Artikel 
Das Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter ist mehr als nur Formsache – es ist eine strategische Chance, um Mitarbeiter auf langfristigen Erfolg auszurichten und eine langfristige Einbindung zu erreichen. Und doch fällt es vielen Unternehmen schwer, das Onboarding richtig hinzubekommen. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den grundlegenden Best Practices und gehen der Frage nach, wie eine Lösung für das Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter Ihnen dabei helfen kann, Erlebnisse zu schaffen, die die neuen Mitarbeiter nicht nur motivieren, sondern auch die Geschäftsergebnisse ankurbeln.
Was genau ist das Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter?
Das Onboarding neu eingestellter Mitarbeiter wird in der Regel als der Prozess definiert, in dem neue Mitarbeiter das Wissen, die Skills und die Verhaltensweisen erwerben, die sie benötigen, um vollwertige Mitglieder und Insider des Unternehmens zu werden. Einfach ausgedrückt, bestimmt dieser Prozess den ersten Eindruck, den eine Person von einem Unternehmen erhält, selbst vor ihrem ersten Arbeitstag.
Die Bedeutung des Onboardings
Ein richtiges Onboarding ist von entscheidender Bedeutung und beeinflusst einfach alles von der Mitarbeitermotivation über den ROI bis zur Mitarbeiterbindung. Tatsächlich ist die Wahrscheinlichkeit doppelt so hoch, dass neue Mitarbeiter anderthalb Jahre im Unternehmen bleiben, wenn diese mit ihrem Onboarding innerhalb der ersten 90 Tage zufrieden waren.
Trotz dieses hohen Stellenwerts, der dem Onboarding zukommt, geht aus dem Global Culture Report 2023 hervor, dass das Onboarding nur bei 43 Prozent der befragten Mitarbeiter länger als einen Tag dauerte. Wird dem Onboarding so wenig Zeit und Aufmerksamkeit zuteil, ist es kein Wunder, dass nur 52 Prozent der Neueinstellungen mit ihrem Onboarding-Erlebnis zufrieden sind, wobei derselbe Prozentsatz an Mitarbeitern das Gefühl hat, nicht richtig eingewiesen worden zu sein.
Checkliste mit den Best Practices für das Onboarding
Angesichts dieser ernüchternden Zahlen liegt es auf der Hand, dass viele Unternehmen ihre neuen Mitarbeiter nicht auf den Erfolg vorbereiten. Um Ihnen dabei zu helfen, dieses Defizit zu beheben, befassen wir uns im Folgenden mit den Best Practices, die das Onboarding von einer reinen Formsache in ein leistungsstarkes Instrument für Einbindung, Weiterentwicklung und langfristige Bindung verwandeln können. Mit einem gut durchdachten, strukturierten Ansatz können Unternehmen das Onboarding zu einem strategischen Vorteil werden lassen und gewährleisten, dass sich jeder neue Mitarbeiter sofort vom ersten Tag an vorbereitet, geschätzt und motiviert fühlt.
Richtlinien und Leistungen noch vor dem ersten Arbeitstag vorstellen
Eines der Ziele beim Onboarding neuer Mitarbeiter sollte darin bestehen, dass diese sich schnell und effizient und mit einem Höchstmaß an positiver Interaktion in ihrer Rolle einfinden. Und doch beginnt das Onboarding neuer Mitarbeiter häufig in einem eintönigen Konferenzraum, mit einem Stapel von Papieren, die stundenlang gelesen und unterschrieben werden müssen.
Leider versäumen es viele Unternehmen, die Zeit zwischen der Annahme eines Stellenangebots und dem ersten Arbeitstag des Bewerbers zu nutzen. Dieser Zeitraum bietet Unternehmen eine einzigartige Gelegenheit, administrative Aufgaben zu eliminieren und neue Mitarbeiter bequem von zu Hause aus mit den Richtlinien und Leistungen des Unternehmens vertraut zu machen.
Obwohl diese bei Weitem nicht zum aufregendsten Teil des Onboardings neuer Mitarbeiter gehören, sind sie unverzichtbar, um die Unternehmenskultur und konformes Verhalten zu verstehen. In Verbindung mit einer soliden Onboarding-Lösung für Mitarbeiter bildet schließlich die Arbeit, die vor dem eigentlichen Onboarding stattfindet, die Grundlage für eine positive, lehrreiche und lohnende Erfahrung des neuen Mitarbeiters.
Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
Für neue Mitarbeiter ist es entscheidend, Klarheit über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erhalten, die mit ihrer jeweiligen Position verbunden sind. Rollenklarheit ist nicht nur eine psychologische Notwendigkeit, um die Akzeptanz der Neueinstellungen zu erhalten, sondern sie ist auch eine Grundvoraussetzung für Produktivität. Hierfür können Sie die Zeit zwischen der Arbeitsvertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters perfekt nutzen.
Da sich eine genaue Definition von Aufgaben und Verpflichtungen vor allem dann bewährt, wenn auch die Leistungserwartungen geklärt werden, sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, Rollen und Ziele gemeinsam festzulegen. Als besonders hilfreich erweist sich bei der Ausrichtung neuer Mitarbeiter die OKR-Methodik („Objectives and Key Results“: Zielsetzung und Messung von Ergebniskennzahlen), die wir zuvor im Hinblick auf das Leistungsmanagement besprochen haben.
Unternehmen, die sich schwer tun, das Was, Wo, Wann, Wer und Wie hinter einer Rolle zu vermitteln, versäumen es, einen der zuverlässigsten Einflussfaktoren auf die Zufriedenheit und das Engagement von Neueinstellungen zu nutzen. Erfolgt hier ein gegenseitiger Austausch, sorgen OKRs für Klarheit und ermutigen neue Mitarbeiter, Positionsziele zu entwickeln, die mit der strategischen Gesamtvision des Unternehmens in Einklang stehen.
Positionsspezifisches Training einbinden
Viele Personalverantwortliche neigen dazu, positionsspezifisches Training und Onboarding von neuen Mitarbeitern als zwei getrennte Elemente der Produktivitätsformel zu betrachten – ersteres als langfristige Investition in die Mitarbeiterentwicklung, letzteres als Integrationsmaßnahme mit Fokus auf Unternehmenspolitik und -kultur. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen diese beiden Frameworks als getrennte Komponenten der Mitarbeitererfahrung behandeln.
Doch hängt ein erfolgreicher Onboarding-Prozess davon ab, inwieweit es dem HR und Management gelingt, ein reibungsloses und einander ergänzendes Miteinander beider Elemente zu erzielen.
Obwohl sich positionsspezifisches Training vermutlich eher auf die langfristige Entwicklung von Skills bezieht, erfordert es das Primat der Rollenklarheit, dass das gezielte Training in den ersten Phasen des Onboardings neuer Mitarbeiter beginnt. Der Schlüssel liegt darin, von Anfang an Transparenz zu schaffen.
Ähnlich wie bei der Einführung neuer Mitarbeiter in die Richtlinien und Leistungen sollten Unternehmen daher bereits in der Pre-Boarding-Phase damit beginnen, maßgeschneiderte Schulungsmaterialien auszuhändigen. Selbst die erfahrensten neuen Mitarbeiter sollten in die Aufgaben und Prozesse ihrer künftigen Rolle eingewiesen werden. Deshalb sind interaktive Video- und E-Learning-Inhalte – insbesondere beim Remote-Onboarding – für eine möglichst schnelle Produktivität unverzichtbar.
Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur vertraut machen
Das Onboarding ist auch die perfekte Zeit, um Ihren Neueinstellungen die Unternehmenskultur näherzubringen. Maßgeschneiderte Plattformen zur Mitarbeitereinbindung wie Avature DNA spielen eine wichtige Rolle beim Netzwerkaufbau und helfen einem neuen Mitarbeiter, die zentralen Werte und Arbeitsweisen Ihres Unternehmens kennenzulernen. Erfahren Sie, wie Epic Avature DNA und die Onboarding-Lösungen genutzt hat, um das Onboarding-Erlebnis seiner neuen Mitarbeiter zu transformieren und über 50.000 USD allein an Porto einzusparen, indem Neueinstellungen Dokumente elektronisch im Onboarding-Portal unterzeichnen.
Wir haben schließlich die DNA-Lösung von Avature implementiert, um unseren Mitarbeitern ein zentralisiertes, professionelles Networking-Tool an die Hand zu geben, über das sie ihre zukünftigen Mitarbeiter kennenlernen können, bevor sie sie persönlich treffen.“
Jeff Sonntag
Recruiter and Recruiting Systems Administrator bei Epic
Vor allem in Remote-Arbeitskontexten können Unternehmen mithilfe von Onboarding-Portalen neuen Mitarbeitern ihre Manager und Teammitglieder schon vor dem ersten Tag vorstellen und ihnen so ein gutes Gefühl geben.
BMC nutzt ein gebrandetes Portal mit maßgeschneiderten und dynamischen Inhalten für neue Mitarbeiter. Statt der üblichen Funkstille nach der Vertragsunterzeichnung werden die Neueinstellungen durch Willkommensvideos von Führungskräften, Ressourcen zu ihrer neuen Rolle, nützliche Links, standortspezifische Inhalte und relevante Unternehmensinformationen eingebunden.
Das Onboarding-Portal von Avature sorgt nicht nur für ein positives Onboarding-Erlebnis, sondern führt dazu, dass sich die neuen Mitarbeiter gut auf ihre neue Rolle und das Unternehmen vorbereitet fühlen, wodurch sie schneller produktiv werden.
„Wenn wir diese Bindung nicht herstellen, bevor die Kandidaten bei uns anfangen, tun es höchstwahrscheinlich andere Unternehmen.“
Jen Corio
Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC Software
Diejenigen Unternehmen, die den Aufbau von Netzwerken gezielt fördern, versetzen neue Mitarbeiter in die Lage, das notwendige soziale Gefüge zu entwickeln, um die Unternehmenskultur nicht nur zu verstehen, sondern auch schnell zu ihr beizutragen.
Fazit
Da sich die meisten neuen Mitarbeiter innerhalb der ersten sechs Monate nach der Einstellung entscheiden, ob sie bleiben oder gehen, kann ein richtiges oder falsches Onboarding-Erlebnis über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden.
Als erstklassige SaaS-Onboarding-Lösung für einige der dynamischsten Unternehmen der Welt wissen wir, dass das Kandidatenerlebnis nicht mit der Vertragsunterzeichnung endet. Wenn Sie mehr über die Schritte unserer Kunden erfahren möchten, um erfolgreiche Onboarding-Prozesse sicherzustellen, kontaktieren Sie uns gerne noch heute.
