Kundenstorys 
Zusammenfassung
In den letzten zwei Jahren ist das Geschäft von BMC überproportional stark gewachsen und die Neueinstellungen nahmen um 105 Prozent zu. Vor dem Hintergrund der aktuellen Talentlandschaft erkannte das Unternehmen schnell, dass es sich in einem harten Wettbewerb befand und es schwierig werden könnte, qualifizierte Kandidaten als neue Mitarbeiter zu gewinnen.
Das erhöhte Bewerberaufkommen führte schon bald zu:
- einer Verlängerung des Zeitraums bis zur Angebotsunterbreitung um acht Tage.
- einer Zunahme der Ablehnungsquote nach der Angebotsannahme um 122 Prozent.
BMC erkannte schnell, dass es Zeit für einen Neuanfang war. Sie schafften es nicht, den Kandidaten schnell genug Angebote zu unterbreiten, was zur Folge hatte, dass die Top-Talente in einer späten Phase des Einstellungsprozesses bereits nicht mehr zur Verfügung standen – eine kostspielige und frustrierende Realität für Recruiter und damit letztlich auch für das Unternehmen.
Mit diesem Wissen im Gepäck begann BMC mit der Generalüberholung seines Onboarding-Prozesses und rückte dabei entscheidende Momente beim Übergang vom Bewerber zur Neueinstellung in den Mittelpunkt. Der neue Prozess wurde in eine Pre-Offer-, eine Onboarding– und eine Post-Joining-Phase unterteilt.
Im Bemühen um ein einheitliches Erlebnis, bei dem Personalisierung großgeschrieben wird, war der aus drei Phasen bestehende Onboarding-Erfolg auf drei wesentliche Gründe zurückzuführen. Lesen Sie weiter und profitieren Sie von den Erkenntnissen von BMC.
Über BMC
Das im Jahr 1980 gegründete Unternehmen BMC kann auf über 40 Jahre Erfahrung im Bereich Enterprise-IT-Leadership zurückblicken. Das Unternehmen hat 86 Prozent der Forbes Global 50 maßgeblich dabei unterstützt, ihre digitalen Transformationsprozesse zu leiten und neu zu erfinden.
Mit mehr als 6.000 Mitarbeitern in 40 Ländern bietet BMC branchenführende Automatisierungs-, Betriebs- und Servicemanagementlösungen, die Unternehmen dabei helfen, ein „Autonomous Digital Enterprise“ zu werden.
Die Erkenntnis: Das Onboarding ist mehr als ein einstufiger Prozess
Wann beginnt das Onboarding? Wann ist es zu Ende? Bedeutet ein effektives Onboarding, dass man neuen Mitarbeitern ein Portal zur Verfügung stellt, auf dem sie vorab erforderliche Dokumente unterzeichnen können? Ist eine intensive erste Schulungswoche ausreichend? Welche Momente geben den Ausschlag dafür, dass sich ein Kandidat im neuen Unternehmen orientierungslos oder wohl fühlt?
Jedes Unternehmen stellt ganz individuelle Anforderungen an seine Talentprozesse. BMC verstand, dass sein Onboarding-Prozess mehr war als nur ein einmaliger Schritt, bei dem Mitarbeiter über ein Interface Dokumente hochladen. Aus diesem Grund entschied sich BMC dafür, ein umfassendes Verfahren einzurichten, das Folgendes beinhaltet:
- Pre-Offer: Schnellstmögliche Unterbreitung von Angeboten an Kandidaten, um zu vermeiden, dass andere Unternehmen schneller sind.
- Automatisierte Angebotsschreiben und Arbeitsverträge.
- Vollständig online stattfindender Angebotsannahmeprozess.
- Personalisierte Begrüßungsvideos.
- Automatisierte Hintergrundprüfungen.
- Onboarding: Einrichtung eines maßgeschneiderten Portals und zentrale Bereitstellung aller relevanten Informationen für neue Mitarbeiter, damit sie bereits vor ihrem ersten Arbeitstag das Gefühl haben, Teil des Teams zu sein.
- Onboarding-Aufgaben.
- Informationen über die Position.
- Leistungsübersicht.
- Was in der ersten Woche zu erwarten ist.
- Integration in das Setup-Tool von BMC für Neueinstellungen.
- Post-Joining: Analyse des Kandidatenerlebnisses zur Aufdeckung von Bereichen mit Verbesserungspotenzial und kontinuierlichen Prozessverbesserungen.
- Umfragen zur Gesamterfahrung.
- Empfehlungen.
„In der heutigen Recruiting-Welt hat sich der Fokus auf die Kandidaten verlagert. Der Wettbewerb um die besten Talente ist härter als je zuvor. Bei BMC ist das nicht anders. Unser Einstellungsprozess muss kundenzentriert sein und das bedeutet, dass wir in die transzendente Kundenerfahrung investieren.“
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC Software
Bereitstellung eines unvergesslichen Erlebnisses
Die ersten 90 Tage nach der Einstellung sind für die Mitarbeiterbindung von enormer Bedeutung. Daher ist es nicht abwegig zu sagen, dass Unternehmen ein eindrucksvolles Onboarding-Erlebnis schaffen müssen, um ihre Mitarbeiter langfristig zu binden.
„Das Onboarding-Erlebnis ist eine Partnerschaft zwischen Manager, Recruiter und HR. Wir wollten sicherstellen, dass wir weltweit ein einheitliches Erlebnis bieten. Doch wollten wir auch, dass dieses Erlebnis weiterhin auf unsere zukünftigen Mitarbeiter persönlich zugeschnitten ist und einen lokalen Bezug aufweist.“
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC Software
Während der Pre-Offer-Phase sorgt BMC dafür, auf mehrere Arten eine Bindung zwischen dem Unternehmen und den neuen Mitarbeitern herzustellen. Dazu zählen Webinare mit den Führungskräften des Unternehmens, verschiedene personalisierte E-Mails, die über anderthalb Monate vor dem ersten Arbeitstag verschickt werden, und vieles mehr. Durch diesen Personalisierungsgrad können neue Mitarbeiter direkt mit dem Onboarding-Prozess beginnen und erfahren, wie es sich anfühlt, für BMC zu arbeiten, welche Werte das Unternehmen vertritt und welche Ressourcen es gibt, die ihnen dabei helfen, sich auf den nächsten Karriereschritt vorzubereiten.
„Wenn wir diese Bindung nicht herstellen, bevor die Kandidaten bei uns anfangen, tun es höchstwahrscheinlich andere Unternehmen.“
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC Software
In der Onboarding-Phase selbst nutzt BMC ein gebrandetes Portal mit individuell zugeschnittenen und dynamischen Inhalten für jeden neuen Mitarbeiter. Statt der üblichen Funkstille nach der Vertragsunterzeichnung werden die zukünftigen Mitarbeiter durch Willkommensvideos von Führungskräften, Ressourcen zu ihrer neuen Rolle, nützliche Links, standortspezifische Inhalte und relevante Unternehmensinformationen weiter eingebunden.
Durch die Schaffung eines unvergesslichen Erlebnisses werden die neuen Mitarbeiter in ihrer Entscheidung bestärkt, das Angebot ihres zukünftigen Arbeitgebers angenommen zu haben. Doch bringt es für die Unternehmen noch einen weiteren enormen Vorteil mit sich. Durch die Unterstützung der neu eingestellten Mitarbeiter vor ihrem ersten Arbeitstag und die Bereitstellung der notwendigen Transparenz, damit sie sich in ihrer neuen Position und im Unternehmen gut vorbereitet und wohl fühlen, werden die neuen Mitarbeiter schneller produktiv.
Obwohl die oberste Priorität für BMC das Gesamterlebnis der Kandidaten ist, waren sie auch entschlossen, das Erlebnis für alle anderen Prozessbeteiligten zu verbessern. Die Verringerung des manuellen Aufwands für Recruiter durch Automatisierung ist nur eine Möglichkeit, diese transzendente „Kundenorientierung“ zu verwirklichen.
„Um das bestmögliche Kundenerlebnis zu bieten, nutzen wir die Automatisierung und KI von Avature zur Optimierung und Gewährleistung der Geschäftsagilität. Durch den Einsatz verschiedener Avature-Lösungen und -Integrationen ist es uns gelungen, den manuellen Aufwand zu verringern.“
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC Software
Messen Sie Ihren Erfolg
„Es ist wichtig, seine eigenen Prozesse laufend zu bewerten, um sicherzustellen, dass man einen Mehrwert erzielt. Was ist die Hauptmotivation hierfür? Die Welt befindet sich im ständigen Wandel. So stellt zum Beispiel die Flexibilität, von zuhause aus zu arbeiten, für neue Mitarbeiter eine viel höhere Priorität dar als noch vor drei Jahren.“
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC Software
Während der Post-Joining-Phase nutzt BMC Umfragen, um von den neuen Mitarbeitern selbst Echtzeit-Feedback einzuholen. Mithilfe von benutzerdefinierten Reports zur Datenauswertung konnte festgestellt werden, was im Prozess gut funktioniert und welche Bereiche Verbesserungspotenzial aufweisen. Ein Beispiel? BMC stellte fest, dass die Ablehnungsquote bei 950 Einstellungen auf 18 Prozent gesunken ist.
Die positiven Auswirkungen, die das Unternehmen messen konnte, zeigen, wie wichtig es ist, ein eindrucksvolles Erlebnis zu schaffen. Doch zeigen sie auch, wie wichtig Prozessverbesserungen sind, die sich aus Feedback ergeben. „Run and Reinvent“ – das Unternehmen führen und gleichzeitig neu erfinden – ist nicht nur das Unternehmensmotto von BMC, sondern auch ihre Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Während das Team den Onboarding-Prozess stetig verbessert, wird der Mehrwert für BMC und seine neuen Mitarbeiter dadurch noch größer.
„Um unsere Kundenerfahrungen und Geschäftsagilität miteinander zu verknüpfen, benötigen wir konkrete Erkenntnisse. So können wir sicherstellen, dass wir einen Mehrwert schaffen. Der Assistent für benutzerdefinierte Berichte von Avature spielt hier eine wichtige Rolle. Durch die Möglichkeit, rasch Daten zu erhalten und auch neue Berichte zu erstellen, konnten wir mit den geschäftlichen Anforderungen Schritt halten und nicht nur unseren TA-Funktionen, sondern auch LinkedIn, unserem HCM und eigenen BMC-Tools nützliche Einblicke bereitstellen, um zum Beispiel IT-Ausstattung für zukünftige Mitarbeiter zu bestellen.“
– Jen Corio, Global Recruitment Operations & Delivery Manager bei BMC Software
