Die Kunst des Möglichen: So hat BMC Avature Automation genutzt, um die TA zu revolutionieren

Zusammenfassung

Sie haben also gerade eine neue Lösung erworben. Sie ist schnell, intelligent, flexibel und benutzerfreundlich, doch entsprechen Ihre Ergebnisse nicht Ihren Erwartungen. Sie sehen nur geringfügige Verbesserungen.

Für Jen Corio, Senior Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC Software, war es wichtig, den Kopf freizubekommen und bei Null anzufangen, um diese typische Falle zu vermeiden.

„Wenn man Technologie jeglicher Art einführt, ist man gerne versucht, die bestehenden Prozesse einfach zu kopieren und in das neue System einzufügen. Das ist ein guter Ausgangspunkt. Das Tagesgeschäft wird am Laufen gehalten. Doch wird dies Ihre Talentgewinnung nicht auf ein neues Level bringen.“

Die unglaubliche Geschichte von BMC ist ein Musterbeispiel dafür, wie man Stagnation vermeidet und aus jeder Situation das Beste herausholt. Getreu dem Motto „laufen lassen und neu erfinden“ entschied sich BMC, die durch COVID-19 ausgelöste Einstellungspause zu nutzen, um seine Strategie zu überdenken und seine Prozesse neu zu gestalten.

Über BMC

BMC stellt Software und Services bereit, die es mehr als 10.000 Kunden weltweit, darunter 84 Prozent der Forbes Global 100, ermöglichen, sich erfolgreich zu einem autonomen digitalen Unternehmen zu entwickeln – vom Core über die Cloud bis hin zur Edge.

BMC wurde gegründet, um Unternehmen bei der Optimierung ihrer Investitionen in Mainframe-Technologien zu unterstützen. Heute verwaltet BMC Infrastruktur, Netzwerke und Services in verteilten Umgebungen im Rechenzentrum und in der Multi-Cloud durch organisches Wachstum, strategische Übernahmen und unermüdliche Forschung und Entwicklung.

Laufen lassen und neu erfinden

Der erste Schritt bestand darin, herauszufinden, was für das Unternehmen wichtig ist, welche Ziele und Prioritäten bestehen und wie sich diese in den letzten Monaten gewandelt haben. Man war sich schnell einig, was man erreichen wollte: Agilität, Intelligenz, Intuition, Finesse und Schnelligkeit.

Der zweite Schritt bestand darin zu verstehen, was die neuen Lösungen dem Unternehmen ermöglichen würden. Eine neue hochmoderne Lösung sollte über die eigene Vorstellung von dem, was möglich ist, hinausgehen.

Der dritte Schritt bestand darin, die Lösung zu ermitteln, mit der BMC seine Einstellungsziele am besten erreichen konnte. Um es mit den Worten Jen Corios zu sagen: „Wir brauchten eine Plattform, die den gesamten Recruitment-Prozess unterstützt und ihm nicht nur ein neues Gesicht verleiht. Wir brauchten die optimale Lösung.“

Avature war die Plattform ihrer Wahl. Der nächste Schritt bestand darin, die Leistungsfähigkeit der ATS-, CRM- und Onboarding-Lösungen von Avature zu nutzen, um das zu erreichen, was sie ihre Vier-A-Vision nennen: Attract, Assess, Acquire und Analyze. Die Automatisierung ist dabei das Herzstück von allem, was sie ins Auge fassen.

„Wenn man sich bei Avature all die Funktionen ansieht, die innerhalb einer Plattform zur Verfügung stehen, beginnt man die Kunst des Möglichen zu verstehen.“

Jen Corio

Senior Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC

Aufbau eines autonomen digitalen Unternehmens

Nehmen Sie das Beispiel Compliance. BMC ist ein weltweit tätiges Unternehmen und muss als solches sicherstellen, dass es die Gesetze und Vorschriften verschiedener Länder einhält. Außerdem unterliegen Verträge mit Auftraggebern der öffentlichen Hand oft sehr strengen Anforderungen.

Vor der Einführung von Avature mussten Recruiter die Genehmigungskette selbst auswählen, was mit einer Menge Unsicherheit und Risiken verbunden war. Ein einfacher falscher Klick konnte zu einer Menge Kopfzerbrechen führen, worüber die Audit-Teams sehr unglücklich waren.

Mit Avature wurden die Genehmigungsketten vollständig automatisiert, sodass mögliche Fehler im Prozess gänzlich ausgeschlossen werden konnten. Je nach Rolle, Land und Regelwerk der Stelle wählt das System automatisch die richtige Genehmigungskette aus. Außerdem werden Formulare jetzt automatisch ausgefüllt und Benachrichtigungen automatisiert. Was früher für Recruiter, Hiring Manager oder Führungskräfte der Tiefpunkt des Tages war, ist heute ein unkomplizierter Prozess.

In Indien mussten sie sich mit vielen lokalen, verwaltungsintensiven Aufgaben befassen, die ein ständiges Hin und Her von E-Mails, Excel-Tabellen zur Erfassung von Feedback zu Vorstellungsgesprächen und manuellem Hochladen von Kandidatenunterlagen für Hintergrundchecks umfassten.

Dank der typischen Flexibilität von Avature war BMC in der Lage, Arbeitsabläufe zu erstellen, die sich je nach Arbeitsort ändern. Wenn einem Kandidaten ein Angebot gemacht wird, löst das System automatisch E-Mails aus, die die Recruiter benachrichtigen, und der Status des Kandidaten wird auf deren Dashboards angezeigt. Gleichzeitig erhalten die Kandidaten in Indien eine E-Mail, in der sie beglückwünscht werden und einen Link vorfinden, über den sie informiert und um ihre Zustimmung zu Hintergrundchecks und persönlichen Informationen gebeten werden, die auf den Gesetzen des Landes basieren. Außerdem können sie die notwendigen Unterlagen hochladen, um den Prozess voranzubringen.

Statt endloser E-Mails nutzen Hiring Manager und Recruiter jetzt eine gemeinsame Plattform, auf der alle Informationen zentralisiert sind und die eine auf den jeweiligen Anwendungsfall zugeschnittene Oberfläche bereitstellt. Hiring Manager können mit nur wenigen Klicks oder durch einfaches Antippen die Lebensläufe der Kandidaten einsehen, die Kandidaten bewerten und Feedback abgeben. Recruiter können den Status von Kandidaten, Stellenausschreibungen, Angeboten und KPIs einsehen.

Gleichzeitig werden bisher zeitaufwändige Aufgaben wie Hintergrundchecks von Avature vollständig automatisiert. Nur die Informationen, die von den Anbietern von Hintergrundchecks benötigt werden, werden für die benötigte Zeit freigegeben, und ihre Ergebnisse lösen automatisch Aktionen innerhalb des Systems aus. Die Sucherei nach der richtigen E-Mail und das manuelle Aktualisieren von Schritten gehören damit der Vergangenheit an.

Automatisierung als Motor für eine erstklassige Stakeholder-Erfahrung

Insgesamt konnte BMC die Zeit, die Recruiter für die manuelle Erledigung operativer und sich wiederholender Aufgaben aufwenden, um 14 Stunden pro Woche reduzieren. Dadurch konnten die BMC-Teams produktiver arbeiten und die Erfahrung sowohl für die Kandidaten als auch für die Manager erheblich verbessern.

Die Kandidaten profitierten nicht nur von der besseren Verfügbarkeit der Recruiter, sondern auch direkt von der Automatisierung durch Avature. Sourcing, Matching und Vorauswahl wurden ebenfalls vollständig automatisiert. In Verbindung mit Workflows, die Kandidaten über Änderungen in ihrem Bewerbungsstatus informieren, wird ein nahtloses Erlebnis sichergestellt, bei dem die Kommunikation schnell und zuverlässig erfolgt, ohne dass Recruiter wertvolle Zeit verlieren.

Das System findet automatisch Kandidaten, schlägt sie vor oder ordnet sie mithilfe unserer KI-Funktionen einer offenen Stelle zu, lädt Kandidaten ein, sich zu bewerben und einen Fragebogen zur Vorauswahl zu beantworten. Die Bewerber können zudem ihre eigenen Interviews selbst terminieren, und Avature sorgt dafür, dass die Kalender aller Beteiligten synchronisiert werden.

Internationales Onboarding einfacher gemacht

Onboarding ist ein entscheidender Schritt, der von vielen Unternehmen oft unterschätzt wird. Viele Mitarbeiter entscheiden sich bereits in den ersten Monaten in einem Unternehmen, ob sie bleiben werden oder nicht. Das Onboarding bringt auch zahlreiche administrative Herausforderungen mit sich, da die rechtlichen Anforderungen weltweit von Land zu Land sehr unterschiedlich sind.

Durch die Nutzung der Onboarding- und Automatisierungsfunktionen von Avature war BMC in der Lage, Prozesse zu entwickeln, die sich automatisch an die jeweilige Region anpassen. So müssen beispielsweise neue Mitarbeiter in Indien zusätzliche Dokumente vorlegen und unterschreiben. Avature erledigt all dies im Hintergrund, da ein zusätzlicher Schritt nur dann ausgelöst wird, wenn sich die Stelle in Indien befindet, ohne dass dies Auswirkungen auf das Onboarding von Mitarbeitern in anderen Regionen der Welt hat.

Neu eingestellte Mitarbeiter in Indien erhalten dann eine E-Mail mit Informationen darüber, was sie bereitstellen müssen, und Zugang zu einem einfach zu bedienenden Portal, über das sie die genannten Unterlagen bereitstellen und die Freigaben lesen und unterschreiben können. Auf diese Weise wird nicht nur das Problem der unterschiedlichen länderspezifischen Anforderungen gelöst, sondern auch eine hervorragende Onboarding-Erfahrung geschaffen.

Sicherstellen, dass Ihre Kennzahlen ihre Erfahrung widerspiegeln

Da der gesamte Prozess automatisiert und zentralisiert ist, ist BMC auch in der Lage, Kennzahlen und KPIs in Echtzeit zu präsentieren, die alle in dieselbe Plattform integriert sind, die Recruiter für ihre täglichen Aktivitäten nutzen. Dies hilft ihnen, den Überblick über ihre Prioritäten zu behalten und ihre Aktivitäten auf die Ziele des gesamten Unternehmens abzustimmen.

Jen Corio wollte jedoch sicherstellen, dass die Zahlen mit den menschlichen Erfahrungen von Kandidaten, Hiring Managern und Recruitern übereinstimmen: „Wie können wir messen, ob unsere Kandidaten und Hiring Manager unserer Einschätzung zustimmen?“

Wieder einmal war Automatisierung die Antwort. BMC hat seine Workflows so gestaltet, dass sie Formulare und benutzerdefinierte Berichte enthalten, die die Befragung von Kandidaten, Hiring Managern und ihre Onboarding-Umfragen vollständig automatisieren. So können sie vergleichen, verbessern und Strategien entwickeln, da sie wissen, wie sich ihr Prozess für alle Beteiligten tatsächlich anfühlt.

All diese Elemente zusammen ermöglichen es BMC, seine Leistung im Laufe der Zeit zu verfolgen, Probleme zu erkennen und seinen Prozess zu bewerten. Jen Corio ist zuversichtlich, dass „alles in einer Plattform einen strategischen Vorteil bietet: man kann auf Knopfdruck analysieren, Daten intelligent verarbeiten und Avature die Arbeit erledigen lassen.“

Mit anderen Worten: Auch wenn das Unternehmen noch nie so viele Automatisierungen wie 2020 vorgenommen hat, denkt Jen Corio bereits über Möglichkeiten nach, das Ganze 2021 noch zu toppen.

„Wenn Sie einen Prozess automatisiert oder optimiert haben, bewerten Sie seine Auswirkungen. Die Technologie entwickelt sich jeden Tag weiter. Sie möchten, dass Ihr System von der Arbeitsweise Ihres Teams lernt und sich leicht an Ihre Geschäftsfaktoren anpassen lässt.“

Jen Corio

Senior Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC Software

Zusammenfassung

Was wir alle von BMCs erstaunlicher Innovationsgeschichte lernen können, lässt sich kurz und bündig zusammenfassen:

• Schritt 1. Halten Sie inne und denken Sie nach: Die meisten von uns haben irgendwann einmal einen Lockdown erlebt, und die Pandemie dauert schon so lange an, dass wir eine Fähigkeit entwickelt haben, die der Meditation ähnelt. Lassen Sie uns das Ganze nun mit unserer HR-Technologie tun.
• Schritt 2. Fangen Sie bei Null an: BMC ging zurück ans Reißbrett und scheute sich nicht, seine Prozesse neu zu gestalten, mit dem Ziel, die Personalabteilung in ein autonomes digitales Unternehmen mit einer Vier-A-Vision umzuwandeln: Attract, Assess, Analyze und Acquire.
• Schritt 3. Bringen Sie die Grundwerte des Unternehmens mit Ihrer Vision in Einklang: BMC konzentrierte sich auf die Integration von Agilität, Intelligenz, Intuition, Finesse und Schnelligkeit, seine definierenden Merkmale, um seine Vier-A-Vision zu verwirklichen.
• Schritt 4. Führen Sie mit Automatisierung: BMC nutzte die Automatisierung von Avature, um den gesamten Recruitment-Prozess vom Sourcing bis zum Onboarding zu optimieren. Dies ermöglichte schließlich Agilität, Intelligenz, Intuition, Finesse und Schnelligkeit und das Unternehmen näherte sich seiner Vier-A-Vision an.