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Zusammenfassung
CBIZ Somerset kann auf umfangreiche Erfahrungen beim Recruiting für Vollzeit- und Praktikantenstellen an Hochschulen zurückblicken und verfügt daher in diesem Bereich über eine sorgfältig ausgearbeitete Strategie. So vernetzte sich die Gesellschaft im Jahr 2022 bei über 50 Recruiting-Veranstaltungen mit 400 Studierenden.
Doch nicht immer lief alles reibungslos ab. Bis vor Kurzem hatte das Team mit mehreren Ineffizienzen zu kämpfen – angefangen von einem hochgradig manuellen Prozess bis hin zu mangelnder Transparenz. Nach einem sorgfältigen Ausschreibungsverfahren schloss sich die Gesellschaft mit Avature zusammen, um das Hochschul-Recruiting zu digitalisieren, Datenerfassung und Feedback zu zentralisieren und die Interaktion mit Hochschul-Talenten persönlicher zu gestalten.
Über CBIZ Somerset
Als fünftgrößte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im amerikanischen Indianapolis erbringt CBIZ Somerset Beratungs-, Prüfungs-, Assurance-, Steuer- und Finanzplanungsleistungen sowie technologische Dienstleistungen. Die ehemals als Somerset CPAs and Advisors bekannte Gesellschaft wurde im Februar 2023 von CBIZ übernommen. CBIZ ist ein börsennotiertes Unternehmen mit mehr als 82.000 Klienten in den USA.
Die Herausforderung
Vor der Implementierung von Avature bestand eine der größten Schwachstellen der Gesellschaft darin, dass es keine effektive Möglichkeit zur Erfassung und Nachverfolgung der Talente gab, die das Recruiting-Team getroffen und mit denen es gesprochen hatte – ein Problem, das durch das intensive Recruiting an Hochschulen noch verstärkt wurde. Man stützte sich auf Tabellenkalkulationen, papierbasierte Lebensläufe und Interview-Auswertungsbögen, die in Ordner auf dem Computer eingescannt werden mussten. Dieses manuelle Vorgehen war extrem zeitaufwändig und fehleranfällig.
Schlimmer noch: Dieses Vorgehen verhinderte, dass die Teammitglieder rechtzeitig auf transparente Daten zugreifen konnten. Stattdessen mussten sie unzählige Ordner und E-Mails durchforsten, um die benötigte Information zu finden. Oftmals waren sie deshalb nicht in der Lage, personalisierte Nachrichten rechtzeitig zu versenden, oder es führte dazu, dass Recruiter Daten von Studierenden anforderten, die diese bereits hinterlegt hatten.
Doch gingen die Schwierigkeiten weit über die Aufgaben und Interaktionen auf dem Campus hinaus. Der Wirtschaftsprüfungssektor ist sehr wettbewerbsintensiv, weshalb CBIZ Somerset Mitarbeitende bis zu zwei Jahre im Voraus rekrutiert. Deshalb muss das Team in der Lage sein, die Informationen der Studierenden für die Zukunft aufzubewahren und sie schnell wiederzufinden, um die Interaktion aufzunehmen oder fortzusetzen. Ohne eine zentralisierte Datenbank gestaltete sich dieses Unterfangen unglaublich schwierig.
Zu diesen Transparenzproblemen kam noch hinzu, dass es keine klar definierten, konsistenten Abläufe gab. Jedes Mal, wenn jemand aus dem Team ausschied, ging damit auch dessen Know-how verloren.
Um nun die besten Studierenden zu erreichen, sich mit diesen zu vernetzen und gleichzeitig die Effizienz des Teams zu verbessern, machte sich CBIZ Somerset auf die Suche nach einer Technologie-Lösung. Nachdem die Gesellschaft drei Anbieter verglichen und auch die Möglichkeit geprüft hatte, ein internes System zu entwickeln, stach Avature dank seiner allgemeinen Leistungsfähigkeit, seinen Reporting-Funktionen, seiner Benutzerfreundlichkeit und seinen Kosten als beste Option heraus.
Bewertung und Verbesserung kritischer Bereiche der eigenen Strategie
Vor der Implementierung von Avature stellte das Hochschul-Recruiting-Team von CBIZ Somerset seine Arbeitsweise genau auf den Prüfstand. Auch wurden die Erfahrungen unterschiedlicher Akteure analysiert, von den Recruitern und Hochschul-Botschaftern bis hin zu den Kandidaten.
Ausgehend von den ermittelten Bereichen mit Verbesserungspotenzial wurde das Avature-System speziell auf die Ziele und Anforderungen der Gesellschaft zugeschnitten.
„Für uns war es enorm wichtig, für die Implementierung eine Ansprechpartnerin von Avature zu haben, die uns durch den Prozess gelotst und diesen zum Erfolg geführt hat. Sie konnte uns erläutern, wie das System funktioniert und wie es uns helfen könnte.“
– Karli Azar, National Campus Recruiter bei CBIZ Somerset
End-to-End-Prozessdefinition
Da es keine konkreten Recruiting-Prozesse gab, beschloss man ein einheitliches Vorgehen für die Zukunft. Die neu definierten Abläufe wurden in Avature umgesetzt durch:
- die Zuweisung spezifischer Rollen an verschiedene Teammitglieder auf Basis der erforderlichen Systemnutzung
- die Konfiguration dezidierter Workflows für diese Rollen
- die Erstellung von Checklisten mit Aufgaben, die vor und nach einem Event zu erledigen sind
Skalierbarkeit und Transparenz
Vorbei sind die Zeiten „wild umherfliegender Papiere“. CBIZ Somerset nutzt nun Avature, um Kandidatendaten digital zu erfassen. So ist das Team jetzt in der Lage, hohe Datenmengen von Studierenden zu verwalten und gleichzeitig zu gewährleisten, dass jedes Teammitglied dieselben Daten in Echtzeit transparent einsehen kann.
Bei Veranstaltungen verwenden Recruiter und Hochschul-Botschafter insbesondere die mobile App Avature Events Management. Damit erfassen sie sämtliche Informationen der Studierenden, die während eines Gesprächs aufkommen. Anschließend können die Teammitglieder die Kandidaten in der App nachverfolgen und beurteilen.
CBIZ Somerset nutzt die App außerdem für Interviews, die auf dem Campus und im Büro stattfinden. Allerdings wurde der Beurteilungsteil an ihren Interviewprozess angepasst. So kann das gesamte Feedback direkt in Avature gesammelt und für jeden sichtbar und zugänglich gemacht werden, selbst für Teammitglieder, die nicht an einer Veranstaltung teilnehmen.
„Am meisten hat uns gefallen, dass wir das iPad selbst zur Hand nehmen und in das Gespräch integrieren können. Es soll nicht so aussehen, als würden wir im Gespräch mit den Studierenden nur eine Liste durchgehen. Wir möchten nicht zulassen, dass die Technologie uns vergessen lässt, worum es beim Recruiting geht, nämlich den Aufbau von Beziehungen.“
– Karli Azar, National Campus Recruiter bei CBIZ Somerset
Kommunikation
Das Buhlen um die Aufmerksamkeit der Studierenden bei Karrieremessen ist immens. Deshalb müssen Unternehmen schnell reagieren, um einen langanhaltenden Eindruck zu hinterlassen. CBIZ Somerset nutzt hierfür die Automatisierungs- und E-Mail-Vorlagen von Avature, um allen Studierenden, die sie getroffen haben, innerhalb von 24 Stunden nach einem Event eine Danke-E-Mail zu schicken.
Da sich automatisierte E-Mails mitunter unpersönlich anfühlen können, hat sich das Team der Gesellschaft die Zeit genommen, die Vorlagen mit situationsspezifischen Nachrichten persönlicher zu gestalten. Zum Beispiel werden Studierende zu einem weiteren ähnlichen Event oder einem Folge-Interview eingeladen oder sie erhalten die Information, dass sie in der nächsten Runde leider nicht mehr dabei sind.
Informelle Events
Vom Taco Tuesday über Jeopardy bis hin zu „Lunch & Learn“-Sessions: CBIZ Somerset findet immer wieder kreative Wege, die Beziehungen zu den Studierenden zu vertiefen und ihnen die Unternehmenskultur der Gesellschaft näherzubringen.
Statt handschriftlicher Anmeldebögen hat das Team mit dem Content-Management-System (CMS) von Avature spezielle Landing Pages entwickelt. Dank dieser Landing Pages ist es möglich, die Daten der Studierenden strategischer zu erheben. Zum Beispiel wird nun nachgefasst, ob die Studierenden an Praktika oder Vollzeitstellen interessiert sind.
Mit diesen Daten können die Teammitglieder von CBIZ Somerset die Studierendenprofile weiter anreichern, was es einfacher macht, in Zukunft auf sinnvolle Weise mit ihnen in Kontakt zu treten.
Maßgeschneiderte Ansätze für die Generation Z
Da die Generation Z ein zunehmend wichtiges Mitarbeitersegment von CBIZ Somerset bildet, hat die Gesellschaft ihren Interaktionsansatz so gestaltet, dass er an der Hochschule bei dieser Generation auf echtes Interesse stößt. Zentrale Merkmale der Generation Z, wie die Tatsache, dass es sich um die erste Generation an Digital Natives handelt, es eine Generation ist, die Sicherheit schätzt, auf die individuell eingegangen werden muss und die sich um soziale Auswirkungen sorgt, wurden bei den neu implementierten Maßnahmen berücksichtigt:
- Klare Kommunikation von Karrieremöglichkeiten: So sind die Kandidaten sich über die beruflichen Chancen in der Gesellschaft bewusst.
- Entwicklung eines Mobile-First-Kommunikationsansatzes, ermöglicht durch Avature: Ähnlich wie E-Mail-Vorlagen versendet die Gesellschaft SMS-Vorlagen kurz nachdem sie Studierende getroffen hat oder als Erinnerung vor einem Event oder Interview, um die Einbindung zu maximieren.
- Authentisches und persönliches Auftreten: Bei der Erstellung von E-Mail- oder SMS-Vorlagen steht ein professioneller Ton im Vordergrund, der nicht automatisiert klingt.
- Aktive Beteiligung in den sozialen Netzwerken: Mitarbeiter-Testimonials werden geteilt, besonders von neuen Mitarbeitern oder Gen Zs, die bereits im Unternehmen arbeiten. CBIZ Somerset postet zudem Videos mit ansprechenden Inhalten, um Werbung für anstehende Events zu machen, auch lustige Outtakes!
- Neubewertung der sozialen Auswirkungen der Gesellschaft und klare Darlegung des gesellschaftlichen Engagements auf der Website bzw. in den sozialen Netzwerken.
Anpassung an veränderte Umstände
Dank Avature konnte sich CBIZ Somerset während der Pandemie an die neuen Umstände anpassen, als die meisten Recruiting-Events statt in Präsenz virtuell abgehalten wurden.
Vor einer virtuellen Veranstaltung erhielt die Gesellschaft Zugriff auf die Lebensläufe von Studierenden, die das Hochschul-Recruiting-Team anschließend nahtlos in Avature analysierte, um ihre Kandidatenpools zu erweitern. Mithilfe der Segmentierungsfunktionen der Plattform machte die Gesellschaft die qualifiziertesten Kandidaten ausfindig und verschickte ihnen auf proaktive Weise Anzeigen und Einladungen, um die Chancen einer Interaktion zu erhöhen.
„Wir befinden uns in einem sich rapide verändernden Recruiting-Umfeld. Der Kampf um Talente spitzt sich zu. Deshalb ist es wichtig, dass wir unsere Strategie weiter anpassen und verbessern.“
– Karli Azar, National Campus Recruiter bei CBIZ Somerset
Stetige Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten
Was als ein Projekt nach dem Motto „Lasst uns eine Datenbank für die nächsten Jahre aufbauen“ begann, hat sich zu einer Hochschul-Recruiting-Strategie entwickelt, die von Avature vorangetrieben wird und mit CBIZ Somerset wächst. Die Gesellschaft ist nun bestrebt, die Funktionen von Avature weiter einzusetzen, um drei Ziele zu erreichen:
Erfassung von Analysedaten
Auf Wunsch der Unternehmensleitung hat das Team sein benutzerdefiniertes Datenmodell erweitert und in Avature zusätzliche Felder erstellt, um mehr Details über „erfolgreich eingestellte Mitarbeiter“ zu erfassen. Ziel ist es, diese Informationen zu analysieren und vorherzusagen, wer in Zukunft ein „Rockstar-Kandidat“ sein könnte.
Auch wenn für dieses Projekt in den nächsten Jahren noch weitere Informationen gesammelt werden müssen, hat das Hochschul-Recruiting-Team von CBIZ Somerset bereits Daten analysiert, um die Effizienz des Programms zu verbessern. Durch die Integration eines Punktestands in die Beurteilungen der Interviewer kann das Team beispielsweise Muster aufdecken, was die Qualität der von den Interviewern eingestellten Mitarbeiter betrifft. Mit diesen Ergebnissen an der Hand kann die Gesellschaft Interview-Paare zusammenbringen, um das Lernen zu fördern oder Schulungen bei Bedarf zu unterstützen.
Verbesserte Kommunikation mit Kandidaten
Ein weiteres Ziel des Teams besteht darin, seine Kommunikationsstrategie zu optimieren. In letzter Zeit gestaltete es sich etwas mühselig, zeitnahe Informationen von Studierenden per E-Mail zu erhalten. Es stellte sich jedoch heraus, dass Kandidaten schneller reagieren, wenn sie per SMS kontaktiert werden.
Da das Team bereits die SMS-Funktionen von Avature nutzt, wird nun versucht, weitere Touchpoints ebenfalls auf SMS umzustellen, wie zum Beispiel zusätzliche Auskunftsanfragen. Hierdurch könnte sich das Team die erhebliche Zeit zunutze machen, die Studierende mit ihrem Telefon verbringen.
Zusammenarbeit mit dem Team für erfahrene Kandidaten
Auch wenn bei CBIZ Somerset für das Recruiting an Hochschulen und das Recruiting erfahrener Kandidaten zwei verschiedene Teams zuständig sind, möchte die Gesellschaft Avature als gemeinsame Datenbank nutzen. Mit diesem Ansatz könnte dem Team, das für die Einstellung von Kandidaten mit Berufserfahrung zuständig ist, eine neue interessante Quelle an Kandidaten eröffnet werden. Kandidaten, die CBIZ Somerset in der Vergangenheit abgelehnt haben, könnten nun an einem Karrierewechsel interessiert sein.
Fazit
Von der Überarbeitung ihrer Personalgewinnungsprozesse bei Veranstaltungen bis hin zur Unterstützung virtueller Events: CBIZ Somerset hat eine ausgewogene Hochschul-Recruiting-Strategie entwickelt. Der taktische Zug der Gesellschaft, sich mit neuen Generationen zu vernetzen, sowie ihre Bestrebungen, mithilfe von prädiktiver Analytik die zukünftigen Einstellungsstrategien zu verbessern, verdeutlichen den starken Willen des Unternehmens, sich kontinuierlich zu verbessern.
Dank fortlaufender Innovationsbestrebungen in Verbindung mit der konfigurierbaren Avature-Plattform bleibt CBIZ Somerset agil und kann sich weiterhin die Hochschul-Talente sichern, die die Gesellschaft benötigt, um ihre Geschäftsziele voranzutreiben.
