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In einem kürzlich von der Forschungsgruppe Conference Board durchgeführten Webcast sprachen Carolina Lewitan, Leiterin Produktmarketing bei Avature, Annie Hammer, Vice President Weltweite neue Technologien und Projekte, sowie Terri Lewis, Senior Vice President Weltweites Personalmanagement, beide von Pontoon Solutions, darüber, wie ihr Unternehmen Technologien zur Optimierung seiner Talentmanagement-Prozesse einsetzt.
Digitale Tools sorgen dafür, dass sich zahlreiche Geschäftsprozesse rasant wandeln, angefangen vom Vertrieb bis hin zum Lieferkettenmanagement – das Personalwesen bildet da keine Ausnahme. 56 Prozent aller Unternehmen sind bereits dabei, ihre HR-Programme umzugestalten, um künftig auch digitale und mobile Tools nutzen zu können. Der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche digitale Transformation? Die Nutzung von Daten in allen Bereichen, von Kandidaten-Pipelines bis hin zur Mitarbeiter-Performance.
Die Datenerfassung ist ein erster Schritt; viele Unternehmen fühlen sich jedoch überwältigt von der schieren Menge an Daten, die gesammelt und in separaten Systemen gespeichert wird. In solchen Fällen kann es erforderlich werden, existierende Prozesse im Hinblick auf Datennutzung neu zu überdenken, um sicherzustellen, dass man aussagekräftige Informationen künftig an einem zentralen Ort erfasst und speichert. Ein datenorientiertes Vorgehen bei der Personalarbeit ermöglicht es Unternehmen, die gesammelten Daten bestmöglich zu nutzen, um zum einen die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, zum anderen ein strategisches Talentmanagement zu gewährleisten.
Häufig beobachten wir Folgendes: Unternehmen verfügen zwar über umfangreiche Personaldaten, diese schlummern jedoch verteilt über unterschiedliche Systeme hinweg in Datensilos. Interne Kandidaten für eine offene Stelle zu finden oder das Leistungsmanagement effizient zu verwalten, ist unter diesen Umständen kaum möglich.“
— Carolina Lewitan, Leiterin Produktmarketing bei Avature
Die Digitalstrategie von Pontoon
Pontoon ist in den vergangenen fünf Jahren rasant gewachsen, von einer dezentral ausgerichteten Firma zu einem multinationalen Unternehmen mit 1.700 Mitarbeitern in 36 Ländern. Um angesichts der rasch wachsenden Belegschaft den Überblick zu behalten, die Leistung zu überwachen und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen, wandte sich Pontoon an Avature.
Unsere Mitarbeiter arbeiten teils bei Kunden vor Ort, teils in externen Büros – wir hatten kein zentrales HR-System, unsere Belegschaft wuchs in rasantem Tempo, gleichzeitig wurde alles komplexer: Das Chaos war perfekt und wir waren nicht mehr in der Lage, unseren Angestellten zufriedenstellende HR-Dienstleistungen zu bieten.“
— Terri Lewis, Pontoon
Wie Terri Lewis erklärte, legte Pontoon als erstes fünf Ziele fest, an denen sich die HR-Strategie des Unternehmens und der digitale Transformationsprozess ausrichten sollte.
- Die Mitarbeiter kennen und verstehen.
- Wissen, wer die Fachleute sind.
- Herausfinden, wer über welches Wissen verfügt.
- Transparent darstellen, wer mit wem arbeitet und welche gegenseitigen Abhängigkeiten in einzelnen Teams und Netzwerken bestehen.
- Mobile Technologien für Mitarbeiter nutzen
Daten erfassen
Lediglich 8 Prozent der Unternehmen verfügen nach eigenen Angaben über verwertbare HR-Daten. Hammer zufolge stellt dies ein wesentliches Hindernis bei der Entwicklung strategischer Talentmanagement-Prozesse dar.
Woher wollen Sie wissen, wer Ihre Mitarbeiter eigentlich sind, welche Erfahrungen sie mitbringen und über welche Kompetenzen sie inzwischen verfügen, seit sie für Ihr Unternehmen tätig sind? Personalabteilungen können unmöglich zur treibenden Kraft der Digitalisierung im Unternehmen werden, wenn ihnen nur allgemeine Daten zur Verfügung stehen. Wie sollen sie unter diesen Umständen für einen Wandel der Arbeitswelt und das Verhältnis der Mitarbeiter zu ihrem Arbeitplatz sorgen?“
– Annie Hammer, Pontoon
Dank Avature ist Pontoon jetzt in der Lage, die erforderlichen Mitarbeiterdaten zu erfassen, ohne dabei gegen die von der Muttergesellschaft The Adecco Group verlangten Datenschutzvorschriften zu verstoßen. Des Weiteren wollte das Team von Pontoon leichter mit den Mitarbeitern rund um den Globus kommunizieren können, beispielsweise um Leistungsbeurteilungen zu systematisieren und den Wissensaustausch zwischen Teams und Abteilungen weltweit zu verbessern.
Unser Ziel war es, unsere Mitarbeiter besser kennenzulernen, und die so gewonnenen Informationen in sinnvoller Weise für unser Wachstum zu nutzen.“
– Terri Lewis, Pontoon
Eine geeignete HR-Plattform konzipieren
Die Wahl der richtigen HR-Technologie ist besonders wichtig, wenn man vor komplexen geschäftlichen Herausforderungen steht, erläuterte Hammer. „Wir mussten eine Plattform finden, auf der sämtliche Informationen zentral gespeichert werden und die als Grundlage unserer Leistungserbringung dienen würde … Es musste gewährleistet sein, dass die Technologie der Weiterentwicklung unserer Strategie gewachsen war.
In Zusammenarbeit mit Avature schuf Pontoon eine innovative Kernplattform, die dem Team eine detaillierte Übersicht über die Profile von Mitarbeitern weltweit liefert. Über diese Plattform kann zudem das Leistungsmanagement sowie die Nachfolgeplanung erfolgen und Mitarbeiterdaten können auf natürliche Weise erfasst werden.
Den Leistungsmanagement-Prozess durch Digitalisierung optimieren
Immer mehr Unternehmen nutzen 360-Grad-Feedback- sowie sonstige aussagekräftige Leistungsmanagement-Programme, um die Leistungen, Kompetenzen und Karriereziele ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen. Die Verantwortlichen bei Pontoon wussten, dass eine Umstellung auf papierlose digitale Prozesse unausweichlich war, um signifikante Verbesserungen zu erzielen. „Unsere Mitarbeiter haben keine Berührungsängste gegenüber neuen Technologien und sind es gewohnt, darüber Wissen auszutauschen – es ist ihre erste Anlaufstelle bei jeglichem Informationsbedarf“, erklärte Lewis. Dies müssen wir uns zunutze machen, anstatt uns dagegen zu wehren.
Mithilfe von Avature kann das HR-Team von Pontoon den Leistungsmanagement-Prozess nun direkt aus der Kernplattform heraus verwalten. Führungskräften steht damit ein zentraler Anlaufpunkt zur Verfügung, um Mitarbeiter zu beurteilen und ihnen individuelle Rückmeldungen zu geben. Die eingegebenen Ziele und Bewertungen können zudem für künftige Evaluierungen gespeichert werden. Pontoon hat das Avaure-System so konfiguriert, dass automatisch Analysen und Berichte erstellt werden, die Vorgesetzten einen umfassenden Überblick über das von Kollegen eingeholte Feedback ermöglichen. Bekommt ein Team einen neuen Vorgesetzten, kann dieser alle bisher gesammelten Daten zentral abrufen, um auf diese Weise eine genaue Vorstellung von den Stärken, Schwächen und Zielen der einzelnen Teammitglieder zu gewinnen.
Mitarbeiterdaten nutzen, um interne Stellenwechsel zu ermöglichen
Pontoon hat inzwischen dank detaillierter Mitarbeiterprofile und zentral erfasster Daten einen besseren Überblick über seine Belegschaft – eine wichtige Voraussetzung für die Einführung eines starken internen Mobilitätsprogramms. Um ein solches Programm effektiv zu implementieren, ist jedoch ein offener Informationsaustausch zwischen Kandidaten, Führungskräften und Recruitern erforderlich. Dies ist nicht immer leicht zu verwirklichen. Dank Avature sind nun sämtliche Daten von Pontoon auf einer einzigen Plattform gespeichert, sodass alle beteiligten Akteure problemlos auf Informationen zugreifen können. Interne Kandidaten werden damit zu einer Hauptquelle für die Besetzung offener Stellen.
Anfangs wussten wir noch nicht einmal, welche Karriereziele [unsere Mitarbeiter] verfolgen oder wie umzugsbereit sie sind. Inzwischen haben wir eine Pipeline kompetenter Mitarbeiter aufgebaut, die bereit sind, sich intern versetzen zu lassen … Wir wissen jetzt genau, wo wir Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen finden können, um den Anforderungen eines bestimmten Projekts gerecht zu werden. Außerdem können wir ganz unkompliziert ermitteln, wer Interesse an einer internen Versetzung hätte.“
– Annie Hammer, Pontoon
Mit Avature DNA die Mitarbeiterbindung erhöhen
Um die weltweite Belegschaft an sich zu binden, benötigte Pontoon ein Tool, das sowohl groß angelegte Kampagnen als auch individuelle Nachrichten bewältigen konnte. Avature DNA vernetzt alle Mitarbeiter von Pontoon auf einer gemeinsame Plattform, die sowohl Mitteilungen zu bestimmten Themen als auch an das gesamte Firmennetzwerk ermöglicht.
Dank des Funktionsumfangs [von Avature DNA] sind wir in der Lage, interne Kommunikationskampagnen durchzuführen, die unsere Mitarbeiter auch wirklich erreichen. Wir nutzen Big Data, um die Nachrichten so individuell wie möglich zu gestalten … Wenn es darum geht, Talentquellen anzuzapfen, verfahren wir mit unseren hauseigenen Mitarbeitern genauso wie mit externen Kandidaten.“
– Annie Hammer, Pontoon
Mitarbeiter können in Avature DNA ein eigenes Profil anlegen und sich anschließend ganz einfach und ungezwungen mit ihren Kollegen vernetzen. Sie können andere Mitarbeiter suchen oder markieren, Beiträge veröffentlichen, sich gegenseitig folgen und online interagieren. Der Bandbreite an Themen sind dabei keine Grenzen gesetzt, angefangen von Projektdetails über Wohnungssuche bis hin zu gemeinsamen Aktivitäten nach Feierabend, Restaurantempfehlungen und vieles mehr.
Talentmanagement muss eine ganzheitliche Erfahrung sein
Wie Carolina Lewitan von Avature deutlich machte, nehmen Mitarbeiter ihr Unternehmen als Einheit wahr. Daher sei es von besonderer Bedeutung, ihnen durch die Koppelung diverser Talentmanagement-Programme eine ganzheitliche Erfahrung zu bieten.
Themen wie Unternehmenskultur, Boni und Prämien, Weiterbildungen und Karriereplanung werden von Mitarbeitern nicht als eigenständige Programme wahrgenommen, sondern als ganzheitliche Erfahrung, die einen großen Einfluss auf ihre emotionale, professionelle und finanzielle Zufriedenheit hat. Wenn Sie in diesem Bereich auf Digitalisierung setzen, sollten Sie daher unbedingt eine Technologie auswählen, die Ihre einzelnen Talentmanagement-Initiativen miteinander verbindet.“
— Carolina Lewitan, Leiterin Produktmarketing bei Avature
Weitere Informationen über Avature und die erwähnten Talentmanagement-Tools sind in den unten stehenden Materialien zu finden.
