#AvatureUpfront APAC 2023: Wichtigste Lektionen und Erkenntnisse

Nach zwei Jahren virtueller Veranstaltungen konnten wir uns bei der #AvatureUpfront APAC 2023 endlich wieder persönlich in der APAC-Region treffen. Bei der eintägigen Veranstaltung nahmen die Besucher an Kunden-Sessions, einem interaktiven Workshop und der Präsentation unserer Roadmap teil.

Zudem gab es zahlreiche Möglichkeiten, wieder miteinander ins Gespräch zu kommen. In den Kaffeepausen und bei den Abendveranstaltungen tauschte sich die Avature-Community rege mit Branchenkollegen und Mitarbeitern von Avature aus, darunter auch unser CEO Dimitri Boylan.

Sollten Sie die Veranstaltung verpasst haben, finden Sie hier einige der Höhepunkte im Überblick.

Häufige Recruiting-Herausforderungen im Unternehmen überwinden

Auch wenn jedes Unternehmen vor anderen Herausforderungen steht, sind die übergeordneten Themen die gleichen. Daher sind unsere Sitzungen, die von Kunden geleitet werden, immer vollgepackt mit wertvollen Erkenntnissen und Ideen, die die Teilnehmenden mitnehmen und ihren eigenen Teams näherbringen können.

In diesem Jahr erörterten drei Referenten, wie ihre Unternehmen die Avature-Plattform nutzen, um typische Recruiting-Herausforderungen zu überwinden:

a) Einstellungskomplexität managen

Für das internationale Healthcare-Unternehmen Bupa bestand die Grundvoraussetzung, um die richtigen Talente zu finden, zunächst darin, ein effizientes dezentrales Recruiting in einem breit gefächerten Geschäftsbereich zu ermöglichen. Zwei Herausforderungen standen ihnen dabei im Weg:

• Die Anforderungen der einzelnen Geschäftseinheiten waren unterschiedlich und wurden durch starre Systeme erfüllt. Die Verwaltung der Kandidatenpipeline und der Datenzugriff waren daher schwierig, was häufig manuelle Prozesse erforderte, um die nicht benutzerfreundliche Technologie auszugleichen.
• Aufgrund von Problemen beim Informationsaustausch, mangelnder Transparenz und eingeschränkter Flexibilität, auf die Bedürfnisse der einzelnen Geschäftsbereiche einzugehen, hatte das Unternehmen das Vertrauen in ein zentrales Recruiting-Team verloren.

Um diese Herausforderungen anzugehen, schloss sich das Unternehmen mit Avature zusammen. Dank der Konfigurierbarkeit, die für die Plattform so bezeichnend ist, gelang es dem Unternehmen, eine ganzheitliche ATS-Lösung bereitzustellen, die auf die Anforderungen jeder einzelnen Geschäftseinheit abgestimmt ist. An dem ambitionierten Projekt mit engem Zeitrahmen waren sechs Recruiting-Teams aus drei Geschäftseinheiten beteiligt.

Bupa ging im September 2022 mit der ersten MVP-Version live und folgte dabei einem MVP-Framework, das die Erfahrungen der Recruiting-Teams und Hiring Manager in den Mittelpunkt stellte und die wichtigsten Stakeholder von Anfang an einbezog. Auch wenn in den nächsten 12-18 Monaten weitere Avature-Funktionen hinzukommen werden, implementierte das Unternehmen in dieser ersten Phase bereits:

• Avature-Portale
• Spezielle Workflows
• Integrationen für den Datenaustausch
• Dashboards für das Reporting
• Schulungen und Kommunikation, um alle auf den aktuellen Stand zu bringen

Die Recruiting-Teams sind seit dem Launch sehr zufrieden mit der Konfigurierbarkeit der Plattform. Auch die Hiring Manager (HM) können ihre Aufgaben nun mit wenigen Klicks erledigen. Durch den optimalen Einsatz der Automatisierungsfunktion von Avature ist das HR-Team von Bupa zudem in der Lage, Verträge rascher zu bearbeiten und Informationen für das HR-Kernsystem des Unternehmens deutlich schneller abzurufen.

b) Trotz Talentmangel neue Kandidaten gewinnen

Fletcher Building, die Muttergesellschaft von mehr als 30 Marken in Neuseeland, Australien und im Südpazifik, griff die Botschaft von Bupa in ihrem Vortrag auf, der sich auf zwei Themen konzentrierte und die Bedeutung der Prioritätensetzung beim dezentralisierten Recruiting hervorhob.

Als aus den zwei Talentgewinnungsteams des Unternehmens sieben wurden, musste der Bereich „HR Systems“ immer mehr Anforderungen zur Plattformverbesserung gerecht werden. Da Avature alle zwei Wochen neue Funktionen einführt, war es für das Team eine noch größere Herausforderung, Schritt zu halten.

Um den Rückstand aufzuholen, organisierten die Teams HR Systems und Talentgewinnung vierteljährliche Meetings, in denen sie sich abstimmten und vereinbarten, welche Verbesserungen vorrangig umgesetzt werden sollten. Durch dieses Modell ist es dem Team HR Systems möglich, effektiv zu arbeiten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter der Talentgewinnung die benötigten Funktionen zeitnah nutzen können.

Laut ManpowerGroup berichten 77 Prozent der Arbeitgeber über Schwierigkeiten bei der Stellenbesetzung – der höchste Stand seit 17 Jahren. Als Fletcher Building während der Pandemie deutlich rückläufige Bewerberzahlen feststellte, wusste das Unternehmen, dass sich etwas ändern musste, um die Bewerberkonversion zu maximieren und Talente zu gewinnen.

Das Unternehmen erkannte, dass bei seinem dreistufigen Bewerbungsprozess unverhältnismäßig viele Informationen von den Kandidaten abgefragt wurden, was dazu führte, dass die Bewerber den Prozess abbrachen. Dank der Flexibilität von Avature konnte Fletcher Building eine Option für „Schnellbewerbungen“ einrichten, bei der nur der Name, die Kontaktdaten und die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen angegeben werden müssen. Durch diesen Ansatz optimierte das Unternehmen das Bewerbungsverfahren und verbesserte das Kandidatenerlebnis von Anfang an.

In einem zweiten Schritt zur Schaffung eines Recruiting-Verfahrens, bei dem die Kandidaten an erster Stelle stehen, implementierte Fletcher Building das Blind Screening in den Hiring-Manager-Portalen, um ein vorurteilsfreies Recruiting-Erlebnis zu gewährleisten. Die Namen der Kandidaten werden während der HM-Prüfung ausgeblendet und sind erst sichtbar, wenn der Kandidat eine Runde weiter kommt und zum Interview eingeladen wird. Referenzen und Hintergrundchecks werden im Portal hingegen angezeigt, um die Entscheidungsfindung der Hiring Manager zu unterstützen.

c) Globales Recruiting mit lokalem Fokus

Vor der Zusammenarbeit mit Avature waren die Recruiting-Prozesse von Bravura Solutions, dem marktführenden Anbieter von Softwarelösungen für die Bereiche Vermögensverwaltung und Transfer-Agency-Services, sehr lokal ausgerichtet. Es gab uneinheitliche Vorgehensweisen in den verschiedenen Regionen und ein starkes Festhalten an der manuellen Datenerfassung und -verfolgung. Als sich der Personalbedarf erhöhte und die Personalkosten allmählich stiegen, begann das Unternehmen, das Recruiting, das sich zuvor hauptsächlich auf die APAC-Region konzentriert hatte, auf eine globale Recruiting-Funktion umzustellen.

Das Unternehmen nutzte die Konfigurierbarkeit und Automatisierung von Avature zur Schaffung eines strukturierten, globalen Prozesses, der zuverlässige Daten ermöglicht und weniger ineffiziente manuelle Eingriffe erfordert. Regionale Verhaltensnormen werden gleichzeitig gewahrt. Durch die Bereitstellung von Avature erhielt das Unternehmen auch die operative Geschwindigkeit und Skalierbarkeit, um das Kandidatenmanagement zu verbessern und die Einstellungszeit zu verkürzen.

Das Unternehmen hat verstanden, dass sein oberstes Ziel darin besteht, die Erbringung von Dienstleistungen durch Technologie zu unterstützen, und hat daher Schulungssitzungen für seine Teammitglieder organisiert, um die Benutzerakzeptanz zu fördern und so den Weg für den Erfolg zu ebnen.

Bravura Solutions sieht bereits erste positive Ergebnisse mit einer Erfolgsstory in Indien, wo die Annahme der Avature-Plattform eine entscheidende Rolle dabei spielte, die TA-Funktion der Region zu verbessern.

Auf globaler Ebene verfügt das Unternehmen nun über eine verbindliche Datenquelle beim Recruiting, wobei alle Programm- und TA-Teammitglieder mehr Verantwortung übernehmen. Darüber hinaus hat Bravura Solutions seine Zeit bis zur Stellenbesetzung verbessert, doppelten Arbeitsaufwand minimiert und das Reporting automatisiert.

Die Leistungsfähigkeit des One-Platform-Ansatzes

Vor der Einführung von Avature waren die Talentgewinnungsaktivitäten des Mischkonzerns Jardine Matheson Holding Limited auf mehrere Systeme verteilt, was oftmals manuelle, ineffiziente Prozesse und eine niedrige Produktivität zur Folge hatte. Nach einer ganzheitlichen Beurteilung entschied sich der Konzern, Recruitment-, Marketing- und Datenanalysen in einer Plattform zu bündeln und Integrationen zu entwickeln, um eine nahtlose Datenübertragung zwischen der neuen Plattform und dem bestehenden Multi-Vendor-Ökosystem zu gewährleisten.

Diese umfassende Umgestaltung der HR-Technologie war auf fünf Ziele ausgerichtet:

• Abstimmung der Talentstrategien mit den Geschäftsprioritäten von Jardines
• Positionierung des Unternehmens als Arbeitgeber erster Wahl auf einem wettbewerbsintensiven Talentmarkt
• Schaffung und Förderung eines nahtlosen Recruiting-Prozesses
• Verbesserung des Sourcings von Kandidaten sowie der Beurteilung und Auswahl von Talenten
• Implementierung eines Applicant-Tracking-Systems

Warum Avature?

Nach eingehender Prüfung der führenden ATS-Lösungen auf dem Markt kamen fünf Anbieter in die engere Auswahl. Diese wurden anhand wichtiger Kriterien bewertet wie allgemeine Recruiting-Funktionen, Kandidaten- und Kundenerlebnis, Benutzerfreundlichkeit, längerfristige Perspektive für Gruppenaktivitäten, Integrationsfunktionen, technischer Support, Technologie und zukünftige Roadmap.

Avature erzielte bei allen Kriterien die höchste Punktzahl und wurde aufgrund seines weltweiten Kundenstamms als ATS-Anbieter ausgewählt. Dies gab Jardines die Gewissheit, dass Avature die wachsenden Anforderungen des Konzerns verstehen und unterstützen würde.

Nach siebenmonatiger Implementierungszeit führte Jardines sein neues ATS und sein „neues Recruitment-Erlebnis“ im Jahr 2021 ein. Dieses ermöglicht:

• eine nahtlose Integration des Hiring-Manager-Portals in das Personalinformationssystem des Unternehmens, um die Erstellung und Verwaltung von Stellenausschreibungen zu verbessern
• eine Integration in die Karriereseite von Jardines und führende Stellenbörsen, damit Bewerbungen über das ATS eingereicht werden können
• ein Kandidatenportal, das Kandidaten ein optimiertes Bewerbungserlebnis bietet
• einen integrierten Workflow zum Portal für Personalvermittler, um die Leistung der Personaldienstleister zu überwachen, die Kommunikation zu verbessern und die Daten der Kandidaten zentral zu erfassen
• eine Talent-Community und vierteljährliche E-Mail-Kampagnen zur Kontaktpflege mit den Talent-Pipelines für zukünftige Einstellungen
• ein One-Stop-Eventportal, mit dem Events beworben, Online-Zulassungen ermöglicht sowie das Teilnehmermanagement vor Ort und Echtzeit-Daten verwaltet werden können

Bislang sind sechs Konzernunternehmen zu Avature migriert. 2023 dürften noch weitere hinzukommen. Einer der Benutzer bezeichnete Avature als „eine Plattform, die die Produktivität durch systematische Workflows verbessert, und gleichzeitig die Flexibilität bietet, um einem geänderten Einstellungsbedarf gerecht zu werden.“

Die Geheimnisse hinter dem Avature-Implementierungserfolg

Angesichts eines ATS-Altsystems, das mit dem Wachstum von lululemon nicht länger Schritt halten konnte, begann ein sechsköpfiges Team damit, das ATS von Avature in 22 Regionen zu implementieren. Doch wie der Referent des Einzelhandelsriesen darlegte, wurde weder Rom an einem Tag erbaut noch ihr Avature-System.

Glücklicherweise konnten sie ihre Herausforderungen bei der Umsetzung in praktische Empfehlungen für die Konferenzteilnehmer umwandeln:

• Die Größe ist entscheidend. Bedenkt man die zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten von Avature, so ist es schwierig, den genauen Implementierungsaufwand richtig einzuschätzen. Daher empfiehlt lululemon all denjenigen, die ein System implementieren oder umgestalten möchten, deutlich mehr personelle Ressourcen und Zeit zu veranschlagen und unvorhergesehene Umstände einzukalkulieren.
• Wissen ist Macht. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Ihre internen Teams mit dem neuen System, das Sie einführen, nicht vertraut sind. lululemon empfiehlt daher, Personen einzustellen, die bereits Erfahrung mit Avature haben und die Best Practices der Branche kennen. Jemand, der das Ganze schon einmal erfolgreich bewerkstelligt hat, kann dem Team einen Teil der Arbeitslast abnehmen, Schulungen unterstützen und dabei helfen, Probleme vorwegzunehmen.
• Langfristig planen. Die Avature-Plattform entwickelt sich ständig weiter. Um mit den Neuerungen Schritt zu halten und – was am wichtigsten ist – diese bestmöglich umzusetzen, empfiehlt es sich, die Veranstaltungen für Systemadministratoren, das Avature Resource Center (ARC), den Schulungscampus and natürlich die Avature-Konferenzen zu nutzen.
• Je vielfältiger, desto besser. Ein bunt gemischtes Team kann eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung einer Strategie spielen, die neue und vielfältige Kandidaten anspricht. Als lululemon seine Reise skizzierte, zeigte sich insbesondere, dass die Besonderheiten innerhalb des Teams, neben dem systembezogenen Know-how, entscheidend dazu beitrugen, einen Recruiting-Prozess zu entwickeln, der den Anforderungen und Wünschen der heutigen Kandidaten gerecht wird.
• Pausieren und planen. lululemon empfiehlt bei der Planung, Feedback-Einholung und Prioritätensetzung, einen offenen Dialog aufrechtzuerhalten, der sich auf die Auswirkungen stützt. Der Arbeitsrückstand kann sich schnell überwältigend anfühlen. Hinzu kommt, dass sich die Dinge schnell ändern. Mithilfe eines Plans können Sie jedoch sicherstellen, dass Sie effektiv handeln und sich zuerst auf die Verbesserungen mit den größten Auswirkungen konzentrieren.

Avatures Roadmap für die Zukunft

Das lokale Team präsentierte die mit Spannung erwartete Roadmap. Von Erweiterungen unseres CMS-Toolkits über Verbesserungen unserer plattformübergreifenden künstlichen Intelligenz bis hin zu Innovationen im Bereich der Kompetenzen stellte das Team den Teilnehmern die neuesten Funktionen vor und erläuterte deren strategischen Wert.

Unser Team hatte aufregende Neuigkeiten im Gepäck: In den nächsten Monaten erscheint Avature 10! Die neue Version wird als „eines der bedeutendsten Updates, das wir an der Architektur unserer Plattform jemals vorgenommen haben“. Sie wurde speziell entwickelt, um den Benutzern mehr Autonomie zu schenken, Agilität zu fördern und unzählige neue Möglichkeiten zu eröffnen.

Die #AvatureUpfront APAC 2023, mit der wir zum Präsenzformat zurückkehrten, war ein einschneidender Erfolg! Begeistert darüber, sich wieder persönlich zu begegnen, nahmen die Teilnehmer umsetzbare Erkenntnisse zur Verbesserung ihrer Talentstrategien mit. Wir freuen uns schon auf nächstes Jahr und hoffen, dann von unseren Kunden zu erfahren, wie sie Avature 10 optimal für sich nutzen.

„Die Live-Präsentationen und das Aufeinandertreffen von Kunden und Avature-Mitarbeitern war absolut fantastisch! Wir haben großartige Kundenberichte gehört, die über die Präsentationen und Gespräche hinaus wirklich authentisch waren. Unsere Kunden betonten, wie viel ihnen das Networking und jedes einzelne Gespräch gebracht haben.“

Adam Walker
Regional Sales Director, APAC