bei der Implementierung von Avature dazu, dass sich eine Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung etablierte und eine schnelle Anpassung an neue Anforderungen erleichtert wurde. Das Unternehmen verfolgt nun einen sechswöchigen Release-Zyklus, wobei systematisch neue Funktionen priorisiert und bereitgestellt werden. Nach der Implementierung erfordert die Anpassung an die Anforderungen von Recruitern und Managern Tests, um ausreichend Flexibilität und Transparenz bei der Erfüllung der Geschäftsanforderungen sicherzustellen.
Zu den zentralen Erkenntnissen, die im Rahmen der Journey gewonnen wurden, gehören die Bedeutung von Transparenz, des Stakeholder-Managements und des internen Wissensaufbaus durch Avature-Zertifizierungen. Auch wenn die Berater von Avature viele Einblicke teilten, vertiefte das Team dieses Wissen durch die praktischen Erfahrungen, die es beim Ausprobieren neuer Ideen sammelte.
„Das System ist flexibel und skalierbar und es hat sich gezeigt, dass es unserem Kandidatenerlebnis und unseren Hiring-Manager- und Recruiting-Anforderungen bestens gerecht wird. Es war also alles bestens.“
Georgine Gaynor
EX System & Process Lead, Digital People Solutions
Nach der Implementierung zeigten die Datenanalysen eine auffallend niedrige interne Mobilität, die deutlich unter den Erwartungen lag. Bestätigt wurde dies durch Mitarbeiterfeedback, das aufzeigte, dass Mitarbeiter das Gefühl hatten, ihre Skills würden nur unzureichend genutzt und es fehle an Transparenz bezüglich der internen Community und des Talentpools. Mitarbeiter fühlten sich oft abgekoppelt und benötigten Hilfe, um sich im Unternehmen zurechtzufinden. Damit wurde deutlich gemacht, wie wichtig ein zusammenhängendes und unterstützendes internes Netzwerk ist, um die Mobilität und den Einsatz von Talenten im gesamten Betrieb von Bupa zu verbessern.
Um dieses Problem anzugehen, plant Bupa, ein Karriereteam zusammenzustellen, das aus Experten im Bereich Talentgewinnung, Unternehmensentwicklung und Richtlinien sowie Systemspezialisten besteht. Das Team wird an der Verbesserung der internen Personalpolitik und Vergütungsrichtlinien arbeiten und eine interne Karriereseite erstellen.
Darüber hinaus konnte die Finanzierung eines Talentmarktplatz-Projekts gesichert werden, mit dem Talente auf allen Unternehmensebenen besser identifiziert werden sollen. Diese Initiativen unterstreichen, wie sehr sich Bupa dafür engagiert, innovative Lösungen einzusetzen, um die Ziele im Bereich Recruiting und Mitarbeiterbindung zu erreichen und zu übertreffen.
Bupas Journey mit Avature veranschaulicht, wie ein mehrstufiger Ansatz bei der Technologieimplementierung Recruiting-Prozesse transformieren kann, die mit der strategischen Vision im Einklang stehen und den Geschäftsanforderungen weiter gerecht werden. Durch die Fokussierung auf Flexibilität, Skalierbarkeit und das Nutzererlebnis hat Bupa beim Recruiting im Gesundheitswesen neue Maßstäbe für Innovationen gesetzt. Auch wenn sich das Unternehmen weiterentwickeln wird, bleibt doch seine Verpflichtung, das Leben der Menschen durch ganzheitliche Lösungen im Gesundheitswesen zu verbessern, unverändert, was eine gesündere, glücklichere Zukunft für all seine Akteure verspricht.
