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Was agile Methoden genau sind und warum sie einen tiefgreifenden Wandel im Bereich Human Capital Management notwendig machen, finden Sie im Artikel Agiles Personalwesen, Teil I.
Agiles Recruiting – eine Fallstudie
Das Recruiting-Team von Avature setzt inzwischen bei HR-Projekten, die Change-Management-Aktivitäten und eine Optimierung des operativen Tagesgeschäfts umfassen, auf Prinzipien der agilen Entwicklung. Wie im Manifest für agile Softwareentwicklung formuliert, war Denise Dresler, Leiterin Talentgewinnung, bestrebt, die sich bei der Umgestaltung des Recruiting-Prozesses ergebenden Chancen zu nutzen, fortwährend und zeitnah Ergebnisse zu liefern und während des gesamten Projekts mit den jeweiligen Akteuren zu kooperieren. Unterstützt wurde das Team dabei von Matias di Tada, VP Produktentwicklung und anderen Hiring Managern. Um die Qualität von Neueinstellungen aufrechtzuerhalten und den besten Bewerbern auf dem hart umkämpften Markt für Softwareentwickler schneller ein Jobangebot unterbreiten zu können, wurde auf einen agilen Ansatz gesetzt.
Die geschäftliche Anforderung
Die Innovation war notwendig geworden, nachdem ein Bewerber im Schnellverfahren mehrere Stufen des Bewerbungsprozesses durchlaufen hatte, dann aber im abschließenden Interview erklärte, er sei nicht bereit, in kurzen Release-Zyklen zu arbeiten – ein wesentliches Merkmal des agilen Entwicklungsmodells von Avature. Auch wenn diese Situation natürlich ein Einzelfall war, wies sie dennoch auf ein tiefer liegendes Problem hin: Ungeeignete Bewerber herauszufiltern, dauerte insgesamt zu lange, was wiederum die Absprungraten erhöhte und die Stellenbesetzung verzögerte. Das Bewerbungsverfahren konnte somit den Anforderungen der Hiring Manager nicht genügen – ein neues Vorgehen musste entwickelt werden.
Das Entwickeln einer Lösung
Dresler war zuvor als Beraterin für Avature tätig gewesen und hatte sich in dieser Funktion ein solides Hintergrundwissen über agiles Recruiting angeeignet. In enger Abstimmung mit den Kunden hatte sie während der Implementierungsphase dafür gesorgt, dass deren Anforderungen optimal erfüllt wurden, etwa bei der Entwicklung neuer Funktionalitäten, um die besten technischen Fachkräfte einstellen zu können. Di Tada wiederum sollte dafür sorgen, dass die richtigen Mitarbeiter eingestellt werden, damit Avature auch weiterhin auf Wachstumskurs bleiben kann. Er war also bereits aktiv in Personalentscheidungen eingebunden, als sich die Gelegenheit ergab, den Einstellungsprozess von Grund auf neu zu gestalten.
Schnelle Prototypenentwicklung
Zunächst analysierten Dresler und di Tada, was funktionierte und was nicht. Anschließend entwickelten sie ein sogenanntes minimal funktionsfähiges Produkt für die Auswahl der Bewerber, denen ein Jobangebot unterbreitet werden sollte. Hierzu wollten sie eine technologische Lösung einsetzen. Die Wahl fiel auf Codility, eine technische Evaluierungslösung, die an die Stelle eines zeitaufwändigen technischen Interviews treten sollte. Diese Umstellung wurde an einem einzigen Bewerber erprobt, ohne dass hierfür Prozessänderungen oder globale Rollouts nötig waren. Ziel war es, zu experimentieren und die sich während der Entwicklung der Lösung bietenden Chancen zu nutzen.
Kooperation im Rahmen von Workshops
Anschließend holten Dresler und di Tada von allen Akteuren, die das Testverfahren genutzt hatten, Rückmeldungen ein. In der nächsten Iteration wurde ein Workshop mit allen Hiring Managern abgehalten, um festzulegen, welche technischen und sozialen Kompetenzen ein Bewerber mitbringen sollte, um als ideal zu gelten. Außerdem sollten die Workshop-Teilnehmer zwischenzeitlich verschiedene Methoden zur Beurteilung von Bewerbern evaluieren. Während eines zweiten Workshops legten die Teilnehmer abschließend die neue Interview-Strategie fest. Die Einstellungsanforderungen wurden in zusammenhängende Bereiche unterteilt; in den Workshops wurden dann an jedem Bereich schrittweise Veränderungen vorgenommen, und zwar in sehr kurzer Zeit.
Das gewünschte Ergebnis erzielen
Als Endprodukt wurde definiert: ein Recruiting-Prozess, bei dem Schritte parallel erfolgen und die verschiedenen Stellenbeschreibungen in Bereiche unterteilt werden. Die Bewerber führen dabei eine Codility-Prüfung entweder für Berufsanfänger oder für erfahrenere Mitarbeiter passend zu ihrem Themenbereich durch. Dieser Schritt ist direkt in den Workflow der Recruiting-Software von Avature integriert. Dies ist ein deutlicher Unterschied zur ursprünglichen Recruiting-Pipeline, die schrittweise aufgebaut war und Bewerber auf eine konkrete Position hin weiterbewegte. In einem gemeinsam mit Codility durchgeführten Webinar erläutern Dresler und di Tada im Detail, wie sie den Wandel bewältigt, ihren Prototypen entwickelt und unaufwändige, kostengünstige Verbesserungen in die Wege geleitet haben.
Ergebnisse der agilen Umstellung
Durch die Umsetzung der agilen Prinzipien Zusammenarbeit, Feedback-Schleifen und schnelle Prototypenentwicklung, die innerhalb kurzer Zeit zu kontinuierlichen Verbesserungen führen, gelang es dem HR-Team von Avature, den Recruiting-Prozess deutlich zu optimieren. Die Dauer des Bewerbungsverfahrens konnte signifikant gesenkt werden, wodurch wiederum der Einstellungsprozess wettbewerbsfähiger wurde. Insgesamt konnten 140 Stunden an Zeit für Bewerbungsgespräche eingespart werden. Diese Innovation wurde durch das Recruiting-CRM und Applicant-Tracking-System von Avature ermöglicht. Dank dieser Lösungen konnten die richtigen Daten genutzt, Prozesse an spezifische Anforderungen angepasst und eine stabile Test- und Lernumgebung geschaffen werden.
Die Einführung agiler Verfahren sorgte darüber hinaus für eine bessere Kommunikation zwischen den beteiligten Akteuren; alle Parteien erhielten zudem einen besseren Einblick in den Prozess. Das Workshop-Format motivierte zu interessanten Gesprächen rund um Themen wie Fairness und Voreingenommenheit. Indem das Talentgewinnungsteam klar auf den „kundenorientierten“ Ansatz der agilen Produktentwicklung setzte, konnten sie die jeweiligen Auswirkungen auf die Hiring Manager genau erkennen und die Änderungen auf ihre Anforderungen zuschneiden. Für Dresler besteht das Magische am agilen Recruiting darin, „dass es innovativ und kundenzentriert ist“.
