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Zusammenfassung
Um der Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein, entwickelte Novo Nordisk ein dynamisches Sourcing-Konzept, in dessen Rahmen einzelne Teams zusammengestellt wurden, um verschiedene Segmente des EU-Arbeitsmarktes anzusprechen. Obwohl jedes Team durch die Einführung eines einzigartigen Recruiting-Prozesses erfolgreich agierte, wurden diese Aufgabenbereiche aufgrund der fehlenden zentralen Vision immer mehr zu Silos. Dies führte zwangsläufig zu Problemen bei der Berichterstellung, der abteilungsübergreifenden Kommunikation und der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO.
Im Rahmen einer ehrgeizigen Strategieoptimierung unternahm Novo Nordisk eine Reihe mutiger Schritte, um mehrere Teams in einem einzigen System für Kandidatenbeziehungen zu vereinen. Diese Schritte umfassten die Optimierung eines bestehenden Avature Candidate Relationship Management (CRM) und dessen Erweiterung um weitere Teams in der Recruiting-Landschaft von Novo Nordisk. Der Plan nahm eine regelrechte globale Wendung, als man die Chance erkannte, die überarbeitete europäische Sourcing-Plattform auf die US-Teams auszuweiten und eine unternehmensweite, aufeinander abgestimmte Recruiting-Vision zu entwickeln.
Über Novo Nordisk
Novo Nordisk mit Hauptsitz in Dänemark ist ein multinationales Pharma-Schwergewicht, das über 43.000 Mitarbeiter in 79 Ländern beschäftigt. Nach 90 Jahren an vorderster Front bei der Bekämpfung von Diabetes bewirkt das Unternehmen mit seinem Einsatz für qualitativ hochwertige Therapien täglich entscheidende Verbesserungen in der Lebensqualität von Menschen auf der ganzen Welt.
Die Herausforderung: Eine unzusammenhängende Strategie zur Talentgewinnung
Um seine Position als Branchenführer zu festigen, interagierte Novo Nordisk proaktiv mit hochqualifizierten Kandidaten. Die Führungsspitze bei diesem Schritt weg von einem rein passiven Ansatz war das Team Executive Hires, das für die Besetzung von Vorstandspositionen verantwortlich war. Es setzte verschiedene Funktionen von Avature CRM ein, z. B. Branding und personalisierte E-Mails, um produktive Beziehungen zu potenziellen Kandidaten aufzubauen und zu pflegen.
Als die Vorteile dieses hocheffizienten Ansatzes deutlich wurden, erkannte Novo Nordisk schon bald, wie wichtig die Einführung einer aufeinander abgestimmten Sourcing-Strategie für verschiedene Teams in Europa ist. An diesem Punkt hat man die Expertise von Talent Collective, einem zukunftsweisenden Beratungszweig von Alexander Mann Solutions, in Anspruch genommen, um Beratung zur Verwirklichung dieser ganzheitlichen Vision zu erhalten.
Während ihrer Analyse wurde festgestellt, dass einzelne Teams ihre eigenen, einzigartigen Sourcing-Strategien eingeführt hatten, mit denen sie unterschiedliche Segmente des europäischen Arbeitsmarktes ansprechen wollten. Dieses Modell hatte im Einzelfall gut funktioniert, schuf aber auch eine unzusammenhängende Struktur, die zu einer Reihe von Problemen führte:
- Kandidatenerfahrung: Die unzusammenhängende Struktur erschwerte die Synchronisierung der zahlreichen Kontaktpunkte, welche die Kandidatenerfahrung bilden.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Ohne eine einheitliche Plattform gab es keine Möglichkeit, herausragende Kandidaten zwischen den Teams zu teilen.
- Berichtswesen und Pipelining: Es war schwierig, Kandidaten korrekt zu melden und ihren Status im Recruiting-Prozess problemlos zu ermitteln.
- DSGVO-Compliance: Da Novo Nordisk über keinen aufeinander abgestimmten Mechanismus verfügte, war es dem Unternehmen fast unmöglich, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
Die Lösung: Eine zentrale Kandidatenplattform
In dem Bestreben, diese fragmentierte Struktur zu straffen, entwarf Talent Collective einen Plan, um die unterschiedlichen Strategien der einzelnen Teams zu vereinheitlichen. So wurde ein zentrales europäisches Sourcing-Modell entwickelt. Dazu gehörten die Erweiterung des Avature CRM, das von den Führungskräften eingesetzt wurde, sowie die Integration anderer Recruiting-Teams in die Plattform.
Neben der Bewältigung einiger Herausforderungen, denen sich ihr globales Recruiting-Team gegenübersah, musste der neue Ansatz flexibel und skalierbar sein. Denn nur so konnte er mit den sich ständig ändernden Anforderungen von Novo Nordisk Schritt halten. Außerdem war es wichtig, dass diese Flexibilität auf einem soliden Fundament aufgebaut wurde, sodass das Wachstum in einer kontrollierbaren Art und Weise erfolgte.
Die neue Sourcing-Plattform konzentrierte sich auf die Pflege der Beziehungen zu Spitzenkräften. Dadurch sollte sichergestellt werden, dass Novo Nordisk jederzeit über die besten Kandidaten verfügt.
Teams mit dem zentralen CRM ins Boot holen
Zunächst war es entscheidend, alle Beteiligten für das Projekt einer synchronisierten Sourcing-Lösung zu gewinnen. Dazu analysierte Talent Collective jedes Team und stellte die zahlreichen Vorteile heraus, die mit der Einführung einer zentralen Avature-Plattform verbunden waren:
Executive Hires
Um den Stein ins Rollen zu bringen, bewerteten sie das Team für Executive Hires, das eine beeindruckende Erfolgsbilanz bei der Einstellung von hochqualifizierten Talenten und Kosteneinsparungen in Millionenhöhe vorweisen konnte. Das Rückgrat ihrer Erfolgsgeschichte war Avature CRM. Auch wenn diese Lösung ihren Anforderungen bereits gerecht wurde, gab es noch Raum, die Plattform besser zu nutzen und bessere Ergebnisse zu erzielen.
So gab es beispielsweise keine formale Struktur, um Kandidaten nach Kompetenzen zu kennzeichnen, sondern sie verwendeten ein behelfsmäßiges System von Tags. Dies führte zu einem unübersichtlichen und dezentralen Datenmodell und bedeutete, dass es keinen strategischen Mechanismus gab, um bei Bedarf herausragende Personen zu identifizieren. Da sie auf ihrer eigenen Plattform arbeiteten, hatten sie außerdem keine Möglichkeit, Kandidaten mit anderen Teams wie Experienced Hires zu teilen.
Das Team für Executive Hires war begeistert von den Vorteilen, die eine optimierte und vereinheitlichte Plattform bieten würde. Und da sich bereits die DSGVO am Horizont näherte, sollte die Umsetzung des Konzepts besser früher als später erfolgen.
Experienced Hires
Im Gegensatz zum Team für Executive Hires hatte das Team für Experienced Hires keine
CRM-Plattform im Einsatz, sondern setzte stattdessen auf E-Mails und gemeinsam genutzte Laufwerke, um Kandidateninformationen zu speichern und zu verteilen.
Dieser Ad-hoc-Ansatz führte zu einer Reihe von Problemen. Es entstand ein schwarzes Loch von Talenten, das die Identifizierung von Kandidaten, wenn nicht gar unmöglich, so doch zumindest zeitraubend und ineffektiv machte. Das Fehlen eines einheitlichen Systems bedeutete nicht nur, dass sie bei Weitem nicht mit der schon bald umzusetzenden DSGVO in Einklang standen, sondern auch, dass sie keine Kandidatendaten mit anderen Teams austauschen konnten.
Diese Teams waren begeistert von der Einführung von Avature, nachdem sie die Vorteile der Plattform für die Executive Hires gesehen hatten.
Early Talent
Die Early-Talent-Teams setzten ein weiteres CRM für die Interaktion mit den Absolventen ein. Obwohl dieses System für ihre Zwecke gut funktioniert hatte, gab es eine Reihe von Schwachstellen, welche die Avature-Plattform verbessern würde. Dazu gehörten eine verbesserte Automatisierung und mehr Flexibilität in den Arbeitsabläufen.
Die Early-Talent-Teams erkannten zwar den Zusatznutzen eines einheitlichen Avature-Kandidatensystems, hatten aber dennoch Bedenken, bevor sie sich auf eine umfassende Neuausrichtung einigten. Da das System von vielen Praktikanten genutzt werden sollte, war es wichtig, dass es einfach zu bedienen und intuitiv sein würde. Darüber hinaus musste die Plattform vollständig über mobile Endgeräte nutzbar sein, damit Recruiter auch unterwegs damit arbeiten konnten. Avature konnte all diese Kriterien erfüllen, und mit der Einführung des CRM migrierten die Early-Talent-Teams riesige Mengen an Kandidatendaten aus dem bisherigen System auf die neue Avature-Plattform.
“Die Avature-Plattform ist so anpassungsfähig und gibt uns die Möglichkeit, ständig mehr Agilität in unsere Infrastruktur zu integrieren."
Hans Ubbe Ebbsen - Leiter für Employer Brand Activation & Onboarding - Novo Nordisk
Ein globales Kandidatensystem aufbauen
Beim Aufbau des zentralen Sourcing-Systems in Europa stellte man fest, dass die Teams in den USA bereits eine ausgereiftere und besser strukturierte Avature-Plattform verwendeten. Dadurch bot sich die Chance, alle globalen Teams auf einer einzigen Plattform zu synchronisieren. Die Skalierbarkeit von Avature würde diese Erweiterung möglich machen.
Bei der Erweiterung des bestehenden US-amerikanischen Systems war es wichtig, die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Teams an die DSGVO-Vorschriften und die Notwendigkeit, die Plattform an die Besonderheiten der lokalen Märkte anzupassen, zu berücksichtigen. Die in Europa ansässigen Teams benötigten Technologien, die eine einfache Einhaltung der Vorschriften und eine transparente Projektabwicklung ermöglichen, während die TA-Experten in den USA von diesen Vorschriften nicht eingeschränkt werden durften. Um diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, entwickelten sie ein System, das es erlaubte, die Einschränkungen an ihre individuellen Bedürfnisse in einer bestimmten Region anzupassen.
“Die Avature-Sandbox war von unschätzbarem Wert angesichts der Komplexität der Datenmigration und der Einhaltung der DSGVO-Vorschriften. Das war entscheidend, um sofort loslegen zu können."
Ian Cadman - CRM Implementation Lead - Talent Collective
Ergebnisse: Eine einheitliche und gesetzeskonforme TA-Plattform
Die Vorteile der Zusammenführung mehrerer globaler Teams auf einer zentralen Kandidatenplattform waren vielfältig:
- Bessere Zusammenarbeit: Die neu entdeckte Möglichkeit, Informationen sofort und präzise an mehrere Standorte zu verteilen, führte dazu, dass herausragende potenzielle Kandidaten problemlos zwischen den Teams ausgetauscht werden konnten und nicht durchs Raster fielen.
- Kosten- und Zeitersparnis: Das neue optimierte Modell führte zur Kosten- und Zeitersparnis beim Recruiting.
- Detailliertes Berichtswesen und Pipelining: Es war jetzt viel einfacher, ein detailliertes Berichtswesen über Kandidaten zu nutzen und deren Status im Recruiting-Prozess zu erfahren.
- Verbesserte Kandidatenerfahrung: Die Synchronisation der Plattform bedeutete, dass die Kandidatenerfahrung viel zügiger und reibungsloser wurde.
- DSGVO-konform: Ein System, das maßgeschneiderte Einschränkungen für jedes Land ermöglichte, war entscheidend für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.