Fünf unverzichtbare Best Practices für hochvolumige Einstellungen im Jahr 2022

Zum vierten Mal in Folge liegt die Arbeitslosenquote konstant bei 3,6 Prozent, was viele Unternehmen in die wenig beneidenswerte Lage bringt, auf einem schwierigen kandidatenorientierten Markt um Talente zu konkurrieren.

Während einige Unternehmen Mühe haben, Kandidaten für wenige zentrale Positionen zu gewinnen, kämpfen andere wiederum damit, Hunderte, wenn nicht gar Tausende offene Stellen über verschiedene Standorte hinweg zu besetzen, wobei die große Kündigungswelle – in deren Rahmen eine Rekordzahl von Arbeitnehmern ihren Job kündigt – den Druck noch verstärkt.

Viele Unternehmen sehen sich hierdurch veranlasst, ihre Strategien für hochvolumige Einstellungen zu überdenken, indem sie nach neuen Möglichkeiten suchen, ihre Zeit und ihre Prozesse bestmöglich zu nutzen. Ohne die richtigen Instrumente an der Hand kann diese Art des Recruitings dazu führen, dass Unternehmen überfordert und nicht in der Lage sind, den Zustrom von Stellensuchenden zu bewältigen. Schließlich geht mit einer großen Zahl an Kandidaten auch eine große Verantwortung bei der Personaleinstellung einher.

In einem kürzlich veranstalteten Webinar beschlossen wir, einige Best Practices zu thematisieren, die bei hochvolumigen Personaleinstellungen für jedes Unternehmen hilfreich sind. Schnappen Sie sich also Stift und Papier und legen wir los!

Nr. 1: Beginnen Sie hochvolumige Einstellungen nicht bei Null

Wir haben zwei Worte für Sie: interne Datenbank. Die Datenbanksuche kann ziemlich zeitaufwendig erscheinen und erinnert einen daran, wie Velma von Scooby Doo blind und in völliger Dunkelheit nach ihrer Brille sucht.

Eine Talent-Plattform mit umfassender Suchfunktionalität kann der Schlüssel sein, der ihnen dabei hilft, Kandidaten wiederzufinden, die Sie bereits für andere Stellen in Betracht gezogen und kontaktiert haben. Die Nutzung dieser Datenbank kann sich als äußerst hilfreich erweisen, wenn Sie unter Zeitdruck hochvolumige Einstellungen bewältigen müssen. Denn Sie beginnen Ihre Suche nicht bei Null, sondern klopfen bei Talenten an, die Ihr Unternehmen bereits kennen und schon einmal Interesse an einer Zusammenarbeit bekundet haben.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Datenbank nutzen können. Im Folgenden stellen wir Ihnen zwei Strategien vor, mit denen Sie anfangen können:

1. Zweitplatzierte Bewerber: Oftmals gibt es Kandidaten, die für die Rolle qualifiziert sind, aber von anderen noch überflügelt werden, und genau diese Bewerber könnten daran interessiert sein, von einer neuen Beschäftigungsmöglichkeit zu erfahren. Sie können in Ihrer Talent-Plattform in kürzester Zeit eine Liste mit all denjenigen erstellen, die Sie bei ähnlichen Suchanfragen beinahe eingestellt hätten.
2. Freie Mitarbeiter: Wenn Sie einen umfassenden Talentansatz verfolgen, haben Sie vielleicht das Glück, einen transparenten Überblick über Auftragnehmer und Freelancer zu haben, mit denen Sie bei vorherigen Projekten gut zusammengearbeitet haben. Die innovativsten Unternehmen übertragen die Verantwortlichkeit für dieses wichtige Talentsegment von der Beschaffung auf das Personalwesen. So erhält die HR einen Gesamtüberblick über die verfügbaren Kompetenzen in der Belegschaft und kann die Erfahrung der freien Mitarbeiter mit der Erfahrung der Festangestellten in Einklang bringen. Indem Sie Netzwerke mit freien Mitarbeitern erstellen, die Sie bereits beauftragt haben, und Feedback über ihre Leistung einholen, können Sie sich an diese Gruppe wenden, wenn sich eine neue Beschäftigungsmöglichkeit ergibt, und die entsprechend qualifizierten Personen ansprechen.

Sollte Ihre Talent-Plattform KI-gestützte Tools anbieten, wird es noch einfacher, nach verborgenen Schätzen in Ihrer Datenbank zu suchen. Sobald Sie klar festgelegt haben, nach welchen Kompetenzen und Erfahrungen Sie suchen, macht die Technologie den Rest und empfiehlt Ihnen auf intelligente Weise Kandidaten, die perfekt zur Stelle passen könnten.

Leistungsstarke Algorithmen sparen Ihren Recruitern nicht nur wertvolle Zeit und beschleunigen den Einstellungsprozess, sondern können auch geeignete Kandidaten zu Tage fördern, die Recruiter bei einer herkömmlichen Suche möglicherweise übersehen haben.

Nr. 2: Optimieren Sie die Prozesse für hochvolumige Einstellungen

Wenn Teams mit einer hohen Bewerberzahl konfrontiert sind, kann dies dazu führen, dass sie am Ende völlig überfordert sind, was sowohl für die Kandidaten als auch die Hiring-Teams enttäuschend sein kann. Mit der richtigen Technologie wird die Einstellung einer großen Zahl von Mitarbeitern nicht mehr zu einem undurchschaubaren, lästigen Albtraum, sondern zu einem organisierten und optimierten Traum. Schauen wir uns einige konkrete Beispiele an:

• Aufgezeichnete On-Demand-Videointerviews: Die Kandidaten können ihre Antworten flexibel zu einem Zeitpunkt aufnehmen, wenn es ihnen passt, und die Hiring-Teams können sich die Videos jederzeit anschauen. Dies erspart die mühselige Terminplanung, während Recruiter große Bewerberzahlen von überall in der Welt aus effizienter verwalten können.
• K.o.-Fragen: Unqualifizierte Kandidaten werden schnell aussortiert, die Suche nach den besten Talenten beschleunigt und die Arbeitszeit Ihres Hiring-Teams optimiert.
• Automatisierte Kommunikation: Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, die Kommunikation zu automatisieren und von einer Plattform aus zu versenden. Auf diese Weise können Masseneinladungen verschickt werden, in denen Kandidaten einen Link zur Aufzeichnung ihres Interviews erhalten. Dank intelligenter Personalisierungs-Tokens wird dabei der Eindruck vermittelt, als würden Sie sich nur an die jeweilige Person richten, während die Anweisungen gleichzeitig an mehrere Bewerber verschickt werden.
• Automatischer Terminplaner: Optimieren Sie den Interviewprozess durch die Implementierung eines Tools, das Schluss macht mit dem aufwendigen Hin- und Hersenden von E-Mails, und den Recruitern so eine einfache Terminplanung bietet. Der automatische Terminplaner sorgt für eine optimierte Zeitplanung und ermöglicht es, Teilnehmer einzuladen, ohne dass es zu Überbuchungen kommt, wodurch sowohl das Kandidaten- als auch das Recruiter-Erlebnis verbessert wird.

Nr. 3: Maßgeschneiderte Stakeholder-Erfahrungen

Ein erfolgreiches hochvolumiges Recruiting stützt sich auf die Zusammenarbeit mit anderen Akteuren, die nicht laufend am Recruiting-Prozess beteiligt sind. So auch die Hiring Manager, die nur für kurze Zeit neben ihren sonstigen Aufgaben die Rolle der Personaleinstellung übernehmen.

Wenn es darum geht, die Arbeitslast zu verringern, kann der Einsatz von Technologie ein maßgeschneidertes Erlebnis bieten, das den Hiring Managern die Arbeit möglichst einfach macht. Im Einzelhandel zum Beispiel sind hochvolumige Einstellungen aufgrund der Vielzahl von Berufseinsteigern und der saisonalen Nachfrage eine gängige Praxis. Hier können Filialleiter von der zusätzlichen Unterstützung profitieren. Im hektischen Arbeitsalltag bleibt den vielbeschäftigten Managern neben ihren üblichen Aufgaben nämlich kaum Zeit, sich auch noch um die Personalbeschaffung zu kümmern.

Die Einrichtung eines intuitiven, benutzerfreundlichen Filialleiter-Portals beschleunigt den Interviewprozess, indem es als zentrale Anlaufstelle dient, auf der die Filialleiter anstehende Aufgaben einsehen und ausführen und Massenaktionen durchführen können, wie zum Beispiel unqualifizierten Kandidaten absagen, was den Einstellungsprozess deutlich beschleunigt.

Um zu ermitteln, ob sich die hochvolumigen Einstellungsbemühungen auszahlen, sollte das Portal mittels visueller Berichte, die auf Anhieb nachvollziehbar sind, einen klaren Überblick über die Fortschritte der Einstellungen bieten. Dabei könnten diese Berichte zum Beispiel Kennzahlen wie die Zeit bis zur Stellenbesetzung (für ein besseres Verständnis dafür, wie lange es dauert, einzelne Rollen zu besetzen), Neueinstellungen nach Quelle (um zu bewerten, wie gut die Strategien und Traction-Tools funktionieren) oder saisonale offene Stellen (um zu verstehen, wie viele Stellen besetzt wurden) beinhalten.

Präsenzveranstaltungen sind ein weiteres Szenario, bei dem hochvolumige Einstellungen schieflaufen können, wenn das Erlebnis der Akteure zu wünschen übrig lässt. Um den Event-ROI zu sichern und die hohen Recruiting-Ziele zu erreichen, müssen die Mitarbeiter vor Ort eine enorme Zahl an Kandidaten interviewen. Ohne die richtige Technologie ist es dabei schier unmöglich, Feedback nachzugehen und die qualifiziertesten Kandidaten zu ermitteln.

Die Implementierung eines Event-Portals kann das Erlebnis für die Mitarbeiter vor Ort völlig umgestalten und für positive Einstellungsergebnisse sorgen. Anstatt in einer Papierflut unterzugehen, werden die Daten der Kandidaten digital per mobilem Endgerät erfasst. Feedback wird zentral in Echtzeit gesammelt, sodass Ihr gesamtes Team darauf zugreifen und schnell reagieren kann, wenn es zum Beispiel darum geht, einen aussichtsreichen Kandidaten in die nächste Runde einzuladen. Auf diese Weise bleibt jeder unterwegs auf dem Laufenden und kann seine Zeit und Ressourcen optimal nutzen.

Nr. 4: Power-Tools, die das hochvolumige Einstellungserlebnis untermauern

Wie bereits erwähnt, konkurrieren Unternehmen in zeitkritischen Szenarien um Talente, wie bei der Einstellung saisonaler Mitarbeiter oder der Rekrutierung für einen neuen Standort. Eine Möglichkeit, um eine Vielzahl von Kandidaten anzusprechen und Top-Talente zu finden, besteht beim hochvolumigen Recruiting darin, Ihre Power-Tools wie etwa Kampagnen einzusetzen.

Sie können sehr viel mehr aus Ihren Kampagnen herausholen, wenn Sie eine Plattform nutzen, auf der Sie all Ihre Recruitment-Marketing-Aktivitäten zentral ausführen und gesamtheitlich über alle Kanäle hinweg betreiben. Auf diese Weise erhalten Sie einen besseren Überblick über sämtliche geplanten E-Mail-Interaktionen, SMS- und Social-Media-Kampagnen und Landing Pages und sind in der Lage, die Kampagnenleistung und den aktuellen Status nachzuverfolgen.

Die besten Plattformen bieten solide, intuitive Reports, mit denen sich die Reaktion Ihrer Zielgruppe und die Effektivität der einzelnen Kanäle erfassen lassen, damit Sie Ihre Bemühungen im Kampagnenverlauf optimieren können.

Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und das Ganze mit intelligenter Automatisierung verbinden, bei der die Technologie selbst einen Großteil der mühsamen Arbeit erledigt – ein besonders nützliches Instrument beim hochvolumigen Recruiting. Der größte Vorteil besteht hierbei darin, dass Sie die Zeit der Akteure optimieren und Ihnen mehr Zeit verschaffen, mit neuen Leads zu interagieren, ohne nebenbei auch noch sämtliche Kampagnen steuern zu müssen.

Der Bericht von Bankers Life ist nur eines von vielen Beispielen dafür, wie Automatisierung bei aufwendigen Aufgaben helfen kann. Als führendes Gesundheits- und Lebensversicherungsunternehmen wandten sie sich an Avature, um den Einstellungsprozess von Versicherungsmaklern durch die Erstellung eines soliden, vollständig automatisierten Sourcing- und Vorauswahlprozess zu unterstützen.

Mithilfe unserer WebSources-Funktion gelang es ihnen, eine Konfiguration gespeicherter Suchvorgänge mit spezifischen Filtern zu entwickeln, um ihre idealen Talente genau zu bestimmen. Daneben wurden automatische Suchvorgänge unter 10.000 Kandidaten durchgeführt, die selbst nach Büroschluss weiterliefen. Infolgedessen wurden sämtliche neuen Kandidaten mittels Automatisierung zur Datenbank hinzugefügt und je nach Standort mit einer spezifischen Niederlassung verknüpft.

Ein weiteres Anliegen des Unternehmens war die Candidate Journey, weshalb die E-Mails in den einzelnen Prozessphasen angepasst wurden. Einige dieser E-Mails enthielten sogar Aufforderungen zur selbstständigen Planung von Informationssitzungen über ein Portal. Abgelehnte Kandidaten erhielten zudem automatisierte Mitteilungen, um sie nicht im Unklaren zu lassen und den Kontakt aufrecht zu erhalten.

Die Ergebnisse? Bankers Life verfügt in seiner Avature-Instanz aktuell über 10 Millionen Kandidaten. Alle Kontakte werden zu 100 % gepflegt.

Nr. 5: Messen, verfolgen und bewerten Sie Ihre hochvolumigen Einstellungsmaßnahmen!

Ihre Maßnahmen dürfen nicht bei der Implementierung enden. Sobald Sie Ihre Strategien für die hochvolumige Einstellung umgesetzt haben, müssen Sie nachvollziehen, wie sich die Strategien bewähren. Ohne diese Information können Sie nicht erkennen, an welcher Stelle Sie erfolgreich sind und wo Sie nachbessern müssen. Was kann Ihr Unternehmen also tun, um Ihre Strategien zu messen, zu verfolgen und zu bewerten? Wir empfehlen ein dreigliedriges Konzept!

• Berichterstattung über Kandidaten-Quelldaten und Karriereseiten-Kennzahlen Ein Verständnis dafür, wie die Dinge in der Awareness-Phase laufen, hilft Ihnen dabei, herauszufinden, wie Sie Ihre Ressourcen am besten einsetzen können. Falls die qualifiziertesten Kandidaten aus Facebook-Kampagnen stammen, möchten Sie diesem Kanal sicherlich mehr Mittel bereitstellen.
• Berichterstattung über Prozesse. Diese hilft Ihnen, Engpässe und Stellen aufzudecken, die Sie optimieren und stärker automatisieren können.
• Berichterstattung über Erlebnisse. Umfragen können Ihnen ein besseres Verständnis darüber vermitteln, wie Sie das Erlebnis verbessern und Vertrauen für eine reibungslose Zusammenarbeit aufbauen können, was letzten Endes ein effizienteres Recruiting möglich macht. Sie können Kandidaten, Hiring Manager und weitere Beteiligte bitten, zu jedem Teil des Erlebnisses Feedback abzugeben.

Fazit

Die aktuelle Talentlandschaft kann selbst die erfahrensten Recruiter aus der Ruhe bringen. Unternehmen suchen ständig nach neuen innovativen Möglichkeiten, um die richtigen Talente zu gewinnen, die ihren Geschäftsanforderungen gerecht werden.

In Kombination mit einer intelligenten Talentplattform kann die Implementierung dieser Best Practices für hochvolumige Einstellungen die gesamte Erfahrung zu einem Erlebnis machen, das für alle Beteiligten einen Unterschied macht. Es reicht nicht, die richtigen Mitarbeiter zu finden. Das gesamte Verfahren und die gesamte Erfahrung müssen so reibungslos wie möglich verlaufen, damit Ihre Talentstrategie erfolgreich ist.