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Mangelnde Akzeptanz ist eine der größten Hürden, die Unternehmen bei der Einführung einer neuen Technologie für das Recruitment oder Talentmanagement überwinden müssen. Schauen wir uns ein paar Beispiele an, um zu verstehen, warum das so ist.
Für Recruiter ist es an der Tagesordnung, unter hohem Stress zu arbeiten. Aufgrund des Fachkräftemangels haben die Kandidaten mehr Macht und es herrscht großer Druck, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Wenn man die Recruiter nun bittet, ihre gewohnten Tools links liegen zu lassen, um sich mit einer neuen Lösung vertraut zu machen, wird dies wahrscheinlich nur zähneknirschend geschehen und als hinderlich für ihre effektive Arbeitsfähigkeit angesehen.
Dasselbe gilt für die Mitarbeiter. Wenn die Umstellung auf ein neues Leistungsmanagementverfahren beispielsweise nicht einfach oder intuitiv ist und die Mitarbeiter nicht erkennen können, welche Vorteile es ihnen bringt, werden sie sich wahrscheinlich entmutigt fühlen und das Ganze wird weniger gut angenommen als erwartet.
Genauso wie neue Mitarbeiter ein Onboarding benötigen, brauchen Unternehmen bei der Einführung neuer Technologien interne Schulungen. Stellt man es richtig an, kann man die Vorteile einer neuen Lösung voll ausschöpfen. Wenn nicht, wird das volle Potenzial nie erkannt und die Mitarbeitern geben wahrscheinlich auf, was sich negativ auf den ROI auswirken wird.
Ebenso wie Unternehmen jedes Detail einer Talenttechnologie, in die sie investieren, evaluieren, so ist es auch ratsam, Schulungen zu analysieren. Es ist wichtig, die richtigen Fragen zu stellen, um die Qualität der Schulung, die Flexibilität, die sie Ihrem Unternehmen bieten kann, und die Aufmerksamkeit, die die Spezialisten bei der Entwicklung eines Programms aufbringen, zu beurteilen.
Was macht also einen idealen internen Schulungsprozess aus?
Change Management und Kommunikation
Einer der ersten Schritte einer erfolgreichen technischen Implementierungsstrategie ist das Change Management. Wenn Sie im Vorfeld mit den beteiligten Personen und Teams sprechen, können Sie ihnen die Vorteile der neuen Technologie und die anschließenden Schulungen erläutern, um mit der Technologie vertraut zu werden. So werden Bedenken aus dem Weg geräumt und die Nerven beruhigt.
Wenn Teams daran gewöhnt sind, alles auf eine bestimmte Art und Weise zu tun, kann es mitunter schwierig werden, Prozesse zu ändern. Die Realität im Auge zu behalten, wird dabei von allen Beteiligten sehr geschätzt. Die Teams sollten über mögliche Probleme informiert werden, aber auch über die Vorteile, die diese neue Änderung mit sich bringt und die sich bald auszahlen werden.
Unser Schulungsteam erstellt hierfür beispielsweise Kommunikationspläne. Dazu gehören Vorlagen, die Sie nutzen können, um die Nutzer-Community über bevorstehende Änderungen zu informieren, und die den Benutzern aufzeigen, wie sie davon profitieren und wie sie durch Schulungen darauf vorbereitet werden.
Eine effektive Kommunikation hilft:
- Beweisen Sie Einfühlungsvermögen. Wenn Sie anerkennen, dass es zu Veränderungen kommen wird, wenn Sie Ihren Mitarbeitern für ihre Geduld danken und ihre harte Arbeit wertschätzen, können Sie die Reibungspunkte erheblich mindern.
- Lassen Sie die anderen Teams wissen, dass es zu Verzögerungen kommen kann, dass sie aber mittelfristig die entscheidenden Einstellungen schneller durchführen können, wenn diese Änderung jetzt vorgenommen wird. Das nimmt Recruitern den Druck.
- Zeigen Sie die bahnbrechende Funktionalität auf, die ihren Arbeitsalltag optimieren wird. Live-Vorführungen können helfen, mehr Begeisterung zu erreichen.
Offene Kommunikationskanäle sollten auch nach Beginn der Schulung ein wichtiger Bestandteil des Schulungsprozesses sein. Bei der Entwicklung eines Schulungsprogramms, das eine erfolgreiche Benutzerakzeptanz ermöglicht, sollten Sie ein Support-Modell mit Ressourcen, Ansprechpartnern für Fragen, Lernsitzungen nach der Bereitstellung der Lösung usw. berücksichtigen.
Die Zuweisung interner Ansprechpartner, die sich mit sämtlichen Zweifeln auseinandersetzen und mit dem Anbieter kommunizieren können, trägt dazu bei, die Bemühungen besser zu koordinieren. Sie könnten darüber nachdenken, einen speziellen Slack-Kanal oder einen E-Mail-Alias einzurichten, über den Fragen zeitnah beantwortet werden. FORVIS ist nur einer der Kunden, die von diesem Vorgehen profitiert haben.
Wie haben sie das gemacht? Sie haben eine robuste Support-Struktur aufgebaut, die in drei Stufen unterteilt ist:
- Champions: Regionale und Team-Ansprechpartner. Sie sind die erste Anlaufstelle, an die sich Benutzer wenden können. Sie spielen eine aktive Rolle bei der Schulung der Benutzer durch interne Schulungen und Q&A-Sessions. Wenn sie ein Problem nicht lösen können, wenden sie sich an die Systemadministratoren.
- Administratoren: Sie bieten Standard-Administrations-Support, der auch die Problembehebung bei erweiterten Funktionen umfasst. Bei Bedarf unterstützen sie auch die Champions.
- Systemadministratoren: Sie halten den Kontakt zu den Ansprechpartnern von Avature und erfüllen die Rolle der Entscheidungsträger, die für Konfigurationsänderungsanfragen zuständig sind.
Ein weiteres Beispiel ist ein bekanntes, weltweit tätiges Beratungsunternehmen. Das Unternehmen richtete einen Alias ein, über den Benutzer Fragen an eine spezielle Gruppe von Avature-Experten senden konnten. Dadurch ließen sich die Fragen an einem Ort bündeln, was wiederum eine Beantwortung mit einheitlichen Kriterien ermöglichte.
Ein Herausstellungsmerkmal eines jeden Anbieters ist das Angebot eines oder mehrerer engagierter Schulungsspezialisten. Diese sollten Ihre Herausforderungen und Ihre Ziele genau kennen und auch für eventuelle Fragen zur Verfügung stehen. Im Vergleich zu einem Ticketsystem, in dem Probleme anonym und allgemein besprochen werden, sind Schulungsspezialisten eine unschätzbare Bereicherung für jedes interne Schulungsprogramm.
Maßgeschneidert und personalisiert
Jeder Kunde und jede Unternehmenskultur ist anders. Wenn es also um Technologien für die Talentgewinnung und das Talentmanagement geht, bieten die besten Lösungen auf dem Markt ein hohes Maß an Konfigurierbarkeit, sodass sie sich an die einzigartigen Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens anpassen lassen.
Die begleitende Schulung der Technologie sollte ebenfalls hochgradig konfigurierbar sein, damit sie wirklich Ihre Avature-Plattform, spezifische Anwendungsfälle und die Probleme, die Sie zu lösen versuchen, widerspiegelt. Deshalb ist es außerordentlich wichtig, einen Anbieter zu wählen, der maßgeschneiderte Schulungen anbietet.
Im Falle von Avature werden unsere Schulungsspezialisten zu Experten für Ihre Konfiguration und Ihre Prozesse. Sie studieren, analysieren und testen alles, um relevante Schulungsszenarien zu erstellen, die die realen täglichen Aufgaben von Recruitern und anderen Benutzern replizieren.
Doch geht es nicht nur darum, den Endbenutzer zu schulen. Ein weiteres Element eines personalisierten Programms ist die Schulung der Ausbilder. Dies ist ein Ansatz, bei dem der Anbieter daran arbeitet, interne Schulungsteams zu befähigen, Systemexperten mit sicheren Kenntnissen der Technologie zu werden. Ein maßgeschneiderter Ansatz, der sie in die Lage versetzt, künftige Endbenutzer selbst zu schulen, ist kosteneffizient und gibt Unternehmen die Flexibilität und Agilität, ihre Teams kontinuierlich auf dem System zu schulen.
Dies war ein wichtiges Ziel für FORVIS, die sich einen Ansatz wünschten, der es ihnen ermöglichen würde, ein effektives internes Schulungsteam aufzubauen. Unser Team erstellte ein maßgeschneidertes Programm, das auf der Avature-Konfiguration und den Geschäftszielen des Unternehmens basierte. Es half bei der Entwicklung von Soft Skills, bei der Durchführung von Schulungen und bei der Nutzung von kundenspezifischen Referenzmaterialien, Teach-Back-Sessions und Q&As.
Die Festlegung von Lernzielen kann Ihrem internen Schulungsprogramm eine klare Richtung geben und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass es effektiv auf die Benutzer und ihre Anliegen eingeht. Und da jede Benutzergruppe anders ist, müssen Sie vielleicht auch über maßgeschneiderte Schulungsmethoden nachdenken, damit jeder diese wichtige Phase optimal nutzt.
Eines der vielen wertvollen Ergebnisse eines maßgeschneiderten Schulungsansatzes ist zum Beispiel die Verkürzung der Zeit bis zur Produktivität. Wenn die Beteiligten schnell zu erfahrenen Nutzern werden, die sich problemlos auf der Plattform zurechtfinden, werden die Vorteile Ihrer Investition in die Technologie schnell für sich selbst sprechen.
„Durch die Bereitstellung einer speziellen Schulungsressource ermöglichen wir mehrere Feedback-Instanzen, nicht nur am Ende des Schulungsprogramms. Das bedeutet, dass wir ständig mit dem Kunden kommunizieren und flexibel bleiben, um uns im laufenden Prozess anzupassen. Bei Bedarf können wir das Tempo des Kurses ändern oder das Schulungskonzept anpassen, z. B. durch Umfragen, um die Teilnehmer bei der Stange zu halten, die Tagesordnung zu ändern, mehr Zeit für Q&As einzuplanen usw.“
Melina Gil
Training Director bei Avature
Übung macht den Meister
Es geht nicht nur darum, einem Team zu zeigen, wie etwas funktioniert. Es geht darum, dass Mitarbeiter nach der Schulung die nötige Sicherheit haben, sich auf der neuen Plattform allein zurechtfinden. Hier kommt also der Wert von Praxisübungen ins Spiel. Learning by Doing fördert die aktive Interaktion mit den verfügbaren Materialien und trägt dazu bei, das Wissen in den Köpfen Ihrer Benutzer zu verankern. Achten Sie also darauf, dass Sie einen Anbieter wählen, bei dem Praxisübungen Vorrang haben.
Für globale Unternehmen ist die Zeitplanung ein echter Kampf! Allein der Gedanke an die Koordinierung von Praxis-Sessions auf der ganzen Welt mag ihnen Kopfschmerzen bereiten. Die gute Nachricht ist, dass sich Offline-Sessions, die auf Abruf verfügbar sind, als ebenso effektiv erwiesen haben wie persönliche Sessions oder Live-Sessions. Manchmal ist es sogar besser, den Menschen etwas Zeit und Raum zu geben, um sich über Dinge klar zu werden, damit sie erfolgreich sein können. Auf dieser Grundlage können die Teams dann Schulungen und Ressourcen entwickeln, die ihnen dabei helfen, die Übungen nach ihren Vorstellungen umzusetzen.
Wenn es um unsere Lösungen geht, arbeitet das Schulungsteam daran, maßgeschneiderte Praxisübungen für die Benutzer zu entwerfen, die auf ihre eigenen Anwendungsfälle zugeschnitten sind. Dabei können während Live-Schulungen auch Breakout-Räume eingerichtet und Umfragen und Quiz erstellt werden, um die Interaktion zu fördern.
Kontinuierliches Lernen
Erfolgreiche Schulungsprogramme sehen einen bestimmten Zeitrahmen vor, um die Benutzer mit der neuen Technologie vertraut zu machen. Doch gehen sie auch mittels verschiedener Touchpoints über diese Anfangsphase hinaus.
Aufbau eines unterstützenden internen Netzwerks
Eigene interne Touchpoints einzurichten, an denen sich jeder wohlfühlt, wenn er von seinen Schulungsherausforderungen erzählt, kann eine wertvolle Ergänzung des Prozesses sein. Einige unserer Kunden veranstalten zum Beispiel „Avature Days“. Während dieser Tage arbeiten sie an Problemen, tauschen Best Practices aus und fördern die Akzeptanz des Systems.
Eine interne Support-Struktur ist immer empfehlenswert. Das kann bedeuten, dass Sie Referenten benennen, die nicht nur Ihre Prozesse kennen, sondern auch als interne Experten für die von Ihnen implementierte Technologie fungieren, wie es bei der Strategie von FORVIS der Fall war.
Ein erfolgreiches internes Schulungsprogramm gedeiht auch dank des Inputs der Kunden. Das Einholen von Feedback über den Verlauf des Prozesses und ihre Beziehung zur Plattform und zum Schulungsprogramm selbst ermöglicht eine Verbesserung des gesamten Prozesses.
Erweiterte Communitys nutzen
Erfahrungsaustausch und das Verständnis dafür, wie andere Unternehmen die gleiche Technologie für unterschiedliche Prozesse und Strategien nutzen, kann eine nützliche Orientierungshilfe und eine großartige Inspirationsquelle sein.
Die führenden Technologieanbieter sind sehr daran interessiert, Sie mit ihren aktiven Benutzer-Communitys zu vernetzen, in denen es viele engagierte Menschen gibt, die ihr Wissen und ihre Erfahrungen mit Ihnen teilen möchten.
Durch Konferenzen, Meetings und Webinare können sich die Benutzer mit anderen Kunden vernetzen und ihr eigenes erweitertes Support-Netzwerk aufbauen. Die Bereitstellung verschiedener wertvoller Ressourcen, die alles von Branchenberichten bis hin zu Kundeneinblicken abdecken, kann ebenfalls zum kontinuierlichen Lernprozess beitragen.
Fazit
Das Durchlaufen eines umfangreichen Ausschreibungsprozesses, um die richtige Technologie zu finden und auszuwählen, mag sich langwierig und mühsam anfühlen. Bei einer so wichtigen Aufgabe möchten Sie sicherstellen, dass der Anbieter, den Sie auswählen, nicht nur in Bezug auf die Funktionalität alles richtig macht, sondern auch, was die Schulungen betrifft.
Schulungen dürfen weder für Unternehmen noch für Anbieter ein Randthema sein. Wenn Sie in Technologie investieren, um die Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeiter zu verbessern, müssen Sie sicherstellen, dass die Anbieter auch Zeit in die Schulung Ihrer Mitarbeiter investieren.
Von der Erstellung des Schulungsplans bis zur Bereitstellung sollte jeder Schritt abgedeckt werden, um eine optimale Benutzererfahrung zu gewährleisten und die Akzeptanz zu maximieren. Denn wenn die Technologie nicht genutzt wird, können die anfänglichen Herausforderungen, die Sie bewältigen wollten, nicht gelöst werden, und sie wird sicherlich keinen ROI bringen.
Unser Team bei Avature bemüht sich um den Erfolg jedes einzelnen Kunden, indem es sich auf jeden einzelnen Bedarf konzentriert und gemeinsam mit dem Unternehmen ein Schulungsprogramm ausarbeitet. Mit einem solchen Engagement kann jeder ein Experte sein.
