Der beste Ansatz beim Recruiting freier Mitarbeiter – so funktioniert‘s

Inhaltsverzeichnis

1. Das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern neu gedacht
2. Dem Management von freien Mitarbeitern und Freelancern fehlt die persönliche Note
3. Die tatsächlichen Kosten für das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern
4. Die Gefahren mangelnder Transparenz
5. Zeit für Veränderung: Ein neuer Ansatz für das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern
6. Entwickeln Sie ein starkes Talentnetzwerk
7. Gestalten Sie die Sourcing-Kommunikation bei der Einstellung freier Mitarbeiter und Freelancer persönlicher
8. Ein maßgeschneidertes und nahtloses Erlebnis: Die Story von Deloitte
9. Avature unterstützt Sie

Das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern neu gedacht

Talentgewinnungsexperten sind sich einig, dass das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern in den letzten Jahren mehr denn je an Bedeutung gewonnen hat. Im Zuge der Coronapandemie vertrauten immer mehr Unternehmen verstärkt auf die Dienste freier Mitarbeiter, um kurzfristigen Arbeitsanforderungen gerecht zu werden, Lücken in ihrer Belegschaft zu schließen oder besondere Skills bei spezifischen Projekten einzubringen.

Während die Pandemie einige Aspekte dieses Phänomens beschleunigt hat, ist der Anteil der freien Mitarbeiter und Freelancer seit zehn Jahren kontinuierlich gestiegen und wird dies auch in Zukunft tun. McKinsey schätzt, dass 70 Prozent der Führungskräfte in naher Zukunft planen, freie Mitarbeiter und Freelancer einzustellen. Tatsächlich wird damit gerechnet, dass bis zum Jahr 2030 etwa 80 Prozent der Beschäftigten freie Mitarbeiter und Freelancer sein werden.

Um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten Unternehmen ihren Ansatz beim Management von freien Mitarbeitern und Freelancern daher überdenken. Laut Harvard Business Review werden sich im Jahr 2023 „clevere Unternehmen (…) das ‚Quiet Hiring‘ zu eigen machen, um neue Skills und Fähigkeiten zu erwerben, ohne neue Vollzeitmitarbeiter einzustellen.“ HR-Experten empfehlen eine Strategie, bei der bevorzugt freie Mitarbeiter und Freelancer eingestellt werden, die spezifische und stark nachgefragte Talente einbringen, wenn Kostenkürzungen anstehen. Auf diese Weise können Unternehmen interne Kompetenzen verbessern und vorübergehende Personalengpässe lösen, um die Arbeitnehmerschaft flexibler zu gestalten.

Angesichts der Tatsache, dass 77 Prozent der CEOs die Verfügbarkeit von Schlüsseltalenten als die größte Bedrohung für ihr Unternehmen ansehen, ist es nun an der Zeit, dass die Unternehmen das Recruiting von freien Mitarbeitern und Freelancern überdenken und beim Sourcing dem Bedarf zuvorkommen.

Das Beenden einer isolierten Personaleinsatzplanung und mehr Handlungsfähigkeit für HR-Teams könnten ein guter Ansatzpunkt sein. Schätzungen zufolge entfallen in großen Unternehmen 30 Prozent des Einkaufs auf freie Mitarbeiter und Freelancer. Bestehende Managementverfahren können jedoch nicht einfach erweitert werden, um den wachsenden Bedürfnissen dieses Segments gerecht zu werden. Das gesamte Mitarbeiter-Ökosystem muss im Rahmen eines einheitlichen Ansatzes einbezogen werden, bei dem das Potenzial einer jeden Person und nicht nur der festangestellten Mitarbeiter maximiert wird.

Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen auf eine allumfassende Talentmanagementstrategie, bei der das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern den HR-Teams und nicht dem Einkauf zugewiesen wird. Durch diesen Schritt erhalten Talentgewinnungs- und Talentmanagementteams mehr Transparenz und können die Skills von temporären Arbeitskräften besser managen.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Schwachstellen der gegenwärtigen Managementmethoden von freien Mitarbeitern und Freelancern und beleuchten die Vorteile eines alternativen, ganzheitlichen Ansatzes, der ein allumfassendes Talentmanagement unterstützt. Darüber hinaus stellen wir ROI-basierte Best Practices für ein optimiertes Recruiting von freien Mitarbeitern und Freelancern vor, das Vorteile wie mehr Flexibilität und Konsistenz, weniger Kosten und besser integrierte Prozesse für Unternehmen mit sich bringen kann. Legen wir los.

Dem Management von freien Mitarbeitern und Freelancern fehlt die persönliche Note

In der Regel unterscheiden sich die Prozesse zur Beschaffung von Freelancern stark von den Verfahren zur Einstellung festangestellter Mitarbeiter. Freie Mitarbeiter werden als eigene Ausgabenkategorie betrachtet, für die der Einkauf zuständig ist, ohne dass die Personalabteilung einbezogen wird. Eine sorgfältige Überprüfung sowie die sonst im Einstellungsverfahren üblichen Onboarding-Schritte fallen daher in der Regel weg.

Dies kann aus den unterschiedlichsten Gründen negative Auswirkungen haben. Erstens kann das Fehlen gängiger Screening-Prozesse zur Folge haben, dass die eingestellten Personen nicht zur Unternehmenskultur passen. Zweitens: Freie Mitarbeiter lediglich als Zahlen statt als Individuen zu behandeln, kann für Unternehmen auf der Suche nach den besten Kandidaten in ihren Talentpools erhebliche Nachteile mit sich bringen.

Bei der Beschäftigung von freien Mitarbeitern steht häufig ein unpersönliches Geben und Nehmen im Vordergrund. Maßnahmen zur Einbindung externer Mitarbeiter gibt es kaum. Auf einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt, auf dem die leistungsstärksten Kandidaten frei entscheiden können, für wen sie arbeiten, reicht dies jedoch nicht mehr aus.

Da freie Mitarbeiter sehr flexibel sind, ist es wichtig zu gewährleisten, dass sie nicht demotiviert werden und für zukünftige Projekte leicht wieder eingestellt werden können. Schließlich wirken sich die Talente, die ein Unternehmen für sich gewinnen kann, auf den Geschäftserfolg aus: Unternehmen, die leistungsstarke freie Mitarbeiter einstellen, dürften einen Wettbewerbsvorteil haben.

Die tatsächlichen Kosten für das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern

In der Regel gibt es bei der Einstellung freier Mitarbeiter und Freelancer kein zentralisiertes Verfahren. Aufgrund von Datensilos und verstreut gespeicherten Informationen zwischen einzelnen Geschäftsbereichen sind derzeitige Managementmethoden von freien Mitarbeitern und Freelancern oft ineffizient, uneinheitlich und teuer.

Paradoxerweise greifen Unternehmen vor allem deshalb auf Projektarbeit zurück, weil sie Kosteneinsparungen erzielen wollen. Doch ob tatsächlich Einsparungen erzielt werden, ist derzeit fast unmöglich zu sagen. Dies liegt daran, dass die Beschaffungskosten für die Einstellung von Freelancern oft viel höher sind als bei Festangestellten, was in erster Linie auf die Vermittlungsgebühren und Provisionen der Personaldienstleister zurückzuführen ist.

Immer mehr Unternehmen lagern die Beschaffung vorübergehend Beschäftigter aus, um mit der wachsenden Nachfrage nach freien Mitarbeitern und Freelancern Schritt zu halten. Doch werden diese Kosten durch eine fehlende zentrale Verwaltung und fehlende Listen mit bevorzugten Anbietern noch weiter erhöht.

Die Gefahren mangelnder Transparenz

Mit den heute üblichen Prozessen verlieren Führungsteams oftmals die Übersicht und Kontrolle über einen Großteil ihrer Mitarbeiter. Fast 60 Prozent aller freien Mitarbeiter werden bei Finanzplanung, Prognosen und Budgetierung nicht berücksichtigt. Dies ist besonders erschütternd, wenn man bedenkt, dass Unternehmen weltweit bis zu 270 Milliarden US-Dollar für Freelancer ausgeben. Doch wie kann die Personalplanung auch nur ansatzweise erfolgen, wenn ein klarer Überblick über die Gesamtheit der beschäftigten Mitarbeiter fehlt?

Um im heutigen Wettbewerbsumfeld Spitzenleistungen zu erzielen, müssen Unternehmen in der Lage sein, agil auf Marktveränderungen zu reagieren. Dazu gehört auch das Anpassen des Humankapitals innerhalb des Unternehmens an sich wandelnde Anforderungen. Ohne einen Überblick über das gesamte Talentangebot ist es jedoch nahezu unmöglich, die Belegschaft zu optimieren.

Mangelnde Transparenz zwischen Geschäftseinheiten und unzureichende Prozesse und Berichte sind wichtige Hindernisse bei der Einstellung von freien Talenten, die benötigt werden, damit die Arbeitnehmerschaft weiterhin flexibel bleibt. Eine CWM-Lösung wie die von Avature kann Unternehmen dabei helfen, wertvolle Echtzeit-Kosten und Leistungsdaten zu analysieren, was wiederum bessere Einblicke und eine schnelle strategische Entscheidungsfindung ermöglicht.

Zeit für Veränderung: Ein neuer Ansatz für das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern

Angesichts all dieser Faktoren liegt es auf der Hand, dass neue Methoden zur Einstellung von freien Mitarbeitern und Freelancern eingeführt werden müssen. Die effektivste Lösung besteht darin, die Zuständigkeit in die Hände von Talentgewinnungteams zu legen und nicht mehr als Aufgabe des Einkaufs zu betrachten. Unternehmen sollten in eine strategische Contigent-Workforce-Lösung investieren, die speziell auf die Bedürfnisse freier Mitarbeiter und Freelancer zugeschnitten ist, anstatt sich auf beschränkte Vendor-Management-Systeme (VMS-Lösungen) zu stützen.

Unternehmen, die dies tun, werden mit hoher Wahrscheinlichkeit von größerer Effizienz, reduzierten Kosten und verbesserter Kandidatenqualität profitieren. Darüber hinaus können sie dank der gewonnenen Transparenz effizient und flexibel auf den sich wandelnden Personalbedarf reagieren. Im Folgenden möchten wir Ihnen einige Best Practices aufzeigen.

Entwickeln Sie ein starkes Talentnetzwerk

Unternehmen sollten ihre Sourcing-Bemühungen optimieren, indem sie freie Mitarbeiter und Freelancer direkt einstellen. Vorbei sind die Zeiten von Tabellenkalkulationen und papierbasierten Arbeitsabläufen der Einkaufsabteilung. Anstatt freie Kandidaten von Personalvermittlern oder per E-Mail zu erhalten, können Hiring Manager mithilfe einer Plattform schnell Ressourcen für spezifische Projekte anfordern, Prozesse genehmigen und Kandidaten aus einer zentralen Lösung auswählen.

Mit einer Plattform, die ein Content-Management-System (CMS) mit Self-Service-Funktionen beinhaltet, können Unternehmen zudem ansprechende gebrandete Portale (d. h. Talentnetzwerke) aufbauen, die als Kandidatenmagneten fungieren, Talentpools einbinden und die besten Mitarbeiter ermutigen, in Zukunft zurückzukommen und sich für neue Projekte oder Positionen zu bewerben.

Dank der Möglichkeit, Profile zu erstellen, sich direkt zu bewerben und Mindestanforderungen für Verfügbarkeit und Vergütung festzulegen, finden Unternehmen Kandidaten, die ein Maß an Unterstützung erhalten, das normalerweise nur den Angestellten vorbehalten ist.

Und, was vielleicht am wichtigsten ist, die Unterstützung erstreckt sich nicht nur auf freie Mitarbeiter – eine moderne SaaS-Lösung ermöglicht es verschiedenen Geschäftsbereichen (d. h. HR und Einkauf), die Präferenzen und Skills der Kandidaten als Abgleichsparameter zu nutzen, um relevante Projekte auszuschreiben und zu bewerben.

Accenture, eines der weltweit größten professionellen Dienstleistungsunternehmen, das in mehr als 120 Ländern und 40 Branchen tätig ist, gelang es durch die Zusammenarbeit mit Avature bei der Entwicklung einer Direct-Sourcing-Strategie, Einsparungen von 20 Prozent pro eingestelltem Auftragnehmer zu erzielen.

Accenture und Avature schlossen sich zusammen und riefen den Contractor Exchange Marketplace ins Leben, mit dem Ziel, den Sourcing-Workflow für freie Mitarbeiter und Freelancer zu modernisieren und dabei der strategischen, sorgfältigen und detailorientierten Mentalität der besten Freelancer-Kandidaten von heute gerecht zu werden.

• Kandidaten können nun im Handumdrehen Stellen filtern, suchen und sich für eine beliebige Rolle als Auftragnehmer bewerben, während ihnen gleichzeitig ein umfassendes, nachhaltiges und zielgerichtetes Recruiting-Erlebnis geboten wird, bei dem die Einbindung und erneute Beauftragung im Vordergrund stehen.
• Anstatt nach Abschluss der Projekte hochkarätigen Kandidaten Lebewohl zu sagen, wurden die Workflows von Accenture beim Management von freien Mitarbeitern und Freelancern dank Avature optimiert. Die besten Berater werden nun im Talentnetzwerk-Portal gekennzeichnet und können erneut beauftragt werden, auch wenn sie aktuell nicht beschäftigt sind.
• Mit über 100.000 Portalnutzern und 500.000 Besuchen seit dem Start des Marktplatz-Portals im März 2018 verfügt Accenture nun über eine effektive, DSGVO-konforme, externe Sourcing-Lösung, die den Anforderungen der Beschaffung von freien Mitarbeitern im digitalen Zeitalter gerecht wird.

Gestalten Sie die Sourcing-Kommunikation bei der Einstellung freier Mitarbeiter und Freelancer persönlicher

Unternehmen müssen sich beim Management von freien Mitarbeitern und Freelancern heute mehr denn je auf eine effektive und wertorientierte Sourcing-Kommunikation konzentrieren. Es geht schließlich darum, eine Beziehung zu den Freelancern aufzubauen – sie einzubinden, zu fördern und dazu zu bringen, dass sie für weitere Projekte immer wieder zu Ihrem Talentnetzwerk oder Marktplatz zurückkehren.

Es gibt mehrere Strategien für das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern, mit denen Unternehmen ihr Wertversprechens vermitteln können. Eine davon ist die wertorientierte Strategie, die in einer empathischen, prägnanten und einfühlsamen Kommunikation zum Ausdruck kommen muss – einer Kommunikation, die über die branchenüblichen ersten E-Mails oder LinkedIn-Nachrichten hinausgeht. Die Kommunikationsstrategien müssen dabei an die Zielgruppe angepasst werden.

Das erfolgreiche Recruiting von freien Mitarbeitern und Freelancern hängt davon ab, ob ein Unternehmen in der Lage ist, den Inhalt seiner Nachrichten an Kandidaten persönlich zu gestalten und zu diversifizieren, wobei dies auch für die Art der Zustellung gilt. Eine zuverlässige Lösung für das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern erweist sich hier als sehr hilfreich.

Die richtige Plattform kann ein Unternehmen beispielsweise dazu befähigen, in großem Maßstab mit freien Mitarbeitern auf personalisierte Weise zu kommunizieren, wobei nicht nur Vor- und Nachname durch Variablen ausgetauscht werden, sondern auch eine branchen-, projekt- und fachspezifische Personalisierung erfolgt.

Insbesondere in Zeiten, in denen es nicht viele Projekte gibt, sollten sich die Kommunikationskampagnen darauf konzentrieren, freien Mitarbeitern und Freelancern kuratierte Inhalte über die Unternehmenskultur, Erfahrungsberichte von anderen Auftragnehmern, D&I-Storys und Möglichkeiten zur Skills-Entwicklung anzubieten. Gleichzeitig kann eine strategische Kommunikation in den sozialen Netzwerken das Bewusstsein für das Unternehmen stärken und die Reichweite erhöhen.

Unternehmen, die eine persönliche Note bei ihren Kommunikationsbemühungen bewahren, sind hervorragend positioniert, um ihr Talentnetzwerk mit Spitzenkandidaten auszubauen.

Ein maßgeschneidertes und nahtloses Erlebnis: Die Story von Deloitte

Deloitte Australia hat seit der Einführung der CWM-Technologie von Avature zur Einstellung von freien Mitarbeitern und Freelancern zahlreiche Meilensteine erreicht, wie Kostensenkungen, eine Verkürzung der Zeit bis zur Stellenbesetzung, eine bessere Kommunikation mit Kandidaten durch personalisierte und automatisierte Benachrichtigungen sowie ein einfacheres Onboarding und Offboarding sowie eine leichtere Neubeauftragung von Auftragnehmern für neue Projekte.

Ihr Open Talent Network hat ihnen beim Sourcing und Recruiting von erfahrenen Auftragnehmern geholfen, ohne dass Personalvermittler eingeschaltet werden mussten, wodurch der Prozess optimiert wurde und Arbeitnehmer zu mehr Agilität und Flexibilität ermutigt werden. Ohne aktive Werbung hat das Unternehmen in nur einem Jahr bereits 5.000 Mitglieder gewonnen, und ein Auftragsabschluss kann nun in weniger als 24 Stunden erfolgen.

„Es geht ebenso sehr um die Einbindung wie um das Management. Wir haben versucht, die Perspektive eines potenziellen freien Mitarbeiters einzunehmen und den Prozess so einfach und optimiert wie möglich zu gestalten“, so Ben Ryrie, Digital Innovation Manager bei Deloitte Australia.

Avature unterstützt Sie

Unternehmen können ihre Ausgaben und ihr Management von freien Mitarbeitern und Freelancern transparenter gestalten, indem sie auf einen allumfassenden Talentmanagementansatz setzen. Dabei werden die Prozesse beim Management von freien Mitarbeitern und Freelancern mit denen von Festangestellten in Einklang gebracht, um ein ganzheitliches Bild der vorhandenen Talente zu erhalten. Indem das Management von freien Mitarbeitern und Freelancern den Talentgewinnungsteams anvertraut wird, die mit einer erstklassigen HR-Software ausgestattet sind, sind Unternehmen für zukünftige Herausforderungen gut gerüstet und können letzten Endes herausragende Ergebnisse liefern.

In unserem kostenlosen E-Book Die Vorteile einer allumfassenden Talentstrategie haben Sie die Möglichkeit, sich ausführlicher mit den Komponenten des Sourcings von freien Mitarbeitern und Freelancern auseinanderzusetzen sowie weitere Best Practices zur Implementierung unseres bahnbrechenden Ansatzes beim Management von freien Mitarbeitern und Freelancern kennenzulernen.