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Im Four Seasons Hotel in Washington D.C. herrschte reges Treiben und eine spürbare Aufregung, als mehr als 250 Teilnehmer der #AvatureUpfront 2023 zusammenkamen, um ihre Erfahrungen, Herausforderungen und Erfolgsgeschichten mit Avature auszutauschen und als Erste zu erfahren, was für unsere Plattform in Zukunft geplant ist.
Eine bunt gemischte Gruppe von HR-Führungskräften, Geschäftsanalysten und technischen Fachleuten führte lebhafte Diskussionen, tauschte Erfahrungen aus und profitierte von einer vollgepackten Agenda, die ein Dutzend Kundenpräsentationen, mehrere von Avature geleitete Workshops und zahlreiche Sitzungen umfasste, in denen die neuesten und besten Funktionen der Avature-Plattform vorgestellt wurden.
Schauen wir uns die wichtigsten Momente der #AvatureUpfront 2023 an.
Unternehmertum im HR-Bereich fördern
Die #AvatureUpfront 2023 begann mit der Eröffnungsrede von CEO Dimitri Boylan, der die Teilnehmer ermutigte, ihren inneren Unternehmergeist zu entdecken und als Katalysator für den Wandel zu fungieren, um die Talentvision ihres Unternehmens zu verwirklichen.
Wie die Natur wird auch Avature mit einer Absicht geschaffen, entwickelt sich ständig weiter und bildet ein zusammenhängendes Ökosystem, das stärker ist als die Summe seiner Teile. Boylan ermutigte unsere Kunden, über ihre aktuellen und zukünftigen Geschäftsanforderungen nachzudenken, ein tiefes Verständnis der technologischen Tools zu entwickeln und sorgfältig zu überlegen, wie sie diese Systeme für eine strategische, nachhaltige und symbiotische HR-Tech-Lösung nutzen können.
Die Kraft der strategischen Planung
Erfolgreiche Implementierungen beginnen mit einer umfassenden Planung. Bain und LinkedIn präsentierten auf der #AvatureUpfront 2023 die Strategien, die sie hinsichtlich Datenmigration, Zusammenlegung von Instanzen und engen Zeitrahmen verfolgten.
Erica Rutherford, Director of Technology bei Bain, war auch in diesem Jahr als Referentin zugegen, um die Ergebnisse der „One Team, One System“-Initiative des Beratungsunternehmens vorzustellen. Die Reise begann im Jahr 2020, als das Unternehmen beschloss, seine Recruiting-Strategie mit Avature zu optimieren, indem es seine beiden Instanzen zusammenlegte.
Die Konsolidierungsinitiative von Bain wurde in vier Phasen durchgeführt und führte zu erweiterten Funktionen für das Beziehungsmanagement: Mehr als zwölf TA-Teams nutzen eine Instanz. Dabei gab es während der Implementierung keine Unterbrechungen und der Start erfolgte pünktlich. Die Gründe für diesen Erfolg: die sorgfältige Dokumentation zu Beginn, die Validierung der Prämissen mit den wichtigsten Akteuren und die Kommunikation während des gesamten Prozesses.
Die Tatsache, dass die Daten nahtlos und in Echtzeit über alle Prozesse hinweg fließen, war für die TA-Teams ein Wendepunkt, der bessere datengetriebene Entscheidungen ermöglichte. Jetzt nutzt das Unternehmen Avatures KI-Funktionen, um Talente effektiver zu finden und robuste Initiativen für Diversität und Inklusion durchzuführen.
Die Präsentation von LinkedIn über ihre Avature-Reise war ein weiteres starkes Argument für strategische Entscheidungen und sorgfältige Planung. LinkedIn ist die Anlaufstelle für Unternehmen, um die besten Talente zu finden. Um aber auch sicherzustellen, die richtigen Leute in ihren Pipelines haben, wandte sich das Unternehmen an Avature. Die rasend schnelle CRM-Implementierung war das Ergebnis grundsätzlicher Überlegungen, die den Grundstein für ihren Erfolg legten.
Cristina Leonard, Senior Enterprise Technical Systems Engineer bei LinkedIn, sprach über den Drei-Phasen-Ansatz, der es ihnen ermöglichte, das Avature CRM innerhalb eines engen Zeitrahmens zu implementieren, und betonte, wie wichtig es sei, die richtigen Fragen zu stellen, wenn man eine Implementierung in Angriff nimmt.
Neben der Fähigkeit, Anforderungen zu sammeln, ist es in diesem Prozess äußerst wichtig zu wissen, welche Probleme gelöst werden müssen und welche geschäftlichen Anforderungen bestehen. Diese Vorbereitung, so betonte sie, gehe über die TA-Teams hinaus und beziehe alle ein, von der Rechtsabteilung über das Management und die Finanzabteilung bis hin zu Technik und Sicherheit.
Zum Abschluss ihrer Keynote betonte sie, dass jede Implementierung eine Gelegenheit sei, von großen Dingen zu träumen, das Steuer in die Hand zu nehmen und Raum für zukünftige Erweiterungen zu lassen.
„Wenn man ein SaaS-Produkt wie Avature nutzt, sind die Möglichkeiten endlos. Es gibt so viele Richtungen, die man einschlagen kann. Wenn man den Endbenutzer und die Ziele des Projekts im Auge behält, kann man vermeiden, in eine Ecke gedrängt zu werden.“
Cristina Leonard
Senior Enterprise Technical Systems Engineer bei LinkedIn
Argumente für eine leistungsstarke Automatisierung
Auf der #AvatureUpfront 2023 war eines der Hauptthemen die Automatisierung. Viele Kunden möchten ihre Effizienz steigern und ihre Teams entlasten, damit sie sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren können. Die Konferenz zeigte, wie führende Unternehmen diese Fähigkeit nutzen, um ihre Talentstrategien zu revolutionieren und den Geschäftserfolg zu steigern.
Im Jahr 2020 führte Xerox, der Pionier der Bürotechnik, die Lösungen Avature ATS, CRM, Onboarding, Events und Hiring Manager ein. Das Unternehmen benötigte jedoch Unterstützung bei der Stellenbewertung und dem globalen Stellenverzeichnis, die auf einem veralteten HR-System beruhten.
Ein plötzlicher Anstieg der Kosten für diese alte Technologie um 30 % veranlasste Xerox, diesen Prozess zu überdenken. Die manuelle Erstellung von Jobdatensätzen, die eingeschränkte Einspeisung von Daten in das ATS, der Mangel an Transparenz für die Hiring Manager und der hohe Verwaltungsaufwand für die HR-Teams führten dazu, dass weniger Zeit für die Suche und Einstellung von Talenten zur Verfügung stand.
Xerox sah die Möglichkeit, seinen Technologie-Stack zu konsolidieren und wusste, dass Avature sich an seine spezifischen Prozesse anpassen konnte. Durch die Automatisierung dieser stark manuell geprägten Prozesse mit Avature konnte Xerox den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren und einen beeindruckenden ROI erzielen. Ab 2024 wird Xerox eine 83-prozentige Kostenreduzierung und eine 80-prozentige Reduzierung der gesamten Arbeitsbewertungsstunden für HRBPs verzeichnen.
Skalierbarkeit
Die manuelle Erstellung von Angebotsschreiben wurde für ein Unternehmen mit der Reichweite von New Relic zu einem großen Problem. Der Prozess musste überarbeitet werden, was eine Systematisierung von bis zu 90 Pfaden in 17 Ländern erforderte. Das war, bevor sie das Verfassen von Angebotsschreiben in Avature automatisierten, was das TA-Team als eine der herausragendsten Fähigkeiten der Plattform bezeichnet.
Erica McGill, Sr. Manager of TA Systems and Operations, erklärt, dass das Unternehmen „alles automatisieren“ musste, von den Angebotstypen, der Weiterleitung von Genehmigungen, der Erstellung von Angeboten und Benachrichtigungen bis hin zu elektronischen Signaturen und Hintergrundprüfungen.
Standardisierung und Vereinfachung sollten es den TA-Teams ermöglichen, Kriterien zur Identifizierung verschiedener Angebotstypen festzulegen. Das Unternehmen entschied sich für einen minimalistischen Ansatz, der es ihm ermöglichte, sein eigenes Datenmodell zu verwenden, den Prozess zu skalieren und für die Zukunft zu planen. Bei durchschnittlich 300 Angeboten pro Quartal benötigte das HR-Team bis zu 60 Minuten pro Angebotsschreiben, was 300 Stunden entspricht. Nach der Implementierung von Avature wurden für die gleiche Anzahl von Schreiben nur noch 12 Stunden pro Quartal benötigt, was eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis pro Mitarbeiter bedeutet.
Der Faktor Skills
In diesem Jahr war auch die University of Phoenix wieder bei der #AvatureUpfront vertreten und berichtete von ihrem Kampf, geeignete Kandidaten für ihre Stellen zu finden. Die Aufgabe sei vergleichbar mit der Suche nach der Nadel im Heuhaufen gewesen, und sie hätten nur zwei Mitarbeiter für diese Aufgabe gehabt. Gleichzeitig verändert sich der Arbeitsmarkt ständig. Der Arbeitsaufwand für Recruiter ist exponentiell gestiegen, während sie bemüht sind, Kandidaten schnell zu finden und zu prüfen, da sie sonst Gefahr laufen, von einem Konkurrenten überholt zu werden.
Annie Varghese, Director of HR Information Systems & Analytics, und Joshua Seagle, Senior HRIS SaaS Analyst, hoben in ihrer Präsentation die Bedeutung der KI-gesteuerten Automatisierung hervor, um den Recruiting-Prozess voranzutreiben. Die Implementierung unserer Plattform zielt darauf ab, die Voreingenommenheit bei der Einstellung einer großen Anzahl von Mitarbeitern durch einen zukunftsorientierten Ansatz zu reduzieren, der auf dem Abgleich von Skills und Kandidatenempfehlungen basiert.
Optimierung hochvolumiger Einstellungsbemühungen
Kaum ein anderes Recruiting-Szenario ist so stark auf Automatisierung angewiesen wie die hochvolumige Personalbeschaffung. Auf der #AvatureUpfront teilten zwei Unternehmen ihre Erkenntnisse zu diesem Thema.
lululemon, der kanadische multinationale Konzern für Activewear, stand beim Recruiting von Mitarbeitern für seine mehr als 670 Filialen in 24 Ländern vor einer beispiellosen Herausforderung. Das TA-Team stellte sich die Frage, wie der Recruiting-Prozess benutzerfreundlicher und attraktiver für Manager gestaltet werden könnte, die nur wenig Zeit für diese Aufgabe haben.
Brandon Patillo, Senior Systems Analyst für Tech Talent Enablement, und Madeline McParland, Senior Functional Analyst für People & Culture Digital Solutions, stellten die Strategie vor, die es dem Unternehmen ermöglichte, die Personalbeschaffung dezentral in den Filialen durchzuführen und gleichzeitig 5.000 Filialleiter in die Lage zu versetzen, das System zu bedienen.
Mit Avature als Partner implementierte das Unternehmen maßgeschneiderte Portale, die administrative Aufgaben automatisieren und eine benutzerfreundliche Oberfläche für Manager bieten, die nicht in erster Linie fürs Recruiting zuständig sind.
Gleichzeitig schulten sie die Analysten mit Avature-Zertifizierungen, sodass diese sich selbst weiterbilden konnten. Insgesamt konnte durch die Optimierungsmaßnahmen die Zeit bis zur Einstellung von Wochen und Monaten auf wenige Tage verkürzt werden, was in der Hochsaison zu 25 Prozent mehr Einstellungen führte.
Die Rolle der Recruiter verändern
Wayfair, der Gewinner des Preises für die beste Präsentation auf der #AvatureUpfront, das milliardenschwere E-Commerce-Unternehmen, präsentierte eine weitere beeindruckende Erfolgsgeschichte im Bereich hochvolumiger Personalbeschaffung. Aus fast einer Million Bewerbungen pro Jahr führen die Recruiter von Wayfair fast 30.000 Vorstellungsgespräche und stellen mehr als 15.000 Kandidaten ein.
Ihr altes System erwies sich als hemmend. Bereits im Jahr 2021 verzeichnete das Team bereits einen 400-prozentigen Anstieg des Einstellungsbedarfs für hochvolumige Positionen. Prognosen zufolge sollte die Mitarbeiteranzahl in den nächsten drei Jahren zudem um mindestens 50 Prozent steigen. Nachdem Wayfair alle Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung bei den Recruitern ausgeschöpft hatte, sah sich das Unternehmen mit der unhaltbaren Situation konfrontiert, in den nächsten drei Jahren 95 zusätzliche Recruiter einstellen zu müssen, um mit dieser Entwicklung Schritt halten zu können. Daher wandte sich das Unternehmen an Avature, um eine Lösung zu finden, die es dem Unternehmen ermöglichte, mit der bestehenden Belegschaft zu skalieren.
Hannah Rebecchi, Senior Manager of Talent Acquisition Technology, stellte dem Publikum die 12-monatige Implementierung, die Anfang 2022 begann, sowie die wichtigsten Ergebnisse vor. Avature hat nicht nur den Recruiting-Prozess optimiert, sondern auch die Rolle der Recruiter grundlegend verändert.
- Durch die Automatisierung von 70 Prozent der administrativen Aufgaben haben die Recruiter mehr Zeit für strategische Aufgaben wie die Suche und Einstellung von Spitzenkräften.
- Die Automatisierung hat auch beim Screening geholfen, sodass sich die Recruiter auf qualifizierte Talente konzentrieren können. Ferner konnte die Zeit, die für das Screening von Bewerbungen benötigt wird, um 88 Prozent von 17 Tagen auf nur zwei Tage reduziert werden.
- Zudem ebnete die Automatisierung den Weg für einen kandidatengestützten Ansatz, bei dem die Kandidaten den Prozess vorantreiben, anstatt auf die Recruiter zu warten, indem sie z. B. ihre Vorstellungsgespräche selbst planen. Dies führte zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeit um 72 %.
Eine Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung
Angesichts der Herausforderungen einer veralteten CRM-Implementierung von Avature im Jahr 2019 begann JLL mit einer transformativen Neuimplementierung. Das ursprüngliche System bot keine Unterstützung für das erweiterte Modell der Talentgewinnung, wodurch die Benutzer auf individuelle Methoden, komplexe Auswahlkriterien und zeitaufwändige manuelle Berichte angewiesen waren.
Charles Lilly, Product Management Lead of Global HR Technology, und Amanda Pleasant, Director of Global Talent Sourcing, erläuterten, wie JLL Workshops und gemeinsame Sitzungen durchführte, um die Benutzer aktiv in den Transformationsprozess einzubeziehen und sicherzustellen, dass ihre Erkenntnisse und Bedürfnisse in das neue Avature-Framework einflossen.
Darüber hinaus ging JLL die Herausforderungen der Implementierung mit einer umfassenden Change-Management-Strategie direkt an. Die Neuimplementierung wurde erfolgreich gemeistert, indem das Unternehmen auf die Bedenken der Benutzer einging, maßgeschneiderte Schulungen anbot und kontinuierliche Unterstützung leistete. Das Ergebnis war ein bemerkenswerter Anstieg der Nutzung von durchschnittlich weniger als 500 Aktivitäten pro Jahr auf fast 14.000 in Spitzenzeiten.
Diese deutliche Steigerung unterstreicht die Effektivität des Ansatzes und die Anpassungsfähigkeit von Avature, Herausforderungen in Wachstums- und Effizienzmöglichkeiten umzuwandeln.
Wie JLL erkannte auch KellyOCG, dass ein Schlüsselelement ihrer Avature-Implementierung aktualisiert werden müsste: ihr Hiring-Manager-Portal. Mit dem Schwerpunkt auf Benutzerfreundlichkeit wurde das System intuitiver, automatisierter und weniger abhängig von den Eingaben der Recruiter. Gleichzeitig wurde eine neue Genehmigungshierarchie für verschiedene Einstellungsarten wie Zeitarbeit und Vollzeit eingeführt.
Getreu dem Innovationsgeist des Unternehmens wurden auch mehrere weitere Möglichkeiten identifiziert, das Avature-Ökosystem über das Hiring Manager Portal hinaus weiterzuentwickeln. Zu diesem Zweck wurde die Performance-Management-Lösung von Avature implementiert, um ein starres Altsystem zu ersetzen, das die Benutzerakzeptanz behinderte. Mit Avature Performance Management hat KellyOCG eine benutzerfreundliche Erfahrung geschaffen, die effiziente Gespräche zwischen Managern und Teammitgliedern fördert – der Schlüssel zur Mitarbeiterbindung auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt.
Als Teil einer umsatzfördernden Initiative, die dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt für Direktvermittlung verschaffen soll, stellte der Personaldienstleister schließlich seine neue, von Avature betriebene Custom Portal Solution vor. Dabei handelt es sich um ein talentorientiertes Portal, das Kelly an die individuelle Markenidentität seiner Kunden anpassen kann. Diese maßgeschneiderte Lösung ermöglicht es Kandidaten, Möglichkeiten innerhalb des Kundenportfolios zu erkunden und gleichzeitig mit Recruitern an einem Ort zu interagieren, was die Kommunikation einfacher und effektiver macht.
Die digitale Technologie wirkt als Katalysator für Kellys Wandel und herausragende Leistungen auf dem dynamischen Arbeitsmarkt von heute. Avature ist mit seinen fortschrittlichen Automatisierungs-, KI- und Analysefunktionen und seiner charakteristischen Flexibilität das Herzstück der sich entwickelnden Talenttechnologie von Kelly.
Hope Bradford, Senior Director of Digital Transformation bei Kelly Services, sagte hierzu: „Die Konsolidierung aller Kernfunktionen der HR in einer einzelnen Plattform gewährleistet konsistente Interaktionen für Kandidaten und Mitarbeiter und bietet Managern eine einheitliche Sicht für eine effiziente Entscheidungsfindung. Diese Einheit hat die Einbindung, die Kommunikation und den Erfolg des Unternehmens insgesamt verbessert.“
Interne Mobilität neu denken
McCann Worldgroup, das sich schon seit langem für eine Mobilitätskultur einsetzt, erkannte, dass die Realität nicht ihrer Absichtserklärung entsprach. Sie brauchten eine globale Plattform zur Unterstützung ihrer internen Mobilitätspolitik sowie zur Förderung des Bewusstseins darüber. Mit Avature konnte das internationale Marketingunternehmen eine Mobilitätsstrategie umsetzen, die auf effizienten, Workflow-gesteuerten Prozessen, gebrandeten Portalen und maßgeschneiderter Kommunikation basiert, um den Mitarbeitern eine bessere Erfahrung zu bieten.
Skills sind zu einem entscheidenden Aspekt dieser Transformation geworden. Die Partnerschaft mit Avature ermöglicht es den Mitarbeitern der McCann Worldgroup, ihre Interessen, Passionen und Skills sowie ihr Interesse an Mobilitätsmöglichkeiten in ihren umfassenden Talentprofilen anzugeben. Das Unternehmen plant nun, das interne Mobilitätsnetzwerk zu nutzen, um den Bedarf an neuen Geschäftsfeldern und kurzfristigen KI-Einsätzen an interessierte Mitarbeiter weiterzuleiten.
Die Kraft der Gemeinschaft
Die Konferenzteilnehmer stellen immer wieder heraus, welche Vorteile das Treffen mit der kollaborativen und engagierten Avature-Community bei #AvatureUpfront mit sich bringt. Die diesjährige Konferenz bot jedoch nicht nur Gelegenheiten zum Networking, sondern auch eine Meisterklasse darin, wie man das Beste aus der Avature-Community herausholt.
Megan DeVille, Senior HRIS-Analystin bei Laitram, zeigte auf eindrückliche Weise auf (und präsentierte dabei einige Herr-der-Ringe-Memes!), wie man die Avature-Anwendergemeinschaft nutzen kann, um Lösungen für ein Problem zu finden, Empfehlungen zu geben oder Systemänderungen zu überprüfen, andere Avature-Kunden in einer ähnlichen Situation zu finden und von einem einzigartigen Wissensaustausch zu profitieren oder kurz- oder langfristig kreative Partner zu finden.
Sie lud sogar zwei ihrer Kollegen auf die Bühne, Jeff Sonntag von Epic und Kristin Golec von National Veterinary Associate, um gemeinsam darzulegen, wie sie bei ihren jeweiligen Implementierungen zusammengearbeitet und sich gegenseitig beeinflusst haben.
Die Präsentation endete mit einer Einladung zur Teilnahme am jährlichen System Admin Meetup, das während der #AvatureUpfront stattfindet, um mit dem Aufbau einer Partnerschaft zwischen Unternehmen zu beginnen.
Der Weg in die Zukunft
Avature hatte auch viele aufregende neue Entwicklungen im Gepäck, die den Teilnehmern vorgestellt wurden. Der erste Tag endete mit unserer mit Spannung erwarteten Roadmap. Außerdem kündigten wir unsere brandneue Integration mit LinkedIn an, die es Recruiting-Teams ermöglichen wird, qualifizierte Kandidaten schneller einzustellen, indem sie besser zusammenarbeiten und ihre Bemühungen um Talente optimieren.
Boylan stellte das HR Case Management vor, unsere neueste Lösung, die in Zusammenarbeit mit führenden HR-Fachleuten entwickelt wurde, um Teams bei der Lösung von Personalproblemen durch Einbindung und Zusammenarbeit zu unterstützen und so letztendlich die Gesundheit von Unternehmen zu verbessern. Nachdem die Teilnehmer im letzten Jahr einen ersten Blick auf Avature Learning erhaschen konnten, konnten sie das System auf der diesjährigen Konferenz in Aktion erleben.
Im Rahmen der Power User Academy und der Tech Tracks stellten unsere Experten die neuesten und besten Innovationen von Avature vor, darunter die herausragenden KI-Fähigkeiten der Plattform, eine dynamischere Benutzeroberfläche sowie Funktionen und Updates, die die Konfigurierbarkeit, Autonomie und Agilität verbessern und es den Benutzern ermöglichen, ihre innovativen Ideen digital umzusetzen.
Jedes Jahr bietet #AvatureUpfront ein anregendes Forum für die Mitglieder unserer Gemeinschaft, um Meinungen auszutauschen, die Zusammenarbeit zu fördern und die Kreativität anzuregen. Die Teilnehmer verließen Washington D.C. inspiriert und mit dem Wissen und den Tools ausgestattet, um ihre HR-Strategien neu zu gestalten und in der sich ständig wandelnden Welt der HR einen neuen Standard für Exzellenz zu setzen.
Bis zum nächsten Jahr!
