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Zusammenfassung
„Wir müssen in der Lage sein, talentierte Leute zu gewinnen und zu binden und ihr kontinuierliches Wachstum zu unterstützen, während wir gleichzeitig Respekt, Diversität und das Wohlergehen am Arbeitsplatz fördern.“ So lautete das Ziel der Europäischen Zentralbank (EZB). Ein Ziel, das bei Unternehmen auf der ganzen Welt Anklang findet. Doch wie setzt man diese Vision um, ohne die Talentteams zu belasten? Das war die eigentliche Herausforderung.
Beim Brainstorming über mögliche Lösungen wurde klar, dass der Weg nach vorn mit Investitionen in eine flexibel konfigurierbare Technologie verbunden sein würde – eine Technologie, die sich an ihre besonderen Anforderungen anpasst und einen skalierbaren Ansatz ermöglicht, während die Prozesse gleichzeitig ins digitale Zeitalter überführt würden.
Über die Europäische Zentralbank
Die EZB ist die Zentralbank der Mitgliedstaaten der Europäischen Union, in denen der Euro verwendet wird. Bei der Zusammenarbeit mit 27 Mitgliedern des Europäischen Systems der Zentralbanken (ESZB) und 19 Mitgliedern des Euroraums besteht die wichtigste Aufgabe der EZB darin, Preisstabilität zu gewährleisten, eine Geldpolitik zu entwickeln und zur Sicherheit und Robustheit des europäischen Bankensystems beizutragen.
Die EZB hat ihren Sitz in Frankfurt am Main und beschäftigt rund 4.500 Mitarbeiter aus über 28 Ländern, die 24 Amtssprachen sprechen. Um auch weiterhin eine vielfältige Arbeitnehmerschaft anzusprechen und auszubauen, benötigte die EZB ein System, das ihre Einstellungs- und Talentmanagement-Modelle unterstützten konnte.
Die Herausforderungen
Vor Avature sah sich die EZB mit mehreren Hindernissen konfrontiert, vor allem bei zwei Schlüsselmomenten ihrer Talent Journey.
Herausforderungen bei der Talentgewinnung
Bei der EZB beinhaltet der Recruiting-Prozess eine Auswahlkommission, die geeignete Kandidaten screent und dem Hiring-Team detaillierte Bewertungen und Ausscheidungskriterien je nach Eignung eines Kandidaten vorlegt. Vor der Implementierung von Avature umfasste der Prozess folgende Schritte:
Das gesamte Vorgehen erfolgte in Tabellenkalkulationen, in die einzelne Gremiumsmitglieder ihre Bewertungen und Kommentare manuell einfügten, was zu einer Reihe von Erschwernissen führte. Dazu zählten:
- Isolierte Informationen und doppelter Aufwand. Die bestehende Lösung der EZB war für ihren Prozess nicht ausreichend flexibel, weshalb das System umgangen wurde. Infolgedessen mussten die Daten anschließend wieder manuell in das System eingepflegt werden.
- Keine Möglichkeit für simultane Bewertungen. Da nur mit einer Datei gearbeitet wurde, war der Prozess sehr zeitaufwendig.
- Objektivitätsmangel. Gremiumsmitglieder, die die Datei zu einem späteren Zeitpunkt erhielten, konnten das Feedback ihrer Kollegen sehen, was ihren Entscheidungsprozess beeinflusste.
- Synchronisationsprobleme. Bei der Arbeit an derselben Datei führten vereinzelte Fehler dazu, dass Bewertungen nicht erfasst wurden, sodass die Bewertungen nachgeprüft und korrigiert werden mussten.
Herausforderungen für das Talentmanagement
Da sich die EZB bewusst war, wie wichtig es ist, ihre bestehenden Mitarbeiter zu binden und neue Talente zu gewinnen, rief sie ein Mentoring-Programm für Mitarbeiter ins Leben. Doch stützte sie sich dabei auf umfassende, manuelle Eingaben von den Mitarbeitern des HR-Teams, die mit der Verwaltung dieses Programms beauftragt waren.
Ohne Technologie waren sie dafür zuständig, Mentoren- und Mentee-Listen zu führen, passende Mentoring-Paare zu finden, Kommunikationen zu verschicken, Feedback einzuholen und über die Performance Bericht zu erstatten – und all das manuell. Schon bald wurde der Aufwand zu groß und die EZB sah sich gezwungen, das Programm auf Eis zu legen.
Die Lösung
Die Herausforderungen, mit denen die EZB konfrontiert war, hinderten die Organisation daran, talentierte Personen zu gewinnen und zu binden und ihr kontinuierliches Wachstum zu unterstützen. Die EZB wusste, dass sie eine skalierbare Lösung finden musste, mit der die Akteure entlastet werden könnten – mit einer positiven Folgewirkung auf Kandidaten und Mitarbeiter.
Als sich die Zentralbank auf die Suche nach einer unterstützenden Technologie begab, fiel die Wahl auf Anbieter, die sich an ihre Prozesse anpassen würden und nicht umgekehrt. Auf diese Weise sollte jedem Akteur das bestmögliche Erlebnis geboten werden und zwar auf eine Art und Weise, die der EZB treu blieb.
„Die meisten Anbieter auf dem Markt verlangten von uns, dass wir uns an ihr System anpassen, schlanker werden und unsere Prozesse vereinfachen sollten. Wir hingegen wollten ein System, das alle unsere Prozesse bei der EZB unterstützt.“
Peter-Alexander Weprich
Senior HR Analyst bei der Europäischen Zentralbank
Nach einem strengen Ausschreibungsverfahren setzte sich Avature durch, was vor allem an der Konfigurierbarkeit der Plattform lag, welche die Vision der EZB ermöglichen würde. In Zusammenarbeit mit dem Team von Avature implementierte die EZB mehrere Lösungen, mit denen vorherige Probleme gelöst wurden.
Ein nahtloser und transparenter Screening-Prozess
Durch die Implementierung von Avature ATS hat die EZB ihren Screening-Prozess erfolgreich digitalisiert, wodurch Synchronisationsprobleme und Datensilos wettgemacht wurden. Alles spielt sich nun innerhalb der Avature-Plattform ab, sodass ein Doppelaufwand vermieden und die Fehlerspanne reduziert wird.
Das EZB-Team entschied sich, ein Hiring-Manager-Portal für ihre Gremiumsmitglieder einzurichten, auf dem sie ganz einfach nach Kandidaten filtern können, die noch zu bewerten sind. Sobald eine Person von einer Liste ausgewählt wird, zeigt die intuitive Oberfläche auf derselben Seite sowohl den Lebenslauf als auch das Bewertungsformular an, was den Bewertungsprozess vereinfacht, da nicht mehr zwischen mehreren Programmen und Fenstern hin- und hergewechselt werden muss.
Die Reduzierung von Voreingenommenheiten war eines der Hautanliegen der EZB, wenn es darum ging, ihren bestehenden Screening-Prozess zu verbessern. Mit dem Hiring Manager Portal von Avature können Gremiumsmitglieder die Bewertungen der anderen Mitglieder vor dem Kalibrierungstreffen nicht sehen. Dies hilft, die Einflussnahme und Voreingenommenheiten zwischen Gremiumsmitgliedern abzubauen.
Dank des Einsatzes der intelligenten Automatisierungsfunktionen von Avature wurde auch der manuelle Aufwand verkleinert. Das System ermittelt nun automatisch den Durchschnitt der Bewertungen, was dem Team Zeit spart und mögliche Fehler reduziert. Die Punktzahlen können jedoch kalibriert werden, damit das Gremium Bewertungen ermessensabhängig anpassen kann. Hierdurch erhalten die Gremiumsmitglieder das letzte Wort und behalten die Kontrolle über den Prozess.
Durch den Einsatz der Avature-Workflows müssen die Kandidaten nicht mehr vom EZB-Team manuell durch den Einstellungsprozess manövriert werden. Die Plattform verschiebt sie in Abhängigkeit von ihrer Bewertung automatisch zum richtigen Workflow-Schritt. Außerdem werden automatisierte Mitteilungen ausgelöst, mit denen Kandidaten darüber informiert werden, dass sie zum Interview eingeladen, zurückgestellt oder abgelehnt wurden. Kandidaten, die aus dem Prozess ausscheiden, erhalten zudem personalisiertes Feedback des Gremiums, was das Kandidatenerlebnis verbessert, ohne die Recruiter zusätzlich zu belasten.
Das neue und verbesserte Mentoring-Programm
Mit der richtigen Technologie im Einsatz war es für die EZB ein Kinderspiel, ihr Mentoring-Programm wieder aufleben zu lassen. Dank Avature kann die EZB diesen Service nun ihrer gesamten Belegschaft anbieten.
„Ein weiterer Baustein, den wir implementierten, war das Mentoring-Portal. Wir bei der EZB sind der Ansicht, dass das Mentoring eine wichtige Ergänzung zum Schulungsangebot darstellt. Um beispielsweise die berufliche Weiterentwicklung zu unterstützen. Wir denken, dass Mentoring ein Instrument zur Förderung von Diversität und Inklusion sein kann. Hierdurch können unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen unter Kollegen geteilt werden. Mentees können das Tool nutzen, um die Organisation besser zu verstehen, Beziehungen über Geschäftsbereiche hinweg aufzubauen und an der Entwicklung von Skills zu arbeiten, die sie brauchen werden und die letzten Endes zur Leistungsverbesserung beitragen.“
Sandra Savary
HR Systems Team Lead bei der Europäischen Zentralbank
Die Pandemie war für die EZB der Anlass, Homeoffice-Regelungen einzuführen und die HR sah infolgedessen eine Gelegenheit, die Monitoring-Initiativen zu erweitern, um die Belegschaft besser zu unterstützen. Zum Beispiel durch ein Programm für digitale Kompetenzen, das Mitarbeitern dabei hilft, sich für die Nutzung neuer Technologien zu qualifizieren, und durch Onboarding-Mentoring, das die Vor-Ort-Unterstützung von Neueinstellungen nachempfindet. Die EZB führte anschließend weitere Programme ein, darunter Peer- und Reverse-Mentoring.
Der gesamte Mentoring-Prozess findet nun innerhalb eines intuitiven Portals statt. Mentoren und Mentees werden dazu aufgefordert, ein vollständiges Profil auf Grundlage ihrer Erfahrungen, ihrer Erwartungen an das Programm und der Sichtweisen, die sie eröffnen können (zum Beispiel kulturelle Einblicke, langjährige Erfahrung bei der EZB, Work-Life-Balance als Elternteil usw.) zu erstellen.
Mithilfe transparenter KI bringt das System auf intelligente Weise Mentoren und Mentees zusammen. Mentoring-Paare werden schneller gebildet, während gleichzeitig der manuelle Prozess abgelöst wird, der den Personalern zuvor so viel Arbeit machte. Dies gewährleistet auch die Skalierbarkeit des Programms, während das Interesse steigt und die Organisation wächst.
Mentees können ihre Mentoring-Partner sehen und sogar um ein erstes Treffen bitten, um herauszufinden, ob die Chemie stimmt und ihr potenzieller Mentor der richtige ist. Außerdem können sie eine persönliche Nachricht verfassen, um ihren Wunsch näher auszuführen. Möchten beide Akteure fortfahren, erhalten sie eine automatische E-Mail, mit der sie aufgefordert werden, ein Treffen zu vereinbaren. Im Portal können sie anschließend eine endgültige Entscheidung treffen, ob sie mit dem Mentoring-Programm starten möchten oder nicht.
Über das Portal können sie auf alle Einzelheiten bezüglich ihres Mentorings zugreifen, wie Start- und Enddatum, Bereiche und Sichtweisen, die durch das Mentoring eröffnet werden, und Bereiche und Sichtweisen, über die der Mentee mehr erfahren möchte.
Die Erfassung von Feedback ist über die Chronik ebenfalls in den Prozess integriert. Hier können die Beteiligten Informationen über den Status des Programms bereitstellen – laufend, pausiert oder abgeschlossen –, sowie zur Abgabe von Feedback aufgefordert werden, sobald sie die Erfahrung abgeschlossen haben.
Ein Jahr nach der Einführung haben sich bereits 147 Mentoren und 375 Mentees für das Programm angemeldet, woraus 87 erfolgreiche Mentorings zustande gekommen sind; 63 stehen noch aus.
Zukunftsausblick
Dank der richtigen Technologie war die EZB in der Lage, Initiativen zur Talentgewinnung und Talentbindung voranzutreiben und auf die Unterstützung des kontinuierlichen Wachstums ihrer Mitarbeiter hinzuarbeiten. Entscheidend für die Erreichung dieses Ziels war es, das Benutzererlebnis an erste Stelle zu setzen die Prozesse skalierbarer zu machen, die Akzeptanz zu verbessern, das Recruiting zu optimieren und die Entwicklungsstrategien zu verbessern.
Für die EZB war dies jedoch erst der Anfang. Mithilfe von Echtzeit-Berichten in Avature erhält das Team ein Maß an Transparenz, das ihm vorher fehlte. Dank umfassender datengestützter Einblicke können die Programme jetzt im laufenden Prozess verfeinert werden. Der Weg zur Optimierung geht noch weiter. Aktuell arbeitet die EZB mit Avature daran, neue Initiativen ins Leben zu rufen, die die Talent Journey noch weiter verbessern werden.
„Was steht als nächstes auf der Avature-Agenda? Wir haben den Talentmarktplatz gestartet, eine interne Lösung, um Talente zu finden, um Leute mit Skills zu finden, die in einem Lebenslauf gewöhnlich nicht angegeben werden. Wir stellen der EZB Talente zur Verfügung. Wir freuen uns bereits auf die Implementierung von CRM und Onboarding zu einem späteren Zeitpunkt.“
Peter-Alexander Weprich
Senior HR Analyst bei der Europäischen Zentralbank
